Einstellungen CRM/DMS

Die Einstellungen sind in den einzelnen Bereichen (Allgemein, Adressen, Artikel…) gleich aufgebaut. Im angewählten Bereich sind in der Horizontalen die einzelne Stammdaten (Reiter Aktivitäten, Reiter Aufgaben,…) zu finden und in der Vertikalen die entsprechenden Konfigurationen (Aufgabentypen, Aufgabenstatus,…) zum geöffneten Reiter einstellbar.

Reiter Aktivitäten

Aktivitätstypen

Über den Button Aktivitätstyp hinzufügen hast Du die Möglichkeit unsere Auswahl (E-Mail, Telefon, Kommentar, Sonstiges) um eigene Typen zu ergänzen, Standards zu aktivieren und Zuordnungen zu treffen. Die Aktivitätstypen werden später bei der Neuanlage einer Aktivität zur Auswahl angeboten.

Die Bedeutung der wichtigsten Felder und Toggle:

Toggle “Abrechenbar”: ist zu aktivieren, wenn es sich bei diesem Typ um eine abrechenbare Aktivität handelt.
Toggle “Darf veröffentlicht werden”: legt fest, dass dieser Aktivitätstyp veröffentlicht werden darf.
Toggle “Standard für E-Mail-Bearbeitung”: legt fest, dass dieser Aktivitätstyp als Standard für die E-Mail-Bearbeitung verwendet wird.
Toggle “Standard für E-Mail Archivieren”: legt fest, dass dieser Aktivitätstyp als Standard für die E-Mail-Archivierung verwendet wird.
Toggle “Standard für Kommentare”: legt fest, dass dieser Aktivitätstyp als Standard für die Kommentare verwendet wird. Der hinterlegte Kommentar wird dann bei der Neuanlage einer Aktivität für allen Aktivitätstypen vorgeschlagen.
Mögliche CRM-Typen: Es können Zuordnungen zu Adresse, Aufgabe, Deal und Projekt getroffen werden.
Standard-Abrechnungsart: Zur Auswahl stehen Intern, Kunde, Unklar, Wie Aufgabe.
Kommentarvorlage: Verknüpft den hier erfassten Kommentar mit diesem diesem Aktivitätstypen.

Hinweise zu den Standard-Toggle

Jeder Standard-Toggle lässt sich insgesamt nur einmal als Standard definieren! Weitere Informationen zur E-Mail-Bearbeitung und –Archivierung findest Du hier.

Über diesen Button lässt sich im Datagrid, die Reihenfolge der Typen verändern.

Kommentarvorlage für Aktivitätstypen anlegen

Du kannst für jeden Aktivitätstyp eine eigene Kommentarvorlage hinterlegen. Öffne dazu den Aktivitätstyp und füge im Feld “Kommentarvorlage” Deinen Text hinzu.

Aktivität mit hinterlegter Kommentarvorlage anlegen

Wenn Du eine Aktivität mit einem Typ erstellst, dem eine Kommentarvorlage zugeordnet ist, wird diese automatisch in das Kommentarfeld eingefügt. Du kannst den Text vor dem Speichern anpassen oder erweitern.

Neue Aktivität mit Kommentar — Beispiel: Aktivitätstyp „Handbuch_Kommentarvorlage“ mit dem Kommentar: „Dies ist ein Test fürs Handbuch!“.

Hast Du bereits einen Kommentar für einen anderen Aktivitätstyp hinterlegt und änderst anschließend den Aktivitätstyp in eine mit Kommentarvorlage, fragt Dich das System, ob der vorhandene Kommentar ersetzt oder beibehalten werden soll.

Aktivitäts-Abrechnungsregeln

Bevor Du Aktivitäten abrechnen kannst, müssen zunächst Abrechnungsregeln für Aktivitäten angelegt werden. Im Dialog “Aktivitäts-Abrechnungsrel anlegen” sind die Felder „Aktivitätstyp“ und „Abrechnungsartikel“ Pflichtfelder (*).

Du kannst beispielsweise den Aktivitätstyp „Telefon“ sowie den Artikel „Dienstleistung“ auswählen. Ein Klick auf die Lupe öffnet die Auswahl aller Artikel der Artikelart „Dienstleistung“. Optional kannst Du spezifische Benutzer oder Benutzergruppen zuweisen, für die dieser Aktivitätstyp oder Abrechnungsartikel bei der Abrechnung verwendet werden soll.

Reiter Aufgaben

Hier kannst Du Aufgabentypen, -status und -prioritäten verwalten, die bei der Neuanlage oder Bearbeitung einer Aufgabe angeboten werden.

Aufgabentypen

Über den Button Aufgabentyp hinzufügen hast Du die Möglichkeit, unsere Auswahl (Anfrage, Auftrag, Vorfall), um eigene Typen zu ergänzen.

Aufgabenstatus

Über den Button Aufgabenstatus hinzufügen hast Du die Möglichkeit, unsere vorhandenen Status (Angelegt, Bereit zur Abrechnung, Erledigt, In Bearbeitung, Zugeordnet), um eigene Einträge zu ergänzen.

Im Dialog kannst Du eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung sowie eine Kundenportalübersetzung hinterlegen. Über die Kundenportalübersetzung bestimmst Du, welcher Text im Kundenportal angezeigt wird.

Mit den Toggle “Start-Status”, End-Status” und “Bereit zur Abrechnung-Status” legt Du fest, welche Bedeutung der jeweilige Aufgabenstatus hat. Jeder dieser Toggle kann nur einmal pro Status aktiviert werden und sollte zum gewählten Status passen.

Aufgabenprioritäten

Über den Button Aufgabenpriorität anlegen kannst Du mehrere Aufgabenprioritäten anlegen. Jede Priorität kann einer der drei Kategorien zugeordnet werden: Kritisch, Normal oder Niedrig. Zusätzlich lässt sich eine unter Einstellungen/CRM/DMS/Kundenportal angelegten Kundenportalübersetzung auswählen.

Über diesen Button lässt sich im Datagrid jeweils die Reihenfolge der verändern.

Reiter Deals

Hier kannst Du Dealtypen sowie Status, Themen, Abschlussgründe und Prioritäten für Deals verwalten, die bei der Neuanlage eines Deals angeboten werden.

Dealtypen

Mit Anwahl des Buttons Dealtyp hinzufügen legst Du Typen wie z.B. Vertrieb, Marketing an.

Dealstatus

Über den Button Dealstatus hinzufügen hast Du die Möglichkeit, unsere vorhandenen Status (Abgeschlossen (Auftrag), Erstkontakt/ Analyse, Follow-Up/Qualifizierung, in Verhandlung (Angebot) um eigene Einträge zu ergänzen.

Im Dialog kannst Du eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung hinterlegen. Mit den Toggle “Start-Status” und “End-Status” legst Du fest, welche Bedeutung der jeweilige Status hat. Jeder dieser Toggle kann nur einmal pro Status aktiviert werden und sollte zum gewählten Status passen. Bei aktivem Toggle “End-Status” kann zusätzlich eine Kommentarpflicht bei positivem und/ oder negativem Abschluß aktiviert werden.

Dealthemen

Erfasse hier die einzelnen Dealthemen wie z.B. Sonderprogrammierung, Modulkauf oder Neukunde.

Abschlussgründe

Über den Button kannst Du verschiedene Abschlussgründe anlegen und diese einem positiven oder negativen Abschluss zuordnen, z. B. “Auftrag unterschrieben” bei einem erfolgreichen Deal.

Dealprioritäten

Über den Button kannst Du mehrere Dealprioritäten anlegen. Jede Priorität kann einer der drei Kategorien: Kritisch, Normal oder Niedrig zugeordnet werden:. Zusätzlich lässt sich eine unter Einstellungen/CRM/DMS/Kundenportal angelegten Kundenportalübersetzung auswählen.

Über diesen Button lässt sich im Datagrid jeweils die Reihenfolge der verändern.

Reiter DMS

Hier kannst Du die DMS-Typen für die Dateien im Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwalten.

DMS-Typen

Über den Button kannst Du einen neuen DMS-Typ (z.B. Rechnung, Artikelbild) anlegen. Jeder DMS-Typ kann mit einer spezifischen Aufbewahrungsfrist in Jahren versehen werden. Diese legt fest, wie lange die Dateien im System aufbewahrt werden sollen. Das Feld “Anzahl Revisionen” bestimmt, wie viele Versionen einer Datei aufbewahrt werden sollen.

Mit den Zugriffsstufen kannst Du genau festlegen, wer welche Dateien lesen, bearbeiten und löschen darf. Dabei kannst Du frei definierbare Zahlen vergeben, die in Kombination mit den DMS-Zugriffsberechtigungen in den Benutzerrollen bestimmen, welche Zugriffsrechte gelten. Ein Benutzer kann Dateien eines DMS-Typs nur einsehen, bearbeiten oder löschen, wenn ihm eine Benutzerrolle zugeordnet wird, die die gleichen oder höheren Werte als die im DMS-Typ festgelegten Zugriffsstufen enthält. Als Standard wird dem DMS-Typ die Zugriffsstufen 0 gegeben. Administratoren haben unabhängig von den zugeteilten Benutzerrollen volle Zugriffsrechte.

Das Recht Beziehungen und öffentliche Links zu den DMS-Dateien zu erstellen wird über die Zugriffsstufe Schreiben gesteuert, während das Downloaden von Links über die Zugriffsstufe Lesen geregelt wird. Das Löschen von Beziehungen sowie von Links wird über die Zugriffsstufe Löschen gesteuert.

Beispiel eines DMS-Typs mit Zugriffsstufen

Der angelegte DMS-Typ “Rechnung” enthält als Beispiel die Zugriffsstufen 1, 5 und 10.

Damit ein Benutzer Dateien mit diesem DMS-Typ einsehen, bearbeiten und löschen kann, muss er einer Benutzerrolle zugeordnet sein, deren Zugriffsberechtigungen gleich oder höher als 1, 5 und 10 sind. Ein Beispiel für eine passende Rolle wäre die hierfür angelegte Benutzerrolle “Rechnungen – Lesen/Bearbeiten/Löschen”.

Reiter Kundenportal

Übersetzungen Prioritäten

Hier kannst Du individuelle Übersetzungen für das Kundenportal anlegen, die dann in den Aufgabenprioritäten angezeigt werden. Damit kannst Du beispielsweise die Bezeichnungen (z.B. Hoch, Mittel, Niedrig) an die Sprache oder Terminologie Deiner Kunden anpassen.

Übersetzungen Status

Hier kannst Du individuelle Übersetzungen für das Kundenportal anlegen, die im Aufgabenstatus verwendet werden können. So kannst Du etwa interne Statusbezeichnungen wie “In Bearbeitung” durch eine kundenfreundlichere Variante wie z.B. “In Bearbeitung durch unser Team” ersetzen.

Reiter Projekte

Hier kannst Du die Projekttypen sowie Status, Phasen und Prioritäten der Projekten verwalten, die bei der Neuanlage eines Projekt angeboten werden.

Projekttypen

Über den Button kannst Du verschiedene Projekttypen anlegen (z.B. Umstieg auf VARIO Cloud, Messe in Köln).

Projektstatus

Über den Button hast Du die Möglichkeit, unsere vorhandenen Status (Abgeschlossen, Offen, in Arbeit) um eigene Einträge zu ergänzen.

Im Dialog kannst Du eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung hinterlegen. Mit den Toggle “Start-Status”, “End-Status” und “Bereit zur Abrechnung-Status” legst Du fest, welche Bedeutung der jeweilige Projektstatus hat. Jeder dieser Toggle kann nur einmal pro Status aktiviert werden und sollte zum gewählten Status passen. Bei aktivem Toggle “End-Status” kann zusätzlich eine Kommentarpflicht bei positivem und/ oder negativem Abschluss aktiviert werden.

Projektphasen

Über den Button kannst Du individuelle Projektphasen (z.B. Vorbesprechung, Projektbuchungen, Auswertungen) anlegen die bei der Projektanlage verwendet werden.

Projektprioritäten

Über den Button kannst Du mehrere Projektprioritäten anlegen. Jede Priorität kann einer der drei Kategorien zugeordnet werden: Kritisch, Normal oder Niedrig. Zusätzlich lässt sich eine unter Einstellungen/CRM/DMS/Kundenportal angelegten Kundenportalübersetzung auswählen.

Über diesen Button lässt sich im Datagrid jeweils die Reihenfolge der verändern.