Einstellungen Kasse

Richte Deine Kasse in VARIO Cloud ein: Verwalte Zahlungsarten, Fiskalisierung, Kassenoberflächen, Schubladen und Zahlungsregeln zentral.

Hier werden alle relevanten Voreinstellungen zur Kasse vorgenommen. Die eigentliche Kassieransicht öffnest Du über Verkauf → Kasse.

1. Einnahme-/Ausgabe-Status anlegen

Damit Du neben Verkäufen auch sonstige Geldbewegungen erfassen kannst, hinterlegst Du unter Einstellungen → Kasse → Einnahme/Ausgabe-Status die benötigten Typen (z. B. Briefmarken, Toilettenpapier-Lieferung oder Bargeld zur Bank).

Über "+ Einnahme/Ausgabe-Status" kannst Du weitere hinzufügen. Hier wählst Du auch unter den drei Typen aus: "Einnahme", "Ausgabe" und "Abschöpfung" (Die Abschöpfung legt fest, wie viel beim Kassenabschluss in der Kasse verbleibt und wie viel „abgeschöpft" - d. h. entnommen - wird.

Hinweis

Über den MwSt-Satz steuerst Du, auf welches Konto und mit welcher Steuer die Bewegung an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

2. Fiskalisierung einrichten

Damit Deine Quittungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, werden sie signiert.

Das Management läuft zentral über VARIO: Du musst keine Fiskal-Codes selbst einrichten. Standort und Kasse werden über VARIO angemeldet und verbunden – für Sandbox (Test) wie für die Produktivumgebung.

Hinweis

Der Signaturvorgang wird bereits angelegt, sobald Du eine Quittung eröffnest, also mit der ersten erfassten Position – inklusive Zeitstempel. Die Bezeichnung des Fiskaly-Backends muss 3–30 Zeichen lang sein und darf nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche enthalten.

3. Kassen-Oberflächen gestalten

Eine vollständige Anleitung zu Widgets, Aktionskacheln und Schnellauswahlen findest Du unter Kassen-Oberflächen.

Du kannst Dir Deine Kasse so einrichten, wie es für Dich am besten passt, z. B. indem Du über "+ Widget hinzufügen" klickst oder schon angelegte Widgets bzw. Aktionskacheln größer/kleiner ziehst, ihnen über Bearbeiten eine Beschriftung gibst und je Aktion Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Schriftgröße festlegst. Unten siehst Du eine kleine Vorschau:

Jeder Aktion lässt sich außerdem ein Barcode hinterlegen.

Wichtiger Hinweis

Der Barcode einer Aktion hat Vorrang vor dem Artikel-Barcode. Vergibst Du denselben Code wie für einen Artikel, öffnet sich die Aktion statt den Artikel zu erfassen.

Wenn Du im linken Bereich weiter runter scrollst, kannst Du u. a. weitere Aktionen hinzufügen:

So erweiterst Du die Oberfläche, z. B. um einen

• Selektions-Button – dahinter legst Du eine feste Selektion auf Artikel oder Adressen. Beispiel: ein Button „Warengruppe Fische", der direkt eine auf diese Warengruppe gefilterte Auswahl öffnet. Optional als Kachelansicht wie in einem Shop.
• Schnellauswahl-Gruppen – hier hinterlegst Du einzelne Artikel als Schnelltasten (z. B. Getränke oder Artikel ohne Barcode). Pro Eintrag ist genau ein Artikel möglich; für Kombinationen nutzt Du Bundles bzw. Jumbo-Artikel.
• Widgets – die großen Elemente der Oberfläche, z. B. Aktionen, Positionen, Eingabefeld, Nummernblock, Zusammenfassung, Letzte Belege und Letzter Beleg (zeigt die zuletzt bearbeitete Quittung).

Letzte Belege: Unten links siehst Du die Belege, die seit der Eröffnung auf dieser Schublade gelaufen sind. Du kannst filtern nach allen Belegen, nur Eröffnungen, nur Abschlüssen, nur Bewegungen (Einzahlung/Auszahlung) oder nur geparkten Bons.

Hinweis

Jede Oberfläche wird pro Layout definiert – Du kannst Dir also für kleine und große Bildschirme eigene Layouts einrichten. Die fertige Oberfläche weist Du anschließend der Kasse zu; alternativ lässt sie sich auch einem Benutzer zuordnen.

4. Kassen-Schubladen anlegen

Die Schublade bildet die Grundlage für Bargeldbestand und Kassenbuch.

Unter Bezeichnung vergibst Du der Kassen-Schublade einen Namen. Die Beschreibung kann einen optional erläuternden Text beinhalten und über Status wird angezeigt, ob die Abrechnung der Schublade gerade offen oder geschlossen ist.

Wichtiger Hinweis

Eine Schublade kann immer nur an einer Kasse verwendet werden. Versuchst Du, dieselbe Schublade zweimal zuzuweisen, meldet das Programm: „Die Kassenschublade ist bereits bei Kasse … verwendet." Arbeitet bereits jemand an der Schublade, erscheint: „Diese Kassenschublade wird gerade an einem anderen Arbeitsplatz verwendet."

5. Kassen-Zahlungsarten anlegen

Die Kassen-Zahlungsarten sind zweistufig aufgebaut: Oben stehen die eigentlichen Kassen-Zahlungsarten (das, was die Kassierkraft beim Bezahlen auswählt), darunter die Zahlungsarten-Backends (die technische Verarbeitung dahinter).

Im Standard werden zwei Zahlungsarten – Bar und Karte-Offline – sowie die passenden Backends ausgeliefert.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name, der beim Bezahlen erscheint (z. B. Bar, Karte).
Beschreibung	Optionaler Text.
Typ	Bar oder Karte.
Zahlungsarten-Backend	Das oben angelegte Backend, das diese Zahlungsart verarbeitet.
Zählpflicht	Diese Zahlungsart muss bei Eröffnung und Abschluss der Kasse gezählt werden.
In Kassenbuch geführt	Buchungen dieser Zahlungsart werden ins Kassenbuch geschrieben. Ist der Haken nicht gesetzt, kommt keine Buchung ins Kassenbuch.
Abschöpfung	Wie beim Kassenabschluss mit dem Bestand verfahren wird (siehe unten).
Restbetrag in der Kasse	Nur bei Abschöpfung Auf Saldo: der Betrag, der in der Kasse verbleiben soll.

Wichtiger Hinweis

Pro Kasse ist nur eine Bar-Zahlungsart zulässig („Es ist nur eine Bar-Zahlungsart zulässig."). Außerdem braucht eine aktive Kasse mindestens eine Möglichkeit, Quittungen abzubrechen: ohne Bar-Zahlungsart und ohne stornierbare oder erstattungsfähige Kartenzahlungsart lässt sie sich nicht aktivieren.

Zahlungsarten lassen sich nur hinzufügen oder löschen, solange kein offenes Kassenbuch zu der Kasse existiert.

Ist bei einer Zahlungsart die Zählpflicht gesetzt, musst Du sie sowohl bei der Eröffnung als auch beim Abschluss der Kasse zählen. Sinnvoll ist das vor allem für Bar. Für Kartenzahlungen ist Zählen meist überflüssig – steuere die Zählpflicht deshalb je Zahlungsart, nicht pauschal über die ganze Kasse.

Das Kassenbuch ist kein aus den Vorgängen berechnetes Buch mehr, sondern ein echtes Journal, das an der Schublade hängt und eigene Buchungen erhält. Jede Buchung verweist auf das Dokument, das sie erzeugt hat (z. B. eine Quittung, eine Einzahlung oder eine Abschöpfung). Welche Zahlungsarten im Kassenbuch landen, steuerst Du über den Haken In Kassenbuch geführt: Für Bar willst Du das in aller Regel; ob auch Karten im Kassenbuch geführt werden, entscheidest Du selbst.

Die Abschöpfung legt fest, wie viel beim Kassenabschluss in der Kasse verbleibt und wie viel „abgeschöpft" (entnommen) wird.

Modus	Bedeutung
Keine	Es wird nichts entnommen.
Manuell	Du gibst den Betrag, der in der Kasse bleiben soll, beim Abschluss von Hand ein.
Auf Saldo	Es bleibt immer ein fester Restbetrag in der Kasse (z. B. immer 200 € Wechselgeld), der Rest wird entnommen.
Vollständig	Der gesamte Bestand wird entnommen.

Hinweis

Auf Saldo und Manuell sind typisch für Bargeld (Wechselgeld bleibt in der Kasse). Vollständig ist typisch für Karten – der Betrag wird vollständig aus dem Kassenbuch heraus auf ein Zwischenkonto gebucht.

Zahlungsarten-Backend

Das Backend regelt, wie eine Zahlung technisch verarbeitet wird.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name des Backends.
Beschreibung	Optionaler Text.
Typ	das ERP (bucht Zahlungen offline) oder eine App (externe Zahlungsabwicklung, z. B. ein EC-Terminal).
App-ID	Verknüpfung zur App – wird automatisch befüllt, wenn ein Terminal über den Local Link eingerichtet wird.
Zahlung platzieren	Es wird ein Zahlungsauftrag an ein externes Gerät (z. B. EC-Terminal) übergeben und dessen Status zurückgemeldet.
Stornierbar	Ein noch laufender Online-Zahlungsvorgang kann abgebrochen werden (das Terminal erhält ein Abbruch-Signal).
Erstattungsfähig	Über diese Zahlungsart kann Geld zurückgegeben werden (bei Bar üblich).

Hinweis

Zahlung platzieren lässt sich nur für App-Backends aktivieren – ein ERP-Backend bucht Zahlungen offline und platziert sie nicht extern. Ein neues Karten-Backend für ein echtes Terminal entsteht automatisch, sobald Du es über den Local Link einrichtest.

6. Zahlungs-Konsumenten anlegen

Im Reiter Zahlungs-Konsumenten legst Du fest, welche Zahlungsregeln in der Kasse verwendet werden. Eine Zahlungsregel definiert, wie eine bestimmte Zahlungsart in Verbindung mit einem Zahlungsdienstleister, einer Zahlungsoperation und einem Verkaufskanal verarbeitet wird.

Beim Anlegen einer neuen Zahlungsregel stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Gib eine aussagekräftige Bezeichnung für die Zahlungsregel ein. Der Name dient ausschließlich zur Identifizierung der Regel in den Einstellungen und sollte den Einsatzzweck möglichst eindeutig beschreiben, beispielsweise Barverkauf, Kartenzahlung Mastercard oder Erstattung EC-Karte.
Zahlungs-Konsument	Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Der Zahlungs-Konsument legt fest, welcher Zahlungsdienst oder welches System die Zahlungsabwicklung übernimmt.
Zahlungsart	Lege fest, welche Zahlungsart für diese Regel verwendet wird (z. B. Bar, Karte offline, Mastercard).
Zahlungsoperation	Hier legst Du fest, welcher Vorgang mit der Zahlungsregel ausgeführt wird. Folgende Optionen stehen beispielsweise zur Verfügung: Zahlung, Erstattung, Storno
Verkaufskanal	Wähle den Verkaufskanal aus, für den die Zahlungsregel gelten soll. Dadurch kannst Du unterschiedliche Zahlungsregeln für verschiedene Verkaufswege definieren, beispielsweise für den stationären Kassenverkauf oder weitere Verkaufskanäle, sofern diese in Deinem System eingerichtet sind.