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# DMS

Steuere DMS-Typen in VARIO Cloud mit Aufbewahrungsfristen, Revisionen und Zugriffsstufen für Lesen, Bearbeiten, Löschen und öffentliche Links.

Hier kannst Du die **DMS-Typen** für Dateien im **Dokumentenmanagementsystem** verwalten.

## DMS-Typen

Über den Neuanlage-Button kannst Du einen neuen DMS-Typ wie z. B. **Rechnung** oder **Artikelbild** anlegen. Jeder DMS-Typ kann mit einer spezifischen **Aufbewahrungsfrist** in Jahren versehen werden. Das Feld **„Anzahl Revisionen“** bestimmt, wie viele Versionen einer Datei aufbewahrt werden sollen.

Mit den **Zugriffsstufen** kannst Du genau festlegen, wer welche Dateien **lesen**, **bearbeiten** und **löschen** darf. Dabei kannst Du frei definierbare Zahlen vergeben, die in Kombination mit den **DMS-Zugriffsberechtigungen** in den **Benutzerrollen** bestimmen, welche Zugriffsrechte gelten.

Ein Benutzer kann Dateien eines DMS-Typs nur einsehen, bearbeiten oder löschen, wenn ihm eine **Benutzerrolle** zugeordnet ist, die die gleichen oder höheren Werte als die im DMS-Typ festgelegten Zugriffsstufen enthält. Als Standard wird dem DMS-Typ die Zugriffsstufe **0** gegeben. **Administratoren** haben unabhängig von den zugeteilten Benutzerrollen volle Zugriffsrechte.

Das Recht, **Beziehungen** und **öffentliche Links** zu DMS-Dateien zu erstellen, wird über die **Zugriffsstufe Schreiben** gesteuert. Das **Downloaden von Links** wird über die **Zugriffsstufe Lesen** geregelt. Das **Löschen von Beziehungen** sowie von **Links** wird über die **Zugriffsstufe Löschen** gesteuert.

### Beispiel eines DMS-Typs mit Zugriffsstufen

Der angelegte DMS-Typ **„Rechnung“** enthält als Beispiel die Zugriffsstufen **1**, **5** und **10**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FvqSzCldDYkCHkDm16ZXb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4e757ea1-5c02-4c38-a9b8-9e7124c5124d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Damit ein Benutzer Dateien mit diesem DMS-Typ einsehen, bearbeiten und löschen kann, muss er einer Benutzerrolle zugeordnet sein, deren Zugriffsberechtigungen **gleich oder höher** als **1**, **5** und **10** sind. Ein Beispiel für eine passende Rolle wäre die hierfür angelegte Benutzerrolle **„Rechnungen – Lesen/Bearbeiten/Löschen“**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Ff4OlI5eKQHORrqWCexAS%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a7ef91a9-94be-48c7-b817-72e452755e0e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


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# Agent Instructions
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