DMS

Hier kannst Du die DMS-Typen für Dateien im Dokumentenmanagementsystem verwalten.

DMS-Typen

Über den Neuanlage-Button kannst Du einen neuen DMS-Typ wie z. B. Rechnung oder Artikelbild anlegen. Jeder DMS-Typ kann mit einer spezifischen Aufbewahrungsfrist in Jahren versehen werden. Das Feld „Anzahl Revisionen“ bestimmt, wie viele Versionen einer Datei aufbewahrt werden sollen.

Mit den Zugriffsstufen kannst Du genau festlegen, wer welche Dateien lesen, bearbeiten und löschen darf. Dabei kannst Du frei definierbare Zahlen vergeben, die in Kombination mit den DMS-Zugriffsberechtigungen in den Benutzerrollen bestimmen, welche Zugriffsrechte gelten.

Ein Benutzer kann Dateien eines DMS-Typs nur einsehen, bearbeiten oder löschen, wenn ihm eine Benutzerrolle zugeordnet ist, die die gleichen oder höheren Werte als die im DMS-Typ festgelegten Zugriffsstufen enthält. Als Standard wird dem DMS-Typ die Zugriffsstufe 0 gegeben. Administratoren haben unabhängig von den zugeteilten Benutzerrollen volle Zugriffsrechte.

Das Recht, Beziehungen und öffentliche Links zu DMS-Dateien zu erstellen, wird über die Zugriffsstufe Schreiben gesteuert. Das Downloaden von Links wird über die Zugriffsstufe Lesen geregelt. Das Löschen von Beziehungen sowie von Links wird über die Zugriffsstufe Löschen gesteuert.

Beispiel eines DMS-Typs mit Zugriffsstufen

Der angelegte DMS-Typ „Rechnung“ enthält als Beispiel die Zugriffsstufen 1, 5 und 10.

Damit ein Benutzer Dateien mit diesem DMS-Typ einsehen, bearbeiten und löschen kann, muss er einer Benutzerrolle zugeordnet sein, deren Zugriffsberechtigungen gleich oder höher als 1, 5 und 10 sind. Ein Beispiel für eine passende Rolle wäre die hierfür angelegte Benutzerrolle „Rechnungen – Lesen/Bearbeiten/Löschen“.