Ausgabe verstehen
So funktioniert die Ausgabe in VARIO Cloud: Reporte, Ausgaberegeln und Konsumenten einfach erklärt, mit Rezepten für Drucken und E-Mail, einer Fehlersuche, wenn nichts ankommt, und häufigen Fragen.
Eine Ausgabe ist alles, was VARIO Cloud aus einem Datensatz erzeugt und weitergibt: ein gedruckter Beleg, eine E-Mail mit PDF-Anhang, eine heruntergeladene Datei, ein Etikett oder eine Benachrichtigung. Diese Seite erklärt Dir ohne Vorwissen, wie eine Ausgabe entsteht, wo Du was einstellst und was Du tust, wenn etwas nicht ankommt.
Das Wichtigste in drei Sätzen
Der Report legt fest, wie eine Ausgabe aussieht: Layout, Texte, Logo. Reporte pflegst Du unter System → Ausgabe.
Die Ausgaberegel legt fest, wohin eine Ausgabe geht und welches Layout sie bekommt. Die allgemeinen Regeln pflegst Du unter Einstellungen → Allgemein → Ausgabe.
Der Konsument führt die Ausgabe aus: ein Drucker über VARIO Local Link, ein E-Mail-Postfach über eine App oder Dein Browser.
Vergleich mit einem Brief
Der Report ist Dein Briefpapier mit dem vorbereiteten Text. Die Ausgaberegel ist die Hausregel „Rechnungen gehen per Post, Angebote per E-Mail über das Vertriebspostfach“. Der Konsument ist der Bote, der den Brief tatsächlich zustellt. Der Ausgabetyp ist die Zustellart: Post, E-Mail oder Ablage im Archiv.
Die Begriffe auf einen Blick
Modul
Der Bereich, aus dem etwas ausgegeben wird.
Belegdruck, Mahnung-Listen, Artikel-Etiketten
Vorgegeben. Jedes Modul hat unter System → Ausgabe einen eigenen Reiter.
Ausgabetyp
Die Art der Ausgabe.
Druck, E-Mail, Datei-Export
Vorgegeben, siehe Welche Ausgabetypen gibt es?
Report
Die Vorlage, aus der die Datei oder der E-Mail-Text entsteht.
Die Systemvorgabe „Report-Designer“ für Belege
System → Ausgabe
Reportgruppe
Ein Ordner für Reporte. Regeln wählen immer eine Gruppe, VARIO Cloud sucht darin den passenden Report.
Gruppe „Beleg“
System → Ausgabe
Ausgaberegel
Legt fest, unter welchen Bedingungen welche Reportgruppe und welcher Konsument gilt.
„Rechnungen druckt der Druckserver Büro, zwei Exemplare“
Einstellungen → Allgemein → Ausgabe, in der Adresse und in Deinen Benutzereinstellungen
Konsument
Wer die Ausgabe ausführt. Konsumenten legst Du nicht von Hand an. Sie entstehen, sobald Du VARIO Local Link oder eine E-Mail-App einrichtest. Die Standard-Konsumenten bringt VARIO Cloud mit.
Ein Druckserver, das Postfach „Microsoft 365 System - Vertrieb“, Standard FILE_EXPORT für Downloads
Einstellungen → Allgemein → Ausgabe, Bereich Konsumenten
Konsumenteinstellung
Die Details, die Du in der Regel zum Konsumenten wählst.
Drucker, Papierzufuhrschacht, Papiergröße, Ablageordner
In der Ausgaberegel
Ausgabewarteschlange
Die Liste aller Ausgaben, die an einen Konsumenten übergeben wurden, mit ihrem Status.
„Abgeschlossen“, „Fehler“
VARIO Local Link
Ein Programm auf einem Windows-Rechner in Deinem Netzwerk. Es verbindet VARIO Cloud mit Deinen Druckern und Ordnern.
Druckserver „Büro“
Welche Ausgabetypen gibt es?
Ein Ausgabetyp ist die Art der Ausgabe. Welchen Typ Du auslöst, bestimmt der Button, den Du anklickst. Die Tabelle zeigt, was ohne eigene Regel passiert und was Du mit einer eigenen Regel erreichst.
Vorschau
Belegvorschau anzeigen
Das PDF erscheint im Browser.
Keine Regel nötig.
Druck
Drucker-Symbol (Drucken)
Der Druckdialog Deines Browsers öffnet sich, Du wählst den Drucker von Hand.
Ein Druckserver über VARIO Local Link druckt ohne Rückfrage.
Datei-Export
Download-Symbol (Herunterladen)
Der Browser lädt die Datei herunter oder öffnet sie in einem neuen Tab.
Ein Export-Server über VARIO Local Link legt die Datei in einem Ordner ab.
Brief-Symbol (Als E-Mail versenden)
Dein E-Mail-Programm öffnet sich mit Empfänger, Betreff und Text.
Eine E-Mail-App (Microsoft 365, SMTP Mail oder Google Workspace) versendet die E-Mail automatisch mit Anhang.
Nur Archiv
Archiv-Symbol (Nur Archiv)
Der Beleg wird im DMS abgelegt. Es erscheint „Ausgabe erfolgreich im DMS hinterlegt“.
Keine eigene Regel nötig.
Benutzer-Nachricht
Automatisch, z. B. bei Abonnements
Die Nachricht erscheint in der Kommunikationszentrale.
Mit dem Ziel-Ausgabetyp E-Mail kommt sie per E-Mail.
Wie VARIO Cloud beim E-Mail-Versand über Dein eigenes E-Mail-Programm mit dem Anhang umgeht, stellst Du in den Benutzereinstellungen unter E-Mail mit Anhängen versenden ein: Entweder lädt VARIO Cloud die Datei herunter und öffnet Dein E-Mail-Programm, oder Du bekommst einen fertigen E-Mail-Entwurf mit Anhang.
Was passiert, wenn Du auf „Drucken“ klickst?
VARIO Cloud sucht die passenden Regeln
Geprüft werden Deine persönlichen Ausgabepräferenzen, die Ausgaberegeln der Adresse des Belegs und die allgemeinen Ausgaberegeln. Daraus ergeben sich Reportgruppe, Konsument und Konsumenteinstellung, zum Beispiel: Gruppe „Beleg“, Druckserver „Büro“, Drucker „Laser EG“, zwei Exemplare.
Der Konsument führt die Ausgabe aus
Hat eine Regel einen Druckserver bestimmt, erscheint „Ausgabe wurde an Druckserver Büro weitergeleitet“ und der Auftrag steht in der Ausgabewarteschlange. VARIO Local Link holt ihn dort ab, druckt und meldet das Ergebnis zurück. Ohne solche Regel bekommt Dein Browser das PDF und öffnet seinen Druckdialog.
Woran erkennst Du, welcher Weg genommen wurde?
Was direkt nach dem Klick passiert, verrät Dir, welche Regel gegriffen hat.
Der Druckdialog des Browsers öffnet sich.
Für diesen Druck gibt es keine passende Regel mit einem Druckserver.
Die Meldung „Ausgabe wurde an … weitergeleitet“ mit dem Namen eines Konsumenten
Eine Regel hat gegriffen und der Auftrag steht in der Ausgabewarteschlange. Gedruckt oder versendet ist damit noch nichts. Das Ergebnis siehst Du in der Ausgabewarteschlange.
Der Browser lädt eine Datei herunter oder öffnet sie in einem neuen Tab.
Der Datei-Export lief über Standard FILE_EXPORT.
Dein E-Mail-Programm öffnet sich.
Die E-Mail lief über Standard MAIL, nicht über eine E-Mail-App.
„Ausgabe erfolgreich im DMS hinterlegt“
Der Beleg liegt im DMS.
Eine rote Meldung
Die Ausgabe ist gescheitert. Was die Meldungen bedeuten, steht unter Welche Meldung bedeutet was?
Es passiert gar nichts.
Wahrscheinlich hat ein Ausgabeskript die Ausgabe abgebrochen. Frag Deinen Administrator, siehe Bereich Ausgabeskripte.
Wer gewinnt: System, Adresse oder Benutzer?
Ausgaberegeln gibt es auf drei Ebenen. Die speziellere Ebene gewinnt.
Benutzer
Benutzereinstellungen, Reiter Ausgabe
Ausgaben, die Du selbst auslöst, und Benachrichtigungen an Dich
„Meine Belege kommen aus dem Drucker neben meinem Schreibtisch.“
Adresse
Adresse, Reiter Ausgaberegeln
Belege, Mahnungen, Saldenbestätigungen und Provisionen zu dieser Adresse
„Rechnungen an diesen Kunden gehen an buchhaltung@kunde.de.“
System
Alle Benutzer und alle Datensätze
„Etiketten kommen immer aus dem Etikettendrucker.“
Merksatz
Benutzer vor Adresse vor System. Den Konsumenten, also den Drucker oder das Postfach, bestimmt aber nur eine Benutzer- oder Systemregel. Eine Adressregel legt fest, was ausgegeben wird und an wen, nicht womit.
Die genaue Auswahl beschreibt der Abschnitt Welche Ausgaberegel gewinnt?
Was richtest Du wofür ein?
ohne Rückfrage auf einem bestimmten Drucker drucken
VARIO Local Link mit einem Druckserver und eine Ausgaberegel mit Ausgabetyp PRINT, dem Druckserver als Konsument und dem Drucker in der Konsumenteinstellung.
Etiketten auf dem Etikettendrucker und Belege auf dem Laserdrucker
Zwei Regeln: eine für das Modul Artikel-Etiketten, eine für Belegdruck, jeweils mit dem passenden Drucker.
dass jeder Arbeitsplatz auf seinem eigenen Drucker druckt
Je Benutzer eine Ausgabepräferenz in den Benutzereinstellungen. Arbeiten die Benutzer an verschiedenen Standorten, genügt auch je Standort eine Regel mit dem Filter Standorte. Er vergleicht mit dem Standort, den der Benutzer oben in der Informationsleiste gewählt hat.
je Reportgruppe einen anderen Drucker, z. B. kleine und große Etiketten
Je Gruppe eine Regel mit dem Filter Angeforderte Reportgruppe. Die Regel greift dann nur, wenn genau diese Gruppe ausgegeben wird.
mehrere Exemplare drucken
Das Feld Anzahl der Drucke in der Regel. Es wirkt beim Druck über einen Druckserver, nicht im Druckdialog des Browsers.
E-Mails automatisch aus einem gemeinsamen Postfach versenden, z. B. vertrieb@firma.de
Eine E-Mail-App wie Microsoft 365, SMTP Mail oder Google Workspace mit einem System-Profil. Das Profil erscheint als Konsument, z. B. „Microsoft 365 System - Vertrieb“. Wähle ihn in einer Regel mit Ausgabetyp MAIL.
E-Mails automatisch aus dem eigenen Postfach jedes Benutzers versenden
Eine Regel mit Ausgabetyp MAIL und dem Konsumenten der App für Benutzer, z. B. „Microsoft 365 Mail (Benutzer-Einstellungen)“. Jeder Benutzer meldet sich dafür einmal in seinen Benutzereinstellungen im Reiter der App an.
dass ein Kunde Rechnungen an eine bestimmte E-Mail-Adresse bekommt
In der Adresse eine Ausgaberegel mit Ausgabetyp MAIL und dem Kontakt unter Zusätzliche Ausgabe. Wählst Du beim Versand selbst Empfänger aus, gelten nur diese.
für einen Kunden ein anderes Layout, z. B. Englisch
In der Adresse eine Ausgaberegel mit der passenden Reportgruppe, oder im Report die Sprache einschränken.
Dateien automatisch in einem Ordner ablegen
Local Link mit einem Export-Server und eine Regel mit Ausgabetyp FILE_EXPORT und dem Ablageordner in der Konsumenteinstellung.
Benachrichtigungen zu Abonnements per E-Mail
Eine Regel für das Modul, z. B. CRM-Aufgaben, mit Ausgabetyp USER_MESSAGE, Ziel-Ausgabetyp MAIL und einer E-Mail-App als Konsument. Der Empfänger braucht eine E-Mail-Adresse in seinem Benutzerkonto.
Warum kommt nichts aus meinem Drucker?
Gehe diese Punkte der Reihe nach durch. Meist findest Du den Grund schon im ersten oder zweiten Schritt.
Achte darauf, was nach dem Klick passiert
Öffnet sich der Druckdialog des Browsers, hat keine Regel mit Druckserver gegriffen. Weiter mit Schritt 4.
Erscheint „Ausgabe wurde an … weitergeleitet“, steht der Auftrag in der Ausgabewarteschlange. Weiter mit Schritt 2.
Erscheint eine rote Meldung, lies sie unter Welche Meldung bedeutet was? nach.
Sieh in der Ausgabewarteschlange nach
Öffne System → Ausgabewarteschlange und such Deinen Auftrag.
Angefragt: Der Druckserver hat den Auftrag noch nicht abgeholt. Weiter mit Schritt 3.
Wird verarbeitet über längere Zeit: Local Link hat den Auftrag abgeholt, aber kein Ergebnis gemeldet, etwa weil der Rechner neu gestartet wurde. Brich den Auftrag mit Abbrechen ab und gib den Beleg erneut aus.
Fehler: Blende über die Spaltenauswahl die Spalte Ergebnismeldung ein. Dort steht der Grund, oft als technische Meldung von Windows oder vom Drucker. Einen Auftrag mit Fehler druckt VARIO Cloud nicht noch einmal. Gib den Beleg nach der Korrektur erneut aus.
Abgeschlossen: VARIO Local Link hat den Auftrag an Windows übergeben. Prüfe den Drucker selbst: eingeschaltet, Papier, Windows-Druckwarteschlange.
Prüfe den Druckserver
Unter Einstellungen → Allgemein → Ausgabe, Bereich Konsumenten, zeigt das Uhr-Symbol beim Druckserver, wann er sich zuletzt gemeldet hat, z. B. „vor 2 Minuten“. Ein laufender Druckserver meldet sich etwa alle 30 Sekunden.
Ist die Zeit alt, erreicht VARIO Cloud den Local-Link-Rechner nicht. Prüfe, ob der Rechner läuft und Local Link gestartet ist. Die Startseite von Local Link zeigt „Alle Systeme laufen“ oder „Etwas stimmt nicht“.
Sobald Local Link wieder verbunden ist, druckt er alle offenen Aufträge nach, die ältesten zuerst. Hast Du einen Beleg inzwischen anders gedruckt, brich den alten Auftrag vorher ab.
Prüfe die Ausgaberegel
Hat die Regel den Ausgabetyp PRINT und passen Modul und alle Filter zum Beleg, etwa Belegtyp, Standorte oder Angeforderte Reportgruppe? Der Filter Standorte vergleicht mit dem Standort, den Du oben in der Informationsleiste gewählt hast. Ohne gewählten Standort greift eine Regel mit diesem Filter nie.
Hast Du eine eigene Ausgabepräferenz für den Druck? Deren Konsument gilt vor der allgemeinen Regel.
Zeigt das Feld Drucker ein rotes Warnsymbol mit „Drucker ist nicht verfügbar“, meldet der Druckserver diesen Drucker nicht mehr. Wähle den Drucker neu.
Fehlt ein Drucker in der Auswahl, fordere beim Druckserver mit Daten aktualisieren die Druckerliste neu an. Local Link sieht nur die Drucker, die für das Windows-Konto eingerichtet sind, unter dem es läuft, siehe Warum werden mir nicht alle Drucker angezeigt?
Warum ist der Button „Drucken“ ausgegraut oder fehlt?
Die Buttons fehlen: Drucken, Herunterladen, E-Mail und Archiv erscheinen im Beleg erst, wenn der Beleg nicht mehr In Bearbeitung ist, also zum Beispiel nach dem Speichern. Bei Angeboten und Preisanfragen stehen sie schon während der Bearbeitung bereit. Die Belegvorschau steht Dir auch während der Bearbeitung zur Verfügung.
Der Button ist ausgegraut mit „Keine Berechtigung zum Ausführen dieser Aktion (Belege, Verkaufsbelege veröffentlichen)“: Deiner Benutzerrolle fehlt bei Verkaufsbelegen das Recht Verkaufsbelege veröffentlichen. Wende Dich an Deinen Administrator.
Der Drucken-Button ist ausgegraut mit „Bei finanzrelevanten Belegen ist der Druck nicht möglich, wenn ein E-Rechnungsprofil ausgewählt ist“: Das betrifft Rechnungen und Gutschriften mit E-Rechnungsprofil. Herunterladen und E-Mail stehen Dir weiter zur Verfügung.
Warum wird meine E-Mail nicht versendet?
Dein E-Mail-Programm öffnet sich, statt dass die E-Mail automatisch rausgeht: Es greift der Konsument Standard MAIL. Für den automatischen Versand brauchst Du eine E-Mail-App und eine Regel mit Ausgabetyp MAIL, die den Konsumenten der App nutzt, siehe Was richtest Du wofür ein?
„Ausgabe wurde an … weitergeleitet“ erscheint, aber die E-Mail kommt nicht an: Die Meldung bestätigt nur die Übergabe an die App. Ob die E-Mail versendet wurde, zeigt der Status in der Ausgabewarteschlange. Bei einem Fehler erscheint kein Hinweis im Beleg.
Der Auftrag steht auf „Abgeschlossen“, aber beim Empfänger ist nichts angekommen: Bei Microsoft 365 kann als Standard E-Mail Verhalten „Als Entwurf speichern“ gewählt sein, in Deinen Benutzereinstellungen im Reiter der App oder im System-Profil. Die E-Mail liegt dann im Ordner Entwürfe des Postfachs.
Der Auftrag steht auf „Fehler“: Blende die Spalte Ergebnismeldung ein. Die häufigsten Meldungen:
„Der Benutzer ist nicht (mehr) bei Microsoft 365 angemeldet.“ oder „Der Benutzer ist nicht (mehr) bei Google angemeldet.“
Melde Dich in Deinen Benutzereinstellungen im Reiter der App neu an.
„System-Profil "Vertrieb" ist nicht authentifiziert“
Öffne das System-Profil in der App und authentifiziere es neu.
„System-Profil nicht gefunden“
Das Profil wurde gelöscht. Wähle in der Ausgaberegel einen anderen Konsumenten.
„Am Beleg ist kein Empfänger hinterlegt.“ oder „Keine Empfänger angegeben“
Hinterlege in der Adresse einen E-Mail-Kontakt, entweder über eine Ausgaberegel unter Zusätzliche Ausgabe oder über die Kontaktarten-Priorisierung der allgemeinen Regel.
„Der Beleg enthält keinen Mailtext.“
Prüfe unter System → Ausgabe den E-Mail-Report der Reportgruppe.
„Der Mailserver hat alle Empfänger abgelehnt: …“
Prüfe die genannten E-Mail-Adressen.
Warum kommt ein falsches Layout oder ein falscher Drucker?
VARIO Cloud nimmt für jeden Wert die speziellste Regel. Prüfe deshalb von oben nach unten:
Ist im Beleg eine Reportgruppe eingetragen? Diese Gruppe geht beim Layout allem vor.
Hast Du eine Ausgabepräferenz in den Benutzereinstellungen? Die Präferenz geht beim Layout und beim Drucker den allgemeinen Regeln vor.
Hat die Adresse eine Ausgaberegel mit Reportgruppe?
Welche allgemeine Regel passt am genauesten? Eine Regel mit mehr passenden Filtern schlägt eine allgemeinere.
Welcher Report in der Gruppe passt, entscheiden seine Regeln und seine Sprache, siehe Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt.
Welche Meldung bedeutet was?
„Für diese Ausgabe muss ein Konsument hinterlegt sein“
Für den Ausgabetyp, z. B. E-Mail oder Nur Archiv, wurde kein Konsument gefunden.
Prüfe unter Einstellungen → Allgemein → Ausgabe, ob es für diesen Ausgabetyp eine allgemeine Regel mit Konsument gibt, z. B. die Regel mit Standard MAIL.
„Es wurde keine Druckserver-Regel gefunden und Direkt-druck ist nicht möglich“
Die Ausgabe lief ohne Browser, z. B. aus einem Workflow, Skript, Mahnlauf oder einer Stapelverarbeitung, und keine Regel hat einen Konsumenten bestimmt. Dort kann niemand einen Druckdialog bedienen.
Lege für das Modul und den Ausgabetyp eine Regel mit Konsument an, beim Druck also mit einem Druckserver.
„für diese Druckanfragen wurde kein passender Report gefunden“
In der Reportgruppe passt kein Report zu Ausgabetyp, Sprache und Filtern. Die Meldung nennt Modul, Reportgruppe, Ausgabetyp und Sprache.
Prüfe unter System → Ausgabe die Reporte der genannten Gruppe.
„Ausgabeart wird von dem Druckmodul nicht unterstützt“
Das Modul kennt diesen Ausgabetyp nicht, z. B. E-Mail bei einer Liste.
Wähle einen anderen Ausgabetyp oder passe die Regel an, die auf diesen Typ umleitet.
„Das Drucken ist nur bei gespeicherten Belegen erlaubt.“
Der Beleg hat ungespeicherte Änderungen.
Speichere den Beleg.
„Der Report konnte nicht erstellt werden: …“
Die Vorlage des Reports enthält einen Fehler.
Prüfe den Report unter System → Ausgabe oder wende Dich an den Support.
„Kein automatischer Versand möglich – öffne die E-Mail und versende sie manuell.“
Bei der Sammelausgabe lief die E-Mail über Standard MAIL.
Versende die E-Mail selbst oder richte eine E-Mail-App ein.
„Noch in Verarbeitung – Ergebnis in der Ausgabewarteschlange prüfen.“
Bei der Sammelausgabe hat der Konsument nach fünf Minuten noch kein Ergebnis gemeldet.
Sieh später in der Ausgabewarteschlange nach.
Häufige Fragen
Wo stellst Du was ein?
Allgemeine Ausgaberegeln, Ausgabeskripte, Konsumenten
Einstellungen → Allgemein → Ausgabe
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