Benutzer, Gruppen & Rollen

Bereich Benutzer

Alle hier angezeigten Benutzer wurden zuvor unter System/Admin Center angelegt, wofür entsprechende Berechtigungen erforderlich sind. Beim Auswählen eines Benutzers gelangst Du in die Detailansicht des Benutzers, in der Du die Einstellungen zum Benutzer verwalten kannst.

Benutzer

In diesem Bereich werden die Benutzerdaten angezeigt. Diese können jedoch nur mit dem entsprechenden Zugriff im Admin-Center angepasst werden. Benutzer können auch ausschließlich über das Admin-Center deaktiviert werden. Deaktivierte Benutzer sind jedoch weiterhin in der Benutzerübersicht unter den Einstellungen/Benutzer, Gruppen & Rollen einsehbar.

Toggle „Besitzer“

Der Besitzer ist ein SuperUser und somit die höchste Benutzerinstanz innerhalb von VARIO Cloud.

• Umfassender Zugriff auf alle Funktionen und Berechtigungen

• Kann jederzeit alle Einstellungen, Rollen und Berechtigungen ändern

• Wird automatisch beim Anlegen eines VARIO Cloud Mandanten festgelegt

• Kann nicht über die Benutzeroberfläche entfernt oder in seiner Rolle eingeschränkt werden

Besitzer haben uneingeschränkte Berechtigungen – unabhängig von den zugewiesenen Benutzerrollen oder -gruppen.

Verwaltung

In der Verwaltung kann eine dem Benutzer zugehörende Adresse ausgewählt werden, beispielsweise die Unternehmensadresse.

Vorhandene Rollen & Gruppen

Benutzer können per Drag-and-Drop sowohl Benutzerrollen als auch Benutzergruppen mit eigenen Rollen zugeordnet werden. So kann z. B. einem Vertriebsleiter neben der Benutzergruppe „Vertrieb“ auch eine Benutzerrolle mit erweiterten Benutzerrechten zugewiesen werden.

Rechte

Unter „Rechte“ werden alle Benutzerrechte aufgelistet, die einem Benutzer zugeordnet sind, einschließlich der Benutzergruppe oder Benutzerrolle, aus der sie stammen.

Dealsichtbarkeit

Im Bereich „Dealsichtbarkeiten“ kannst Du über „+Sichtbarkeit“ Benutzer hinzufügen, die die Deals des aktuellen Benutzers im Menüpunkt „CRM/Deals“ einsehen dürfen. Die jeweiligen Benutzer können dann, unabhängig vom Benutzerrecht „Fremde Deals lesen“, nicht nur ihre eigenen Deals, sondern auch die des entsprechenden Benutzers einsehen.

Abonnement-Einstellungen

Hier werden Dir die Abonnement-Einstellungen angezeigt, die der jeweilige Benutzer in seinen persönlichen Benutzereinstellungen hinterlegt hat. Die Einstellungen werden automatisch miteinander synchronisiert, sodass Du sie auch direkt in diesem Bereich für den jeweiligen Benutzer anpassen kannst – alle Änderungen wirken sich dabei unmittelbar auf die Benutzereinstellungen aus.

Zusatzfelder

Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, die Du unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder angelegt hast. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du im unteren Abschnitt.

Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Bereich Benutzergruppen

Hier können mehrere Benutzergruppen mit den im Bereich „Benutzerrollen“ definierten Rollen angelegt werden. Die einzelnen Benutzerrollen lassen sich per Drag-and-Drop in die rechte Spalte verschieben, um sie der Benutzergruppe hinzuzufügen.

Bereich Benutzerrollen

Hier können Benutzerrollen verwaltet werden, die einzelnen Benutzern und Benutzergruppen zugeordnet werden können. Für jede Benutzerrolle lassen sich sowohl die Zugriffsberechtigungen für den DMS-Bereich als auch die Berechtigungen für die einzelnen Bereiche in VARIO festlegen.

Du kannst einer Benutzerrolle nur Berechtigungen vergeben oder entziehen, über die Du selbst verfügst. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer keine höheren Rechte vergeben können, als sie selbst besitzen.

Systemrolle „Administrator“

Diese Benutzerrolle ist vordefiniert und kann nicht gelöscht werden. Ordnest Du diese Rolle einem Benutzer zu, hat er automatisch Administrator-Rechte.

Die Administrator-Rolle sollte mit Bedacht vergeben werden, da sie uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Daten und Systemeinstellungen gewährt.

In dieser Rolle ist es grundsätzlich nicht möglich, Rechte abzuwählen oder anzuhaken, da diese Rolle eine Systemvorgabe ist. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie beispielsweise der Bereich „Banking“. Diese Rechte kannst Du auch in der Administratorrolle entziehen oder vergeben.

Du erkennst diese Rechte daran, dass die Haken nicht ausgegraut sind, sondern an- und abhakbar. Beim Hovern mit der Maus über die ausgegrauten Rechte erscheint zudem ein entsprechender Tooltip.

DMS-Zugriffsberechtigungen

Mit den DMS-Zugriffsberechtigungen wird festgelegt, welche Benutzer bestimmte Dateien einsehen, bearbeiten oder löschen dürfen. Dabei können frei definierbare Zahlenwerte vergeben werden. Diese bestimmen in Kombination mit den Zugriffsstufen der DMS-Typen (z. B. Rechnung), welche Berechtigungen für bestimmte Dateien gelten. Ein Benutzer kann Dateien eines DMS-Typs nur dann einsehen, bearbeiten oder löschen, wenn ihm eine Benutzerrolle zugeordnet wurde, deren Werte größer oder gleich den im DMS-Typ definierten Zugriffsstufen sind. Weitere Informationen zu den DMS-Typen findest Du hier.

Berechtigungen

Unter Berechtigungen können die Benutzerrechte ausgewählt werden, die eine Benutzerrolle enthalten soll. Durch Aufklappen der einzelnen Bereiche, z. B. Adressen, kann jeweils festgelegt werden, ob die Datensätze aus diesem Bereich nur gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen. Nicht ausgewählte Bereiche bleiben für den Benutzer ausgeblendet. Ist für einen Bereich nur die Berechtigung „Lesen“ aktiviert, kann der Benutzer die Datensätze zwar einsehen, aber nicht bearbeiten oder neu anlegen.

In einigen Bereichen, wie z. B. Offene Posten, bleibt das Datagrid leer, wenn keine Leseberechtigung vorhanden ist. In diesem Fall werden keine Datensätze angezeigt.

Berechtigungen simulieren

Der Support-Modus ermöglicht es, die Berechtigungen eines Administrators zu simulieren, um die Ursache eines möglichen Problems zu identifizieren und zu beheben. Die Berechtigungen sind dabei nur optisch sichtbar, ohne tatsächliche Funktion. So kann z. B. das Anlegen eines Artikels auch ohne die entsprechende Berechtigung durchgeführt werden, wenn die Simulation aktiviert ist – der Artikel kann jedoch nicht gespeichert werden.

Um die Simulation der Berechtigungen zu beenden, muss der Toggle wieder deaktiviert werden; es reicht nicht aus, den Support-Modus einfach zu schließen.

Benutzergruppen und -rollen werden auditiert

Per Rechtsklick auf einen Datensatz wird über die Aktion “Änderungsprotokoll” die Historie geöffnet. Mit Aktivierung des Toggles “Nur Unterschiede anzeigen” können die Änderungen zur besseren Übersicht selektiert werden. Weitere Informationen zu den Änderungsprotokolle findest Du hier.