> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/finanzen/zahlungen.md). # Zahlungen Verwalte Zahlungen in VARIO Cloud zentral und behalte Deine Zahlungsprozesse im Finanzbereich übersichtlich im Blick. Mit Zahlungsläufen bereitest Du offene Verbindlichkeiten für Überweisungen an Lieferanten und andere Zahlungsempfänger vor. Du wählst passende Offene Posten aus, prüfst Zahlungsaufträge, führst den Lauf durch und übergibst Aufträge einzeln. Für Kundeneinzüge nutze [Lastschriften](/vario-cloud-handbuch/finanzen/lastschriften.md). ### Voraussetzungen Vor einem Zahlungslauf benötigst Du: 1. Eine Bank mit mindestens einem Bankkonto. 2. Eine Zahlungsart vom Typ `Überweisung` oder `Echtzeit-Überweisung`. 3. Eine passende Zahlungsträgervorlage. 4. Eine aktive Bankverbindung am Lieferanten oder Zahlungsempfänger. 5. Offene Verbindlichkeiten ohne Zahlungssperre oder aktiven Zahlungsvorgang. Die sichtbaren Aktionen hängen von Deinen Berechtigungen ab. Fehlt eine Aktion, prüfe Deine Rechte für Banken und Bankzahlungen. {% hint style="info" %} #### Um Zahlungen zu tätigen, musst Du vorab einige Grundeinstellungen vornehmen (z. B. Bankverbindungen, Zahlungsträgervorlagen oder Bankverbindung in der Adresse anlegen). Siehe dazu die Einstellungen unter ["Lastschriften"](/vario-cloud-handbuch/finanzen/lastschriften.md). {% endhint %} #### Eigene Bank und Bankkonto einrichten Öffne [**Einstellungen / Finanzen / Onlinebanking**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/onlinebanking.md). #### Zahlungsarten anlegen Öffne `Einstellungen > Finanzen > Zahlungsmodalitäten > Zahlungsarten`. Lege dort die Zahlungsarten für Adressen und Belege an. | Typ | Verwendung | | -------------------- | ----------------------------------------- | | Überweisung | Verbindlichkeiten im Bereich `Zahlungen`. | | Echtzeit-Überweisung | Verbindlichkeiten im Bereich `Zahlungen`. | Die Typen `Zur Verrechnung`, `Zur Verrechnung mit Vorbeleg` und `Sonstiges` werden nicht in Zahlungsläufe aufgenommen. | Feld | Beschreibung | | ------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | Kürzel | Eindeutige Kurzbezeichnung der Zahlungsart. | | Beschreibung | Bezeichnung der Zahlungsart. | | Mahnbar | Kennzeichnet die Zahlungsart für das Mahnwesen. | | Typ | Legt die Verwendung für Überweisung, Lastschrift, Verrechnung oder sonstige Vorgänge fest. | | Geschäftsvorfall | Erforderlich, wenn OPs automatisch abgeschlossen werden sollen. | | Externe Zahlungsart | Optionale externe Kennung. | | Druckbeschreibung | Text für den Belegausdruck mit Platzhaltern. | | Übersetzungen | Sprach- und belegabhängige Drucktexte. | Wenn Du Optionen zum automatischen Abschließen verwendest, steuerst Du diese nach OP-Art oder Buchungskontoart. Beide Varianten schließen sich gegenseitig aus. Dafür muss ein Geschäftsvorfall hinterlegt sein. #### Zahlungsart in Adresse und Beleg prüfen In einer Adresse legst Du im Bereich `Lieferant` die Zahlungsart für Einkaufsvorgänge fest. Im Beleg steht die Zahlungsart ebenfalls in den Zahlungsangaben. Der daraus entstehende Offene Posten übernimmt die verwendete Zahlungsart. Sie bestimmt, ob der OP für den Zahlungslauf geeignet ist. #### Bankverbindung an der Adresse hinterlegen Öffne die gewünschte Adresse und wechsle zu `Bankverbindungen`. Lege dort die Bankverbindung des Lieferanten oder Zahlungsempfängers an. #### Zahlungsträgervorlage anlegen Öffne `Einstellungen > Finanzen > Onlinebanking`. Scrolle zu `Zahlungsträgervorlagen` und klicke auf **+ Zahlungsträgervorlage**. ### Zahlungslauf erzeugen #### Bereich öffnen Öffne `Finanzen > Zahlungen` und wechsle in den Reiter `Selektion`.
#### Summen und Bankkonto prüfen Oberhalb der Liste siehst Du die relevanten Werte: | Anzeige | Beschreibung | | -------------------- | --------------------------------------------------------------- | | Kontosaldo | Aktueller Kontostand des ausgewählten Kontos, soweit verfügbar. | | Kontokorrent-Betrag | Zusätzlicher, am Bankkonto hinterlegter Betrag. | | Zahlung (ausgewählt) | Summe der markierten Offenen Posten. | | Zahlung (gesamt) | Summe aller Offenen Posten der aktuellen Selektion. | | Bankkonto | Eigenes Konto für den Lauf. | | Vorlage | Zahlungsträgervorlage für den Lauf. | Drei farbige Summen zeigen Beträge im Skontozeitraum, innerhalb der Nettofrist und nach Ablauf der Nettofrist: * Grün: im Skontozeitraum. * Gelb: Skontozeitraum abgelaufen, aber innerhalb der Nettofrist. * Braun: Nettofrist abgelaufen. Überschreitet die Auswahl den Kontosaldo, ändert sich die farbliche Darstellung. Überschreitet sie auch Kontosaldo und Kontokorrent-Betrag, erscheint ein Hinweis auf die Kontoüberziehung. Du kannst trotzdem fortfahren. #### Offene Posten auswählen Du kannst einen Lauf auf drei Arten zusammenstellen: 1. Markiere gewünschte OPs und wähle `Nur markierte verarbeiten`. 2. Markiere auszuschließende OPs und wähle `Markierte ignorieren`. 3. Markiere nichts. VARIO Cloud verarbeitet alle OPs der aktuellen Filterung. Ein Klick auf eine Zeile schaltet ihre Markierung um. Über die Links öffnest Du OP, Adresse oder Beleg in einem neuen Tab. Du kannst auch die zuletzt abgelegte Beleg-PDF öffnen. #### Wertstellungsdatum festlegen Ist in der Vorlage `Wertstellungsdatum manuell setzen` aktiv, zeigt der Bestätigungsdialog das Pflichtfeld `Wertstellungsdatum`. Das System schlägt ein Datum zwei Tage in der Zukunft vor. Du kannst ein heutiges oder zukünftiges Datum wählen. Ohne manuelle Vorgabe setzt das System den aktuellen Tag. #### Lauf starten 1. Prüfe Bankkonto, Vorlage und Filterung. 2. Markiere bei Bedarf einzelne Offene Posten. 3. Klicke auf **Zahlungen tätigen**. 4. Wähle bei einer Markierung den Verarbeitungsmodus. 5. Trage bei Bedarf das Wertstellungsdatum ein. 6. Bestätige mit **OK**. VARIO Cloud erstellt den Lauf als Hintergrundtask. Nach der erfolgreichen Erstellung aktualisiert sich die Selektionsliste. Verarbeitete OPs verschwinden daraus. Die Meldung `Zahllauf erstellt.` enthält die Aktion `Zahllauf öffnen`. Wurden keine geeigneten OPs gefunden, erscheint `Keine offenen Posten für Zahllauf gefunden.`. ### Was erzeugt ein Zahlungslauf? VARIO Cloud fasst Offene Posten nach Zahlungsart, Wertstellungsdatum und Sammelauftragseinstellung zu Zahlungsaufträgen zusammen. Jeder Zahlungsauftrag enthält mindestens einen Zahlungsdatensatz. Dieser verweist in der Regel auf den zugehörigen Offenen Posten. | Wert | Quelle oder Berechnung | | ---------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------- | | Name | Abweichender Kontoinhaber, sonst Name der Standardadresse, sonst Anzeigename der Adresse. | | IBAN und BIC | Hauptbankverbindung oder einzige Bankverbindung der Adresse. | | Betrag | Offener Betrag oder Zahlungsplanbetrag abzüglich gültigem Skonto. | | Verwendungszweck | Feldvorlage `Verwendungszweck`; ohne Vorlage die Belegnummer. | ### Erzeugte Zahlungsaufträge prüfen Wechsle in den zweiten Reiter `Zahlungen`. Die Liste zeigt die erzeugten Aufträge. Klappe einen Eintrag auf, um Zahlungsdatensätze zu sehen. Öffne ihn, um Details zu bearbeiten. #### Status eines Zahlungsauftrags | Status | Bedeutung im Arbeitsablauf | | ------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------- | | Zur Übergabe bereit | Der Auftrag hat keine bekannten Validierungsfehler. | | Vorbereitet | Der Zahlungsanbieter hat den Auftrag vorbereitet. Eine externe Aktion kann erforderlich sein. | | Verschickt | Der Auftrag wurde an den Zahlungsanbieter übergeben. | | Abgebrochen | Der Auftrag wurde abgebrochen und kann erneut angestoßen werden. | | Fehlerhaft | Mindestens ein Zahlungsdatensatz enthält einen Validierungsfehler. | | Unbekannt | Der Zahlungsanbieter lieferte einen nicht aufgelösten Status. | #### Fehlerhafte Aufträge korrigieren Öffne einen Auftrag mit dem Status `Fehlerhaft`. In der Übersicht siehst Du Datensatzanzahl, Gesamtbetrag, Wertstellungsdatum und Bankkonto. Fehlerhafte Datensätze sind hervorgehoben. Sie zeigen die Meldungen direkt an.
Du kannst den Auftrag im Formular- oder Tabellenmodus anzeigen: * Im Formularmodus bearbeitest Du alle Felder des Auftrags und seiner Datensätze. * Im Tabellenmodus werden Datensätze nach Empfänger oder Adresse gruppiert. * Im Tabellenmodus kannst Du die Bankverbindung wechseln, Datensätze ergänzen oder löschen. | Feld | Bearbeitung und Prüfung | | -------------- | ------------------------------------------------------------------- | | Empfänger | Darf nicht leer sein. | | IBAN | Außerhalb von Banking-Apps erforderlich und auf Gültigkeit geprüft. | | BIC | Kann bearbeitet werden. | | Betrag | Muss größer als 0 sein. | | Zweck | Darf nicht leer sein. | | Offener Posten | Verknüpfter OP, der aus dem Datensatz geöffnet werden kann. | Änderst Du einen Betrag, warnt VARIO Cloud vor einer Unter- oder Überzahlung. Die Warnung verhindert das Speichern nicht.
#### Auftrag oder Datensatz neu prüfen Klicke nach Korrekturen auf **Neu prüfen**. VARIO Cloud ergänzt fehlende Werte aus der Adresse des zugehörigen OPs. Danach prüft das System alle Datensätze erneut. Bereits gefüllte Werte bleiben erhalten. Ein Auftrag wechselt erst von `Fehlerhaft` zu `Zur Übergabe bereit`, wenn kein Validierungsfehler mehr vorliegt. #### Felder, die nach dem Anlegen feststehen Bei einer bestehenden Zahlung kannst Du eigenes Bankkonto und Zahlungstyp nicht ändern. Aufträge können nur im Status `Zur Übergabe bereit` oder `Fehlerhaft` bearbeitet und geprüft werden. Bereits vorbereitete, verschickte, abgebrochene oder unbekannte Aufträge lassen sich im normalen Formular nicht ändern. ### Zahlungslauf durchführen Bei einem geöffneten Lauf stehen in der Kopfzeile die Aktionen **Zahllauf** und **Zahllauf stornieren** zur Verfügung. 1. Korrigiere alle fehlerhaften Aufträge, die verarbeitet werden sollen. 2. Klicke auf **Zahllauf**. 3. VARIO Cloud berücksichtigt alle Aufträge, die nicht `Fehlerhaft` oder `Verschickt` sind. Der Lauf wird verarbeitet, sobald mindestens ein Auftrag berücksichtigt werden konnte. Fehlerhafte Aufträge werden ausgelassen. Sind alle Aufträge fehlerhaft, bleibt der Lauf unverarbeitet. {% hint style="info" %} **Wichtig** Die Aktion **Zahllauf** versendet keine Aufträge. Übergib jeden gewünschten Auftrag anschließend an die Bank oder Banking-App. {% endhint %} ### Zahlungsauftrag an die Bank übergeben In der Liste der Zahlungen findest Du rechts am Auftrag die Übergabeaktion. #### Übergabe über eine Bankschnittstelle Bei `Zur Übergabe bereit` oder `Abgebrochen` startet die Aktion die Übergabe. Benötigt der Anbieter eine Weboberfläche, öffnet VARIO Cloud diese in einem neuen Fenster. Anschließend wird der Status regelmäßig geprüft. Bei `Vorbereitet` ruft VARIO Cloud die ausstehende Aktion des Anbieters ab und öffnet dessen Weboberfläche. #### Übergabe über eine Banking-App Ist das Bankkonto mit einer Banking-App verknüpft, öffnet die Aktion den Dialog der passenden installierten App. Die weiteren Schritte hängen von der App ab. #### Zahlungsstatus aktualisieren Öffne das Kontextmenü eines Zahlungsauftrags und wähle `Zahlungsstatus prüfen`. VARIO Cloud fragt den Status beim Zahlungsanbieter ab und aktualisiert die Liste. ### Zahlungslauf stornieren Ein unverarbeiteter und nicht stornierter Lauf kann über **Zahllauf stornieren** aufgelöst werden: 1. Öffne den betreffenden Lauf. 2. Klicke auf **Zahllauf stornieren**. 3. Bestätige den Dialog. VARIO Cloud setzt alle nicht verschickten Aufträge des Laufs auf `Abgebrochen`. Alle verknüpften Offenen Posten werden für neue Zahlungsvorgänge freigegeben. Das gilt auch für OPs eines verschickten Auftrags. Der Auftrag selbst bleibt `Verschickt`. {% hint style="info" %} **Wichtig** Storniere einen Lauf nicht, wenn Aufträge bereits übergeben wurden. Prüfe zuerst den tatsächlichen Bankstatus. {% endhint %} Nach einem verarbeiteten oder stornierten Lauf sind beide Laufaktionen gesperrt. ### Zahlungsauftrag oder Datensatz löschen Mit der passenden Löschberechtigung kannst Du einen Zahlungsauftrag, Empfängerblock oder einzelnen Zahlungsdatensatz löschen. Löschst Du einen mit einem OP verknüpften Datensatz, wird der OP wieder für einen neuen Zahlungsvorgang freigegeben. Enthält der Auftrag danach keinen Datensatz mehr, wird auch der Auftrag gelöscht. {% hint style="info" %} **Wichtig** Prüfe vor dem Löschen den tatsächlichen Stand beim Zahlungsanbieter. Die Löschfunktion setzt die interne Zahlungszuordnung des Offenen Postens zurück. {% endhint %} --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/finanzen/zahlungen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.