Zahlungen

Erzeuge Zahlungsläufe und freie Überweisungen, prüfe die Zahlungsaufträge und übergib sie an Deine Bank.

Mit Zahlungsläufen bereitest Du offene Verbindlichkeiten für Überweisungen an Lieferanten und andere Zahlungsempfänger vor. Du wählst passende Offene Posten aus, prüfst Zahlungsaufträge, führst den Lauf durch und übergibst Aufträge einzeln.

Für Kundeneinzüge nutze Lastschriften.

Voraussetzungen

Vor einem Zahlungslauf benötigst Du:

1. Eine Bank mit mindestens einem Bankkonto.
2. Eine Zahlungsart vom Typ Überweisung oder Echtzeit-Überweisung.
3. Eine passende Zahlungsträgervorlage.
4. Eine aktive Bankverbindung am Lieferanten oder Zahlungsempfänger.
5. Offene Verbindlichkeiten ohne Zahlungssperre oder aktiven Zahlungsvorgang.

Die sichtbaren Aktionen hängen von Deinen Berechtigungen ab. Fehlt eine Aktion, prüfe Deine Rechte für Banken und Zahlungen.

Um Zahlungen zu tätigen, musst Du vorab einige Grundeinstellungen vornehmen (z. B. Bankverbindungen, Zahlungsträgervorlagen oder Bankverbindung in der Adresse anlegen). Siehe dazu die Einstellungen unter "Lastschriften".

Eigene Bank und Bankkonto einrichten

Öffne Einstellungen / Finanzen / Onlinebanking.

Zahlungsarten anlegen

Öffne Einstellungen > Finanzen > Zahlungsmodalitäten > Zahlungsarten. Lege dort die Zahlungsarten für Adressen und Belege an.

Typ	Verwendung
Überweisung	Verbindlichkeiten im Bereich Zahlungen.
Echtzeit-Überweisung	Verbindlichkeiten im Bereich Zahlungen.

Die Typen Zur Verrechnung, Zur Verrechnung mit Vorbeleg und Sonstiges werden nicht in Zahlungsläufe aufgenommen.

Feld	Beschreibung
Kürzel	Eindeutige Kurzbezeichnung der Zahlungsart.
Beschreibung	Bezeichnung der Zahlungsart.
Mahnbar	Kennzeichnet die Zahlungsart für das Mahnwesen.
Typ	Legt die Verwendung für Überweisung, Lastschrift, Verrechnung oder sonstige Vorgänge fest.
Geschäftsvorfall	Erforderlich, wenn OPs automatisch abgeschlossen werden sollen.
Externe Zahlungsart	Optionale externe Kennung.
Druckbeschreibung	Text für den Belegausdruck mit Platzhaltern.
Übersetzungen	Sprach- und belegabhängige Drucktexte.

Wenn Du Optionen zum automatischen Abschließen verwendest, steuerst Du diese nach OP-Art oder Buchungskontoart. Beide Varianten schließen sich gegenseitig aus. Dafür muss ein Geschäftsvorfall hinterlegt sein.

Zahlungsart in Adresse und Beleg prüfen

In einer Adresse legst Du im Bereich Lieferant die Zahlungsart für Einkaufsvorgänge fest. Im Beleg steht die Zahlungsart ebenfalls in den Zahlungsangaben.

Der daraus entstehende Offene Posten übernimmt die verwendete Zahlungsart. Die Zahlungsart bestimmt, ob der OP für den Zahlungslauf geeignet ist.

Bankverbindung an der Adresse hinterlegen

Öffne die gewünschte Adresse und wechsle zu Bankverbindungen. Lege dort die Bankverbindung des Lieferanten oder Zahlungsempfängers an.

Zahlungsträgervorlage anlegen

Öffne Einstellungen > Finanzen > Onlinebanking. Scrolle zu Zahlungsträgervorlagen und klicke auf + Zahlungsträgervorlage.

Zahlungslauf erzeugen

Bereich öffnen

Öffne Finanzen > Zahlungen und wechsle in den Reiter Selektion.

Summen und Bankkonto prüfen

Oberhalb der Liste siehst Du die relevanten Werte:

Anzeige	Beschreibung
Kontosaldo	Aktueller Kontostand des ausgewählten Kontos, soweit verfügbar.
Kontokorrent-Betrag	Zusätzlicher, am Bankkonto hinterlegter Betrag.
Zahlung (ausgewählt)	Summe der markierten Offenen Posten.
Zahlung (gesamt)	Summe aller Offenen Posten der aktuellen Selektion.
Bankkonto	Eigenes Konto für den Lauf.
Vorlage	Zahlungsträgervorlage für den Lauf.

Vorausgewählt sind das aktive Bankkonto mit der Einstellung Standard und die Zahlungsträgervorlage mit Standard für Zahlungsvorlagentyp.

Drei farbige Summen zeigen Beträge im Skontozeitraum, innerhalb der Nettofrist und nach Ablauf der Nettofrist:

• Grün: im Skontozeitraum.
• Gelb: Skontozeitraum abgelaufen, aber innerhalb der Nettofrist.
• Braun: Nettofrist abgelaufen.

Überschreitet die Auswahl den Kontosaldo, ändert sich die farbliche Darstellung. Überschreitet sie auch Kontosaldo und Kontokorrent-Betrag, erscheint ein Hinweis auf die Kontoüberziehung. Du kannst trotzdem fortfahren. Ist für das Konto kein Kontosaldo bekannt, entfallen Einfärbung und Hinweis.

Offene Posten auswählen

Du kannst einen Lauf auf drei Arten zusammenstellen:

1. Markiere gewünschte OPs und wähle Nur markierte verarbeiten.
2. Markiere auszuschließende OPs und wähle Markierte ignorieren.
3. Markiere nichts. VARIO Cloud verarbeitet alle OPs der aktuellen Filterung.

Ein Klick auf eine Zeile schaltet ihre Markierung um. Über die Links öffnest Du OP, Adresse oder Beleg in einem neuen Tab. Du kannst auch die zuletzt abgelegte Beleg-PDF öffnen.

Wertstellungsdatum festlegen

Ist in der Vorlage Wertstellungsdatum manuell setzen aktiv, zeigt der Bestätigungsdialog das Pflichtfeld Wertstellungsdatum. Das System schlägt ein Datum zwei Tage in der Zukunft vor. Du kannst ein heutiges oder zukünftiges Datum wählen.

Ohne manuelle Vorgabe setzt das System den aktuellen Tag.

Lauf starten

1. Prüfe Bankkonto, Vorlage und Filterung.
2. Markiere bei Bedarf einzelne Offene Posten.
3. Klicke auf Zahlungen tätigen.
4. Wähle bei einer Markierung den Verarbeitungsmodus.
5. Trage bei Bedarf das Wertstellungsdatum ein.
6. Bestätige mit OK.

VARIO Cloud erstellt den Lauf als Hintergrundtask. Nach der erfolgreichen Erstellung aktualisiert sich die Selektionsliste. Verarbeitete OPs verschwinden daraus.

Die Meldung Zahllauf erstellt. enthält die Aktion Zahllauf öffnen. Wurden keine geeigneten OPs gefunden, erscheint Keine offenen Posten für Zahllauf gefunden..

Was erzeugt ein Zahlungslauf?

VARIO Cloud fasst Offene Posten nach dem Typ ihrer Zahlungsart (Überweisung oder Echtzeit-Überweisung) und dem Wertstellungsdatum zu Zahlungsaufträgen zusammen. Ist in der Vorlage Sammelauftrag möglich aktiv, ist im Auftrag Sammelüberweisung eingeschaltet.

Jeder Zahlungsauftrag enthält mindestens einen Zahlungsdatensatz. Dieser verweist in der Regel auf den zugehörigen Offenen Posten.

Wert	Quelle oder Berechnung
Name	Abweichender Kontoinhaber, sonst Name der Standardadresse, sonst Anzeigename der Adresse.
IBAN und BIC	Hauptbankverbindung oder einzige Bankverbindung der Adresse.
Betrag	Offener Betrag abzüglich des zum Wertstellungsdatum gültigen Skontos. Bei OPs mit Zahlungsplan wird kein Skonto abgezogen.
Verwendungszweck	Feldvorlage Verwendungszweck; ohne Vorlage die Belegnummer.

Erzeugte Zahlungsaufträge prüfen

Wechsle in den zweiten Reiter Zahlungen. Die Liste zeigt die erzeugten Aufträge. Klappe einen Eintrag auf, um Zahlungsdatensätze zu sehen. Öffne ihn, um Details zu bearbeiten.

Status eines Zahlungsauftrags

Status	Bedeutung im Arbeitsablauf
Zur Übergabe bereit	Der Auftrag hat keine bekannten Validierungsfehler.
Vorbereitet	Der Zahlungsanbieter hat den Auftrag vorbereitet. Eine externe Aktion kann erforderlich sein.
Verschickt	Der Auftrag wurde an den Zahlungsanbieter übergeben.
Abgebrochen	Der Auftrag wurde abgebrochen und kann erneut angestoßen werden.
Fehlerhaft	Mindestens ein Zahlungsdatensatz enthält einen Validierungsfehler.
Unbekannt	Der Zahlungsanbieter lieferte einen nicht aufgelösten Status.

Fehlerhafte Aufträge korrigieren

Öffne einen Auftrag mit dem Status Fehlerhaft. In der Übersicht siehst Du Datensatzanzahl, Gesamtbetrag, Wertstellungsdatum und Bankkonto.

Fehlerhafte Datensätze sind hervorgehoben und zeigen die Meldungen direkt an.

Du kannst den Auftrag im Formular- oder Tabellenmodus anzeigen:

• Im Formularmodus bearbeitest Du alle Felder des Auftrags und seiner Datensätze.
• Im Tabellenmodus werden Datensätze nach Empfänger oder Adresse gruppiert.
• Im Tabellenmodus kannst Du die Bankverbindung wechseln, Datensätze ergänzen oder löschen.

Feld	Bearbeitung und Prüfung
Empfänger	Darf nicht leer sein.
IBAN	Außerhalb von Banking-Apps erforderlich und auf Gültigkeit geprüft.
BIC	Kann bearbeitet werden.
Betrag	Muss größer als 0 sein.
Zweck	Darf nicht leer sein.
Offener Posten	Verknüpfter OP, der aus dem Datensatz geöffnet werden kann.

Änderst Du einen Betrag, warnt VARIO Cloud vor einer Unter- oder Überzahlung. Die Warnung verhindert das Speichern nicht.

Auftrag oder Datensatz neu prüfen

Klicke nach Korrekturen auf Neu prüfen. VARIO Cloud ergänzt fehlende Werte aus der Adresse des zugehörigen OPs. Danach prüft das System alle Datensätze erneut. Bereits gefüllte Werte bleiben erhalten.

Ein Auftrag wechselt erst von Fehlerhaft zu Zur Übergabe bereit, wenn kein Validierungsfehler mehr vorliegt.

Felder, die nach dem Anlegen feststehen

Bei einer bestehenden Zahlung kannst Du eigenes Bankkonto und Zahlungstyp nicht ändern.

Aufträge können nur im Status Zur Übergabe bereit oder Fehlerhaft bearbeitet und geprüft werden. Bereits vorbereitete, verschickte, abgebrochene oder unbekannte Aufträge lassen sich im normalen Formular nicht ändern.

Zahlungslauf durchführen

Bei einem geöffneten Lauf stehen in der Kopfzeile die Aktionen Zahllauf und Zahllauf stornieren zur Verfügung.

1. Korrigiere alle fehlerhaften Aufträge, die verarbeitet werden sollen.
2. Klicke auf Zahllauf.
3. VARIO Cloud berücksichtigt alle Aufträge, die nicht Fehlerhaft oder Verschickt sind.

Der Lauf wird verarbeitet, sobald mindestens ein Auftrag berücksichtigt werden konnte. Fehlerhafte Aufträge werden ausgelassen. Sind alle Aufträge fehlerhaft, bleibt der Lauf unverarbeitet.

Wichtig

Die Aktion Zahllauf versendet keine Aufträge. Übergib jeden gewünschten Auftrag anschließend an die Bank oder Banking-App.

Freie Überweisung anlegen

Eine freie Überweisung ist ein Zahlungsauftrag, den Du ohne Zahlungslauf und ohne Offenen Posten erfasst.

1. Wechsle in den Reiter Zahlungen.
2. Klicke auf Freie Überweisung (Beta).
3. Wähle den Typ: Überweisung oder Echtzeit-Überweisung.
4. Prüfe das Bankkonto. Vorausgewählt ist das Standard-Konto.
5. Trage das Wertstellungsdatum ein.
6. Erfasse Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Zweck. Über Empfänger hinzufügen ergänzt Du weitere Empfänger.
7. Speichere den Auftrag.

Beim Speichern prüft VARIO Cloud die Datensätze wie bei einem Zahlungslauf. Danach öffnet sich der neue Auftrag. Du übergibst ihn wie jeden anderen Auftrag an die Bank.

Zahlungsauftrag an die Bank übergeben

In der Liste der Zahlungen findest Du rechts am Auftrag die Übergabeaktion.

Übergabe über eine Bankschnittstelle

Bei Zur Übergabe bereit oder Abgebrochen startet die Aktion die Übergabe. Benötigt der Anbieter eine Weboberfläche, öffnet VARIO Cloud diese in einem neuen Fenster. Anschließend wird der Status regelmäßig geprüft.

Für die Übergabe muss Dein eigener Bankschnittstellenbenutzer mit dem Bankkonto verbunden sein. Liegt das Wertstellungsdatum bei der Übergabe in der Vergangenheit, setzt VARIO Cloud es auf den aktuellen Zeitpunkt.

Bei Vorbereitet ruft VARIO Cloud die ausstehende Aktion des Anbieters ab und öffnet dessen Weboberfläche.

Erscheint beim Übergeben die Meldung „Der Benutzer hat keine Verbindung zu Bankkonto …“, fehlt Deinem Cloud-Benutzer die Verbindung zum verwendeten Bankkonto. Eine Verbindung eines anderen Mitarbeiters genügt nicht. Wie Du Deine eigene Verbindung herstellst, findest Du unter Onlinebanking: Verbindung zum Bankkonto herstellen.

Übergabe über eine Banking-App

Ist das Bankkonto mit einer Banking-App verknüpft, öffnet die Aktion den Dialog der passenden installierten App. Die weiteren Schritte hängen von der App ab.

Zahlungsstatus aktualisieren

Öffne das Kontextmenü eines Zahlungsauftrags und wähle Zahlungsstatus prüfen. VARIO Cloud fragt den Status beim Zahlungsanbieter ab und aktualisiert die Liste.

Zahlungslauf stornieren

Ein unverarbeiteter und nicht stornierter Lauf kann über Zahllauf stornieren aufgelöst werden:

1. Öffne den betreffenden Lauf.
2. Klicke auf Zahllauf stornieren.
3. Bestätige den Dialog.

VARIO Cloud setzt alle nicht verschickten Aufträge des Laufs auf Abgebrochen. Alle verknüpften Offenen Posten werden für neue Zahlungsvorgänge freigegeben. Das gilt auch für OPs eines verschickten Auftrags. Der Auftrag selbst bleibt Verschickt.

Wichtig

Storniere einen Lauf nicht, wenn Aufträge bereits übergeben wurden. Prüfe zuerst den tatsächlichen Bankstatus.

Nach einem verarbeiteten oder stornierten Lauf sind beide Laufaktionen gesperrt.

Zahlungsauftrag oder Datensatz löschen

Mit der passenden Löschberechtigung kannst Du einen Zahlungsauftrag, Empfängerblock oder einzelnen Zahlungsdatensatz löschen.

Löschst Du einen mit einem OP verknüpften Datensatz, wird der OP wieder für einen neuen Zahlungsvorgang freigegeben. Enthält der Auftrag danach keinen Datensatz mehr, wird auch der Auftrag gelöscht.

Wichtig

Prüfe vor dem Löschen den tatsächlichen Stand beim Zahlungsanbieter. Die Löschfunktion setzt die interne Zahlungszuordnung des Offenen Postens zurück.