Einstellungen Finanzen

In unseren Einstellungen rund um das Thema Finanzen findest Du wie in jedem Bereich in den Einstellungen in der vertikalen die Parameter, wo grundsätzliche Konfigurationen zum Thema Finanzen getätigt werden können und in der Horizontalen die einzelnen Stammdaten zu Finanzthemen in VARIO Cloud.

Reiter Parameter

Reiter Finanzbuchhaltung

FiBu-Export Apps

Im Bereich FiBu-Export Apps findest Du eine Übersicht aller installierten Apps zur Finanzbuchhaltung. Aktuell ist ausschließlich die DATEV-App im App-Store verfügbar. Mit einem Klick auf die App gelangst Du direkt zu den zugehörigen Einstellungen.

Konten

Der Bereich Konten dient lediglich internen Zwecken als Übersicht. Hier kannst Du alle Konten hinterlegen, die genutzt werden.

Kostenstellen

In diesem Bereich erhältst Du eine Übersicht über deine bereits angelegten Kostenstellen. Kostenstellen helfen dabei, die Gemeinkosten eines Unternehmens bestimmten Unternehmensbereichen zuzuordnen.

Neue Kostenstelle anlegen

• Klicke auf „+ Kostenstelle“.
• Vergib eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung.
• Klicke auf „Anlegen“, um die Kostenstelle zu speichern.

Die neu erstellte Kostenstelle wird anschließend in der Übersicht angezeigt und kann in der Kontenzuordnung verwendet werden.

Verwendung von Kostenstellen

• Wenn eine Kontozuordnung mit einer hinterlegten Kostenstelle für einen Beleg greift, wird diese in der Detailansicht des Belegs angezeigt.
• Bei der FiBu-Übergabe wird die hinterlegte Kostenstelle ebenfalls übernommen.

Durch die Verwendung von Kostenstellen erhältst Du eine detailliertere Kostenkontrolle innerhalb deines Unternehmens. Wie du die Kontozuordnungen anlegst, in welchen Du Deine Kostenstellen hinterlegen kannst, erfährst Du im folgenden Abschnitt.

Kontenzuordnungen

Hier musst Du für alle möglichen Ein- und Verkäufe eine Kontozuordnung einrichten. Klicke hierfür einfach auf +Kontozuordnung. Anschließend kannst Du individuell Deine Kontozuordnung hinterlegen.

Im folgenden Beispiel haben wir eine Kontozuordnung für einen Verkaufsbeleg im Inland angelegt, die nur bei einem Steuersatz von 7 % greift. Wird nun eine Rechnung für einen Kunden mit 7 % MwSt. über den Verkaufskanal default-channel erstellt und der Kunde befindet sich im Inland, wird bei der FiBu-Übergabe die FiBu-Kontonummer 8334 übergeben. Unter “Geschäftsvorfall” kannst Du einen der Geschäftsvorfälle auswählen, die im darunter liegenden Bereich “Geschäftsvorfälle” hinterlegt sind.

FiBu-Kontozuordnung für Banktransaktionen

Für den Bereich der Banktransaktionen (Geldeingänge) kann eine eigene FiBu-Kontozuordnung mit dem Zuordnungstyp „Banktransaktionen“ eingerichtet werden. Diese Einstellung ermöglicht es, Buchungen aus dem Zahlungsverkehr gezielt einem bestimmten Konto in der Finanzbuchhaltung zuzuweisen.

Platzhalter

Per Rechtsklick im Bereich Kommentar können auch Platzhalter per Rechtsklick verwendet werden.

Geschäftsvorfälle

Hier kannst Du Geschäftsvorfälle mit entsprechender Nummer und Bezeichnung anlegen. Diese können den entsprechenden Kontozuordnungen zugeordnet und beim Abschließen von offenen Posten auswählt werden.

Reiter Mahnungen

Hier hast Du die Möglichkeit, die Mahnstufen inklusive Mahngebühren, Mahnzinsen und Mahntexten anzulegen.

Anlegen einer neuen Mahnstufe

Um eine neue Mahnstufe anzulegen, klickst Du einfach auf .

Hier legst Du dann die Beschreibung und die Mahnstufe fest. Des Weiteren können hier die Gebühren und Zinsen für die jeweilige Mahnstufe eingetragen werden.

Felderklärungen

Tage bis zur Fälligkeit

Nach der hier hinterlegten Anzahl von Tagen wird die entsprechende Mahnung fällig.

Karenzzeit nach OP-Fälligkeit in Tagen

Die Anzahl der hier eingetragenen Tage wird als Puffer zur Fälligkeit der Rechnung/Mahnung hinzugerechnet, bevor der OP zum nächsten Mahnlauf übergeht.

Anlegen von Mahntexten

Für jede Mahnstufe kannst Du selbstverständlich auch einen Mahntext hinterlegen. Dazu klickst Du einfach auf den grünen Dropdownpfeil und anschließend auf .

Hier musst Du den Texttyp (Einzelmahnung oder Sammelmahnung), die Kopfzeile, die Fußzeile, den Betreff und die Sprache angeben. Durch Rechtsklick in die Felder “Kopfzeile” und “Fußzeile” oder über das Platzhalter–Icon kann auch ein Platzhalter eingefügt werden.

Die hier eingetragene Sprache wird gegen das Feld “Sprache” in der Adresse geprüft, um den entsprechenden Mahntext zu verwendet.

Reiter Offener-Posten-Abgleich

Trefferwahrscheinlichkeit

Im Bereich “Trefferwahrscheinlichkeiten” legst Du individuell fest, wie viele Punkte einzelne Übereinstimmungen beim OP-Abgleich erhalten sollen. Diese Punktzahlen werden verwendet, um im Menüpunkt “Konten” die Wahrscheinlichkeit eines Treffers zwischen einer Zahlung und einem Offenen Posten zu bewerten. Je mehr Angaben zwischen Zahlung und Offenem Posten übereinstimmen, desto höher fällt die Gesamtpunktzahl für den Abgleich aus.

Innerhalb des OP-Abgleichs im Menüpunkt Finanzen ->”Konten” kannst Du dann über einen Schieberegler festlegen, ab wie vielen Punkten ein Abgleich angezeigt werden soll. Wenn Du in diesem Fall den Regler auf 80 setzt, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass nur OP-Abgleiche aufgelistet werden, die eine übereinstimmende Rechnungsnummer und Kundennummer enthalten.

Somit kannst Du individuell steuern, welche Umsätze Du automatisch über die ausgewählte Mindestpunktzahl nach Auswahl der gefundenen Offenen Posten und Anwahl des Buttons ‘”Buchen” zuordnen möchtest.

Reiter Onlinebanking

Hier kannst Du Deine Bankschnittstellenbenutzer, Deine Banken mit Bankkonten sowie Deine Zahlungsträgervorlagen verwalten.

Bankschnittstellenbenutzer

Hier folgt in Kürze eine Beschreibung 🙂

Onlinebanking

Bank anlegen

Mit Auswahl von legst Du Deine Bankverbindung an. Hier vergibst Du im Feld “Bankname” den Namen der Bank und im Feld “Bank-Suche” gibst Du einen entsprechenden Banknamen ein um nach dieser zu suchen.

Sind nun alle Felder entsprechend gefüllt, schließt Du diesen Dialog mit Klick auf ” Fertigstellen”.

Wenn Du das bis hierhin geschafft hast, sind folgende Punkte ebenso schnell erledigt. Du wirst nun aufgefordert, Dich bei Deiner Bank einzuloggen. Klicke Dazu auf : ” Melden Sie sich hier bei Ihrer Bank an”.

Du wirst nun zur Bank weitergeleitet und aufgefordert Deine Zugangsdaten einzugeben und Dich zu Authentifizieren.

Hast Du diesen Prozess durchlaufen, hast Du die Möglichkeit weitere Banken hinzufügen oder die Seite zu schließen. Nun erschein in Vario Deine angelegte Bank und die Reiter “Bankschnittstellennutzer” und “Bankautorisierung” sind vorhanden. Diese erscheinen erst nachdem Du eine Bank angelegt hast. Im Auslieferungszustand sind diese ausgeblendet.

Bankschnittstellenbenutzer

Link intern zu Finanzen -> Konten

Banken

Hier kannst Du diverse Parameter verwalten.

Bankautorisierung

Hier findest Du eine Übersicht der Bankautorisierungsvorgänge.

Reiter Steuern

Steuerschemen

Hier legst Du Dein Steuerschema an. Wie bspw. den vollen Steuersatz in Höhe von 19 % und den ermäßigten Steuersatz von 7%, wie es in Deutschland üblich ist.

Steuersätze

Mit einem Klick auf “+Steuersatz” hinterlegst Du Steuersätze für die verschiedenen Steuertypen.

Die Übersicht zeigt Dir den Steuertyp und die entsprechend zugeordneten Steuersätze an.

Steuertypen

Hier kannst Du Deine Steuertypen anlegen und verwalten.. Folgende Steuertypen sind im Standard vorhanden (nach EU-Norm):

Über “+Steuertypen” kannst Du weitere Steuertypen anlegen.

Lieferschwellen

Die Lieferschwellenregelung betrifft den EU-weiten Verkauf an Privatkunden (B2C). Wenn Du Waren an Privatkunden innerhalb der EU verkaufst, gilt seit dem 1. Juli 2021 eine einheitliche Umsatzgrenze von 10.000 € Nettojahresumsatz für Verkäufe an B2C-Kunden im EU-Ausland.

Solange Dein Jahresumsatz unterhalb dieser Grenze bleibt, darfst Du weiterhin die deutsche Umsatzsteuer berechnen und abführen. Sobald Du die Grenze von 10.000 € überschreitest, musst Du jedoch die Umsatzsteuer im jeweiligen Bestimmungsland berechnen, an die dortige Steuerbehörde abführen und Dich gegebenenfalls im jeweiligen EU-Land steuerlich registrieren.

Lieferschwelle anlegen

Mit Auswahl von kannst Du eine Lieferschwelle mit Gültigkeitsdatum anlegen, um festzulegen, ab wann die Regelung für Deine Verkäufe greift. Durch Aktivieren des Toggles “Überschritten” gibst Du an, dass die oben beschriebene Umsatzgrenze von 10.000 € überschritten ist. Es wird dann der Steuersatz des EU-Landes verwendet. Setzt Du den Toggle nicht, wird weiterhin der deutsche Steuerbetrag herangezogen.

Reiter Währungen

Hier legst Du Währungen und Umrechnungskurse an. Mit der Währungsfunktion können z.B. Belege, Zahlungen, offene Posten, Mahnungen, Bankkonten oder Artikelpreise in unterschiedlichen Währungen geführt werden. Die Berechnung erfolgt jeweils in der Fremdwährung (z.B. BSD) und zusätzlich automatisch in der Hauswährung (aktuell immer EUR ). Dadurch können internationale Geschäftsvorgänge korrekt abgebildet werden.

Währungscode

Mit Auswahl von legst Du die erforderlichen Währungen für Deine Geschäftsprozesse an. Dabei müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Zur Unterstützung findest Du eine Übersicht der internationalen Währungscodes nach ISO 4217 (inkl. Kürzel und Währungssymbol). Einen Direktlink dazu findest Du hier.

Umrechnungskurs

Zur Umrechnung von Fremdwährung in die Hauswährung legst Du unter den aktuellen Kurs mit Gültigkeitsdatum an.

• Jeder Kurs gilt ab dem hinterlegtem Datum.
• Pro Währung kann es mehrere Kurszeiträume geben.
• Kurse werden im Beleg automatisch gezogen

Im nächsten Schritt ist die Währung in der entsprechenden Adresse zu hinterlegen. Weitere Informationen zum Feld “Währung” in der Adresse findest Du hier.

Reiter Zahlungsmodalitäten

Zahlungsarten

In den Zahlungsmodalitäten unter dem Reiter Zahlungsarten hinterlegst Du u.a. Deine Zahlungsarten und legst fest ob diese mahnbar sind.

Bei einer Zahlungsart, die als Typ “Zur Verrechnung mit Vorbeleg” hinterlegt hat, wird mit dieser automatisch der OP ausgeglichen. Wurde zum Beleg eine Rechnung erstellt und die Rechnung in eine Rechnungskorrektur übernommen und in der Rechnungskorrektur ist eine Zahlungsart vom Typ “Zur Verrechnung mit Vorbeleg” hinterlegt, so wird die Rechnung automatisch mit der Rechnungskorrektur verrechnet und der OP ausgeglichen.

In der Zahlungsart kannst Du festlegen, ob bei einem Rechnungsbeleg der Forderungs-OP und/oder der Verbindlichkeiten-OP automatisch abgeschlossen werden soll. Damit entfällt in vielen Fällen der manuelle OP-Abgleich. Das ist besonders bei Zahlungsarten wie z.B. PayPal oder speziellen internen Prozessen hilfreich. Ist mindestens ein Toggle aktiviert und ein Geschäftsvorfall hinterlegt, dann wird bei Rechnungserstellung mit dieser Zahlungsart folgendes automatisch ausgeführt:

• Im Reiter “Zahlungsstatus” wird der Offene Posten als “Bezahlt am xy” markiert
• Der Offene Posten erhält den Status “Abgeschlossen”
• Im Bereich der Buchungssätze wird eine Buchung – mit dem Grund des Geschäftsvorfalles sowie einem eindeutigen Kommentar erzeugt.

Über das Platzhalter–Icon oder per Rechtsklick auf das Feld “Druck Beschreibung” können Platzhalter in den individuellen Text eingefügt werden. So kannst Du flexibel Textbausteine verwenden, die automatisch durch Werte (z.B. Kontonummer) ersetzt werden und auf dem Beleg anstatt der Beschreibung ausgedruckt werden. Unter “Übersetzungen” kannst Du sprach- und belegabhängige Druckbeschreibungen pflegen. Damit erscheinen Deine Texte auf den Belegen immer passend zur ausgewählten Sprache und Belegart – also z.B. unterschiedlich für Rechnung, Proforma-Rechnung oder Lieferschein/Rechnung.

Sepa-Mandatsreferenz auf Belegen ausgeben

Wenn Du die SEPA-Mandatsreferenz auf Deinen Belegen ausgeben möchtest, kannst Du hierfür einen Platzhalter in der Druckbeschreibung Deiner Zahlungsart vom Typ Lastschrift verwenden.

Im Bereich Adressen findest Du im Reiter Bankverbindungen das Feld “Signatur” im Abschnitt SEPA-Mandat. Dieses Feld kannst Du über den Platzhaltereditor in Deine Druckbeschreibung einfügen, sodass die Mandatsreferenz automatisch auf dem Beleg erscheint.

Zahlungsbedingungen

In diesem Bereich kannst Du Deine Zahlungsbedingungen anlegen und verwalten. Dabei legst Du u.a. die Zahlungsfristen sowie mögliche Skontohöhen fest.

Der Toggle “Für Kreditlimit berücksichtigen” sorgt dafür, dass bei dieser Zahlungsbedingung das in der Adresse hinterlegte Kreditlimit geprüft wird. Ist der Toggle deaktiviert, findet keine Kreditlimitprüfung im Beleg statt.

Über das Platzhalter–Icon oder per Rechtsklick auf das Feld “Druck Beschreibung” können Platzhalter in den individuellen Text eingefügt werden. So kannst Du flexibel Textbausteine verwenden, die automatisch durch Werte (z.B. Belegdatum) ersetzt werden und auf dem Beleg anstatt der Beschreibung ausgedruckt werden. Unter “Übersetzungen” kannst Du sprach- und belegabhängige Druckbeschreibungen pflegen. Damit erscheinen Deine Texte auf den Belegen immer passend zur ausgewählten Sprache und Belegart – also z.B. unterschiedlich für Rechnung, Proforma-Rechnung oder Lieferschein/Rechnung.