> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/ausgabe-verstehen.md). # Ausgabe verstehen So funktioniert die Ausgabe in VARIO Cloud: Reporte, Ausgaberegeln und Konsumenten einfach erklärt, mit Rezepten für Drucken und E-Mail, einer Fehlersuche, wenn nichts ankommt, und häufigen Fragen. Eine **Ausgabe** ist alles, was VARIO Cloud aus einem Datensatz erzeugt und weitergibt: ein gedruckter Beleg, eine E-Mail mit PDF-Anhang, eine heruntergeladene Datei, ein Etikett oder eine Benachrichtigung. Diese Seite erklärt Dir ohne Vorwissen, wie eine Ausgabe entsteht, wo Du was einstellst und was Du tust, wenn etwas nicht ankommt. ## Das Wichtigste in drei Sätzen * Der **Report** legt fest, **wie** eine Ausgabe aussieht: Layout, Texte, Logo. Reporte pflegst Du unter [**System → Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md). * Die **Ausgaberegel** legt fest, **wohin** eine Ausgabe geht und welches Layout sie bekommt. Die allgemeinen Regeln pflegst Du unter [**Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md). * Der **Konsument** **führt** die Ausgabe **aus**: ein Drucker über VARIO Local Link, ein E-Mail-Postfach über eine App oder Dein Browser. {% hint style="info" %} ### Vergleich mit einem Brief Der **Report** ist Dein Briefpapier mit dem vorbereiteten Text. Die **Ausgaberegel** ist die Hausregel „Rechnungen gehen per Post, Angebote per E-Mail über das Vertriebspostfach“. Der **Konsument** ist der Bote, der den Brief tatsächlich zustellt. Der **Ausgabetyp** ist die Zustellart: Post, E-Mail oder Ablage im Archiv. {% endhint %} ## Die Begriffe auf einen Blick | Begriff | Was ist das? | Beispiel | Wo findest Du es? | | ------------------------ | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Modul** | Der Bereich, aus dem etwas ausgegeben wird. | **Belegdruck**, **Mahnung-Listen**, **Artikel-Etiketten** | Vorgegeben. Jedes Modul hat unter **System → Ausgabe** einen eigenen Reiter. | | **Ausgabetyp** | Die Art der Ausgabe. | Druck, E-Mail, Datei-Export | Vorgegeben, siehe [Welche Ausgabetypen gibt es?](#welche-ausgabetypen-gibt-es) | | **Report** | Die Vorlage, aus der die Datei oder der E-Mail-Text entsteht. | Die Systemvorgabe **„Report-Designer“** für Belege | **System → Ausgabe** | | **Reportgruppe** | Ein Ordner für Reporte. Regeln wählen immer eine Gruppe, VARIO Cloud sucht darin den passenden Report. | Gruppe „Beleg“ | **System → Ausgabe** | | **Ausgaberegel** | Legt fest, unter welchen Bedingungen welche Reportgruppe und welcher Konsument gilt. | „Rechnungen druckt der Druckserver Büro, zwei Exemplare“ | **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**, in der Adresse und in Deinen Benutzereinstellungen | | **Konsument** | Wer die Ausgabe ausführt. Konsumenten legst Du nicht von Hand an. Sie entstehen, sobald Du VARIO Local Link oder eine E-Mail-App einrichtest. Die Standard-Konsumenten bringt VARIO Cloud mit. | Ein Druckserver, das Postfach „Microsoft 365 System - Vertrieb“, **Standard FILE\_EXPORT** für Downloads | **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**, Bereich **Konsumenten** | | **Konsumenteinstellung** | Die Details, die Du in der Regel zum Konsumenten wählst. | Drucker, Papierzufuhrschacht, Papiergröße, Ablageordner | In der Ausgaberegel | | **Ausgabewarteschlange** | Die Liste aller Ausgaben, die an einen Konsumenten übergeben wurden, mit ihrem Status. | „Abgeschlossen“, „Fehler“ | [**System → Ausgabewarteschlange**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md) | | **VARIO Local Link** | Ein Programm auf einem Windows-Rechner in Deinem Netzwerk. Es verbindet VARIO Cloud mit Deinen Druckern und Ordnern. | Druckserver „Büro“ | [VARIO Local Link](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link.md) | ## Welche Ausgabetypen gibt es? Ein **Ausgabetyp** ist die Art der Ausgabe. Welchen Typ Du auslöst, bestimmt der Button, den Du anklickst. Die Tabelle zeigt, was ohne eigene Regel passiert und was Du mit einer eigenen Regel erreichst. | Ausgabetyp | So löst Du ihn im Beleg aus | Ohne eigene Regel | Mit eigener Regel | | ---------------------- | --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Vorschau** | **Belegvorschau anzeigen** | Das PDF erscheint im Browser. | Keine Regel nötig. | | **Druck** | Drucker-Symbol (**Drucken**) | Der **Druckdialog Deines Browsers** öffnet sich, Du wählst den Drucker von Hand. | Ein **Druckserver** über VARIO Local Link druckt ohne Rückfrage. | | **Datei-Export** | Download-Symbol (**Herunterladen**) | Der Browser lädt die Datei herunter oder öffnet sie in einem neuen Tab. | Ein **Export-Server** über VARIO Local Link legt die Datei in einem Ordner ab. | | **E-Mail** | Brief-Symbol (**Als E-Mail versenden**) | **Dein E-Mail-Programm** öffnet sich mit Empfänger, Betreff und Text. | Eine **E-Mail-App** (Microsoft 365, SMTP Mail oder Google Workspace) versendet die E-Mail automatisch mit Anhang. | | **Nur Archiv** | Archiv-Symbol (**Nur Archiv**) | Der Beleg wird im DMS abgelegt. Es erscheint „Ausgabe erfolgreich im DMS hinterlegt“. | Keine eigene Regel nötig. | | **Benutzer-Nachricht** | Automatisch, z. B. bei Abonnements | Die Nachricht erscheint in der **Kommunikationszentrale**. | Mit dem **Ziel-Ausgabetyp** E-Mail kommt sie per E-Mail. | Wie VARIO Cloud beim E-Mail-Versand über Dein eigenes E-Mail-Programm mit dem Anhang umgeht, stellst Du in den Benutzereinstellungen unter [**E-Mail mit Anhängen versenden**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#bereich-zusatzliche-einstellungen) ein: Entweder lädt VARIO Cloud die Datei herunter und öffnet Dein E-Mail-Programm, oder Du bekommst einen fertigen E-Mail-Entwurf mit Anhang. ## Was passiert, wenn Du auf »Drucken« klickst? {% stepper %} {% step %} ### Du löst die Ausgabe aus Du klickst im Beleg auf das Drucker-Symbol. Damit steht fest: Modul **Belegdruck**, Ausgabetyp **Druck**. {% endstep %} {% step %} ### VARIO Cloud sucht die passenden Regeln Geprüft werden Deine persönlichen **Ausgabepräferenzen**, die **Ausgaberegeln der Adresse** des Belegs und die **allgemeinen Ausgaberegeln**. Daraus ergeben sich Reportgruppe, Konsument und Konsumenteinstellung, zum Beispiel: Gruppe „Beleg“, Druckserver „Büro“, Drucker „Laser EG“, zwei Exemplare. {% endstep %} {% step %} ### VARIO Cloud erzeugt die Datei In der Reportgruppe wählt VARIO Cloud den passenden **Report**, etwa nach Belegart und Sprache, und erzeugt daraus das PDF. {% endstep %} {% step %} ### Der Konsument führt die Ausgabe aus Hat eine Regel einen Druckserver bestimmt, erscheint „Ausgabe wurde an Druckserver Büro weitergeleitet“ und der Auftrag steht in der **Ausgabewarteschlange**. VARIO Local Link holt ihn dort ab, druckt und meldet das Ergebnis zurück. Ohne solche Regel bekommt Dein Browser das PDF und öffnet seinen Druckdialog. {% endstep %} {% endstepper %} ## Woran erkennst Du, welcher Weg genommen wurde? Was direkt nach dem Klick passiert, verrät Dir, welche Regel gegriffen hat. | Was Du siehst | Was es bedeutet | | ------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Der **Druckdialog des Browsers** öffnet sich. | Für diesen Druck gibt es keine passende Regel mit einem Druckserver. | | Die Meldung „Ausgabe wurde an … weitergeleitet“ mit dem Namen eines Konsumenten | Eine Regel hat gegriffen und der Auftrag steht in der Ausgabewarteschlange. Gedruckt oder versendet ist damit noch nichts. Das Ergebnis siehst Du in der Ausgabewarteschlange. | | Der Browser lädt eine Datei herunter oder öffnet sie in einem neuen Tab. | Der Datei-Export lief über **Standard FILE\_EXPORT**. | | Dein E-Mail-Programm öffnet sich. | Die E-Mail lief über **Standard MAIL**, nicht über eine E-Mail-App. | | „Ausgabe erfolgreich im DMS hinterlegt“ | Der Beleg liegt im DMS. | | Eine rote Meldung | Die Ausgabe ist gescheitert. Was die Meldungen bedeuten, steht unter [Welche Meldung bedeutet was?](#welche-meldung-bedeutet-was) | | Es passiert gar nichts. | Wahrscheinlich hat ein **Ausgabeskript** die Ausgabe abgebrochen. Frag Deinen Administrator, siehe Bereich [Ausgabeskripte](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-ausgabeskripte). | ## Wer gewinnt: System, Adresse oder Benutzer? Ausgaberegeln gibt es auf drei Ebenen. Die speziellere Ebene gewinnt. | Ebene | Wo | Gilt für | Beispiel | | ------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ | ---------------------------------------------------------------- | | **Benutzer** | Benutzereinstellungen, Reiter [**Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-ausgabe) | Ausgaben, die Du selbst auslöst, und Benachrichtigungen an Dich | „Meine Belege kommen aus dem Drucker neben meinem Schreibtisch.“ | | **Adresse** | Adresse, Reiter [**Ausgaberegeln**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ausgaberegeln) | Belege, Mahnungen, Saldenbestätigungen und Provisionen zu dieser Adresse | „Rechnungen an diesen Kunden gehen an .“ | | **System** | [**Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-ausgaberegeln) | Alle Benutzer und alle Datensätze | „Etiketten kommen immer aus dem Etikettendrucker.“ | {% hint style="info" %} ### Merksatz Benutzer vor Adresse vor System. Den **Konsumenten**, also den Drucker oder das Postfach, bestimmt aber nur eine Benutzer- oder Systemregel. Eine Adressregel legt fest, **was** ausgegeben wird und **an wen**, nicht **womit**. {% endhint %} Die genaue Auswahl beschreibt der Abschnitt [Welche Ausgaberegel gewinnt?](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#welche-ausgaberegel-gewinnt) ## Was richtest Du wofür ein? | Du möchtest … | Das richtest Du ein | | ------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | **ohne Rückfrage auf einem bestimmten Drucker** drucken | [VARIO Local Link](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link.md#drucker) mit einem Druckserver und eine Ausgaberegel mit Ausgabetyp **PRINT**, dem Druckserver als **Konsument** und dem **Drucker** in der Konsumenteinstellung. | | Etiketten auf dem **Etikettendrucker** und Belege auf dem **Laserdrucker** | Zwei Regeln: eine für das Modul **Artikel-Etiketten**, eine für **Belegdruck**, jeweils mit dem passenden Drucker. | | dass **jeder Arbeitsplatz auf seinem eigenen Drucker** druckt | Je Benutzer eine **Ausgabepräferenz** in den Benutzereinstellungen. Arbeiten die Benutzer an verschiedenen Standorten, genügt auch je Standort eine Regel mit dem Filter **„Standorte“**. Er vergleicht mit dem Standort, den der Benutzer oben in der Informationsleiste gewählt hat. | | je Reportgruppe einen **anderen Drucker**, z. B. kleine und große Etiketten | Je Gruppe eine Regel mit dem Filter **„Angeforderte Reportgruppe“**. Die Regel greift dann nur, wenn genau diese Gruppe ausgegeben wird. | | **mehrere Exemplare** drucken | Das Feld **„Anzahl der Drucke“** in der Regel. Es wirkt beim Druck über einen Druckserver, nicht im Druckdialog des Browsers. | | E-Mails automatisch **aus einem gemeinsamen Postfach** versenden, z. B. | Eine E-Mail-App wie [Microsoft 365](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md), [SMTP Mail](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/smtp-mail.md) oder Google Workspace mit einem **System-Profil**. Das Profil erscheint als Konsument, z. B. „Microsoft 365 System - Vertrieb“. Wähle ihn in einer Regel mit Ausgabetyp **MAIL**. | | E-Mails automatisch **aus dem eigenen Postfach** jedes Benutzers versenden | Eine Regel mit Ausgabetyp **MAIL** und dem Konsumenten der App für Benutzer, z. B. „Microsoft 365 Mail (Benutzer-Einstellungen)“. Jeder Benutzer meldet sich dafür einmal in seinen Benutzereinstellungen im Reiter der App an. | | dass ein Kunde Rechnungen an eine **bestimmte E-Mail-Adresse** bekommt | In der Adresse eine Ausgaberegel mit Ausgabetyp **MAIL** und dem Kontakt unter **Zusätzliche Ausgabe**. Wählst Du beim Versand selbst Empfänger aus, gelten nur diese. | | für einen Kunden ein **anderes Layout**, z. B. Englisch | In der Adresse eine Ausgaberegel mit der passenden **Reportgruppe**, oder im Report die **Sprache** einschränken. | | Dateien automatisch **in einem Ordner** ablegen | Local Link mit einem Export-Server und eine Regel mit Ausgabetyp **FILE\_EXPORT** und dem **Ablageordner** in der Konsumenteinstellung. | | Benachrichtigungen zu Abonnements **per E-Mail** | Eine Regel für das Modul, z. B. **CRM-Aufgaben**, mit Ausgabetyp **USER\_MESSAGE**, **Ziel-Ausgabetyp** **MAIL** und einer E-Mail-App als Konsument. Der Empfänger braucht eine E-Mail-Adresse in seinem Benutzerkonto. | ## Warum kommt nichts aus meinem Drucker? Gehe diese Punkte der Reihe nach durch. Meist findest Du den Grund schon im ersten oder zweiten Schritt. {% stepper %} {% step %} ### Achte darauf, was nach dem Klick passiert * Öffnet sich der **Druckdialog des Browsers**, hat keine Regel mit Druckserver gegriffen. Weiter mit Schritt 4. * Erscheint „Ausgabe wurde an … weitergeleitet“, steht der Auftrag in der Ausgabewarteschlange. Weiter mit Schritt 2. * Erscheint eine rote Meldung, lies sie unter [Welche Meldung bedeutet was?](#welche-meldung-bedeutet-was) nach. {% endstep %} {% step %} ### Sieh in der Ausgabewarteschlange nach Öffne **System → Ausgabewarteschlange** und such Deinen Auftrag. * **Angefragt**: Der Druckserver hat den Auftrag noch nicht abgeholt. Weiter mit Schritt 3. * **Wird verarbeitet** über längere Zeit: Local Link hat den Auftrag abgeholt, aber kein Ergebnis gemeldet, etwa weil der Rechner neu gestartet wurde. Brich den Auftrag mit **»Abbrechen«** ab und gib den Beleg erneut aus. * **Fehler**: Blende über die Spaltenauswahl die Spalte **„Ergebnismeldung“** ein. Dort steht der Grund, oft als technische Meldung von Windows oder vom Drucker. Einen Auftrag mit Fehler druckt VARIO Cloud nicht noch einmal. Gib den Beleg nach der Korrektur erneut aus. * **Abgeschlossen**: VARIO Local Link hat den Auftrag an Windows übergeben. Prüfe den Drucker selbst: eingeschaltet, Papier, Windows-Druckwarteschlange. {% endstep %} {% step %} ### Prüfe den Druckserver * Unter **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**, Bereich **Konsumenten**, zeigt das Uhr-Symbol beim Druckserver, wann er sich zuletzt gemeldet hat, z. B. „vor 2 Minuten“. Ein laufender Druckserver meldet sich etwa alle 30 Sekunden. * Ist die Zeit alt, erreicht VARIO Cloud den Local-Link-Rechner nicht. Prüfe, ob der Rechner läuft und Local Link gestartet ist. Die Startseite von Local Link zeigt „Alle Systeme laufen“ oder „Etwas stimmt nicht“. * Sobald Local Link wieder verbunden ist, druckt er alle offenen Aufträge nach, die ältesten zuerst. Hast Du einen Beleg inzwischen anders gedruckt, brich den alten Auftrag vorher ab. {% endstep %} {% step %} ### Prüfe die Ausgaberegel * Hat die Regel den Ausgabetyp **PRINT** und passen **Modul** und alle Filter zum Beleg, etwa Belegtyp, **Standorte** oder **Angeforderte Reportgruppe**? Der Filter **„Standorte“** vergleicht mit dem Standort, den Du oben in der Informationsleiste gewählt hast. Ohne gewählten Standort greift eine Regel mit diesem Filter nie. * Hast Du eine eigene **Ausgabepräferenz** für den Druck? Deren Konsument gilt vor der allgemeinen Regel. * Zeigt das Feld **„Drucker“** ein rotes Warnsymbol mit „Drucker ist nicht verfügbar“, meldet der Druckserver diesen Drucker nicht mehr. Wähle den Drucker neu. * Fehlt ein Drucker in der Auswahl, fordere beim Druckserver mit **»Daten aktualisieren«** die Druckerliste neu an. Local Link sieht nur die Drucker, die für das Windows-Konto eingerichtet sind, unter dem es läuft, siehe [Warum werden mir nicht alle Drucker angezeigt?](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link.md#warum-werden-mir-nicht-alle-drucker-angezeigt) {% endstep %} {% endstepper %} ## Warum ist der Button »Drucken« ausgegraut oder fehlt? * **Die Buttons fehlen:** Drucken, Herunterladen, E-Mail und Archiv erscheinen im Beleg erst, wenn der Beleg nicht mehr **In Bearbeitung** ist, also zum Beispiel nach dem Speichern. Bei Angeboten und Preisanfragen stehen sie schon während der Bearbeitung bereit. Die **Belegvorschau** steht Dir auch während der Bearbeitung zur Verfügung. * **Der Button ist ausgegraut mit „Keine Berechtigung zum Ausführen dieser Aktion (Belege, Verkaufsbelege veröffentlichen)“:** Deiner Benutzerrolle fehlt bei Verkaufsbelegen das Recht **Verkaufsbelege veröffentlichen**. Wende Dich an Deinen Administrator. * **Der Drucken-Button ist ausgegraut mit „Bei finanzrelevanten Belegen ist der Druck nicht möglich, wenn ein E-Rechnungsprofil ausgewählt ist“:** Das betrifft Rechnungen und Gutschriften mit E-Rechnungsprofil. Herunterladen und E-Mail stehen Dir weiter zur Verfügung. ## Warum wird meine E-Mail nicht versendet? * **Dein E-Mail-Programm öffnet sich, statt dass die E-Mail automatisch rausgeht:** Es greift der Konsument **Standard MAIL**. Für den automatischen Versand brauchst Du eine E-Mail-App und eine Regel mit Ausgabetyp **MAIL**, die den Konsumenten der App nutzt, siehe [Was richtest Du wofür ein?](#was-richtest-du-wofur-ein) * **„Ausgabe wurde an … weitergeleitet“ erscheint, aber die E-Mail kommt nicht an:** Die Meldung bestätigt nur die Übergabe an die App. Ob die E-Mail versendet wurde, zeigt der Status in der **Ausgabewarteschlange**. Bei einem Fehler erscheint kein Hinweis im Beleg. * **Der Auftrag steht auf „Abgeschlossen“, aber beim Empfänger ist nichts angekommen:** Bei Microsoft 365 kann als **Standard E-Mail Verhalten** „Als Entwurf speichern“ gewählt sein, in Deinen Benutzereinstellungen im Reiter der App oder im System-Profil. Die E-Mail liegt dann im Ordner Entwürfe des Postfachs. * **Der Auftrag steht auf „Fehler“:** Blende die Spalte **„Ergebnismeldung“** ein. Die häufigsten Meldungen: | Ergebnismeldung | Was Du tust | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | „Der Benutzer ist nicht (mehr) bei Microsoft 365 angemeldet.“ oder „Der Benutzer ist nicht (mehr) bei Google angemeldet.“ | Melde Dich in Deinen Benutzereinstellungen im Reiter der App neu an. | | „System-Profil ‚Vertrieb‘ ist nicht authentifiziert“ | Öffne das System-Profil in der App und authentifiziere es neu. | | „System-Profil nicht gefunden“ | Das Profil wurde gelöscht. Wähle in der Ausgaberegel einen anderen Konsumenten. | | „Am Beleg ist kein Empfänger hinterlegt.“ oder „Keine Empfänger angegeben“ | Hinterlege in der Adresse einen E-Mail-Kontakt, entweder über eine Ausgaberegel unter **Zusätzliche Ausgabe** oder über die **Kontaktarten-Priorisierung** der allgemeinen Regel. | | „Der Beleg enthält keinen Mailtext.“ | Prüfe unter **System → Ausgabe** den E-Mail-Report der Reportgruppe. | | „Der Mailserver hat alle Empfänger abgelehnt: …“ | Prüfe die genannten E-Mail-Adressen. | ## Warum kommt ein falsches Layout oder ein falscher Drucker? VARIO Cloud nimmt für jeden Wert die speziellste Regel. Prüfe deshalb von oben nach unten: 1. Ist **im Beleg** eine **Reportgruppe** eingetragen? Diese Gruppe geht beim Layout allem vor. 2. Hast **Du** eine **Ausgabepräferenz** in den Benutzereinstellungen? Die Präferenz geht beim Layout und beim Drucker den allgemeinen Regeln vor. 3. Hat die **Adresse** eine Ausgaberegel mit Reportgruppe? 4. Welche **allgemeine Regel** passt am genauesten? Eine Regel mit mehr passenden Filtern schlägt eine allgemeinere. 5. Welcher **Report** in der Gruppe passt, entscheiden seine Regeln und seine Sprache, siehe [Wie VARIO Cloud den passenden Report auswählt](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md#wie-vario-cloud-den-passenden-report-auswahlt). ## Welche Meldung bedeutet was? | Meldung | Was sie bedeutet | Was Du tust | | --------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | „Für diese Ausgabe muss ein Konsument hinterlegt sein“ | Für den Ausgabetyp, z. B. E-Mail oder Nur Archiv, wurde kein Konsument gefunden. | Prüfe unter **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**, ob es für diesen Ausgabetyp eine allgemeine Regel mit Konsument gibt, z. B. die Regel mit **Standard MAIL**. | | „Es wurde keine Druckserver-Regel gefunden und Direkt-druck ist nicht möglich“ | Die Ausgabe lief ohne Browser, z. B. aus einem Workflow, Skript, Mahnlauf oder einer Stapelverarbeitung, und keine Regel hat einen Konsumenten bestimmt. Dort kann niemand einen Druckdialog bedienen. | Lege für das Modul und den Ausgabetyp eine Regel mit Konsument an, beim Druck also mit einem Druckserver. | | „für diese Druckanfragen wurde kein passender Report gefunden“ | In der Reportgruppe passt kein Report zu Ausgabetyp, Sprache und Filtern. Die Meldung nennt Modul, Reportgruppe, Ausgabetyp und Sprache. | Prüfe unter **System → Ausgabe** die Reporte der genannten Gruppe. | | „Ausgabeart wird von dem Druckmodul nicht unterstützt“ | Das Modul kennt diesen Ausgabetyp nicht, z. B. E-Mail bei einer Liste. | Wähle einen anderen Ausgabetyp oder passe die Regel an, die auf diesen Typ umleitet. | | „Das Drucken ist nur bei gespeicherten Belegen erlaubt.“ | Der Beleg hat ungespeicherte Änderungen. | Speichere den Beleg. | | „Der Report konnte nicht erstellt werden: …“ | Die Vorlage des Reports enthält einen Fehler. | Prüfe den Report unter **System → Ausgabe** oder wende Dich an den Support. | | „Kein automatischer Versand möglich – öffne die E-Mail und versende sie manuell.“ | Bei der Sammelausgabe lief die E-Mail über **Standard MAIL**. | Versende die E-Mail selbst oder richte eine E-Mail-App ein. | | „Noch in Verarbeitung – Ergebnis in der Ausgabewarteschlange prüfen.“ | Bei der Sammelausgabe hat der Konsument nach fünf Minuten noch kein Ergebnis gemeldet. | Sieh später in der Ausgabewarteschlange nach. | ## Häufige Fragen
Brauche ich VARIO Local Link, um zu drucken? Nein. Ohne Local Link druckst Du über den Druckdialog Deines Browsers und wählst den Drucker jedes Mal selbst. Local Link brauchst Du, wenn VARIO Cloud ohne Rückfrage auf einen bestimmten Drucker drucken soll, wenn Workflows oder Stapelverarbeitungen drucken sollen oder wenn Du Papierzufuhrschacht und Papiergröße je Regel festlegen willst.
Kann ich E-Mails ohne App versenden? Ja. Ohne App öffnet VARIO Cloud Dein eigenes E-Mail-Programm mit Empfänger, Betreff und Text. Den Anhang lädt VARIO Cloud herunter oder liefert ihn als E-Mail-Entwurf mit, je nach Einstellung unter **„E-Mail mit Anhängen versenden“**. Automatisch und ohne Dein Zutun versendet nur eine E-Mail-App.
Muss sich jeder Benutzer bei der E-Mail-App anmelden? Nur, wenn die Regel den Konsumenten für Benutzer nutzt, z. B. „Microsoft 365 Mail (Benutzer-Einstellungen)“. Dann geht jede E-Mail aus dem Postfach des Benutzers, der die Ausgabe auslöst, und jeder Benutzer meldet sich einmal an. Nutzt die Regel ein **System-Profil**, gehen alle E-Mails aus dem Postfach dieses Profils und nur das Profil muss angemeldet sein.
Wo sehe ich, ob etwas gedruckt oder versendet wurde? In der [Ausgabewarteschlange](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md). Dort steht jede Ausgabe, die an einen Konsumenten ging, mit ihrem Status. Den Grund für einen Fehler zeigt die Spalte **„Ergebnismeldung“**.
Kann ich einen Druckauftrag stoppen? Markiere ihn in der Ausgabewarteschlange und wähle **»Abbrechen«**. Bei Druckaufträgen klappt das, solange Local Link den Auftrag noch nicht abgeholt hat. E-Mails verarbeitet die App meist sofort, dort kommt Abbrechen in der Regel zu spät. Was bereits gedruckt oder versendet ist, holst Du damit nicht zurück.
Warum wird doppelt gedruckt? Prüfe zuerst das Feld **„Anzahl der Drucke“** in Deiner Ausgabepräferenz, in der Ausgaberegel der Adresse und in der allgemeinen Regel. Ist derselbe Druckserver in Local Link auf zwei Rechnern eingerichtet, können beide denselben Auftrag abholen. Richte jeden Druckserver nur auf einem Rechner ein.
Warum sehe ich meinen neuen Report nicht in der Ausgaberegel? Ausgaberegeln wählen **Reportgruppen**, keine einzelnen Reporte. Lege den Report in eine Gruppe und wähle in der Regel diese Gruppe. Welcher Report aus der Gruppe genommen wird, steuerst Du über die Regeln des Reports.
Ich habe in Windows einen Drucker hinzugefügt. Warum fehlt er in VARIO Cloud? Der Druckserver meldet seine Drucker nicht sofort neu. Klicke unter **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe** im Bereich **Konsumenten** beim Druckserver auf **»Daten aktualisieren«**. Local Link sieht außerdem nur die Drucker, die für das Windows-Konto eingerichtet sind, unter dem es läuft.
Warum druckt ein Workflow nicht, obwohl der Druck im Beleg klappt? Im Beleg springt ohne passende Regel der Druckdialog Deines Browsers ein. Ein Workflow, ein Skript oder eine Stapelverarbeitung hat keinen Browser. Dort gibt VARIO Cloud nur aus, wenn eine Regel mit Konsument für das Modul und den Ausgabetyp passt, beim Druck also eine Regel mit Druckserver.
## Wo stellst Du was ein? | Was | Wo | Seite | | ----------------------------------------------------- | ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Reporte, Reportgruppen, Übersetzungen | **System → Ausgabe** | [Ausgabe (Reporte)](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md) | | Allgemeine Ausgaberegeln, Ausgabeskripte, Konsumenten | **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe** | [Ausgabe (Einstellungen)](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md) | | Ausgaberegeln einer Adresse | Adresse, Reiter **Ausgaberegeln** | Reiter [Ausgaberegeln](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ausgaberegeln) | | Persönliche Ausgabepräferenzen | Benutzereinstellungen, Reiter **Ausgabe** | Reiter [Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-ausgabe) | | Status jeder Ausgabe | **System → Ausgabewarteschlange** | [Ausgabewarteschlange](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md) | | Drucker und Ordner im Netzwerk | Programm VARIO Local Link | [VARIO Local Link](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/vario-local-link.md) | | E-Mail-Postfächer und System-Profile | In der jeweiligen E-Mail-App | [Microsoft 365](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md), [SMTP Mail](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/smtp-mail.md) | --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/ausgabe-verstehen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.