FiBu-Übergabe
Voraussetzungen
Damit Deine Umsätze richtig kontiert werden um diese für die FiBu-Übergabe vorzubereiten müssen zunächst einige Einstellungen in Deiner VARIO Cloud getroffen werden.
Benötigte Berechtigungen
Um die FiBu-Übergaben einsehen zu können, benötigst werden sowohl die Berechtigung “FiBu-Übergabe Lesen” und “FiBu-Übergabe Buchungen lesen” benötigt. Weitere Informationen zu den Berechtigungen findest Du hier.
Reiter Konten
Der Bereich Konten unter “Einstellungen->Finanzen->Finanzbuchhaltung” dient lediglich für interne Zwecke als eine Übersicht. Hier kannst Du alle Konten hinterlegen, die genutzt werden. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Reiter Kostenstellen
Im Bereich Kostenstellen unter “Einstellungen->Finanzbuchhaltung” kannst Du Kostenstellen für die einzelnen Bereiche im Unternehmen anlegen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Reiter Kontozuordnungen
Des Weiteren musst Du unter “Einstellungen->Finanzbuchhaltung->Kontozuordnungen” für alle möglichen Ein -und Verkäufe eine Kontozuordnung einrichten. Klicke hierfür einfach auf “+Kontozuordnung”. Hier kannst Du jetzt individuell Deine Kontozuordnung hinterlegen.
Im folgenden Beispiel haben wir eine Kontozuordnung für einen Verkaufsbeleg im Inland angelegt, die nur bei einem Steuersatz von 7 % greift. Wird nun eine Rechnung für einen Kunden mit 7 % MwSt. erstellt und der Kunde befindet sich im Inland, wird bei der FiBu-Übergabe die FiBu-Kontonummer 8334 übergeben. Unter “Geschäftsvorfall” kannst Du einen der Geschäftsvorfälle auswählen, die im darunter liegenden Bereich “Geschäftsvorfälle” hinterlegt sind.
Selbstverständlich kannst Du hier weitere Einschränkungen vornehmen, wie z. B. einen Gültigkeitszeitraum oder eine bestimmte Warengruppe. Es ist auch möglich, das entsprechende FiBu-Konto bei der Übergabe anhand des Ursprungslands der Leistungserbringung oder des Ziellands der Leistungserbringung zu ermitteln.
FiBu-Vorschau im Beleg
In einem Beleg, der für die FiBu relevant ist, kannst Du über “Aktionen->FiBu-Übergabe Testlauf” kontrollieren, ob das korrekte FiBu-Konto ermittelt wird.
FiBu-Übergabe
FiBu-Übergabe anlegen
Nachdem Du nun für alle Deine Geschäftsvorfälle FiBu-Kontonummern zugeordnet hast, kannst Du mit einer FiBu-Übergabe für Deine Belege beginnen. Dafür öffnest Du den Menüpunkt “Finanzen->FiBu Übergabe”. Hier klickst Du auf “+FiBu-Übergabe” und wählst einen Zeitraum für die Übergabe aus. Des Weiteren kannst Du Einschränkungen der Buchungsdaten vornehmen. Du kannst entweder nur Einkaufsbelege, Finanzbuchungen, Verkaufsbelege, oder eine Kombination daraus selektieren. Auch kannst Du Einschränkungen für den Verkaufskanal und das Bankkonto vornehmen.
Hier eine Auflistung aller Buchungsdaten und der dazugehörigen Belege:
- Einkaufsbelege
Eingangsrechnung, Eingangsgutschriften - Verkaufsbelege
Ausgangsrechnungen, Ausgangsgutschriften, Rechnungsstornos, Rechnungskorrekturen, Provisionsabrechnungen und Provisionsabrechnungsstornos - Vorkasse
Steuer-Buchungen aus einer Vorkasse-Zahlung, Steuer-Gegenbuchungen der Rechnung zu einer Vorkasse-Zahlung und Umbuchung der Belegnummer Vorkasse-Auftrag auf Rechnung - Finanzbuchungen
Buchungen aus einer Zahlung - Forderungsmanagement
Mahnungen, Mahnungsstornos, manueller OP-Abschluss und OP-Verrechnungen
Wenn Du nichts auswählst oder auf Finanzbuchungen eingeschränkt hast, besteht die Möglichkeit auch auf ein bestimmtes Bankkonto einzuschränken. Abschließend klickst Du auf “Anlegen”.
Jetzt wurde für den ausgewählten Zeitraum eine FiBu-Übergabe erzeugt, mit dem Status “offen”. Hier erhältst Du eine Übersicht aller Belege, die für die Übergaben ermittelt wurden.
Belege für die Übergabe veröffentlichen
Damit die Belege in die Übergabe einbezogen werden können, müssen diese zuerst innerhalb der Belegerfassung über die Belegfunktionen durch Herunterladen, Drucken, Versenden oder Ausgeben veröffentlicht werden. Mehr dazu findest Du unter “Belegfunktionen“.
FiBu-Übergabe ansehen
Im Bereich “Buchungen” erhältst Du die Übersicht der Belege. Mit einem Klick auf die Belegnummer öffnest Du den entsprechenden Beleg. Über das Symbol 
kannst Du direkt den VARIO Beleg (bei Verkaufsbelegen) oder das zugehörige DMS-Dokument (bei Einkaufsbelegen, wenn vorhanden) öffnen. Über den Dropdownpfeil vor dem jeweiligen Beleg werden zusätzliche Informationen angezeigt, z.B. das ermittelte FiBu-Konto. Konnte für einen Beleg kein FiBu-Konto ermittelt werden, färbt sich der Pfeil rot.
Die Summe aller fehlenden Kontozuordnungen wird im Bereich Verwaltung angezeigt.
Mit einem Klick auf die Zahl kannst Du alle Buchungssätze mit fehlenden Kontozuordnungen öffnen. Mit einem Rechtsklick auf einen dieser Datensätze hast Du die Möglichkeit, entweder für den vorliegenden Geschäftsvorfall einmalig manuell eine Kontozuordnung vorzunehmen oder eine Kontozuordnung im Stapel für alle identischen Geschäftsvorfälle vorzunehmen.
Solltest Du Dich für die “Stapel Konto Zuordnung” entscheiden, kannst Du die Option “Zuordnung in Stammdaten übernehmen” aktivieren.
Durch die Aktivierung dieser Option, werden die hier angelegten Kontozuordnungen automatisch in die Einstellungen für die Kontozuordnungen übernommen und bei der nächsten FiBu-Übergabe automatisch angewendet.
FiBu-Übergabe abschließen
Nachdem alle Buchungssätze zu einem FiBu-Konto zugeordnet wurden, müssen die Stammdaten und Buchungen über die Option “Dateien erzeugen” als CSV-Dateien erzeugt werden, die anschließend über die Option “DMS” heruntergeladen werden können um diese in dein DATEV-Programm hochzuladen.
Jetzt kannst Du auf 
klicken, um die Übergabe abzuschließen.
Nachdem die FiBu-Übergabe abgeschickt wurde, ändert sich der Status auf Abgeschickt und die Daten liegen nun DATEV vor.
FiBu-Übergabe zurücksetzen
Eine FiBu-Übergabe im Status “Offen”, “Abschließbar” oder “Abgeschickt” kann jederzeit über den Button “Zurücksetzen” zurückgesetzt werden. Die Belege einer zurückgesetzten FiBu-Übergabe können dann bei der nächsten Übergabe wieder mit übergeben werden.
FiBu-Übergabe für Vorkasseaufträge
Damit Du für Vorkasse-Aufträge eine FiBu-Übergabe durchführen kannst, musst Du Kontozuordnungen vom Typ “Erhaltene Anzahlung Steuer” und “Erhaltene Anzahlung Verrechnung” anlegen. Wenn Du den Vorkasse-Auftrag später in eine Rechnung übernimmst und dann für diese eine FiBu-Übergabe tätigst, benötigst Du zusätzlich eine Kontozuordnung vom Typ “Vorkasse Umbuchung Belegnummer”. Dadurch wird die Vorkasse korrekt auf die Rechnung umgebucht.