Mahnwesen

Im Bereich Mahnwesen kannst Du für in Verzug geratene Rechnungen Mahnvorschläge generieren und für diese Mahnungen erzeugen. In der Übersicht erhältst Du einen Überblick alle erzeugten Mahnvorschläge. Zu jedem Mahnvorschlag wird auch die Anzahl der einzelnen OPs angezeigt, die sich in diesen befinden.

Sollte für einen Mahnvorschlag bereits ein Mahnlauf stattgefunden haben, ist in der Spalte “Verarbeitet” ein grüner Haken gesetzt.

Ist der Mahnlauf storniert, wird auch dieses durch einen grünen Haken dargestellt.

Mahnvorschlagsliste erzeugen

Um einen Mahnvorschlag zu erzeugen, klicke auf . Dort kannst Du verschiedene Einschränkungen für den Mahnvorschlag vornehmen, bspw. dass nur Mahnungen der Stufe 1 erzeugt werden sollen. Es können auch mehrere Einschränkungen vorgenommen werden. Bei dem Fälligkeitsdatum wird noch zusätzlich die Karenzzeit der Mahnstufe beachtet. Der Filter “Zuständiger Benutzer” bezieht sich auf den Benutzer, der als zuständiger Benutzer im Beleg hinterlegt ist. Es soll also beispielsweise ein Mahnlauf angelegt werden, der nur Belege berücksichtigt, bei dem dieser Benutzer hinterlegt ist. Wie Du die einzelnen Mahnstufen anlegen kannst, erfährst Du hier.

Mit Klick auf wird die Mahnvorschlagsliste erzeugt. Über die Kommunikationszentrale erhältst Du eine Benachrichtigung, sobald der Mahnlauf erzeugt wurde. Mit einem Klick auf diese öffnet sich direkt der Mahnlauf.

Die Übersicht kannst Du nun manuell aktualisieren (1), so dass Dir die neue Mahnvorschlagsliste angezeigt wird. Noch nicht verarbeitete Mahnläufe kannst Du auch löschen, indem Du die Checkbox vor der Zeile des Mahnlaufes (2) anklickst und anschließend die drei Punkte auswählst (3).

Es wird nur dann ein Mahnlauf erzeugt, wenn mindestens ein OP zur Mahnung ansteht.

Mahnlauf durchführen

Mit einem Klick auf den soeben erzeugten Mahnvorschlag wird dieser geöffnet und es werden Dir alle in Verzug geratenen Belege anhand Deiner Selektionskriterien angezeigt. Standardmäßig sind alle Positionen zum Mahnen markiert. Möchtest Du einzelne Positionen nicht mahnen, kannst Du dies mit einem Klick auf den Toggle in der Spalte “Für Mahnung vorgesehen” vor der jeweiligen Position tun. Solltest Du alle Positionen von der Mahnung ausschließen wollen, kannst Du dies mit einem Klick auf das Kästchen unter der Übersicht tun. Nachdem Du alle Positionen nach Bedarf angepasst hast, kannst Du oben rechts für den Mahnvorschlag einen Sammelmahnlauf oder einen Einzelmahnlauf durchführen.

Bei einem Einzelmahnlauf wird für jede Position eine einzelne Mahnung mit dem jeweiligen Betrag versendet. Bei einer Sammelmahnung werden alle Mahnungen für einen Kunden zusammengefasst und der Gesamtbetrag angemahnt. Über welchen Weg und an wen die Mahnungen versendet werden, kannst Du in den Adressen, im Reiter “Kommunikationskriterien” festlegen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Nach Durchführung eines Mahnlaufes wird die Mahnforderung in den Offenen Posten angezeigt. Weitere Informationen zu unserer Offene-Posten-Verwaltung findest Du hier.

Mit einem Rechtsklick auf eine Mahnung öffnet sich ein Kontextmenü. Über dieses kannst Du die zugehörige Rechnung sowie den zugehörigen offenen Posten öffnen.

Drucken des Mahnlaufs

Du kannst entweder einzelne Mahnungen aus einem Mahnlauf, oder den gesamten Mahnlauf drucken. Um den gesamten Mahnlauf zu drucken musst Du zunächst den gewünschten Mahnlauf öffnen und anschließend auf das Aktionsmenü klicken.

Im Aktionsmenü steht Dir die Option “Drucken” zur Verfügung. Mit einem Klick auf diese Option wird ein Task zum Drucken der Mahnungen dieses Mahnlaufs gestartet. Den Drucker, auf dem die Mahnungen gedruckt werden sollen, legst Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Ausgabe fest. Weitere Informationen zur Einrichtung Deiner Drucker findest Du hier.

Um nur eine einzelne Mahnung eines Mahnlaufs zu drucken, suche Dir im geöffneten Mahnlauf die gewünschte Mahnung aus und klicke auf das Druckersymbol am Ende der Zeile.

Auch ein Herunterladen oder Weiterleiten per E-Mail ist hier möglich. Wenn für die entsprechende Adresse ein Kontaktkriterium aktiv ist, wird die dort eingetragene E-Mail-Adresse als Empfänger angegeben. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über das Auge kannst Du Dir die Mahnung in der Vorschau anzeigen lassen.

Alternativ kannst Du die Mahnung auch aus dem Menüpunkt Finanzen -> Offene Posten drucken. Hierfür öffnest Du den gewünschten offenen Posten und wechselst auf den Reiter “Mahnwesen” (nur vorhanden, wenn bereits eine Mahnung zu dem Offenen Posten existiert). Dort kannst Du dann mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Mahnung diese drucken. Auch ein Export der Mahnung z.B. als PDF ist an dieser Stelle möglich.

Mahnlauf stornieren

Über das Aktionsmenü oben rechts, kannst Du den geöffneten Mahnlauf stornieren. Beim Stornieren eines Mahnlaufes werden die Positionen bei der Erstellung des nächsten Mahnvorschlages wieder berücksichtigt.