Grundlagen zu den Dashboards

Einstieg in Dashboards mit Aufbau, Zugriffsrechten, Widget-Konfiguration und Benutzereinstellungen.

Dashboards sind grafische Oberflächen, die verschiedene Informationen und Funktionen übersichtlich in Form einzelner Elemente darstellen. Sie dienen dazu, komplexe Unternehmensdaten wie Umsätze, offene Posten oder Belegdaten verständlich und zentral darzustellen – ohne dass Du durch mehrere Menüs navigieren musst.

In VARIO Cloud stehen Dir in vielen Bereichen Dashboards zur Verfügung. Diese bestehen aus sogenannten Widgets – kleinen, spezialisierten Anwendungen, die Informationen anzeigen oder Aktionen ermöglichen. Du kannst eigene Dashboards individuell zusammenstellen oder für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zentrale Dashboards erstellen. So sieht beispielsweise das Management andere Daten als die Lagerverwaltung oder die Buchhaltung – und genau das lässt sich mit den Dashboards flexibel abbilden. Weiterführende Informationen zu Dashboards in unserer VARIO Cloud findest Du hier.

Dashboards anlegen

Unter Einstellungen/Allgemein/Dashboards werden die Dashboards für die einzelnen Bereiche wie Startseite, Adresse, Artikel, usw. verwaltet. Für alle hier aufgeführten Bereiche können ein oder mehrere individuelle Dashboards angelegt werden.

Durch Auswahl von z. B. "+Startseiten-Dashboard" öffnet sich der Dialog zum Anlegen eines neuen Dashboards. Hier muss eine Bezeichnung eingegeben und ein Icon ausgewählt werden. Über den Button kann ein bereits heruntergeladenes Dashboard wieder hochgeladen werden.

Zugriffsrechte für alle Benutzer

Mit den Zugriffsrechten kannst Du festlegen, welche Benutzer bzw. Benutzergruppen auf das Dashboard zugreifen bzw. diesen bearbeiten können. Zur Auswahl stehen:

• Lesen und Bearbeiten: Alle Benutzer können das Dashboard auswählen und bearbeiten.

• Nur Lesen: Alle Benutzer können das Dashboard auswählen, duplizieren und herunterladen, aber nicht bearbeiten. Über die Felder “Benutzer (Lesen und Bearbeiten)” und “Benutzergruppe (Lesen und Bearbeiten)” können einzelnen Benutzern und Benutzergruppen zusätzliche Bearbeitungsrechte zugewiesen werden.

• Individuell: Mit dieser Option kannst Du gezielt festlegen, welche Benutzer und Benutzergruppen das Dashboard nur auswählen und welche es auch bearbeiten können. Wenn Du z. B. im Feld “Benutzer (Lesen und Bearbeiten)” nur Deinen eigenen Benutzernamen auswählst, ist das Dashboard nur für Dich sichtbar und bearbeitbar. Für Benutzer ohne jegliche Zugriffsrechte ist das Dashboard nicht sichtbar und somit auch nicht auswählbar.

Pflicht für Benutzer und Benutzergruppen

In diesen Feldern wählst Du Benutzer oder Benutzergruppen aus, für die das Dashboard verpflichtend sein soll. Das ausgewählte Dashboard wird dadurch automatisch in den Benutzereinstellungen der entsprechenden Benutzer hinterlegt und kann vom Benutzer nicht entfernt werden. Voraussetzung: Der Benutzer muss über die Berechtigung verfügen, das Dashboard zu bearbeiten.

Eigene Zugriffsrechte beachten

Bei der Auswahl von Benutzern und Benutzergruppen mit den Optionen “Nur Lesen” und “Individuell” solltest Du daran denken, Deinen eigenen Benutzernamen anzugeben, wenn Du das Dashboard weiterhin bearbeiten oder auswählen möchtest. Andernfalls hast Du keinen Zugriff mehr auf diesen, es sei denn, Du gehörst einer berechtigten Benutzergruppe an oder bist als Administrator angemeldet.

Nach der Anlage werden im nächsten Schritt Widgets hinzugefügt, über die Größe verschiedener Endgeräte angepasst, über die Dashboard-Einstellung für dieses Dashboard geändert oder das geöffnete Dashboard über herunterladen. Dabei hast Du die Option, auszuwählen, ob die Selektionen, die ggf. in Abfrage-Widgets verwendet werden, mitheruntergeladen werden sollen.

Dashboards mit Widgets konfigurieren

Je nach Bereich (Startseite, Adresse, Artikel…) werden in den Dashboards unterschiedliche Widgets angeboten. Diese werden einfach per Drag & Drop in den freien Bereich gezogen. Widgets können auch mehrfach pro Dashboard konfiguriert werden. Dies ist z. B. bei der Statistiken sinnvoll, wenn diese nach unterschiedlichen Auswertungen sortiert angezeigt werden sollen.

Abhängig vom Inhalt eines Widgets, werden diese Aktionen angeboten:

Symbol	Aktion
/	Widget verschieben
	Widget aus dem Dashboard entfernen
	Größe des Widgets anpassen. Die Mindestgröße kann je nach Widget variieren.
/	Wechsel zwischen Ansicht- und Einstellmodus
	Widget duplizieren
	Download des Widgets im *.json Format
	Wechsel zwischen Bearbeitungs- und Speichermodus (nur möglich bei den Widgets “Checkliste” und “Konfigurierbares Widget”, wenn der Toggle “Bearbeitbar” aktiviert ist!)
	Widget per Excel, CSV, PDF exportieren oder drucken
	Filtern der Datensätze nach vorhandenen und hinzugefügten Variablen (nur möglich bei den Widgets Einkaufs-,Verkaufsbelege und Abfrage). Wir empfehlen, den gewünschten Datensatz in einem separaten Tab zu öffnen (Rechtsklick), da die Filtereinstellung nach “zurück” nicht gespeichert wird.

Mit Anwahl des Buttons kannst Du ein Widget im JSON-Format hochladen. Mit Anwahl von wird Dein Dashboard inklusive der hinzugefügten Widgets gespeichert. Mit kannst Du, wie an vielen Stellen in der Cloud auch, den Link teilen.

Dashboards jederzeit konfigurieren

Neben den Dashboard-Einstellungen können die Dashboards auch direkt im jeweiligen Bereich (Adressen/ Reiter Dashboard,…) über den Button "Dashboard konfigurieren" bearbeitet werden. Diese Funktion führt automatisch zu den Dashboard-Einstellungen und nach der Konfiguration zurück zum ursprünglichen Bereich.

Anpassung der Widgets an verschiedene Displays

Unsere Dashboards unterscheiden zwischen drei verschiedenen Displaygrößen, zwischen denen über gewechselt werden kann:

• bis 800 Pixel Breite (“Smartphone“: 2 Spalten möglich)

• bis 1680 Pixel Breite (“Tablet“: 4 Spalten möglich)

• ab 1680 Pixel Breite (“Desktop“: 6 Spalten möglich)

Für jede dieser Displaygrößen kann eine individuelle Anordnung und Größe der Widgets gespeichert werden. So kann bei einem Wechsel des Endgerätes einfach die entsprechende Displaygröße ausgewählt werden, ohne die Widgets neu konfigurieren zu müssen.

Persönliche Benutzereinstellungen für die Dashboards

In den persönlichen Benutzereinstellungen kannst Du nun im letzten Schritt unter dem Reiter “Dashboards” nur die Dashboards zu den gewünschten Bereichen hinzufügen, die Du selbst sehen möchtest. Dadurch wird verhindert, dass Dir alle vorhandenen Dashboards angezeigt werden, also auch die die Dich nicht interessieren. Du kannst die Dashboards zu den jeweiligen Bereichen hinzufügen, indem Du auf “Startseiten-Dashboard auswählen”, “Adress-Dashboard auswählen” usw. klickst.

Durch das Verschieben der Dashboards mit dem Symbol kann die Reihenfolge innerhalb der Bereiche festgelegt werden. Das jeweils erste Dashboard, ist das Dashboard, das standardmäßig als “Haupt-Dashboard” angezeigt wird. Die anderen Übersichten sind über ein Dropdown-Menü zugänglich.

Wechseln zwischen Dashboards

Wenn in den Benutzereinstellungen einem Bereich mehrere Dashboards hinzugefügt wurden, kann im Navigationsmenü oder direkt innerhalb des Bereichs zwischen diesen gewechselt werden. Beispielsweise sind verschiedenen “Startseiten-Dashboards” als Unterpunkte des Menüs “Dashboards” aufgelistet.

Innerhalb eines Bereichs, z. B. Adressen, lässt sich über den grünen Balken im geöffneten Reiter “Dashboard” ein Dropdown-Menü öffnen. Dort kann ein anderes Dashboard aus der Liste ausgewählt werden.

Dashboard im TV-Modus

Jedes geöffnete Dashboard kann im TV-Modus dargestellt werden.

Dabei wird der Fokus des Browserfensters auf das Dashboard gelegt, während das Navigationsmenü und die Infoleiste ausgeblendet werden. Das Dashboard aktualisiert sich automatisch alle 60 Sekunden. Die Widgets können aber auch manuell aktualisiert werden, indem man mit Rechtsklick auf das Widget klickt und im Kontextmenü die Aktion “Neu Laden” auswählt.

Zusätzlich kann der Browser unter Windows mit der Taste F11 in den Vollbildmodus geschaltet werden, so dass auch die Browserleiste ausgeblendet wird und nur die Widgets auf dem Bildschirm zu sehen sind.

Mit der ESC-Taste kann der TV-Modus wieder verlassen werden. Der Vollbildmodus des Browsers kann durch erneutes Drücken der F11-Taste beendet werden.

Abweichung der Funktionstaste

Je nach Gerät und Browser kann die Funktion der F11-Taste variieren.