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# Mahnwesen
Bearbeite das Mahnwesen in VARIO Cloud mit Mahnvorschlägen, Einzel- und Sammelmahnläufen, Druck, Versand und Stornierung.
Mit dem Mahnwesen ermittelst Du überfällige Forderungen und erstellst Mahnungen. Du kannst jeden offenen Posten einzeln mahnen. Alternativ fasst Du mehrere Posten eines Kunden in einer Sammelmahnung zusammen.
Der Ablauf besteht aus drei Schritten:
1. Mahnlauf erstellen
2. Entwürfe prüfen und bearbeiten
3. Mahnungen festschreiben und ausgeben
### Voraussetzungen
Ein offener Posten erscheint im Mahnvorschlag, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:
* Es handelt sich um eine offene Forderung mit negativem Saldo.
* Der Posten ist fällig und die Zahlungsart ist als **Mahnbar** gekennzeichnet.
* Für den Kunden und den Posten ist keine Mahnsperre gesetzt.
Du benötigst mindestens eine Mahnstufe. Für die jeweiligen Aktionen brauchst Du passende Berechtigungen für Mahnungen.
### Mahnstufen einrichten
Mahnstufen bestimmen den Zeitpunkt, Gebühren, Zinsen und Texte einer Mahnung.
1. Öffne[ **Einstellungen → Finanzen → Mahnungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/mahnungen.md#anlegen-einer-neuen-mahnstufe).
2. Klicke auf **Mahnstufe**.
3. Hinterlege die Einstellungen und speichere die Mahnstufe.
4. Klappe die Mahnstufe auf, um Texte für eine Sprache zu verwalten.
5. Klicke auf **Mahntext** und hinterlege Betreff, Kopftext und Fußtext.
| Feld | Bedeutung |
| -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------- |
| Beschreibung | Bezeichnung der Mahnstufe. |
| Mahnstufe | Nummer der Stufe. |
| Tage bis zur Fälligkeit | Zahlungsfrist nach der Mahnung. |
| Karenzzeit nach OP-Fälligkeit in Tagen | Zeitraum bis zur Berücksichtigung im Mahnlauf. |
| Mahngebühr | Gebühr der Mahnstufe. Den Umgang damit wählst Du im Mahnlauf. |
| Zinsen | Zinssatz der Mahnstufe. |
| Sprache, Betreff, Kopftext, Fußtext | Standardtexte der ausgewählten Sprache. |
#### Mahnsperren und Zahlungsarten prüfen
Setze die Mahnsperre gezielt ein, wenn ein einzelner Offener Posten oder alle Offenen Posten eines Kunden nicht gemahnt werden sollen.
**Mahnsperre für einen einzelnen Offenen Posten setzen**
1. Öffne [**`Finanzen > Offene Posten`**](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md).
2. Klicke auf die Zeile des gewünschten Offenen Postens, um dessen Detailansicht zu öffnen.
3. Bleibe im Tab `Stammdaten`.
4. Aktiviere oben den Bearbeitungsmodus.
5. Schalte im Kopf der Karte `Offener Posten` den Toggle `Mahnsperre` ein.
6. Speichere die Änderung.
Der Toggle ist in der Listenansicht nicht vorhanden. Ist der Bearbeitungsmodus nicht verfügbar, fehlt Dir die Berechtigung zum Bearbeiten von Offenen Posten.
**Mahnsperre für einen Kunden setzen**
1. Öffne die Kundendaten.
2. Aktiviere den Bearbeitungsmodus.
3. Schalte im Kopf der Karte für die Kunden-Zahlungsmodalitäten den Toggle `Mahnsperre` ein.
4. Speichere die Änderung.
Die Kundensperre schließt die Offenen Posten dieses Kunden vom Mahnlauf aus.
**Zahlungsart als mahnbar kennzeichnen**
1. Öffne [**`Einstellungen > Finanzen > Zahlungsmodalitäten`**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/zahlungsmodalitaten.md).
2. Öffne die gewünschte Zahlungsart.
3. Aktiviere den Toggle `Mahnbar` und speichere die Zahlungsart.
Nur OPs mit einer als `Mahnbar` markierten Zahlungsart erscheinen im Mahnvorschlag.
{% hint style="info" %}
**Wichtig**
Eine neu gesetzte Mahnsperre entfernt keinen OP, der bereits in einem bestehenden Mahnentwurf liegt. Dafür musst Du den Entwurf öffnen und die Position entfernen oder den Entwurf löschen.
{% endhint %}
### Mahnvorschlag erstellen
Öffne[ **Finanzen → Mahnwesen**](/vario-cloud-handbuch/finanzen/mahnwesen.md). Im Tab **Mahnvorschlag** stehen alle aktuell mahnbaren offenen Posten. Suche, Filter und Mahnstufen grenzen die Liste ein.
#### Mahnlauf aus dem Mahnvorschlag anlegen
1. Prüfe die angezeigten offenen Posten.
2. Grenze die Liste bei Bedarf mit Filtern ein.
3. Markiere gezielt Posten oder lasse alle Treffer unmarkiert.
4. Klicke auf **Mahnlauf**. 
5. Wähle bei einer Markierung unter **Auswahl** die gewünschte Option.
6. Wähle Gruppierung, Umgang mit Mahngebühren und Zahlungsstichtag.
7. Speichere den Dialog.
Bei markierten Posten stehen diese Optionen zur Verfügung:
* **Einbeziehen** mahnt nur die markierten Posten.
* **Ignorieren** mahnt alle gefilterten Posten außer den markierten.
VARIO Cloud erstellt den Mahnlauf im Hintergrund. Enthält die Auswahl keine passenden Posten, entsteht kein Mahnlauf.
#### Mahnlauf für ausgewählte Kunden anlegen
Im Tab **Mahnbare Kunden** siehst Du Kunden mit mahnbaren Posten.
1. Markiere mindestens einen Kunden.
2. Klicke auf **Mahnlauf**.
3. Wähle Beschreibung, Gruppierung, Mahngebühren und Zahlungsstichtag.
4. Speichere den Dialog.
Der Lauf berücksichtigt alle mahnbaren offenen Posten der gewählten Kunden.
#### Mahnlauf ohne Vorauswahl anlegen
Erstelle im Tab **Mahnläufe** über **Mahnlauf** einen neuen Lauf. Dort steht zusätzlich das Feld **Fälligkeitsdatum** zur Verfügung. VARIO Cloud berücksichtigt nur Posten, die bis zu diesem Datum fällig sind.
### Einzelmahnungen und Sammelmahnungen
Die Einstellung **Gruppierung** legt fest, wie VARIO Cloud die Posten bündelt.
| Gruppierung | Ergebnis |
| ------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Sammelmahnung je Kunde | Eine Mahnung je Kunde und Währung mit allen passenden Posten. Diese Option ist voreingestellt. |
| Je Kunde und Mahnstufe | Getrennte Mahnungen je Kunde, Währung und Mahnstufe. So erhält jede Stufe ihren eigenen Text. |
| Einzelmahnung je offenem Posten | Eine eigene Mahnung für jeden offenen Posten. |
{% hint style="info" %}
**Wichtig**
Eine Sammelmahnung fasst nur offene Posten derselben Währung zusammen.
{% endhint %}
#### Umgang mit Mahngebühren
| Einstellung | Wirkung beim Festschreiben |
| --------------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| Auf Posten verteilen | Verteilt die Mahngebühr anteilig auf die Posten der Mahnung. |
| Nur andrucken, nicht buchen | Druckt die Gebühr, ohne sie zu buchen. |
| Eigener offener Posten | Erstellt einen eigenen offenen Posten für die Mahngebühr. |
**Zahlungen berücksichtigt bis** legt den Zahlungsstichtag fest. Das Tagesdatum ist vorausgewählt.
### Mahnentwürfe prüfen und bearbeiten
Nach dem Anlegen enthält der Mahnlauf bearbeitbare Entwürfe. Öffne ihn über den Tab **Mahnläufe**. Die Übersicht zeigt den Status jeder Mahnung, etwa **Entwurf**, **Festgeschrieben**, **Gedruckt** oder **Storniert**.
1. Öffne die gewünschte Mahnung.
2. Prüfe Kunde, Mahnstufe, Daten, Sprache, Gebühr und Positionen.
3. Aktiviere den Bearbeitungsmodus.
4. Passe Mahnstufe, Daten, Gebühr oder Texte bei Bedarf an.
5. Ergänze oder entferne offene Posten über die Positionsliste.
6. Speichere die Änderungen.
Du kannst Standardtexte der Mahnstufe verwenden oder individuelle Texte hinterlegen. Die Texte erfasst Du unter [**Einstellungen -> Finanzen -> Mahnungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/mahnungen.md) für jede Mahnstufe separat. Nur Entwürfe lassen sich bearbeiten, ergänzen oder löschen. Nutze die Vorschau für die inhaltliche Prüfung.
### Mahnungen festschreiben
Beim Festschreiben bucht VARIO Cloud Gebühren und Zinsen gemäß Deiner Auswahl. Die Mahnung kann danach nicht mehr bearbeitet werden.
#### Alle Entwürfe festschreiben
1. Öffne den Mahnlauf.
2. Prüfe Entwürfe und Positionen.
3. Klicke auf **Mahnlauf festschreiben**.
4. Bestätige die Abfrage.
#### Einzelnen Entwurf festschreiben
1. Öffne das Aktionsmenü der Mahnung.
2. Klicke auf **Festschreiben**.
3. Bestätige die Abfrage.
VARIO Cloud setzt das nächste Fälligkeitsdatum nach der gewählten Mahnstufe.
{% hint style="warning" %}
Reguläres Drucken, E-Mail-Versand oder Herunterladen kann einen Entwurf festschreiben. Prüfe daher zuerst die Vorschau.
{% endhint %}
### Mahnungen ausgeben
Im geöffneten Mahnlauf stehen folgende Optionen bereit:
* **Mahnlauf drucken → Drucken** gibt den gesamten Mahnlauf aus.
* **Mahnlauf drucken → Als E-Mail senden** startet den Versand für den gesamten Lauf.
* In einer einzelnen Zeile kannst Du drucken, per E-Mail senden oder als PDF herunterladen.
Über das Aktionsmenü einer einzelnen Mahnung kannst Du einen freien Druckreport verwenden. Außerdem kannst Du individuelle E-Mail-Empfänger auswählen. Nach erfolgreicher Ausgabe erhält die Mahnung den Status **Gedruckt**.
Für den Sammeldruck und Versand benötigst Du Ausgaberegeln für das Modul **Mahnung-Listen**. Richte sie unter [Ausgabe](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md) ein. Die Reports verwaltest Du unter [Modul Mahnung-Listen](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-mahnungen-listen.md).
### Entwürfe löschen und Mahnungen stornieren
#### Entwurf löschen
Lösche einzelne oder alle Entwürfe eines Mahnlaufs. Ihre offenen Posten stehen danach wieder für neue Mahnläufe bereit.
1. Öffne den Mahnlauf.
2. Öffne das Aktionsmenü eines Entwurfs.
3. Wähle **Entwurf löschen** oder die Aktion für alle Entwürfe.
4. Bestätige die Abfrage.
#### Festgeschriebene Mahnung stornieren
Storniere eine festgeschriebene oder gedruckte Mahnung über **Mahnung stornieren** im Aktionsmenü. VARIO Cloud bucht entstandene Gebühren und Zinsen zurück. Die enthaltenen Posten stehen anschließend wieder für einen neuen Mahnlauf bereit.
Du kannst auch den gesamten geöffneten Mahnlauf stornieren. Ist eine Stornierung nicht zulässig, zeigt VARIO Cloud eine Meldung.
### Fehlende offene Posten im Mahnvorschlag
Prüfe diese Punkte, wenn ein Posten nicht erscheint:
* Der Posten ist offen, hat einen negativen Saldo und ist eine Forderung.
* Der Posten ist zum gewählten Stichtag fällig.
* Der Beleg ist veröffentlicht oder eingefroren. Beleglose Posten können ebenfalls erscheinen.
* Es besteht keine Mahnsperre am Posten oder Kunden.
* Die Zahlungsart ist als **Mahnbar** gekennzeichnet.
* Der Posten gehört nicht bereits zu einem anderen Mahnlauf oder Entwurf.
Weitere Informationen zu einzelnen Posten findest Du unter [Offener Posten](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md).
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