Zusatzfelder

Für die Verwendung in Adressen, Artikeln, Belegen, im CRM-Bereich und in Verkaufskanälen können hier Zusatzfeldgruppen mit Zusatzfeldern sowie Aufzählungsgruppen definiert werden. Dabei können jeweils individuelle Namen vergeben werden. Über die Zuordnung(en) wird festgelegt, in welchem Bereich die Zusatzfeldgruppe angezeigt werden soll. So ist z. B. die Zusatzfeldgruppe “Kosmetik (Verpackung)” für den Bereich Artikel interessant, nicht aber für die Adresse. Anhand unseres Beispiels erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie man eigene Zusatzfeldgruppen mit Zusatzfeldern und Aufzählungsgruppen definiert, welche Funktionen und Auswahlmöglichkeiten man dabei hat und wie diese dann im entsprechenden Bereich (z. B. Artikel) angezeigt werden.

Hier ein kurzer Deep Dive zur Verwendung und Konfiguration von Zusatzfeldgruppen:

Weiter unten findest Du einen weiteren Video zu der Gruppensichbarkeit und den Aufzählungsgruppen.

Zusatzfeldgruppe und Zusatzfeld

Mit Auswahl von “+Zusatzfeldgruppe” wird eine neue Zusatzfeldgruppe angelegt. Im Feld “Kürzel” sollte ein eindeutiger Name und im Feld “Beschreibung” ein Tooltip eingegeben werden. Das Feld “Schlüssel” dient ausschließlich dem technischen Zugriff über die Community-API, VQL oder den Workflow. Falls kein Wert eingegeben wird, wird das Feld automatisch mit group_1 bzw. field_1 usw. gefüllt. Das Feld “Schlüssel” kann in der Zusatzfeldgruppe nur bei Neuanlage vergeben werden, danach ist es readonly. Aus der Liste der Zuordnungen ist der Bereich auszuwählen, in dem diese Zusatzfeldgruppe angezeigt werden soll. Auch hier ist eine Mehrfachauswahl möglich:

Danach kannst Du über „+Zusatzfeld“ einzelne Zusatzfelder innerhalb der Gruppe anlegen.

Zusatzfeldgruppe mit Zusatzfeldern

Die Bedeutung der Felder und Toggle

• Schlüssel: Wird nur für den technischen Zugriff über die Community-API, VQL oder den Workflow benötigt. Falls kein Wert eingegeben wird, wird das Feld automatisch gefüllt (field_1,…). Erlaubt sind nur JSON-konforme Schlüsselnamen. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
• Kürzel: Sollte einen eindeutigen Namen enthalten (z.B. Hilfsstoffe)
• Beschreibung: Die hier hinterlegte Beschreibung wird als Tooltip des Kürzels verwendet
• Typ:

  • Boolesch: Fügt einen Toggle zum Aktivieren/ Deaktivieren ein
  • Datum: Bietet einen Kalender zur Datumseingabe an (z.B. Hilfsstoffe aktualisiert am xx)
  • Datum und Uhrzeit: Bietet die Möglichkeit zur Eingabe von Datum und Uhrzeit
  • Einfachauswahl: Bietet eine entweder/oder Auswahl an (z.B. Glasflasche mit oder ohne Pipette) an. Siehe auch Aufzählungsgruppe!
  • Ganzzahl: Erlaubt nur die Eingabe von Zahlen
  • Langer Text: Ermöglicht das Hinzufügen von Text, Bildern und Verlinkungen innerhalb eines Editors. Weitere Informationen zu den Texteditoren findest Du hier.
  • Mehrfachauswahl: Bietet eine Auswahl von mehreren Einträgen an (z.B. verschiedene Hilfsstoffe). Siehe auch Aufzählungsgruppe!
  • Objekt: Ermöglicht die Speicherung von JSON-Objekten (z. B. für Apps)
  • Text: alphanumerisches Eingabefeld
  • Währung: für Betragseingaben
• Ansicht:

  • Editierbar: erlaubt die Eingabe im Zusatzfeld
  • Schreibgeschützt: Das Zusatzfeld kann nur gelesen, nicht bearbeitet werden.
  • Unsichtbar: Das Zusatzfeld ist nicht in der Cloud, aber in der API sichtbar.
• Aufzählungsgruppe: Erlaubt die Auswahl einer Auswahlgruppe bei den Typen Einfach- und/ oder Mehrfachauswahl (Details siehe Aufzählungsgruppe).
• Toggle Volltextsuche: Aktiviert die Volltextsuche für Zusatzfelder vom Typ Langer Text, Text, Einfach- und Mehrfachauswahl. Dadurch kannst Du hinterlegte Werte (z.B. Citronensäure) über die Suchfunktion in der Infoleiste oder im C-Unit-Filter "Volltext" durchsuchen.
• Toggle Aktiv: Durch Deaktivierung wird das Zusatzfeld bzw. die Eingabe in der Cloud und in der API ausgeblendet.
• Toggle Indiziert: Bei Aktivierung wird für das Zusatzfeld ein Datenbankindex erzeugt, der z.B. bei Abfragen als Suchkriterium verwendet werden kann.

Mit dem-Symbol kannst Du eine Zusatzfeldzeile löschen und mit diesem-Symbol die Reihenfolg ändern.

Sobald ein Zusatzfeld in einem Bereich (Beleg, Artikel) erstmals verwendet wurde, können Zuordnungen und Typ nicht mehr geändert oder gelöscht werden!

Formatierung von Objekte

Zusatzfelder mit dem Typ "Objekt" können innerhalb des Datensatzes aufgeklappt werden, um die zu bearbeiten und einzusehen. Über den Button "JSON-Ansicht" kannst Du die Einträge im JSON-Format einsehen und bearbeiten.

Gruppensichtbarkeit

Wenn Du einer Zusatzfeldgruppe im Feld „Zuordnungen“ nur einen Bereich zuweist, kannst Du Bedingungen festlegen, mit denen Du bestimmen kannst, in welchen Fällen die Zusatzfeldgruppe erscheinen soll. Klicke dazu im Bereich „Gruppensichtbarkeit“ ganz rechts auf das Auge-Icon und dann auf „Bedingung hinzufügen“, um eine neue Bedingung anzulegen.

Ist bereits eine Gruppensichtbarkeit hinterlegt, wird diese durch einen gefüllten Auge-Icon gekennzeichnet.

Du kannst Sichtbarkeitsregeln auch für einzelne Zusatzfelder innerhalb einer Zusatzfeldgruppe festlegen. Klicke dazu auf das Auge-Icon neben dem entsprechenden Zusatzfeld.

Sowohl bei Zusatzfeldgruppen als auch bei Zusatzfeldern stehen Dir beim Anlegen einer Bedingung im Feld „Quelle“ zwei Optionen zur Auswahl. Darüber legst Du die Art der Bedingung fest.

Quelle Geschäftsobjekt

Mit der Quelle „Geschäftsobjekt“ legst Du Bedingungen auf Basis des Bereichs fest, den Du im Feld „Zuordnungen“ ausgewählt hast. So kannst Du zum Beispiel definieren, dass eine Zusatzfeldgruppe nur angezeigt wird, wenn ein Artikel eine bestimmte Artikelart hat. Im Feld „Feld“ stehen Dir dafür die entsprechenden Felder zu gewählten Zuordnung zur Auswahl.

Über die Felder „Feld“, „Operator“ und „Wert“ legst Du fest, wann die Zusatzfeldgruppe angezeigt wird. In unserem Beispiel wählen wir im Feld „Feld“ den Eintrag „Artikelart“, als Operator „Ist gleich“ und als Wert „Bestandsgeführt“. Die Zusatzfeldgruppe wird damit nur bei Artikeln mit der Artikelart „Bestandsgeführt“ angezeigt.

Quelle Zusatzfeld

Mit der Quelle „Zusatzfeld“ legst Du Bedingungen auf Basis bereits vorhandener Zusatzfeldgruppen fest.

Über die Felder „Gruppe“ und „Feld“ wählst Du die Zusatzfeldgruppe und das Zusatzfeld aus, auf die sich die Bedingung beziehen soll. Mit den Feldern „Operator“ und „Wert“ legst Du fest, wann die Zusatzfeldgruppe angezeigt wird.

In unserem Beispiel wählen wir die Zusatzfeldgruppe „Kosmetik (Verpackung)“ und das darin enthaltene Zusatzfeld „Verpackungsart“ aus. Als Operator wählen wir „Ist gleich“ und als Wert „Glasflasche mit Pipette“. Die Zusatzfeldgruppe wird dann nur angezeigt, wenn in der entsprechenden Zusatzfeldgruppe dieser Wert ausgewählt ist.

So kannst Du festlegen, wie Zusatzfeldgruppen voneinander abhängig zur Auswahl stehen.

Und und Oder-Bedingungen

Über die Buttons „+Oder“ und „+Und“ kannst Du weitere Bedingungen anlegen. Mit „Und“ kannst Du bestehende Bedingungen genauer definieren. Mit „Oder“ legst Du alternative Bedingungen fest. Weitere Informationen zur Verwaltung von Und- und Oder-Bedingungen findest Du hier.

Beispiel für Und

Als Beispiel für „Und“-Bedingungen kannst Du zusätzlich zur Bedingung für die Artikelart eine Bedingung dazu anlegen, ob es sich um einen Einkaufsartikel handelt.

Die Zusatzfeldgruppe wird dann nur angezeigt, wenn der Artikel bestandsgeführt und ein Einkaufsartikel ist.

Beispiel für Oder

Als Beispiel für „Oder“-Bedingungen kannst Du zusätzlich zur Bedingung für die Artikelart „Bestandsgeführt“ eine Bedingung für die Artikelart „Dienstleistung“ anlegen.

Die Zusatzfeldgruppe wird dann bei Artikeln mit der Artikelart „Bestandsgeführt“ oder „Dienstleistung“ angezeigt.

Hier einen Deep Dive zu der Gruppensichtbarkeit:

Anordnung der Zusatzfeldgruppen ändern

Nach dem Anlegen einer Zusatzfeldgruppe kannst Du über „Anordnung anpassen“ die Darstellung wie Größe und Position für verschiedene Endgeräte (Smartphone, Tablet, Desktop) individuell konfigurieren.

Anpassung von Größe und Position je Endgerät

Bei einem Zusatzfeld vom Typ „Langer Text“ empfiehlt es sich, das Feld größer zu ziehen. So bleibt die komplette Menüleiste des Editors sichtbar.

Sind mehrere Zusatzfeldgruppen für denselben Bereich definiert, kannst Du deren Reihenfolge in den Benutzereinstellungen unter Zusatzfelder anpassen.

Zusatzfeldgruppen deaktivieren

Wenn eine Zusatzfeldgruppe oder Zusatzfeld einmal verwendet wurde, kann diese oder dieser nicht mehr gelöscht werden. In diesem Fall können einzelne Zusatzfelder über den Toggle "Aktiv" deaktiviert werden. Wenn alle Zusatzfelder einer Zusatzfeldgruppe deaktiviert wurden, wird automatisch die gesamte Zusatzfeldgruppe deaktiviert, so dass diese nicht weiter in den Datensätzen angezeigt wird.

Aufzählungsgruppe und Eintrag

Eine Aufzählungsgruppe benötigst Du, wenn ein Zusatzfeld eine Einfachauswahl oder Mehrfachauswahl anbieten soll.

Über „+Aufzählungsgruppe“ legst Du die Gruppe an. Wenn Du den Toggle „Automatisches Anfügen“ aktivierst, kannst Du auch Werte einfügen und speichern, die nicht zur Auswahl stehen. Diese werden automatisch zu den hier hinterlegten Werten hinzugefügt. Mit dem Toggle „Neue Werte sichtbar“ entscheidest Du, ob diese Werte anderen Datensätzen automatisch zur Auswahl stehen.

Nach dem Speichern gibst Du über „+Eintrag“ die gewünschten Auswahlwerte ein und fügst diese Aufzählungsgruppe Deinem Zusatzfeld hinzu.

Aufzählungsgruppe für eine Mehrfachauswahl

Anwendungsbeispiele für einen Artikel

Beispiel für eine Mehrfachauswahl

Für das Beispiel wurden angelegt:

• die Aufzählungsgruppe „Hilfsstoffe (Kosmetik)“ mit aktiviertem Toggle „Automatisches Anfügen“ (individuelles Textfeld "Eintrag mit Enter bestätigen)
• die Aufzählungsgruppe „Wirkstoffe (Kosmetik)“
• die Zusatzfeldgruppe „Kosmetik (Hilfsstoffe & Wirkstoffe)“
• die Zusatzfelder „Hilfsstoffe“ und „Wirkstoffe“ mit Typ „Mehrfachauswahl“

Beispiel für eine Einfachauswahl mit Bild

Für das Beispiel wurden angelegt:

• die Aufzählungsgruppe „Verpackung (Kosmetik)“ mit zwei Einträgen
• die Zusatzfeldgruppe „Kosmetik (Verpackung)“
• das Zusatzfeld „Verpackung“ mit Typ „Einfachauswahl“
• das Zusatzfeld „Bild der Verpackung“ mit Typ „Langer Text“

Hier ein kurzes Deep Dive zu den Aufzählungsgruppen: