Vorlagen

Im Reiter Vorlagen kannst Du Vorlagen für diese Datensätze konfigurieren:

• Adressen

• Artikel

• Aufgaben

• Aufgaben-Vorlagengruppe

• Deals

• Projekte

• Manuelle Bankbuchungen

Anlegen einer Vorlage am Beispiel Adressen

Mit Klick auf „+Adress-Vorlage“ öffnest Du den Dialog zum Anlegen einer Adressvorlage.

Dort kannst Du verschiedene Felder vorbelegen, z. B. die Geschäftsbeziehung „Kunde“. Eine Mehrfachauswahl ist ebenfalls möglich.

Wenn Du „Lieferant“ auswählst, kannst Du direkt auch die Lieferantengruppe festlegen.

Über den Toggle „Standard“ legst Du fest, ob die Vorlage bei jeder Neuanlage automatisch vorausgewählt ist.

Mit „Anlegen“ speicherst Du die Vorlage. Danach erscheint sie in der Übersicht der Adressvorlagen.

Bei der Neuanlage einer Adresse ist das Feld „Vorlage“ dann mit dieser Standardvorlage vorbelegt. Wenn Du das nicht möchtest, darf der Toggle „Standard“ nicht gesetzt sein.

Die Felder einer Vorlage kannst Du bei der Anlage eines Datensatzes jederzeit überschreiben.

Manuelle Bankbuchungen

Im Bereich “Manuelle Bankbuchungen” kannst Du Vorlagen für Kontozuordnungen anlegen. Dabei kannst Du mehrere Zuordnungen innerhalb einer Vorlage definieren, so dass monatlich wiederkehrende Bankumsätze, die mehrere Zuordnungen benötigen, schnell verbucht werden können.

Beim bearbeiten der Vorlage kannst über den Button “+Kontozuordnung” neue Zuordnungen hinzufügen. Bereits angelegte Kontozuordnungen lassen sich über das Mülleimer-Symbol wieder entfernt. In den Feldern “FiBu-Konto” und “Kostenstelle” wählst Du die entsprechenden Einträgen aus, die unter Einstellungen/Finanzen/Finanzbuchhaltung hinterlegt sind. Beispielsweise kann eine Mietzahlung automatisch auf mehrere Konten aufgeteilt werden, beispielsweise für Miete, Nebenkosten und sonstige Ausgaben.

Die erstellten Vorlagen kannst Du anschließend bei der Kontozuordnung unter Finanzen/Konten verwenden. Klicke dazu mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Transaktion und wähle die Option “FiBu-Konto zuordnen” aus. Im geöffneten Dialog kannst Du über den Button “+Kontozuordnung” eine Zuordnung ausführen. Innerhalb dieser Kontozuordnung hast Du die Möglichkeit, eine zuvor angelegte Vorlage auszuwählen.

Aufgaben-Vorlagengruppe

Die Vorlagen der Aufgaben unterscheiden sich jedoch von den anderen Vorlagen. Dort hast Du nicht nur die Möglichkeit Vorlagen anzulegen, sondern auch “Vorlagengruppen”. Du hast somit die Möglichkeit, die Aufgabenvorlagen in Aufgaben-Vorlagengruppen einzusortieren. Dazu folgt ein ausführliches Beispiel.

Beispiel für eine Aufgaben-Vorlage

Wir haben uns hier zwei Aufgabenvorlagen über den Button “+Aufgaben-Vorlage” angelegt

Im nächsten Schritt hast Du die Möglichkeit, über den Button “+Aufgaben-Vorlagengruppe”, eine Vorlagengruppe für deine Aufgabenvorlagen anzulegen. Klingt etwas kompliziert, ist aber ganz einfach und sieht dann wie folgt aus…

Auch diese erscheint dann in der Übersicht Deiner Aufgaben-Vorlagengruppen.

Enthaltene Aufgabenvorlagen in Aufgaben-Vorlagengruppe: Als “Chips” dargestellt siehst Du hier welche Aufgabenvorlagen Deine Aufgaben-Vorlagengruppe beinhaltet!

Unter dem Menüpunkt CRM(700)-> Aufgaben(710)-> findest Du im oberen rechten Bildschirmrand die Buttons “+Aufgabe” und “+Aufgaben”.

Klickst Du auf den Button “+Aufgabe” kannst Du dir wie bei den Adressen beschrieben, eine Aufgabe anlegen und die entsprechende Aufgabenvorlage auswählen.

Klickst Du auf den Button “+Aufgaben” kannst Du aus deinen Aufgaben-Vorlagengruppen auswählen, die wir zuvor gemeinsam angelegt haben.

Mit einem Klick auf den Drop-Down-Pfeil rechts kannst Du die Vorlagen öffnen, einsehen und wie oben bereits erwähnt, auch einzelne Felder überschreiben. Mit Klick auf den Button “Anlegen” ist deine Aufgabe, bestehend aus mehreren Aufgaben aus der Vorlagengruppe angelegt. Du findest Diese in der Übersicht der Aufgaben im Menüpunkt CRM->Aufgaben (710). Weitere Informationen zu CRM findest Du Hier.

Aufgaben-Vorlagen mit QR-Code

Bei einer Aufgaben-Vorlage kannst Du über das Icon einen QR-Code erzeugen.

Diesen kannst Du scannen, um direkt eine Aufgabe aus der Vorlage anzulegen. Achte darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.