Ausgabe

Reiter Ausgabe

In diesem Reiter kannst Du Einstellungen zur Ausgabe vornehmen – zum Beispiel für den Export von Belegen und Mahnungen oder den Versand von E-Mails. Dabei lassen sich Ausgaberegeln für verschiedene Module und Ausgabearten anlegen sowie Konsumenten anbinden und verwalten.

Bereich Ausgaberegeln

In diesem Bereich kannst Du Ausgaberegeln anlegen, mit denen Du festlegst, unter welchen Bedingungen die Ausgabe in den einzelnen Bereichen der VARIO Cloud erfolgen soll. Zusätzlich kannst Du auch unter Adresse/Ausgaberegeln und Benutzereinstellungen/Ausgabe Ausgaberegeln anlegen, die spezifisch für die Adresse oder für Dich als Benutzer gelten sollen. Über den Button „+Ausgaberegel“ kann eine neue Ausgaberegel angelegt werden.

Beim Anlegen einer Ausgaberegel stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

• Ausgabetyp – Gibt an, um welche Art der Ausgabe es sich handelt, ob Dateiexport, Vorschau, E-Mail-Versand oder Druck. Die verfügbaren Ausgabetypen werden im unteren Bereich „Ausgabetypen“ aufgelistet.

• Modul – Wähle hier das Modul aus, für das die Regel gelten soll. Es stehen Dir die verschiedenen Bereiche der Anwendung zur Auswahl, in denen eine Ausgabe möglich ist – z. B. Belege, Mahnungen oder Lager-Listen. Je nach Modul kannst Du zusätzliche Optionen festlegen, um die Regel weiter zu präzisieren. So lässt sich im Modul Belegdruck ein Belegtyp, eine Belegtyp-Gruppe oder eine Fakturierungsart angeben.

• Reportgruppe – Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe erstellten Reportgruppen auswählen. Wird die Option „Standard“ gewählt, wird automatisch die Reportgruppe verwendet, die in System/Ausgabe als Standard definiert ist. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.

• Konsument – Wähle einen der verfügbaren Konsumenten aus. Dabei handelt es sich um Geräte oder Anwendungen, die in der VARIO Cloud für die Ausgabe angebunden sind. Eine Übersicht aller Konsumenten findest Du im unteren Bereich „Konsumenten“.

Im folgenden Beispiel ist eine Ausgaberegel für den Export von Belegen zu sehen. Sie legt fest, dass für Angebote mit der Fakturierungsart Netto, die Standard-Reportgruppe und den Konsument Standard-FILE_EXPORT verwendet werden sollen. Bei dem Standard-FILE_EXPORT handelt es sich um den von VARIO Cloud bereitgestellten Konsumenten für den Dateiexport.

Bereich Konsumenten

In diesem Bereich werden die Konsumenten aufgelistet, die für die Ausgabe benötigt werden – zum Beispiel Drucker für den Druck von Dokumenten oder eine E-Mail-Anbindung für den Versand von E-Mails aus der VARIO Cloud heraus. Dabei stehen Dir einige Standard-Konsumenten:

• Standard FILE_EXPORT – für den Dateiexport, z. B. bei Belegen

• Standard MAIL – für den E-Mail-Versand, z. B. aus einem Beleg heraus

• Standard USER_MESSAGE – für den automatischen Versand von Benachrichtigungen über die Kommunikationszentrale bezüglich abonnierter Datensätze

Die verfügbaren Konsumenten können durch das Anbinden zusätzlicher Geräte oder Apps erweitert werden, etwa durch angeschlossene Drucker oder integrierte Dienste wie Microsoft 365.

Zu jedem Konsumenten können mehrere Ausgabetypen ausgewählt werden. Dadurch können diese innerhalb der Ausgaberegeln mit den jeweiligen Ausgabetypen verknüpft werden. So kann z. B. im Zusammenhang mit den Abonnement-Einstellungen festgelegt werden, dass der Benutzer bei einer Änderung einer abonnierten Adresse nicht nur über die Kommunikationszentrale, sondern auch per E-Mail benachrichtigt wird.

Mit der folgenden Ausgaberegel legst Du beispielsweise fest, dass die Benachrichtigung, die unter System/Ausgabe/Adress-Listen für das Ändern einer abonnierten Adresse angelegt wurde, per E-Mail über den Konsument Microsoft 365 Mail gesendet wird.

Bereich Ausgabetypen

Hier werden Dir die zur Auswahl stehenden Ausgabetypen aufgelistet, die sowohl in den Konsumenten als auch in den Ausgaberegeln ausgewählt werden können. Diese beziehen sich auf die verschiedenen Ausgabearten wie Vorschau und Datei-Export, die an unterschiedlichen Stellen in der VARIO Cloud zum Einsatz kommen – z. B. bei der Belegausgabe.

So kann z. B. eine Ausgaberegel zusammen mit einem Konsumenten für den E-Mail-Versand hinterlegt werden, während ein weiterer Konsument und eine andere Ausgaberegel für den Druck verwendet werden.