Aktivitäten

Aktivitätstypen

Über den Button „+Aktivitätstyp“ hast Du die Möglichkeit, unsere Auswahl wie E-Mail, Telefon, Kommentar und Sonstiges um eigene Typen zu ergänzen, Standards zu aktivieren und Zuordnungen zu treffen. Die Aktivitätstypen werden später bei der Neuanlage einer Aktivität zur Auswahl angeboten.

Bedeutung der wichtigsten Felder und Toggle

• Toggle „Abrechenbar“: Ist zu aktivieren, wenn es sich bei diesem Typ um eine abrechenbare Aktivität handelt.

• Toggle „Darf veröffentlicht werden“: Legt fest, dass dieser Aktivitätstyp veröffentlicht werden darf.

• Toggle „Standard für E-Mail-Bearbeitung“: Legt fest, dass dieser Aktivitätstyp als Standard für die E-Mail-Bearbeitung verwendet wird.

• Toggle „Standard für E-Mail Archivieren“: Legt fest, dass dieser Aktivitätstyp als Standard für die E-Mail-Archivierung verwendet wird.

• Toggle „Standard für Kommentare“: Legt fest, dass dieser Aktivitätstyp als Standard für Kommentare verwendet wird. Der hinterlegte Kommentar wird dann bei der Neuanlage einer Aktivität vorgeschlagen.

• Mögliche CRM-Typen: Es können Zuordnungen zu Adresse, Aufgabe, Deal und Projekt getroffen werden.

• Standard-Abrechnungsart: Zur Auswahl stehen Intern, Kunde, Unklar und Wie Aufgabe.

• Kommentarvorlage: Verknüpft den hier erfassten Kommentar mit diesem Aktivitätstyp.

Jeder Standard-Toggle lässt sich insgesamt nur einmal als Standard definieren. Über diesen Button lässt sich im Datagrid die Reihenfolge der Typen verändern.

Kommentarvorlage für Aktivitätstypen anlegen

Du kannst für jeden Aktivitätstyp eine eigene Kommentarvorlage hinterlegen. Öffne dazu den Aktivitätstyp und füge im Feld „Kommentarvorlage“ Deinen Text hinzu.

Aktivität mit hinterlegter Kommentarvorlage anlegen

Wenn Du eine Aktivität mit einem Typ erstellst, dem eine Kommentarvorlage zugeordnet ist, wird diese automatisch in das Kommentarfeld eingefügt. Du kannst den Text vor dem Speichern anpassen oder erweitern.

Wenn bereits ein Kommentar für einen anderen Aktivitätstyp hinterlegt ist und Du anschließend den Aktivitätstyp in eine Variante mit Kommentarvorlage änderst, fragt das System, ob der vorhandene Kommentar ersetzt oder beibehalten werden soll.

Aktivitäts-Abrechnungsregeln

Bevor Du Aktivitäten abrechnen kannst, müssen zunächst Abrechnungsregeln für Aktivitäten angelegt werden. Im Dialog „Aktivitäts-Abrechnungsregel anlegen“ sind die Felder „Aktivitätstyp“ und „Abrechnungsartikel“ Pflichtfelder.

Du kannst beispielsweise den Aktivitätstyp „Telefon“ sowie den Artikel „Dienstleistung“ auswählen. Ein Klick auf die Lupe öffnet die Auswahl aller Artikel der Artikelart „Dienstleistung“. Optional kannst Du spezifische Benutzer oder Benutzergruppen zuweisen, für die dieser Aktivitätstyp oder Abrechnungsartikel bei der Abrechnung verwendet werden soll.