Einstellungen Belege

Verwalte hier Parameter, definiere neue Belegarten, Rabatte und Zuschläge sowie individuelle Belegtexte für die Verwendung in Belegen.

Reiter Parameter

In den Beleg-Parametern kannst Du festlegen, wie z.B. § 13b UStG in der Belegerstellung gehandhabt werden soll. Diese Einstellungen gelten global für alle Belege, sofern sie nicht durch eine spezifischere Einstellung in der Adresse, dem Artikel oder dem Beleg selbst überschrieben werden.

Schwellwert für § 13b

Standardmäßig ist ein Schwellwert von 5.000 € hinterlegt. Dieser greift bei positionsbasiertem § 13b, also wenn der entsprechende Toggle im Artikel aktiviert ist.

• Liegt die Gesamtsumme des Belegs unter dem Schwellwert, wird MwSt. berechnet.
• Liegt die Gesamtsumme über dem Schwellwert, wird keine MwSt. berechnet, sofern der Artikel für § 13b gekennzeichnet ist.
• Ausnahme: Ist in der Adresse der § 13b-Toggle aktiviert, gilt § 13b unabhängig vom Schwellwert und den anderen Einstellungen. In diesem Fall wird grundsätzlich keine MwSt. berechnet.

Übersicht der Einstellungsebenen

• In der Adresse:
  • Höchste Priorität: Überschreibt alle anderen Einstellungen (Beleg, Artikel, Parameter).
  • § 13b gilt immer, unabhängig von der Belegsumme oder Artikelkennzeichnung.
  • Es wird keine MwSt. berechnet.
• Im Beleg:
  • § 13b gilt für alle Artikel im Beleg, unabhängig von ihrer Kennzeichnung.
• Im Artikel:
  • Gilt nur, wenn in der Belegposition der Artikel mit aktiviertem § 13b-Toggle enthalten ist.
  • Bei Überschreitung des Schwellwerts wird für alle entsprechenden Artikel im Beleg keine MwSt. berechnet.
  • Verkaufssets: Nur der Hauptartikel muss den Toggle aktiviert haben. Die Komponenten werden automatisch berücksichtigt.

Wenn § 13b angewendet wird, erscheint dieser Hinweis automatisch auf dem Beleg.

EN16931 Projektkennung

Hier kannst Du eine eindeutige Kennzeichnung hinterlegen, die als Projektreferenz bei der Erstellung elektronischer Rechnungen (z. B. XRechnung) verwendet wird.

Hinweis: Möchtest Du eine projektspezifische Referenz für eine bestimmte Adresse verwenden, trage diese bitte direkt in den Stammdaten der Adresse ein.

EN16931 Vertragskennung

Hier kannst Du eine eindeutige Kennzeichnung hinterlegen, die als Vertragsreferenz bei der Erstellung elektronischer Rechnungen verwendet wird.

Hinweis: Auch hier gilt: Für eine adressspezifische Vertragskennung hinterlege die Information bitte in den Adress-Stammdaten.

Methode zur Berechnung der Umsatzsteuer

Du kannst hier zwischen der “Horizontalen” (zeilenweise) und der “Vertikalen” (spaltenweise) Umsatzsteuerberechnung wählen. Hierbei handelt es sich um eine globale Voreinstellung die verwendet wird, wenn keine Einstellung auf anderer Ebene vorgenommen wird.

Übersicht der Einstellungsebenen:

• Im Beleg: Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen
• In der Rechnungsadresse: Diese Einstellung überschreibt die Werte in der Hauptadresse, im Verkaufskanal und in den Belegparametern
• In der Adresse (Hauptadresse): Diese Einstellung ersetzt die Werte aus dem Verkaufskanal und den Belegparametern
• Im Verkaufskanal: Diese Einstellung wird verwendet, wenn keine Werte in den Adresse oder Rechnungsadresse gesetzt sind.
• In den Belegparametern: Diese globale Einstellung wird verwendet, sofern keine abweichende Einstellung vorliegt.

EN16931 Validierung mit Valitool

Hier kannst Du auswählen, ob die Validierung von elektronischen Rechnungen automatisch oder manuell erfolgen soll. Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Anwendung haben wir Dir auf unserer Handbuchseite zu E-Rechnungen in VARIO Cloud zusammengefasst.

Reiter Belegarten

In den Belegarten findest du die Standardtypen für Einkaufs- und Verkaufsbelege, wie beispielsweise Bestellung, Eingangsrechnung, Angebot, Auftrag oder Lieferschein. Über den Button kannst du zusätzlich eigene Belegarten, wie zum Beispiel eine Proformarechnung, definieren.

Hier die Bedeutung der einzelnen Felder und Toggle:

• Toggle “Belegart anzeigen”: Wenn dieser Toggle aktiviert ist, wird diese Belegart bei einer Neuanlage unter der hinterlegten Kategorie zur Auswahl vorgeschlagen.
• “Geschäftsbeziehung benötigt“: Ist dieser Toggle deaktiviert, ist beispielsweise die Anlage eines Angebots auf eine Adresse ohne Geschäftsbeziehung “Kunde” möglich. Hier wird dann erst bei der Übernahme des Angebots in einen Auftrag verlangt, dass die Adresse eine Geschäftsbeziehung hat, sofern in dieser Belegart dort der Toggle aktiv ist.
• Bezeichnung Ausgabe (Deutsch): Jeder Belegart können mehrere Sprachen zugeordnet werden. Hier ist deutsche Bezeichnung für die Ausgabe im Beleg zu erfassen.
• Bezeichnung Anzeige (Deutsch): Hier kannst Du festlegen, welcher Text für diese Belegart angezeigt werden soll.
• Andere Konfiguration übernehmen: Hier kannst Du auswählen, ob der Zählerkreis einer anderen Belegart verwendet werden soll. Dies ist beispielsweise sinnvoll bei Rechnungen und Lieferschein/Rechnungen, dann dann der Zähler gemiensam, also fortlaufend vergeben wird.
• Länge: Bedeutet die festgelegte Anzahl an Zeichen. Diese ist von uns bereits vordefiniert, kann aber geändert werden.
• Präfix: Hier kann mittels Platzhaltern (Rechtsklick in das Feld nach der Anlage einer Belegart) beispielsweise das aktuelle Jahr, der aktuelle Monat, der aktuelle Tag oder eine Kombination aus mehreren dieser Platzhalter ausgewählt werden, damit Deine Belegnummer beispielsweise immer mit dem Belegjahr beginnt:

• Auffüllzeichen: Je nach erfasster Länge können hier die restlichen Zeichen z.B. “0” als Zeichenfüller festgelegt werden.
• Initialer Wert: Ab dieser Nummer startet die Zählervergabe. Dieser ist von uns bereits vordefiniert.

Alle Belegarten werden (je nach Einstellung) in einer Tabelle aufgelistet. Wie in allen Tabellen innerhalb der Cloud, kann jeder Spalteninhalt über den Pfeil auf- bzw. absteigend sortiert werden. Die Anzeige der Spalte “Nächste Belegnummer” ergibt sich aus den Einstellungen in den Zählerkreisen. Mit Anwahl des Minisymbols lässt sich zur ausgewählten Belegart per Button die “Bezeichnung Ausgabe” in verschiedenen Sprachen erfassen. Wenn eine Sprache in der Adresse hinterlegt ist, greift er auf diese zu und gibt diese Bezeichnung in der Belegvorschau und -ausgabe aus.

Über die zwei Minisymbole (rechts oben) kann in die Kacheldarstellung und den Vollbildmodus gewechselt werden.

Belegart ändern

Um eine Belegart zu ändern, klicke diese zunächst an, um wie gewohnt in die Detailansicht zu gelangen und im Anschluss oben rechts auf den Button „Bearbeiten“. Anschließend werden die Felder im Bereich „Verwaltung“ zum editieren freigegeben.

Bereich Übersetzungen

Übersetzungen für Belegarten können ganz einfach angelegt werden, indem Du zur entsprechenden Belegart navigierst und die gewünschten Übersetzungen hinzufügst. Bereits vorhandene Übersetzungen können nachträglich bearbeitet werden. Änderungen werden dabei sofort übernommen und stehen direkt in der Anzeige zur Verfügung. Nicht mehr benötigte Übersetzungen lassen sich problemlos löschen.

Bereich Folgebelege

In den Belegarten hast Du die Möglichkeit, Folgebelegarten zu definieren. In unserem Beispiel ist der Folgebeleg des Versandauftrags eindeutig als „Versandlieferschein“ festgelegt. Folgebelege können angelegt, geändert oder, wenn diese von Dir individuell hinzugefügt wurden, gelöscht werden. Der Versandlieferschein aus unserem Beispiel kann nicht als Folgebeleg eines Versandauftrags gelöscht werden, da dies eine Standardvorgabe ist. Folgebelege können auch deaktiviert werden. Deaktivierte Belege stehen in der Belegverwaltung nicht mehr zur Verfügung und können weder als Folgebeleg ausgewählt noch als Neuanlage genutzt werden.

Besonderheit Versandauftrag und Versandlieferschein

Ein Versandauftrag kann nur in den vordefinierten Versandlieferschein übernommen werden, nicht jedoch in andere Belegarten wie Lieferscheine oder Bestellungen. Ebenso kann ein Versandlieferschein nicht in eine weitere Belegart, wie beispielsweise eine Rechnung, übernommen werden.

Reiter Belegtexte

In den Belegtexten kannst Du eigene Texte in verschiedenen Sprachen definieren und diese z.B. einer Belegart zuordnen sowie die Position (Kopf-, Fußtext, separate Belegzeile) auf dem Beleg bestimmen. Mit Anwahl von wird in den Dialog “Belegtext anlegen” verzweigt:

Hier die Bedeutung der Felder, die einer Erklärung bedürfen:

• Typ:
  • “Automatischer Belegtext“: Der Belegtext wird automatisch in den Bereich “Texte” des Beleges übernommen:
  • “Manueller Belegtext“: Der Belegtext ist im Beleg, manuell über das “+” und das Minisymbol “+” auszuwählen:
• Zielbelegtypen: Hier können eine oder mehrere Belegarten bestimmt werden, bei denen dieser Belegtext gelten soll. Ein leeres Feld bedeutet “alle Belegarten”.
• Vorbelegtypen: Eine hier hinterlegte Belegart z.B. Anfrage würde den Belegtext nur in einem Folgebeleg z.B. Bestellung auslösen. Voraussetzung ist, dass die Belegkette mit der vorbelegten Belegart beginnt.
• Position: Hier wird bestimmt, ob der Belegtext im Kopf- oder Fußtext ausgegeben werden soll.
• Toggle “Übernahme in Folgebeleg”: Ein aktivierter Toggle bedeutet, dass der Belegtext auch in den Folgebeleg übergeben wird.
• Toggle “Separate Belegposition”: Eine Aktivierung bedeutet, dass der Text einmalig über den Positionen ausgewiesen wird: .
• Text (Deutsch): Jedem Belegtext können mehrere Sprachen zugeordnet werden. Hier ist die deutsche Bezeichnung für die Ausgabe im Beleg zu erfassen.

Alle Belegtexte werden (je nach Einstellung) in einer Tabelle aufgelistet. Mit Anwahl des Minisymbols lässt sich zum ausgewählten Belegtext über den Button der Text in verschiedenen Sprachen erfassen. Wenn eine Sprache in der Adresse hinterlegt ist, greift er auf diese zu und gibt den entsprechenden Text aus.

Über die zwei Minisymbole (rechts oben) kann in die Kacheldarstellung und den Vollbildmodus gewechselt werden.

Rabatte und Zuschläge

Mit einem Klick auf “+Rabatt und Zuschlag” können hier Rabatte bzw. Zuschläge für verkauf -und Einkaufsbelege hinterlegt werden. Die hier hinterlegten Rabatte und Zuschläge können dann in der Detailansicht der Belegpositionen ausgewählt werden. Weitere Informationen findest Du hier.