Offene Posten

Der Bereich “Offene Posten” (kurz OP) ist an mehreren Stellen in VARIO zu finden. Als eigener Bereich werden alle Offene Posten im Unterpunkt “Offene Posten” unter “Finanzen” aufgelistet. Zusätzlich sind die offenen Posten in den Adressen unter dem Reiter “Offene Posten” und in den Verkaufs- und Einkaufsbelegen je nach Belegart im Reiter “Zahlungsstatus” zu finden.

Liste der offenen Posten

In dem Unterpunkt “Offenen Posten” werden alle Forderungen und Verbindlichkeiten, die man als Unternehmen erstellt und erhalten hat, ausgewertet und chronologisch aufgeführt. In der Spalte “Belegnummer (Rechnung/Gutschrift)” werden die entsprechenden Rechnungs- bzw. Gutschriftsnummern zu den OPs aufgelistet. Über das Auge-Icon kann das zuletzt zum Beleg hinterlegte Dokument, sofern vorhanden, in einer Vorschau angezeigt werden, z. B. nach der Veröffentlichung eines Belegs.

Über die Suche und Variablen (Filter und Toggle), kann das Ergebnis eingegrenzt werden. Die Minisymbole (oben rechts) bieten Funktionen an, um die eigene Vorlage zu selektieren, die Daten zu exportieren, das Ergebnis per Schieberegler zu vergrößern/ verkleinern oder in eine andere Darstellungsart (Kachel, Tabelle, Vollbildmodus) zu wechseln:

Die Bedeutungen der wichtigsten Felder und Funktionen:

Toggle Ausgeglichen

Durch verschieben des Toggles (links, mittig, rechts) wird die Anzeige der OP’s beeinflusst:

• Toggle “links”: Es werden nur offene Posten ermittelt, die nicht den Status “Abgeschlossen” haben.
• Toggle “mittig”: Es erfolgt keine Einschränkung.
• Toggle “rechts”: Es werden nur offene Posten mit Vorkasse-Status oder Status “Abgeschlossen” ermittelt.

Status

Zeigt den aktuellen Status des offenen Posten an. Möglich sind hier: Abgeschlossen, In Erstattung, Offen, Teilweise gezahlt, Überzahlt. Mehr dazu findest Du im nächsten Abschnitt.

Fälligkeit

Das Fälligkeitsdatum errechnet sich aus der Zahlungsfrist der gewählten Zahlungsbedingung (z.B. Abzüglich 2% Skonto innerhalb 10 Tage, 30 Tage Netto)

Offener Betrag

Zeigt den offenen Betrag an = Rechnungsbetrag ggf. minus gezahltem Betrag

Zahlungssperre

Zeigt ein grünes Häkchen an, wenn der Toggle “Zahlungssperre” für diesen OP aktiviert wurde. In diesem Fall wird die Verbindlichkeit nicht zur Zahlung vorgeschlagen (d.h. sie erscheint nicht in der Zahlungsliste), bis die Sperre aufgehoben wird.

Reiter Stammdaten

Wenn Du einen offenen Posten auswählst, gelangst Du auf den Reiter “Stammdaten”. Hier findest Du Details zum OP (z.B. effektive Fälligkeit, 1. Zahlungsfrist,…), Buchungsbewegungen sowie verschiedene Aktionen (abhängig vom Status) wie “Manuell Bezahlen”, “Manuelle Rückerstattung”, “Abschließen”, “Verrechnen” oder “Zahlungsplan”.

Bereich Offener Posten

In diesem Bereich findest Du die aktuellen Details und Einstellungen zum OP:

Die Bedeutung der wichtigsten Felder und Funktionen:

Toggle Mahnsperre

Durch Aktivierung des Toggles, wird dieser OP auf “Mahnsperre” gesetzt und fließt somit nicht ins Mahnverfahren! Dieser Toggle ist auch in der Adresse zu finden und könnte hier für alle OP`s gesetzt werden!

Toggle Zahlungssperre

Durch Aktivierung des Toggles, wird dieser OP auf “Zahlungssperre” gesetzt was bedeutet, das der OP nicht zur Zahlung vorgeschlagen wird und somit nicht auf der Zahlungsliste aufgeführt wird, bis die Sperre aufgehoben wird.

Typ

Der Typ zeigt an, ob es sich um eine Forderung (Zahlung wird erwartet, Ausgangsbelege) oder eine Verbindlichkeit (Zahlung muss geleistet werden, Eingangsbelege) handelt.

Mahnstatus

Der Mahnstatus gibt an, ob bereits eine Mahnung zu der OP erzeugt wurde oder nicht. Dabei sind drei Status möglich:

• Keine Mahnung – es wurde bereits eine Mahnung zum OP erzeugt
• Offen – Es ist eine Mahnung vorhanden und die Zahlung steht noch offen
• Abgeschlossen – OP wurde nach Eintritt des Mahnlaufs ausgeglichen

Grafik – Status & Vorkasse-Status

Die Grafik sowie die Felder “Status” und “Vorkasse-Status” informieren Dich über den aktuellen Zahlungsstatus des ausgewählten OP. Folgende Status sind möglich:

	Es ist noch kein Zahlungseingang bzw. -ausgang erfolgt
	Es wurde noch keine Vorauszahlung (Aktivierung durch Zahlungsbedingung) geleistet.
	Es erfolgte eine Teilzahlung über den Zahlungseingang bzw. -ausgang oder die Aktion “Manuell Bezahlen”
	Die Vorauszahlung wurde nur teilweise geleistet.
	Es wurde zu viel bezahlt. Über das Aktionsmenü kann eine manuelle Rückerstattung oder ein “Abschließen” durchgeführt werden.
	Der OP wurde vollständig ausgeglichen oder es erfolgte ein manueller Abschluss über die Aktion “Abschließen”.
	Die Vorauszahlung wurde vollständig geleistet. Der Vorkasse-Status ist somit “Abgeschlossen”. Der Status selber wird erst mit Erstellung der Lieferschein/ Rechnung auf “Abgeschlossen” gesetzt!
	Wenn bei einer Überzahlung die Aktion “Abschließen” und der Toggle “Bisherige Zahlungen zurückerstatten” aktiviert wurde.

Weitere Informationen zu den Aktionen “Manuell bezahlen”, “Manuelle Rückerstattung”, “Abschließen” und “Verrechnen” findest Du hier.

Effektive und ursprüngliche Fälligkeit

Die Daten der ursprünglichen Fälligkeit errechnen sich aus dem Rechnungsdatum plus hinterlegten Tagen im Feld “Netto Zahlungsfrist” (aus der Zahlungsbedingung). Die effektive Fälligkeit errechnet sich aus dem Mahndatum plus der Eingabe aus “Tage bis zur Fälligkeit” (in der 1. Mahnstufe). Bei weiteren Mahnstufen (2., 3.,…) wird die effektive Fälligkeit entsprechend den Eingaben in den Mahnstufen angepasst. Eine Änderung der Zahlungsbedingung oder des Valutadatums im Beleg beeinflusst sowohl die effektive als auch die ursprüngliche Fälligkeit im OP. Werden diese direkt im OP angepasst, wirkt sich dies nur auf die effektive Fälligkeit aus. Die effektive Fälligkeit kann erst nach Veröffentlichung des Belegs angepasst werden. Wird danach das Valutadatum bzw. die Zahlungsbedingung geändert, wird die effektive Fälligkeit entsprechend angepasst.

Valutadatum

Ein eingegebenes Datum dient als Grundlage für die Zahlungsfälligkeit. Die Zahlungsfälligkeit wird ab diesem Datum und nicht ab dem Belegdatum berechnet. Solange der Beleg nicht veröffentlicht wurde, kann das Valutadatum nur im Beleg selbst und nicht im offenen Posten angepasst werden.

Zahlungsart

Die Zahlungsart (Überweisung, Bar, …) wird aus dem Beleg übergeben. Solange der Beleg nicht veröffentlicht wurde, kann das Zahlungsart nur im Beleg selbst und nicht im offenen Posten angepasst werden.

Zahlungsbedingung

Es wird die aus der Adresse oder dem Beleg hinterlegte Zahlungsbedingung angezeigt. Solange der Beleg nicht veröffentlicht wurde, kann die Zahlungsbedingung nur im Beleg selbst und nicht im offenen Posten angepasst werden. Zahlungsbedingungen werden unter Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten verwaltet.

1. und 2. Zahlungsfrist

Es werden die hinterlegten Zahlungsfristen aus der gewählten Zahlungsbedingung angezeigt.

1. und 2. Skonto

Es werden die hinterlegten Skonti aus der gewählten Zahlungsbedingung angezeigt.

Beträge

• Gesamter Betrag= Rechnungsbetrag
• Gezahlter Betrag= Zahlungseingang
• Offener Betrag= Gesamter Betrag – Gezahlter Betrag + Mahnforderung

Vorlage

Unter Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking werden individuelle Zahlungsträgervorlagen verwaltet. Sie werden für die Erstellung von Zahlungsträgern benötigt, wenn z.B. ein offener Posten in eine Zahlung oder Lastschrift umgewandelt werden soll. Der benötigte Verwendungszweck kann mit eigenem Text und Platzhaltern formatiert werden. Ohne eigene Vorlage werden unsere Standardtypen verwendet.

Verwendungszweck

Dieses Feld ist für einen individuellen Verwendungszweck vorgesehen, der nur für diesen OP gültig ist. Wenn dieses Feld gefüllt ist, wird es anstelle des Verwendungszwecks aus der Vorlage verwendet. Über das Platzhalter–Icon oder mit Rechtsklick auf das Feld können auch Platzhalter eingefügt werden.

Bereich Adresse

In diesem Bereich werden Details zur Adresse (read-only) angezeigt. Mit Anwahl der Adressnummer kann die Adresse in einem separaten Tab geöffnet werden.

Bereich Zahlungsplan

Mit der Funktion “Zahlungsplan” kannst Du Beträge flexibel und übersichtlich aufteilen. Diese Finanzierungsmethode ist z.B. für Unternehmen geeignet, die die Kosten eines Einkaufs über einen längeren Zeitraum hinweg in Raten begleichen möchten. Dabei erfolgt die Zahlung in abgestimmten Abständen auf die Gesamtsumme.

Ein Zahlungsplan kann nur bei einer Lieferschein/ Rechnung und Rechnung (mit offenen Posten) an folgenden Stellen aktiviert werden:

• direkt im Beleg über den Toggle „Zahlungsplan“
• im Beleg oder im offenen Posten über die Aktion „Zahlungsplan“

Erst mit Aktivierung wird der Bereich und das Navigationsmenü “Zahlungsplan” eingeblendet. Außerdem erhält der Buchungssatz in der Spalte “Ursprung der Buchung” einen entsprechenden Vermerk:

Zahlungsplantypen

Zur Auswahl stehen die Zahlungsplantypen “Manuell” und “Fälligkeitsregel” deren Unterschiede wir im folgenden beschreiben.

Zahlungsplantyp “Manuell”

Mit Auswahl des Zahlungsplantyps “Manuell” können über das individuelle Fälligkeitsdaten sowie Beträge festgelegt werden. Unter wird dabei der jeweilige Restbetrag mit jeder neuen Vorgabe aktualisiert. Bei einer z.B. Restsumme bietet es sich an, auf die verbleibende Summe zu klicken. Diese wird dabei in eine neue Buchungsvorgabe übergeben und ist nur noch um ein Fälligkeitsdatum zu ergänzen. Ins Feld “Beschreibung” kann neben der automatisch übergebenen Rechnungsnummer eine Bemerkung erfasst werden. Im Anschluss sind die Daten zu speichern.

Zahlungsplantyp “Fälligkeitsregel”

Mit Auswahl des Zahlungsplantyps “Fälligkeitsregel” und Anwahl von wird ein Assistent geöffnet, indem Fälligkeitsdaten nach Tagen, Monaten, Jahr oder aus einer Vorlage heraus festgelegt werden können.

Nach Verlassen des Assistenten werden die Daten ins Feld “Fälligkeitsregel” übertragen. Im Feld “Startdatum” wird das Tagesdatum angezeigt. Dieses ist nur zu ändern, wenn die Fälligkeitsregel z.B. früher gelten soll. Auch im Feld “Enddatum” ist eine Eingabe nur erforderlich, wenn es die ausgewählte Regel erfordert. Wichtig ist aber eine Anpassung im Feld “Betrag“. Hier wird zunächst die Gesamtsumme (lt. Beispiel 3002,37€) angezeigt, die dann um den Betrag (s. Bild 1000,00€) laut Vereinbarung zu reduzieren ist. Die Raten werden automatisch nach den Fälligkeitsregeln und dem Betrag im Hintergrund erzeugt, wobei der Restbetrag vom System korrekt ermittelt wird. Ins Feld “Beschreibung” kann neben der automatisch übergebenen Rechnungsnummer eine Bemerkung erfasst werden. Im Anschluss sind die Daten zu speichern.

Automatisierte Zahlungsplanlauf

Ein täglich um 1:30 Uhr startender Zahlungsplanlauf (Task) prüft alle für die kommenden 8 Tage gültigen Zahlungspläne und legt bei vorhandener Fälligkeit eine Zahlungsplanbuchung an:

Beim Zahlungsplantyp “Manuell” wird zusätzlich die Buchungsvorgabe abgehakt und beim Typ “Fälligkeitsregel” wird das Feld “Nächste Buchung am” mit dem nächsten Fälligkeitsdatum gefüllt.

Bereich Buchungen

Im Bereich der Buchungen findest Du alle Buchungssätze zum ausgewählten OP:

Abhängig von der durchgeführten Aktion sind hier folgende Typen möglich:

Typ	Aktion
Forderung/ Verbindlichkeit	Es wurde eine Ausgangs-/ Eingangsrechnung erstellt
Zahlungseingang/ -ausgang	Es erfolgte ein automatischer oder manueller Zahlungseingang (bei Forderung) oder Zahlungsausgang (bei Verbindlichkeit)
Zahlungseingang storniert	Die Zahlung wurde manuell (Kontextmenü) über die Aktion “Zahlung stornieren” storniert
Mahnforderung	Mahnforderungen sind Mahngebühren und/oder Mahnzinsen, die nach einem durchgeführten Mahnlauf hier angelegt werden
Mahnforderung storniert	In Finanzen/Mahnwesen wurde über die Aktion “Mahnlauf stornieren” die Mahnforderung wieder storniert

Bereich Tags

Im Bearbeitungsmodus können hier Tags hinzugefügt werden, die unter den Einstellungen/Allgemein den Verwendungstypen “Allgemein” oder “Offener Posten” zugeordnet wurden. Mehr dazu findest Du hier.

Aktionsmenü

Im Aktionsmenü werden Dir alle Aktionen zum aktuell geöffneten offenen Posten angezeigt. Diese können je nach OP-Status unterschiedlich ausfallen. So kann hier z.B. eine manuelle Rückzahlung bei Überzahlung erfolgen oder Forderungen mit Verbindlichkeiten (und umgekehrt) verrechnet werden. Nachfolgend beschreiben wir hier alle möglichen Aktionsbuttons.

Änderungsprotokoll

Im Änderungsprotokoll werden verschiedene Änderungen zu dem geöffneten OP gespeichert. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du hier.

Manuell Bezahlen

Die Aktion “Manuell Bezahlen” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z.B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Nach “OK” wird der erzeugte Buchungssatz in den Bereich “Buchungen” übernommen.

Die Bedeutung der wichtigsten Felder:

Zahlungsart

Wähle hier die “Zahlungsart” (z.B. Bar) der Zahlung aus. Zahlungsarten können unter Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten verwaltet werden.

Zahlungsbetrag

Als “Zahlungsbetrag” wird hier immer der offene Betrag vorgeschlagen, der aber geändert werden kann. Bei einer abweichenden Betragseingabe werden sofort entsprechende Hinweise bzw. ausgegeben. Wird die Buchung mit OK bestätigt, so werden entsprechend der Betragseingabe:

• die Felder “Gezahlter Betrag” und “Offener Betrag” angepasst
• der Status auf “Abgeschlossen”, “Teilweise bezahlt” oder “Überzahlt” aktualisiert
• eine Buchungszeile “Zahlungseingang” (bei Forderungen) bzw. Zahlungsausgang (bei Verbindlichkeiten) erzeugt.

Gutschriftbetrag

Dieses Feld kann z.B. für individuell mit dem Kunden vereinbarte Rabatte verwendet werden. Der Zahlungsbetrag ist entsprechend der Eingabe im Feld “Gutschriftsbetrag” zu reduzieren. Im Buchungssatz wird der Gutschriftsbetrag in der gleichnamigen Spalte aufgeführt.

Bankkonto

Unter “Bankkonto” werden alle Bankverbindungen aufgeführt, die in der Adresse hinterlegt sind. Wird hier nichts ausgewählt, so wird automatisch die Bank mit dem Status “Hauptbankverbindung” dem Buchungssatz zugeordnet. Unter Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking können die Bankkonten verwaltet werden.

Manuelle Rückerstattung

Die Aktion “Manuelle Rückerstattung” wird für OPs mit dem Status “Überzahlt” und “In Erstattung” mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z.B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Nach “OK” wird der erzeugte Buchungssatz des Typs “Verbindlichkeit” in den Bereich “Buchungen” geschrieben.

Abschließen

Die Aktion “Abschließen” wird bei OPs mit dem Status “Offenen Posten” oder “Teilweise gezahlt” angeboten. Unter den Systemvorschlägen werden, falls vorhanden, der zurückerstattender Betrag und die zurückzubuchende Mahnbeträge angegeben. Ebenso wird hier automatisch der offene Restbetrag eingetragen, mit dem der OP direkt abgeschlossen werden kann.

Unter Geschäftsvorfall muss ein unter Einstellungen/Finanzen/Finanzbuchhaltung angelegter Geschäftsvorfall ausgewählt werden. Im oberen Feld “Abzuschließender Betrag” kann ein manueller Betrag angegeben werden, wenn dieser vom Systemvorschlag abweicht. In diesem Fall werden die Systemvorschläge ignoriert.

Beim Abschließen eines OPs gibt es zwei Anwendungsmöglichkeiten:

1. Abschließen ohne Rückerstattung bisherige Zahlungen: In diesem Fall wird der offene Betrag auf “0” gesetzt, der Status auf “Abgeschlossen” und ein Buchungssatz mit dem Restbetrag als Verbindlichkeit (bei Forderungen) bzw. als Forderung (bei Verbindlichkeiten) erstellt.
2. Abschließen mit Rückerstattung bereits geleisteter Zahlungen. Der bereits bezahlte Betrag wird in das Feld “Offener Betrag” übertragen, der Status auf “In Erstattung” gesetzt und ein Buchungssatz mit dem Restbetrag sowie ein zweiter Buchungssatz mit dem Gesamtbetrag als Verbindlichkeit bzw. Forderung erzeugt.

Wiedereröffnen

Die Aktion “Wiedereröffnen” wird nur angeboten, wenn ein offener Posten über die Aktion “Abschließen” manuell abgeschlossen wurde. Mit Auswahl und Bestätigung der Frage “Manuellen Abschluss stornieren?” wird der manuell abgeschlossene Buchungssatz wiederherstellt, indem eine Umkehrbuchung mit dem Hinweis “Manuelle Wiedereröffnung” erzeugt wird.

Verrechnen

Die Aktion “Verrechnen” bietet die Möglichkeit, Forderungen mit Verbindlichkeiten (und umgekehrt) zu verrechnen, sofern es auf beiden Seiten mindestens ein zu verrechnender OP vorhanden ist.

In unserem Beispiel haben wir “Verrechnen” für eine Forderung mit dem Status “Offen” gewählt. Alle Forderungen und Verbindlichkeiten der Adresse werden automatisch aufgelistet und die ausgewählte Forderung ist bereits angehakt. Durch Abhaken der Verbindlichkeit (rechte Seite) und Auswahl von wird der offene Betrag verrechnet,

der Status angepasst und ein Buchungssatz mit entsprechendem Kommentar erzeugt.

Zahlungsplan

Der Aktionsbutton “Zahlungsplan” wird ab den Belegarten “Rechnung” und “Lieferschein/Rechnung” zur Auswahl angeboten. Dabei wird ein weiterer Bereich “Zahlungsplan” eingeblendet und der Buchungssatz erhält in der Spalte “Ursprung der Buchung” den Eintrag “Zahlungsplan”. Weitere Details zu diesem Thema findest Du hier.

Zahlungsplanberechnung auslösen

Diese Aktion “Zahlungsplanberechnung auslösen” lässt sich ausführen, sobald für diesen offenen Posten ein Zahlungsplan mit Fälligkeitsregeln bzw. Buchungsvorgaben angelegt wurde. Dabei wird anstatt dem automatischen Zahlungsplanlauf eine manuelle Zahlungsplanberechnung ausgeführt. Weitere Details zu diesem Thema findest Du hier.

Offene Posten neu berechnen

Neueste Workflow-Instanz

Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der letzten Workflow-Instanz zum geöffneten OP aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die dazugehörigen Daten einzusehen. Über die Workflow-Instanzen-ID kannst Du Dir den Verlauf der Instanz in der Workflow-Darstellung in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs” .

Workflow-Instanzen

Mit dieser Aktion werden Dir die verschiedenen Workflow-Instanzen aufgelistet, welche den geöffneten OP betreffen. Beim Aufklappen einer Instanz über den grünen Pfeil werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der unterbrochen wurde, kann dieser über die Icons  manuell wieder zum Laufen gebracht oder komplett abgebrochen werden.

Wähle einer der Instanzen aus, um Dir den Verlauf der Instanz in der Workflowdarstellung anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs” .