> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten.md). # Belegarten VARIO Cloud Handbuch: Belegarten für Einkauf und Verkauf konfigurieren, eigene Belegarten anlegen und Folgebelege definieren. In den **Belegarten** findest Du die Standardtypen für **Einkaufs-** und **Verkaufsbelege**, wie beispielsweise **Bestellung**, **Eingangsrechnung**, **Angebot**, **Auftrag** oder **Lieferschein**. Über den **Button „+Belegart“** kannst Du zusätzlich eigene Belegarten wie z. B. eine **Proformarechnung** definieren. Es öffnet sich der Dialog Belegart anlegen.
## Bedeutung der Felder und Toggles * Kategorie: Legt die Belegkategorie fest, z. B. Angebot oder Rechnung. * DMS-Typ: DMS-Typ für die ausgegebenen Belegdokumente. Bleibt er leer, setzt VARIO beim Speichern den DMS-Typ passend zur Kategorie. * Aktiv: Zeigt, ob die Belegart aktiv ist. Aktivieren und deaktivieren kannst Du sie in der Tabelle. * Standard für die Kategorie: Wird verwendet, wenn VARIO die Standardbelegart der Kategorie ermittelt. Je Kategorie ist nur eine Belegart als Standard gekennzeichnet; setzt Du den Toggle, wird die bisherige Standardkennzeichnung entfernt. * Veröffentlichungsrichtlinie: Legt fest, welche Datei im Reiter „DMS“ als [**Hauptdokument**](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/weitere-reiter.md#reiter-dms) des Belegs verwendet wird. * Automatisch: Die bei der Veröffentlichung erzeugte Datei wird als Hauptdokument festgelegt. * Ein so festgelegtes Hauptdokument kann nicht nachträglich umgekennzeichnet oder gelöscht werden. * Manuell: Hat der Beleg noch kein Hauptdokument, wird eine hochgeladene Datei mit dem DMS-Typ der Belegart automatisch zum Hauptdokument. * Weitere Dateien kannst Du über die DMS-Aktion als Hauptdokument kennzeichnen. * **Toggle „Belegart anzeigen“**: Wenn dieser Toggle aktiviert ist, wird diese Belegart bei der Neuanlage unter der hinterlegten Kategorie zur Auswahl vorgeschlagen. * **Toggle „Geschäftsbeziehung benötigt“**: Ist dieser Toggle deaktiviert, ist beispielsweise die Anlage eines Angebots auf eine Adresse ohne Geschäftsbeziehung **„Kunde“** möglich. Erst bei der Übernahme des Angebots in einen Auftrag wird verlangt, dass die Adresse eine Geschäftsbeziehung hat, sofern in dieser Belegart dort der Toggle aktiv ist. Änderbar ist der Toggle nur für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Anfrage, Bestellung und Eingangslieferschein. In anderen Kategorien bleibt die Geschäftsbeziehung verpflichtend. * **Bezeichnung Ausgabe (Deutsch):** Jeder Belegart können mehrere Sprachen zugeordnet werden. Hier ist die deutsche Bezeichnung für die Ausgabe im Beleg zu erfassen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. * **Bezeichnung Anzeige (Deutsch):** Hier kannst Du festlegen, welcher Text für diese Belegart angezeigt werden soll. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. * Andere Zählerkreis-Konfiguration übernehmen: Verwende den Zählerkreis einer anderen Belegart, z. B. einen gemeinsamen Zähler für Rechnung und Lieferschein/Rechnung. Zur Auswahl stehen Konfigurationen, die selbst keine andere Konfiguration übernehmen. Ist eine ausgewählt, entfallen die übrigen Zählerfelder. * **Länge:** Bedeutet die festgelegte Anzahl an Zeichen. Diese ist von uns bereits vordefiniert, kann aber geändert werden. * Typ: Nicht gepoolte Sequenzen, Gepoolte Sequenzen oder Vorgemerkte Sequenzen. Bei einer neuen eigenen Zählerkonfiguration verwendet VARIO ohne Typangabe Gepoolte Sequenzen. * Auffüllzeichen: Eine Ziffer, z. B. 0, mit der die Nummer bis zur eingestellten Länge aufgefüllt wird. * Initialer Wert: Pflichtfeld. Ab diesem Wert startet die Zählervergabe. * Präfix: Über das Kontextmenü fügst Du Platzhalter für Jahr und Monat des Belegdatums ein, damit die Belegnummer z. B. mit dem Belegjahr beginnt. Weitere Informationen findest Du unter [Platzhalter](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein.md). Bei Storno-Belegarten werden die Zählerkreisfelder nicht angezeigt.
Die Tabelle ist nach Kategorie und der festgelegten Reihenfolge innerhalb der Kategorie sortiert. Die Reihenfolge änderst Du durch Ziehen und Ablegen innerhalb derselben Kategorie. Über den Pfeil am Zeilenanfang öffnest Du die Zählerstände; dort stehen Zählerpool und Zähler neu initialisieren zur Verfügung. Belegarten aktivierst, deaktivierst und löschst Du in der Tabelle. Die Spalte Nächste Belegnummer ergibt sich aus dem Zählerkreis. Mit Anwahl des Minisymbols lässt sich zur ausgewählten Belegart per Button die **„Bezeichnung Ausgabe“** in verschiedenen Sprachen erfassen. In der Belegvorschau und -ausgabe verwendet VARIO Cloud die Bezeichnung in der [Sprache des Belegs](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#sprache). Gibt es für diese Sprache keine Bezeichnung, wird die Bezeichnung in der Sprache Deiner eigenen Adresse gedruckt. Über die zwei Minisymbole rechts oben kann in die **Kacheldarstellung** und den **Vollbildmodus** gewechselt werden. ## Belegart ändern Um eine Belegart zu ändern, klicke diese zunächst an, um wie gewohnt in die **Detailansicht** zu gelangen, und anschließend oben rechts auf den Button **„Bearbeiten“**. Danach werden die Felder im Bereich **„Verwaltung“** zum Editieren freigegeben. Die Detailansicht enthält Verwaltung, Übersetzungen und Folgebelege. Das Änderungsprotokoll findest Du im Aktionsmenü.
## Bereich Übersetzungen **Übersetzungen** für Belegarten können ganz einfach angelegt werden, indem Du zur entsprechenden Belegart navigierst und die gewünschten Übersetzungen hinzufügst. Bereits vorhandene Übersetzungen können nachträglich bearbeitet werden. Änderungen werden sofort übernommen und stehen direkt in der Anzeige zur Verfügung. Nicht mehr benötigte Übersetzungen lassen sich problemlos löschen. Über +Übersetzung erfasst Du eine Sprache mit Bezeichnung Ausgabe und Bezeichnung Anzeige. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Bearbeitung. Zum Löschen markierst Du die Übersetzung und wählst Löschen im Aktionsmenü der Tabelle. ## Bereich Folgebelege
Im Bereich Folgebelege legst Du mit +Folgebeleg eine Zielbelegart fest. Zur Auswahl stehen aktive Belegarten; dieselbe Zielbelegart kann je Ausgangsbelegart nur einmal eingetragen werden. Eigene Zuordnungen kannst Du löschen, vorgegebene nicht. Folgezuordnungen aktivierst oder deaktivierst Du in dieser Tabelle. * Gibt es für eine Zielkategorie aktive Folgezuordnungen, werden bei der Übernahme in diese Kategorie nur die zugeordneten aktiven Belegarten angeboten. * Gibt es für die Zielkategorie keine aktive Folgezuordnung, stehen die dort sonst zulässigen aktiven Belegarten zur Auswahl. {% hint style="info" %} Mit „Belegart anzeigen“ legst Du fest, ob eine aktive Belegart bei der Neuanlage angeboten wird. Bei deaktiviertem Toggle bleibt die Belegart als zulässiger Folgebeleg verfügbar. {% endhint %} ### Besonderheit Versandauftrag und Versandlieferschein Ein **Versandauftrag** kann nur in den vordefinierten **Versandlieferschein** übernommen werden, nicht jedoch in andere Belegarten wie **Lieferscheine** oder **Bestellungen**. Ebenso kann ein **Versandlieferschein** nicht in eine weitere Belegart wie beispielsweise eine **Rechnung** übernommen werden. Ein **Versandlieferschein** erhält nach dem Speichern und nach der Übernahme aus dem Versandauftrag automatisch den **Status „Übernommen“**. Bei allen anderen Lieferschein-Belegarten bleibt der Beleg nach dem Speichern **„Gespeichert“**. Einen übernommenen Versandlieferschein bearbeitest Du über die Aktion **„Bearbeiten“**, wie einen gespeicherten Lieferschein: * Beim **Bearbeiten** wird der Bestand der Artikel wieder eingebucht. * Beim erneuten **Speichern** wird der Bestand genau einmal ausgebucht, egal wie oft Du den Beleg bearbeitest. * Wenn Du die Bearbeitung **abbrichst**, bleibt der Versandlieferschein erhalten und kehrt in den **Status „Übernommen“** zurück. Die Menge ist danach wieder ausgebucht. * Die Aktion **„Übernommen bearbeiten“** steht bei einem Versandlieferschein nicht zur Verfügung, da sie den Bestand doppelt ausbuchen würde. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.