Lastschriften

Wickle Lastschriften in VARIO Cloud ab und verwalte Deine Zahlungseinzüge zentral im Finanzbereich.

Mit Lastschriftläufen bereitest Du offene Kundenforderungen für die Übergabe an Deine Bank oder Banking-App vor. Du wählst passende Offene Posten aus, prüfst Zahlungsaufträge, führst den Lauf durch und übergibst Aufträge.

Um Lieferantenüberweisungen zu tätigen, gehst Du über den Menüpunkt Zahlungen.

Voraussetzungen

Bevor Du einen Lastschriftlauf erzeugst, müssen folgende Stammdaten vorhanden sein:

1. Eine Bank mit mindestens einem Bankkonto.
2. Eine Zahlungsart vom Typ SEPA-Basislastschrift oder SEPA-Firmenlastschrift.
3. Eine Zahlungsträgervorlage vom Typ Lastschriften.
4. Eine aktive Bankverbindung und ein verwendbares SEPA-Mandat am Kunden.
5. Eine Gläubiger-ID an Deiner eigenen Bank.
6. Offene Forderungen ohne Zahlungssperre oder aktiven Zahlungsvorgang.

Die sichtbaren Menüpunkte und Aktionen hängen von Deinen Berechtigungen ab. Fehlt ein Bereich oder eine Schaltfläche, prüfe Deine Lese-, Anlage- und Löschrechte für Banken und Bankzahlungen.

Hinweis

Berechtigungen allein genügen nicht: Ist die Bank über finAPI angebunden, benötigt jeder Benutzer zusätzlich eine eigene Verbindung als Bankschnittstellenbenutzer. Ohne diese Verbindung kann ein Benutzer trotz passender Rechte keine Lastschriften auslösen.

Grundeinstellungen vornehmen

Eigene Bank und Bankkonto einrichten

Eigene Bank und Bankkonto einrichten

Öffne Einstellungen / Finanzen / Onlinebanking. Dort verwaltest Du Banking-Apps, Bankschnittstellen, Banken, Bankkonten und Zahlungsträgervorlagen.

Für einen Lauf benötigt VARIO Cloud ein Bankkonto. Das aktive Standardkonto wird in der Selektion zuerst vorgeschlagen. Vor dem Erzeugen kannst Du ein anderes Bankkonto wählen.

Für manuell angelegte Bankkonten stehen unter anderem folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Bedeutung im Zahlungsprozess
Bezeichnung	Interner Name des Bankkontos.
IBAN	IBAN des eigenen Kontos.
Kontonummer	Kontonummer des eigenen Kontos.
Unterkontonummer	Optionale Unterkontonummer.
Kontoinhaber	Inhaber des eigenen Kontos.
Währung	Währung des Bankkontos.
Kontokorrent-Betrag	Betrag, den VARIO Cloud zusätzlich zum Kontosaldo berücksichtigt.
Sortierung	Reihenfolge des Bankkontos in Auswahllisten.
Standard	Kennzeichnet das bevorzugte Bankkonto.

Gläubiger-ID für Lastschriften hinterlegen

Für SEPA-Lastschriften muss an der eigenen Bank eine Gläubiger-ID hinterlegt sein:

1. Öffne wieder Einstellungen / Finanzen / Onlinebanking.
2. Öffne die gewünschte Bank.
3. Aktiviere den Bearbeitungsmodus.
4. Trage die Gläubiger-ID ein.
5. Speichere die Bank.

Die Gläubiger-ID wird aus der ausgewählten eigenen Bank ermittelt. Fehlt sie, erhält der Zahlungsauftrag den Status Fehlerhaft. Beim Versand schreibt VARIO Cloud die ID in die einzelnen Lastschriftpositionen.

Zahlungsarten anlegen

Öffne Einstellungen / Finanzen / Zahlungsmodalitäten / Zahlungsart. Lege dort die Zahlungsarten für Adressen und Belege an.

Für Lastschriftläufe ist besonders das Feld Typ wichtig:

Typ	Verwendung
SEPA-Basislastschrift	Kundenforderungen im Bereich Lastschriften.
SEPA-Firmenlastschrift	Kundenforderungen im Bereich Lastschriften.

Andere Zahlungsarten werden nicht in Lastschriftläufe aufgenommen.

Feld	Beschreibung
Kürzel	Eindeutige Kurzbezeichnung der Zahlungsart.
Beschreibung	Bezeichnung der Zahlungsart.
Mahnbar	Kennzeichnet die Zahlungsart für das Mahnwesen.
Typ	Legt die Verwendung für Lastschrift, Überweisung, Verrechnung oder sonstige Vorgänge fest.
+ Tage für Erstlastschrift	Pflichtfeld bei SEPA-Lastschriftarten.
+ Tage für Folgelastschrift	Pflichtfeld bei SEPA-Lastschriftarten.
Geschäftsvorfall	Erforderlich, wenn OPs automatisch abgeschlossen werden sollen.
Externe Zahlungsart	Optionale externe Kennung.
Druckbeschreibung	Text für den Belegausdruck mit Platzhaltern.
Übersetzungen	Sprach- und belegabhängige Drucktexte.

Wenn Du Optionen zum automatischen Abschließen verwendest, steuerst Du diese nach OP-Art oder Buchungskontoart. Beide Varianten schließen sich gegenseitig aus. Dafür muss ein Geschäftsvorfall hinterlegt sein.

Hinweis

Die Zahlungsart eines Offenen Postens bestimmt seine Eignung für den Lauf. Prüfe deshalb die Zahlungsart in Adresse und Beleg.

Zahlungsart in Adresse und Beleg prüfen

In einer Adresse hinterlegst Du die Zahlungsart im Bereich Kunde für Verkaufsvorgänge.

Im Beleg steht die Zahlungsart ebenfalls in den Zahlungsangaben zur Verfügung. Der daraus entstehende Offene Posten übernimmt die verwendete Zahlungsart.

Bankverbindung an der Adresse hinterlegen

Öffne die gewünschte Adresse und scrolle runter zu Bankverbindungen. Lege dort über den Button + Bank die Bankverbindung des Kunden an.

Feld	Beschreibung
Bankname	Name der Bank des Geschäftspartners.
Kontoinhaber (Abweichend)	Vorrangiger Name beim Erzeugen eines Zahlungsdatensatzes.
IBAN	IBAN des Geschäftspartners.
BIC	BIC des Geschäftspartners.
Hauptbankverbindung	Kennzeichnet die bevorzugte Bankverbindung.
Aktiv	Zeigt, ob die Bankverbindung aktiv ist.

VARIO Cloud verwendet die Hauptbankverbindung oder die einzige vorhandene Bankverbindung. Leerzeichen in IBAN und BIC werden entfernt.

SEPA-Mandat am Kunden hinterlegen

Für eine SEPA-Lastschrift benötigst Du ein Mandat an der Kundenbankverbindung:

1. Öffne die gewünschte Adresse.
2. Öffne Bankverbindungen.
3. Klappe die betreffende Bankverbindung auf.
4. Klicke unter SEPA Mandate auf + SEPA-Mandat.
5. Fülle die Mandatsdaten aus und speichere den Eintrag.

Feld	Beschreibung
Kennzeichen	Mandatsreferenz.
Ausstellzeitpunkt	Datum des Mandats. Ein zukünftiges Datum führt zu einem Fehler.
Zuletzt benutzt	Datum der letzten hinterlegten Verwendung.
Notiz	Freier Hinweis zum Mandat.

VARIO Cloud übernimmt Mandatsreferenz und Ausstellzeitpunkt aus einem verwendbaren Mandat. Fehlt ein passendes Mandat, bleibt der Zahlungsauftrag Fehlerhaft.

Zahlungsträgervorlage anlegen

Öffne Einstellungen / Finanzen / Onlinebanking. Scrolle zu Zahlungsträgervorlagen und klicke auf + Zahlungsträgervorlage.

Einstellung	Beschreibung
Bezeichnung	Eindeutiger Name der Vorlage.
Typ der Zahlungsvorlage	Für diese Läufe verwendest Du den Typ Lastschriften.
Standard für Zahlungsvorlagentyp	Kennzeichnet die Standardvorlage je Typ.
Sammelauftrag möglich	Übernimmt die Einstellung als Sammelbuchungswunsch in den Zahlungsauftrag.
Positionen je Empfänger zusammenfassen	Fasst Positionen beim Senden je Empfänger zusammen.
Skonto immer ziehen	Nur bei Lastschriftvorlagen. Zieht Skonto 1 unabhängig von der Frist.
Gutschriften vor Lastschrift verrechnen	Nur bei Lastschriftvorlagen. Verrechnet offene Kundengutschriften vor dem Einzug.
Wertstellungsdatum manuell setzen	Fordert beim Erzeugen die Eingabe eines Wertstellungsdatums an.
Beschreibung	Optionale Beschreibung der Vorlage.

Hinweis

Für Lastschriftläufe kannst Du nur Vorlagen vom Typ Lastschriften verwenden.

Verwendungszweck mit Platzhaltern vorbereiten

Unter Felder kannst Du eine Feldvorlage für den Verwendungszweck ergänzen. Der Text darf bis zu 140 Zeichen enthalten. Er kann Platzhalter aus dem Offenen Posten verwenden.

Ohne eigenen Verwendungszweck nutzt VARIO Cloud die Belegnummer. Fehlen ein auflösbarer Vorlagentext und eine Belegnummer, wird der Zahlungsdatensatz als fehlerhaft markiert.

Welche Offenen Posten werden angeboten?

Die Selektion berücksichtigt nur Offene Posten, die zum Lastschriftlauf passen:

Voraussetzung	Erforderlicher Wert
OP-Art	Forderung
Zahlungsart	SEPA-Basislastschrift oder SEPA-Firmenlastschrift
Saldo	Noch nicht ausgeglichen
Zahlungssperre	Nicht gesetzt
Zahlungsstatus des OP	Keinem erzeugten oder übertragenen Auftrag zugeordnet
Aktiver, unverarbeiteter Zahllauf	OP darf nicht bereits enthalten sein

Zusätzlich kannst Du die Liste mit Such- und Filterfunktionen einschränken. Verfügbar sind unter anderem Filter für Adresse und Fälligkeitsdatum.

Lastschriftlauf erzeugen

Bereich öffnen

Öffne Finanzen > Lastschriften und wechsle in den Reiter Selektion.

Summen und Bankkonto prüfen

Oberhalb der Liste siehst Du die relevanten Werte:

Anzeige	Beschreibung
Kontosaldo	Aktueller Kontostand des ausgewählten Kontos, soweit verfügbar.
Kontokorrent-Betrag	Zusätzlicher, am Bankkonto hinterlegter Betrag.
Einzug (ausgewählt)	Summe der markierten Offenen Posten.
Einzug (gesamt)	Summe aller Offenen Posten der aktuellen Selektion.
Bankkonto	Eigenes Konto für den Lauf.
Vorlage	Zahlungsträgervorlage für den Lauf.

Offene Posten auswählen

Du kannst einen Lauf auf drei Arten zusammenstellen:

1. Markiere gewünschte OPs und wähle Nur markierte verarbeiten.
2. Markiere auszuschließende OPs und wähle Markierte ignorieren.
3. Markiere nichts. VARIO Cloud verarbeitet alle OPs der aktuellen Filterung.

Ein Klick auf eine Zeile schaltet ihre Markierung um. Über die Links öffnest Du OP, Adresse oder Beleg in einem neuen Tab.

Wertstellungsdatum festlegen

Ist in der Vorlage Wertstellungsdatum manuell setzen aktiv, zeigt der Bestätigungsdialog das Pflichtfeld Wertstellungsdatum. Das System schlägt ein Datum zwei Tage in der Zukunft vor. Du kannst ein heutiges oder zukünftiges Datum wählen.

Ohne manuelle Vorgabe verwendet das System das Fälligkeitsdatum des OPs. Liegt es in der Vergangenheit, wird der aktuelle Tag verwendet.

Lauf starten

1. Prüfe Bankkonto, Vorlage und Filterung.
2. Markiere bei Bedarf einzelne Offene Posten.
3. Klicke auf Lastschriften erzeugen.
4. Wähle bei einer Markierung den Verarbeitungsmodus.
5. Trage bei Bedarf das Wertstellungsdatum ein.
6. Bestätige mit OK.

VARIO Cloud erstellt den Lauf als Hintergrundtask. Nach der erfolgreichen Erstellung aktualisiert sich die Selektionsliste. Verarbeitete OPs verschwinden daraus.

Die Meldung Zahllauf erstellt. enthält die Aktion Zahllauf öffnen. Wurden keine geeigneten OPs gefunden, erscheint Keine offenen Posten für Zahllauf gefunden..

Sonderfall: Gutschriften vor der Lastschrift verrechnen

Hat ein Kunde neben mehreren offenen Rechnungen auch eine offene Gutschrift, kann VARIO Cloud die Gutschrift bereits beim Erzeugen des Lastschriftlaufs mit den Rechnungs-OPs verrechnen. Dadurch wird nur der danach verbleibende Forderungsbetrag in den Lastschriftauftrag übernommen.

Voraussetzungen dafür sind:

1. In der verwendeten Lastschrift-Zahlungsträgervorlage ist Gutschriften vor Lastschrift verrechnen aktiviert.
2. Die Gutschrift gehört zu demselben Kunden und besitzt dieselbe Währung wie die zu verrechnenden Rechnungen.
3. Die Gutschrift ist noch nicht vollständig ausgeglichen und ihre Rückzahlungsart ist auf Zahlungsverschiebung für eine spätere Verrechnung eingestellt.
4. Für die Gutschrift bestehen keine Zahlungssperre und keine Zuordnung zu einem anderen Zahlungs- oder Mahnlauf.

Beim Erzeugen des Lastschriftlaufs führt VARIO Cloud die folgenden Schritte aus:

1. Das System ermittelt die ausgewählten Rechnungs-OPs und gruppiert sie nach Kunde und Währung.
2. Passende offene Gutschriften werden automatisch ermittelt. Du musst die Gutschriften in der Lastschriftselektion nicht zusätzlich markieren.
3. Rechnungen und Gutschriften werden jeweils beginnend mit dem ältesten OP verrechnet.
4. Eine vollständig verrechnete Rechnung erhält den Saldo 0 und wird in der OP-Anzeige als Abgeschlossen geführt. Sie wird nicht in den Lastschriftauftrag übernommen.
5. Wird eine Rechnung nur teilweise verrechnet, bleibt ihr reduzierter offener Betrag bestehen. Nur dieser Restbetrag wird per Lastschrift eingezogen.
6. Der offene Betrag der verwendeten Gutschrift wird um den verrechneten Betrag reduziert. Ist die Gutschrift vollständig verbraucht, wird auch sie als Abgeschlossen geführt; ein nicht verwendeter Rest bleibt offen.

Wichtig

Die OP-Verrechnung findet beim Erzeugen des Lastschriftlaufs statt und nicht erst bei der späteren Übergabe an die Bank.

Beispiel

Ein Kunde besitzt die folgenden OPs. Die Rechnungen sind nach ihrem Datum von alt nach neu aufgeführt:

OP	Offener Betrag vor der Verrechnung
Rechnung 1	50,00 €
Rechnung 2	80,00 €
Rechnung 3	120,00 €
Gutschrift	100,00 €

VARIO Cloud verrechnet die Gutschrift zuerst vollständig mit Rechnung 1. Die verbleibenden 50,00 € der Gutschrift werden anschließend auf Rechnung 2 angerechnet. Daraus ergibt sich:

OP	Ergebnis nach der Verrechnung
Rechnung 1	0,00 € – abgeschlossen
Rechnung 2	30,00 € offen
Rechnung 3	120,00 € offen
Gutschrift	0,00 € – abgeschlossen

Der Lastschriftauftrag wird damit nicht über ursprünglich 250,00 €, sondern nur über den verbleibenden Gesamtbetrag von 150,00 € erzeugt.

Ist die Gutschrift höher als die Summe aller ausgewählten Rechnungen, werden sämtliche Rechnungen vollständig ausgeglichen. Der nicht verbrauchte Betrag der Gutschrift bleibt offen. Da kein einzuziehender Rechnungsbetrag mehr vorhanden ist, wird für diese OPs kein Lastschriftlauf erzeugt.

Was erzeugt ein Lastschriftlauf?

VARIO Cloud fasst Offene Posten nach folgenden Eigenschaften zu Zahlungsaufträgen zusammen:

• Zahlungsart.
• Wertstellungsdatum.
• Lastschrift-Sequenztyp.
• Einstellung für den Sammelauftrag.

Jeder Zahlungsauftrag enthält mindestens einen Zahlungsdatensatz. Dieser verweist in der Regel auf den zugehörigen Offenen Posten.

Wert	Quelle oder Berechnung
Name	Abweichender Kontoinhaber, sonst Name der Standardadresse, sonst Anzeigename der Adresse.
IBAN und BIC	Hauptbankverbindung oder einzige Bankverbindung der Adresse.
Betrag	Offener Betrag oder Zahlungsplanbetrag abzüglich gültigem Skonto.
Verwendungszweck	Feldvorlage Verwendungszweck; ohne Vorlage die Belegnummer.
Mandatsreferenz und Mandatsdatum	Verwendbares SEPA-Mandat der Kundenbankverbindung.
Lastschrift-Sequenztyp	Erste, bis das Mandat als erstmals verwendet gilt; danach Wiederholend.

Erzeugte Lastschriftaufträge prüfen

Wechsle im Bereich Lastschriften in den zweiten Reiter. Die Liste zeigt die erzeugten Aufträge. Klappe einen Eintrag auf, um Zahlungsdatensätze zu sehen. Öffne ihn, um Details zu bearbeiten.

Status eines Zahlungsauftrags

Status	Bedeutung im Arbeitsablauf
Zur Übergabe bereit	Der Auftrag hat keine bekannten Validierungsfehler.
Vorbereitet	Der Zahlungsanbieter hat den Auftrag vorbereitet. Eine externe Aktion kann erforderlich sein.
Verschickt	Der Auftrag wurde an den Zahlungsanbieter übergeben.
Abgebrochen	Der Auftrag wurde abgebrochen und kann erneut angestoßen werden.
Fehlerhaft	Mindestens ein Zahlungsdatensatz enthält einen Validierungsfehler.
Unbekannt	Der Zahlungsanbieter lieferte einen nicht aufgelösten Status.

Fehlerhafte Aufträge korrigieren

Öffne einen Auftrag mit dem Status Fehlerhaft. In der Übersicht siehst Du Datensatzanzahl, Gesamtbetrag, Wertstellungsdatum, Bankkonto und die Gläubiger-ID.

Fehlerhafte Datensätze sind hervorgehoben. Sie zeigen die Meldungen direkt an. Bei einem fehlenden Mandat kann die Meldung auf die betroffene Adresse verlinken.

Du kannst den Auftrag im Formular- oder Tabellenmodus anzeigen:

• Im Formularmodus bearbeitest Du alle Felder des Auftrags und seiner Datensätze.
• Im Tabellenmodus werden Datensätze nach Empfänger oder Adresse gruppiert.
• Im Tabellenmodus kannst Du die Bankverbindung wechseln, Datensätze ergänzen oder löschen.

Feld	Bearbeitung und Prüfung
Empfänger	Darf nicht leer sein.
IBAN	Außerhalb von Banking-Apps erforderlich und auf Gültigkeit geprüft.
BIC	Kann bearbeitet werden.
Betrag	Muss größer als 0 sein.
Zweck	Darf nicht leer sein.
Offener Posten	Verknüpfter OP, der aus dem Datensatz geöffnet werden kann.
Mandatsreferenz	Für Lastschriften erforderlich.
Mandatsdatum	Für Lastschriften erforderlich und nicht zukünftig.
Gläubiger-ID	Wird aus der eigenen Bank ermittelt und nur angezeigt.

Änderst Du einen Betrag, warnt VARIO Cloud vor einer Unter- oder Überzahlung. Die Warnung verhindert das Speichern nicht.

Auftrag oder Datensatz neu prüfen

Klicke nach Korrekturen auf Neu prüfen. VARIO Cloud ergänzt fehlende Werte aus der Adresse des zugehörigen OPs. Danach prüft das System alle Datensätze erneut. Bereits gefüllte Werte bleiben erhalten.

Ein Auftrag wechselt erst von Fehlerhaft zu Zur Übergabe bereit, wenn kein Validierungsfehler mehr vorliegt.

Felder, die nach dem Anlegen feststehen

Bei einer bestehenden Zahlung kannst Du folgende Zuordnungen nicht ändern:

• Eigenes Bankkonto.
• Zahlungstyp.
• Lastschrift-Sequenztyp.

Aufträge können nur im Status Zur Übergabe bereit oder Fehlerhaft bearbeitet und geprüft werden. Bereits vorbereitete, verschickte, abgebrochene oder unbekannte Aufträge lassen sich im normalen Formular nicht ändern.

Lastschriftlauf durchführen

Bei einem geöffneten Lauf stehen in der Kopfzeile die Aktionen Zahllauf und Zahllauf stornieren zur Verfügung.

1. Korrigiere alle fehlerhaften Aufträge, die verarbeitet werden sollen.
2. Klicke auf Zahllauf.
3. VARIO Cloud berücksichtigt alle Aufträge, die nicht Fehlerhaft oder Verschickt sind.

Der Lauf wird verarbeitet, sobald mindestens ein Auftrag berücksichtigt werden konnte. Fehlerhafte Aufträge werden ausgelassen. Sind alle Aufträge fehlerhaft, bleibt der Lauf unverarbeitet.

Wichtig

Die Aktion Zahllauf versendet keine Aufträge. Übergib jeden gewünschten Auftrag anschließend an die Bank oder Banking-App.

Lastschriftauftrag an die Bank übergeben

In der Liste der Lastschriften findest Du rechts am Auftrag die Übergabeaktion.

Übergabe über eine Bankschnittstelle

Bei Zur Übergabe bereit oder Abgebrochen startet die Aktion die Übergabe. Benötigt der Anbieter eine Weboberfläche, öffnet VARIO Cloud diese in einem neuen Fenster. Anschließend wird der Status regelmäßig geprüft.

Bei Vorbereitet ruft VARIO Cloud die ausstehende Aktion des Anbieters ab und öffnet dessen Weboberfläche.

Erscheint beim Übergeben die Meldung „Der Benutzer hat keine Verbindung zu Bankkonto …“, fehlt Deinem Cloud-Benutzer die Verbindung zum verwendeten Bankkonto. Eine Verbindung eines anderen Mitarbeiters genügt nicht. Wie Du Deine eigene Verbindung herstellst, findest Du unter Onlinebanking: Verbindung zum Bankkonto herstellen.

Übergabe über eine Banking-App

Ist das Bankkonto mit einer Banking-App verknüpft, öffnet die Aktion den Dialog der passenden installierten App. Die weiteren Schritte hängen von der App ab.

Zahlungsstatus aktualisieren

Öffne das Kontextmenü eines Zahlungsauftrags und wähle Zahlungsstatus prüfen. VARIO Cloud fragt den Status beim Zahlungsanbieter ab und aktualisiert die Liste.

Lastschriftlauf stornieren

Ein unverarbeiteter und nicht stornierter Lauf kann über Zahllauf stornieren aufgelöst werden:

1. Öffne den betreffenden Lauf.
2. Klicke auf Zahllauf stornieren.
3. Bestätige den Dialog.

VARIO Cloud setzt alle nicht verschickten Aufträge des Laufs auf Abgebrochen. Alle verknüpften Offenen Posten werden für neue Zahlungsvorgänge freigegeben. Das gilt auch für OPs eines verschickten Auftrags. Der Auftrag selbst bleibt Verschickt.

Wichtig

Storniere einen Lauf nicht, wenn Aufträge bereits übergeben wurden. Prüfe zuerst den tatsächlichen Bankstatus.

Nach einem verarbeiteten oder stornierten Lauf sind beide Laufaktionen gesperrt.

Lastschriftauftrag oder Datensatz löschen

Mit der passenden Löschberechtigung kannst Du einen Zahlungsauftrag, Empfängerblock oder einzelnen Zahlungsdatensatz löschen.

Löschst Du einen mit einem OP verknüpften Datensatz, wird der OP wieder für einen neuen Zahlungsvorgang freigegeben. Enthält der Auftrag danach keinen Datensatz mehr, wird auch der Auftrag gelöscht.

Wichtig

Prüfe vor dem Löschen den tatsächlichen Stand beim Zahlungsanbieter. Die Löschfunktion setzt die interne Zahlungszuordnung des Offenen Postens zurück.