Die Startseiten-Dashboards
Entdecke die Startseiten-Dashboards in VARIO Cloud und nutze Widgets für Umsätze, Belege, offene Posten, Aufgaben, Aktivitäten, Statistiken und DMS.
Unter dem Menüpunkt “Dashboards” werden Dir die Startseiten-Dashboards angezeigt, die Du unter Einstellungen/Allgemein/Dashboards/Startseiten-Dashboards erstellt und als Startseiten-Dashboards in den persönlichen Benutzereinstellungen hinzugefügt hast. Wie das funktioniert erfährst Du unter “Grundlagen zu den Dashboards“.
Die Widgets der Startseiten-Dashboards
Alle Widgets, die für die Startseiten-Dashboards zur Verfügung stehen, haben wir hier mit jeweils einem Anwendungsbeispiel beschrieben. Generell können alle Widgets auch mehrfach konfiguriert werden z. B. mit einer anderen Auswertungsart oder einem anderen Zeitvergleich.
Widget Umsatzstatistik
Mit dem Widget "Umsatzstatistik“ kann eine Ansicht der Umsatzstatistik konfiguriert und dargestellt werden. In den Einstellungen des Widgets können Auswertungen (z. B. Verkauf/Rechnungen Umsatz), Zeitvergleiche (z. B. Aktuelles und zwei Vorjahre), Gruppierungen (z. B. Monat), die Darstellungsart (z. B. Liniendiagramm) sowie Darstellungsdetails (z. B. Maximum markieren) ausgewählt und Leerwerte ausgeschlossen werden. Es wird empfohlen, für die jeweilige Umsatzstatistik einen eindeutigen Titel zu vergeben.
Info zu weiteren Details
Die Umsatzzahlen pro Monat/Jahr werden zusätzlich angezeigt, wenn Du den Mauszeiger innerhalb der Grafik bewegst.
Widget Einkaufsbelege
Das Widget "Einkaufsbelege" zeigt die Daten aller Belegarten (Anfrage, Bestellung,…) in Tabellenform an. Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Durch die Auswahl einer Zeile wird in den Beleg und durch Auswahl des Auges 
in die Belegvorschau verzweigt. In den Einstellungen des Widgets kann die Überschrift “Einkaufsbelege” durch die Eingabe eines anderen Titels individualisiert werden. Über den Filter 
kann nach Variablen gefiltert werden.
Widget Verkaufsbelege
Das Widget "Verkaufsbelege“ zeigt die Daten der Belegarten (Angebot, Auftrag,…) in Tabellenform an. Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Mit Anwahl einer Zeile wird in den Beleg und mit Anwahl des Auges 
in die Belegvorschau verzweigt. In den Einstellungen des Widgets kann die Überschrift “Verkaufsbelege” durch die Eingabe eines anderen Titels individualisiert werden.
Widget Offene Posten
Das Widget "Offene Posten" zeigt alle offenen Forderungen in Tabellenform an. Hier kann, wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Mit Anwahl einer Zeile wird in die Stammdaten/Offenen Posten verzweigt und mit Anwahl des Auges in die Belegvorschau. Die linke Spalte informiert zusätzlich über den Zahlungsstatus.
Widget Aufgaben
Das Widget “Aufgaben” listet alle im CRM vorhandenen Aufgaben mit vielen Details auf. Auch hier kann der Inhalt der einzelnen Spalten mit dem Pfeil auf- und absteigend sortiert und der Titel individuell angepasst werden. Durch Auswahl einer Aufgabe wird man zu dieser weitergeleitet.
Widget Aktivitätenübersicht
Das Widget „Aktivitätenübersicht“ zeigt eine Übersicht aller durchgeführten Aktivitäten an. In den Einstellungen des Widgets können Filter wie z.B. Benutzer, Benutzergruppen und Variablen wie Tag und Uhrzeit gesetzt werden. In der Ansicht des Widgets selbst kann der angezeigte Zeitraum durch Verschieben des blauen Balkens beliebig eingeschränkt werden. Durch Auswahl einer Abrechnungsart 
wird die Anzeige auf diese beschränkt. Durch Auswahl von 
wird eine Zusammenfassung der Abrechnungsarten einblendet (s. u.). Beim Hovern über eine Aktivität werden die entsprechende Details angezeigt und beim Anklicken öffnet sich die Aktivität in einem neuen Fenster.
Beim Anklicken eines leeren Zeitraumes zwischen den bestehenden Aktivitäten kann eine neue Aktivität für genau diesen Zeitraum angelegt werden. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du hier.
Tipp zum Infobutton und Hinweis zu Aktivitäten mit kurzer Dauer
Der Infobutton zeigt die Summe aller Benutzer gruppiert nach den Abrechnungsarten.
Aktivitäten von sehr kurzer Dauer, insbesondere unter einer Minute, sind in der Grafik nur schwer zu erkennen, da sie als einzelne Linien dargestellt werden.
Widget Aktivitäten-Kalender
Das Widget “Aktivitäten-Kalender” zeigt eine Übersicht aller Aktivitäten pro Benutzer in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. In den Einstellungen des Widgets können verschiedene Vorgaben festgelegt werden, darunter
Ansicht: Tag, Woche oder Monat
Abrechnungstyp: Intern, Kunde, Unklar
Aktivitätentyp: E-Mail, Telefon usw.
Wochenendanzeige: Ein-/Ausschaltbar
Wenn der Toggle “Eigenen Benutzer anlegen” aktiviert ist, werden nur die eigenen Aktivitäten dargestellt. Ist der Toggle deaktiviert, wird stattdessen der Benutzer aus dem Feld “Benutzer” angezeigt. Dieser kann jedoch -wie auch die anderen Einstellungen- über ein Dropdown-Menü geändert werden.
In der Tagesansicht kann eine neue Aktivität über das Kontextmenü erfasst werden. In der Wochen- und Monatsansicht erfolgt dies durch Anklicken des Pluszeichens 
. Dabei öffnet sich ein Popup-Fenster zur Eingabe der Aktivität. Die Gesamtzeit zeigt eine Zusammenfassung für den ausgewählten Monat an. Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du hier.
Weitere Informationen zur Erstellung von Selektionen findest Du unter “Konfigurierbare Tabellen (C-Units)“.
Widget Abfrage
Mit dem Widget “Abfrage” kann jeweils der Inhalt einer Liste konfiguriert werden. Diese liefern detaillierte Informationen zu der ausgewählten Gruppe.
Über die Einstellung 
ist hierzu im Feld “Titel” ein eindeutiger Name zu erfassen, über die Auswahl “Gruppe” die gewünschte Liste und über das Template eine Standard-Vorlage oder eine eigene Vorlage auszuwählen.
Auszug aus der Gruppenliste:
Selektionen für Abfrage-Widgets
Mit der Option “Selektion anlegen” bzw. “Selektion anpassen” kann eine individuelle Selektion für das ausgewählte Template erstellt werden. Weitere Informationen zur Erstellung und Bearbeitung von Selektionen findest Du hier. Mit der Gruppe “Statistik-Listen” stehen Dir dabei bereits vorgefertigte Templates zur Verfügung, die besonders für die Nutzung im Zusammenhang mit dem Verwendungszweck “Statistik” nützlich sind.
Innerhalb einer Selektion können z. B. Zugriffsrechte für Benutzer und Benutzergruppen, die Darstellung (Metrik, Diagramm) für den Verwendungszweck “Statistik” sowie die Anordnung oder Umbenennung von Spalten festgelegt werden. Ebenfalls können Filter für die farbliche Markierung von Datensätzen frei definiert werden.
Außerdem können Filterregeln hinzugefügt werden, mit denen die Auflistung der Datensätze in der Ansicht über das Filtersymbol 
entsprechend eingeschränkt werden kann. Mit dem Toggle “Variablen automatisch ausklappen” können die Filter direkt in der Ansicht des Widgets ausgefüllt werden, ohne sie erst mit dem Filtersymbol aufklappen zu müssen.
Optionen Benutzereingabe und Variablenauswahl
Bei Dashboards für einen bestimmten Bereich, z. B. Adressen oder Artikel, kannst Du beim Hinzufügen von Pflichtvariablen und Freie Variablen in den Widget-Einstellungen zwischen den zwei Optionen “Benutzereingabe” und “Variablenauswahl” auswählen. Bei der Benutzereingabe 
kann die Angabe je nach Filter manuell eingegeben oder ausgewählt werden. Bei der Variablenauswahl 
kann der entsprechende Feld ausgewählt werden, aus dem die Angabe gefiltert werden soll.
Beispiel: Aufgaben zu der geöffneten Adresse auflisten
Mit der Option “Variablenauswahl” kannst Du z. B. in einem Adress-Dashboard gezielt nur die Aufgaben zur aktuell geöffneten Adresse anzeigen lassen. Dafür kannst Du für die Gruppe “Alles rund ums CRM” und dem Template “Aufgaben” eine Selektion anlegen und fügst einen Filter auf das Feld ID (aus Adresse) hinzu, mit der Operation “Ist gleich” und der Option “Freie Variable”.
In den Widget-Einstellungen wählst Du anschließend beim entsprechenden Filter die Option “Variablenauswahl” und gibst als Feld “ID” an. Dadurch wird beim Öffnen des Dashboards automatisch die Aufgabenliste dynamisch an die geöffnete Adresse angepasst.
Für jedes Template können auch mehrere Selektionen für unterschiedliche Zwecke erstellt werden, die im Feld “Selektion” ausgewählt werden können.
Darstellungsart Metrik
Mit dem Verwendungszweck “Statistik” und der Darstellung “Metrik” können mit dem Abfrage-Widget auch Statistiken aus den Abfragedaten erstellt werden. Beispielsweise kann man sich in einem Widget den Gesamtnettobetrag eines Tages aller Verkaufsbelege ermitteln lassen, kombiniert mit dem niedrigsten und höchsten Betrag, anzeigen lassen. Natürlich können auch andere Daten wie der Durchschnitt und die Anzahl der Beträge angezeigt werden.
Beispiel: Statistik der Nettobeträge aus Verkaufsbelegen
In diesem Beispiel haben wir zunächst dem Abfrage-Widget den Titel “VK-Nettobeträge” gegeben, die Gruppe “Beleg-Listen” und das Template “Verkaufsbelege” ausgewählt.
Mit der Auswahl “Selektion anlegen” haben wir eine neue Selektion geöffnet, im Reiter “Allgemein” die Bezeichnung “Statistik-Verkaufsbelege” vergeben, den Verwendungszweck “Statistik” und die Darstellung “Metrik” gewählt.
Im Reiter “Spalten” haben wir bis auf die Spalten “Datum” und “Betrag Netto” alles gelöscht, die letzte Spalte über das Symbol 
vierfach dupliziert und die Funktionen “Anzahl”, “Durchschnitt”, “Minimum”, “Maximum” und “Summe” zugewiesen und jeweils mit einem Alias benannt.
Im Reiter “Sortierungen” haben wir die Spalte "Datum" mit der Reihenfolge "Aufsteigend" hinzugefügt.
Anschließend haben wir im Reiter “Filter” eine freie Variable mit dem Feld "Datum" und die Operation "Ist gleich" hinzugefügt.
Das Endergebnis sieht dann folgendermaßen aus:
Viele weitere Möglichkeiten zur Erstellung einer Vorlage findest Du hier.
Darstellungsart Diagramm
Mit dem Verwendungszweck “Statistik” werden im Feld “Darstellung” auch eine Vielzahl an Diagrammen angeboten, um die Abfragedaten in einem Diagramm anzeigen zu lassen wie z. B. Artikelbestände als Säulendiagramm.
Beispiel: Statistik der Artikelbestände im Säulendiagramm
In diesem Beispiel haben wir zunächst dem Abfrage-Widget den Titel ” Statistik-Artikelbestände” gegeben, die Gruppe “Artikel-Listen” und das Template “Artikel” ausgewählt. Mit der Auswahl “Selektion anlegen” haben wir eine neue Selektion geöffnet, im Reiter “Allgemein” eine Bezeichnung vergeben, den Verwendungszweck “Statistik” und die Darstellung “Säulendiagramm” gewählt. Im Reiter “Spalten” haben wir alle Spalten bis auf Artikelbezeichnung, Bestand, Verfügbar, Reserviert und Bestellt ausgeblendet und die Spalte “Lieferbar” hinzugefügt. Dabei ist zu beachten, dass die Spalte mit den Werten, die auf der X-Achse (horizontale Achse) dargestellt werden sollen, in diesem Fall die Artikelbezeichnung, an erster Stelle steht.
Das Endergebnis sieht dann folgendermaßen aus:
Widget Statistik
Mit dem Widget „Statistik“ kann je nach Auswahl, eine Vielzahl von Statistiken konfiguriert und dargestellt werden. In den Einstellungen können Auswertungen (z. B. Verkauf/Rechnungen Umsatz), Zeitvergleiche (z. B. Aktuelles und Vorjahr), Gruppierungen (z. B. Monat) oder Darstellungen (z. B. Kreisdiagram) ausgewählt und somit individuell zusammengestellt werden. Es empfiehlt sich, der jeweiligen Statistik einen eindeutigen Titel zu geben. Auch Einstellungen zur Ausrichtung und "Leerwerte einschließen“ sind hier möglich.
Widget Geburtstage von Ansprechpartnern
Das Widget “Geburtstage von Ansprechpartnern” zeigt Geburtstage von vor 5 Tagen bis 8 Tage in die Zukunft an. Geburtstagskinder des aktuellen Tages werden markiert angezeigt. So verpasst Du keinen wichtigen Glückwunsch mehr!
Widget Medienslider
Mit dem Widget “Medienslider” kannst Du Bilder und Videos auswählen, die automatisch in einem festgelegten Zeitabstand angezeigt werden. Die Darstellungsgröße der Bilder und Videos richtet sich nach der Größe des Widgets im Dashboard. Alternativ kannst Du auch Textabschnitte einblenden lassen.
Innerhalb der Widget-Einstellungen, die Du über das Zahnrad-Symbol öffnen kannst, lässt sich der Inhalt des Mediensliders konfigurieren. Über den Button “+Slide” kannst Du neue Bilder zum Slider hinzufügen. Im Feld “Medien” wählst Du das gewünschte Bild aus Deinen lokalen Dateien aus. Im Feld “Dauer (ms)” legst Du fest, wie lange das Bild angezeigt werden soll, bevor zum nächsten Bild gewechselt wird; die Angabe erfolgt dabei in Millisekunden. Zusätzlich kannst Du im Feld “Text” eine Beschreibung hinterlegen, die unterhalb des jeweiligen Bildes im Slider angezeigt wird. Wenn kein Bild/Video ausgewählt ist, dann wird nur der Text eingeblendet.
Widget DMS
Im Widget “DMS” werden Dir alle Dateien angezeigt, die im Bereich CRM/DMS/DMS gespeichert sind. Dadurch kannst Du direkt aus dem Dashboard heraus auf Dokumente zugreifen, die im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt wurden.
Über den Button “+Datei” kannst Du eine neue Datei direkt aus Deinem lokalen Gerät in das DMS hochladen. Die Datei wird anschließend automatisch im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Alternativ kannst Du Dateien auch per Drag & Drop in das Widget ziehen.
Im Feld “Selektion” stehen Dir alle Selektionen zur Verfügung, die auch im Menüpunkt “DMS” verwendet werden können. Dadurch kannst Du die Dateien z. B. nach dem Dokumenttyp oder dem Bereich selektieren. Über das Zahnrad-Symbol kannst Du die Bezeichnung des Widgets anpassen.
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