Belegarten

In den Belegarten findest Du die Standardtypen für Einkaufs- und Verkaufsbelege, wie beispielsweise Bestellung, Eingangsrechnung, Angebot, Auftrag oder Lieferschein. Über den Button „+Belegart“ kannst Du zusätzlich eigene Belegarten wie z. B. eine Proformarechnung definieren.

Bedeutung der Felder und Toggle

• Toggle „Veröffentlichungsrichtlinie“: Legt fest, wie ein Beleg nach der Veröffentlichung im Reiter DMS abgelegt wird.

  • Automatisch: Der veröffentlichte Beleg wird direkt als Hauptdokument festgelegt und in der Belegvorschau angezeigt.

  • Manuell: Über das Kontextmenü und die Aktion „Als Hauptdokument setzen“ kann eine andere Datei nachträglich als Hauptdokument festgelegt werden.

• Toggle „Belegart anzeigen“: Wenn dieser Toggle aktiviert ist, wird diese Belegart bei einer Neuanlage unter der hinterlegten Kategorie zur Auswahl vorgeschlagen.

• Toggle „Geschäftsbeziehung benötigt“: Ist dieser Toggle deaktiviert, ist beispielsweise die Anlage eines Angebots auf eine Adresse ohne Geschäftsbeziehung „Kunde“ möglich. Erst bei der Übernahme des Angebots in einen Auftrag wird verlangt, dass die Adresse eine Geschäftsbeziehung hat, sofern in dieser Belegart dort der Toggle aktiv ist.

• Bezeichnung Ausgabe (Deutsch): Jeder Belegart können mehrere Sprachen zugeordnet werden. Hier ist die deutsche Bezeichnung für die Ausgabe im Beleg zu erfassen.

• Bezeichnung Anzeige (Deutsch): Hier kannst Du festlegen, welcher Text für diese Belegart angezeigt werden soll.

• Andere Konfiguration übernehmen: Hier kannst Du auswählen, ob der Zählerkreis einer anderen Belegart verwendet werden soll. Das ist beispielsweise sinnvoll bei Rechnungen und Lieferschein/Rechnungen, wenn der Zähler gemeinsam fortlaufend vergeben werden soll.

• Länge: Bedeutet die festgelegte Anzahl an Zeichen. Diese ist von uns bereits vordefiniert, kann aber geändert werden.

• Typ: Wenn keine Konfiguration einer anderen Belegart übernommen wird, kannst Du einen der drei Sequenztypen auswählen. Damit steuerst Du, wie die IDs erzeugt, verteilt und reserviert werden.

• Auffüllzeichen: Je nach erfasster Länge können hier die restlichen Zeichen, z. B. „0“, als Zeichenfüller festgelegt werden.

• Initialer Wert: Ab dieser Nummer startet die Zählervergabe. Dieser ist von uns bereits vordefiniert.

• Präfix: Hier kann mittels Platzhaltern, z. B. aktuelles Jahr, aktueller Monat oder aktueller Tag, ein Präfix hinterlegt werden, damit Deine Belegnummer beispielsweise immer mit dem Belegjahr beginnt. Weitere Informationen findest Du unter Platzhalter.

Alle Belegarten werden je nach Einstellung in einer Tabelle aufgelistet. Wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud kann jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- oder absteigend sortiert werden. Die Anzeige der Spalte „Nächste Belegnummer“ ergibt sich aus den Einstellungen in den Zählerkreisen.

Mit Anwahl des Minisymbols lässt sich zur ausgewählten Belegart per Button die „Bezeichnung Ausgabe“ in verschiedenen Sprachen erfassen. Wenn eine Sprache in der Adresse hinterlegt ist, greift das System auf diese zu und gibt die entsprechende Bezeichnung in der Belegvorschau und -ausgabe aus.

Über die zwei Minisymbole rechts oben kann in die Kacheldarstellung und den Vollbildmodus gewechselt werden.

Belegart ändern

Um eine Belegart zu ändern, klicke diese zunächst an, um wie gewohnt in die Detailansicht zu gelangen, und anschließend oben rechts auf den Button „Bearbeiten“. Danach werden die Felder im Bereich „Verwaltung“ zum Editieren freigegeben.

Bereich Übersetzungen

Übersetzungen für Belegarten können ganz einfach angelegt werden, indem Du zur entsprechenden Belegart navigierst und die gewünschten Übersetzungen hinzufügst. Bereits vorhandene Übersetzungen können nachträglich bearbeitet werden. Änderungen werden sofort übernommen und stehen direkt in der Anzeige zur Verfügung. Nicht mehr benötigte Übersetzungen lassen sich problemlos löschen.

Bereich Folgebelege

In den Belegarten hast Du die Möglichkeit, Folgebelegarten zu definieren. In unserem Beispiel ist der Folgebeleg des Versandauftrags eindeutig als „Versandlieferschein“ festgelegt. Folgebelege können angelegt, geändert oder, wenn diese von Dir individuell hinzugefügt wurden, gelöscht werden. Der Versandlieferschein aus unserem Beispiel kann nicht als Folgebeleg eines Versandauftrags gelöscht werden, da dies eine Standardvorgabe ist. Folgebelege können auch deaktiviert werden. Deaktivierte Belege stehen in der Belegverwaltung nicht mehr zur Verfügung und können weder als Folgebeleg ausgewählt noch als Neuanlage genutzt werden.

Wenn der Toggle „Neuanlage erlaubt“ aktiviert ist, kann der Beleg als neue Belegart ausgewählt werden.

Ist der Toggle inaktiv, steht der Beleg nicht für die Neuanlage zur Verfügung, bleibt jedoch als Folgebeleg verfügbar.

Besonderheit Versandauftrag und Versandlieferschein

Ein Versandauftrag kann nur in den vordefinierten Versandlieferschein übernommen werden, nicht jedoch in andere Belegarten wie Lieferscheine oder Bestellungen. Ebenso kann ein Versandlieferschein nicht in eine weitere Belegart wie beispielsweise eine Rechnung übernommen werden.