Einstellungen Allgemein

Die Einstellungen sind in den einzelnen Bereichen (Allgemein, Adressen, Artikel…) gleich aufgebaut. Im angewählten Bereich sind in der Horizontalen die einzelne Stammdaten (Reiter Lokalisierungen, Reiter Tags, Reiter Gruppen & Rollen,…) zu finden und in der Vertikalen die entsprechenden Konfigurationen (Sprachen, Länder) zum geöffneten Reiter einstellbar.

Tipps zum Umgang mit den Datensätzen in den verschiedenen Bereichen findest Du im Abschnitt “Tipps zur Anwendung“.

Wie Du die Anzeige der Datensätze individuell strukturieren kannst erfährst Du auf der Handbuchseite “Konfigurierbare Tabellen“.

Parameter

Aktuell gibt es noch keine allgemeinen Parameter, die hier hinterlegt werden können.

Reiter Ausgabe

In diesem Reiter kannst Du Einstellungen zur Ausgabe vornehmen – zum Beispiel für den Export von Belege und Mahnungen oder den Versand von E-Mails. Dabei lassen sich Ausgaberegeln für verschiedene Module und Ausgabearten anlegen sowie Konsumenten anbinden und verwalten.

Bereich Ausgaberegeln

In diesem Bereich kannst Du Ausgaberegeln anlegen, mit denen Du festlegst, unter welchen Bedingungen die Ausgabe in den einzelnen Bereichen de VARIO Cloud erfolgen soll. Über dem Button “+Ausgaberegel” kann eine neue Ausgaberegel angelegt werden.

Beim Anlegen einer Ausgaberegel, stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:

Ausgabetyp – Gibt an, um welche Art der Ausgabe es sich handelt, ob Dateiexport, Vorschau, E-Mail-Versand oder Druck. Die verfügbaren Ausgabetypen werden im unteren Bereich “Ausgabetypen” aufgelistet.

Modul – Wähle hier das Modul aus, für das die Regel gelten soll. Es stehen Dir die verschiedenen Bereiche der Anwendung zur Auswahl, in denen eine Ausgabe möglich ist – z. B. Belege, Mahnungen oder Lager-Listen. Je nach Modul kannst Du zusätzliche Optionen festlegen, um die Regel weiter zu präzisieren. So lässt sich im Modul Belegdruck ein Belegtyp, eine Belegtyp-Gruppe oder ein Fakturierungsart angeben.

Reportgruppe – Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe erstellten Reportgruppen auswählen. Wird die Option “Standard” gewählt, wird automatisch die Reportgruppe verwendet, die in System/Ausgabe als Standard definiert ist. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.

Konsument – Wähle einen der verfügbaren Konsumenten aus. Dabei handelt es sich um Geräte oder Anwendungen, die in der VARIO Cloud für die Ausgabe angebunden sind. Eine Übersicht aller Konsumenten findest Du im unteren Bereich “Konsumenten”.

Bereich Konsumenten

In diesem Bereich werden die Konsumenten aufgelistet, die für die Ausgabe benötigt werden – zum Beispiel Drucker für den Druck von Dokumenten oder eine E-Mail-Anbindung für den Versand von E-Mails aus der VARIO Cloud heraus. Dabei stehen Dir einige Standard-Konsumenten:

• Standard FILE_EXPORT – für den Dateiexport, z. B. bei Belegen
• Standard MAIL – für den E-Mail–Versand, z. B. aus einem Beleg heraus
• Standard USER_MESSAGE – für den automatischen Versand von Benachrichtigungen über die Kommunikationszentrale bezüglich abonnierter Datensätze

Die verfügbaren Konsumenten können durch das Anbinden zusätzlicher Geräte oder Apps erweitert werden, etwa durch angeschlossener Drucker oder integrierte Dienste wie Microsoft 365.

Bereich Ausgabetypen

Hier werden Dir die zur Auswahl stehenden Ausgabetypen aufgelistet, die sowohl in den Konsumenten als auch in den Ausgaberegeln ausgewählt werden können. Diese beziehen sich auf die verschiedenen Ausgabearten wie Vorschau und Datei-Export, die an unterschiedlichen Stellen in der VARIO Cloud zum Einsatz kommen – z. B. bei der Belegausgabe.

So kann z. B. eine Ausgaberegel zusammen mit einem Konsumenten für den E-Mail-Versand hinterlegt werden, während ein weiterer Konsument und eine andere Ausgaberegel für den Druck verwendet werden.

Reiter Benutzer, Gruppen & Rollen

Bereich Benutzer

Alle hier angezeigten Benutzer wurden zuvor unter System/Admin Center angelegt, wofür entsprechende Berechtigungen erforderlich sind. Mit Anwahl eines Benutzers werden Dir in den einzelnen Bereichen verschiedene Informationen und Funktionen angeboten, die individuell angepasst werden können. Beim Auswählen eines Benutzers gelangst Du in Detailansicht des Benutzers, in der Du die Einstellungen zum Benutzer verwalten kannst.

Benutzer

In diesem Bereich werden die Benutzerdaten angezeigt. Diese können jedoch nur mit dem entsprechenden Zugriff im Admin-Center angepasst werden. Benutzer können auch ausschließlich über das Admin-Center deaktiviert werden. Deaktivierte Benutzer sind jedoch weiterhin in der Benutzerübersicht unter den Einstellungen/Benutzer, Gruppen & Rollen einsehbar. Nutze hierfür das Minisymbol über der Benutzerliste.

Verwaltung

In der Verwaltung kann eine dem Benutzer zugehörende Adresse ausgewählt werden, beispielsweise die Unternehmensadresse.

Toggle ‘Besitzer’

Der Besitzer ist ein SuperUser und somit die höchste Benutzerinstanz innerhalb von VARIO Cloud.

• Umfassender Zugriff auf alle Funktionen und Berechtigungen.
• Kann jederzeit alle Einstellungen, Rollen und Berechtigungen ändern
• Wird automatisch beim Anlegen eines VARIO Cloud Mandanten festgelegt.
• Kann nicht über die Benutzeroberfläche entfernt oder in seiner Rolle eingeschränkt werden.

Vorhandene Rollen & Gruppen

Benutzer können per Drag-and-Drop sowohl Benutzerrollen als auch Benutzergruppen mit eigenen Rollen zugeordnet werden. So kann z. B. einem Vertriebsleiter neben der Benutzergruppe “Vertrieb” auch eine Benutzerrolle mit erweiterten Benutzerrechten zugewiesen werden.

Rechte

Unter “Rechte“ werden alle Benutzerrechte aufgelistet, die einem Benutzer zugeordnet sind, einschließlich der Benutzergruppe oder Benutzerrolle, aus der sie stammen.

Dealsichtbarkeit

Hier kann eingestellt werden, von welchen Benutzern der aktuelle Benutzer die Deals im Bereich CRM einsehen darf.

Bankbenutzer

Hier kannst Du Bankbenutzer anlegen. Diese sind für das Arbeiten im Onlinebanking zwingend erforderlich. Bei Initialisierung der Bankschnittstelle unter Einstellungen/Finanzen/Onlinebanking wird automatisch ein Bankbenutzer auf den Besitzer des Tenants angelegt. Nur dieser Benutzer kann Umsätze abrufen.

Weitere Bankbenutzer können bspw. Zahlungen zuordnen oder alle anderen Aktionen außer dem Umsatzabruf ausführen. Dies ist eine technische Limitierung der FIN-API. Wenn dieser neu angelegte Bankbenutzer nun eine Bank anlegt, wird dieser Nutzer für den Umsatzabruf eingetragen. Wird eine Bank ohne einen weiteren Benutzer als dem Standardbankbenutzer (Besitzer des Tenants) angelegt, ist immer automatisch dieser derjenige, der die Umsätze abruft.

Abonnement-Einstellungen

Hier werden Dir die Abonnement-Einstellungen angezeigt, die der jeweilige Benutzer in seinen persönlichen Benutzereinstellungen hinterlegt hat. Die Einstellungen werden automatisch miteinander synchronisiert, sodass Du sie auch direkt in diesem Bereich für den jeweiligen Benutzer anpassen kannst – alle Änderungen wirken sich dabei unmittelbar auf die Benutzereinstellungen aus.

Zusatzfelder

Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, die Du unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder angelegt hast. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du im unteren Abschnitt.

Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Bereich Benutzergruppen

Hier können mehrere Benutzergruppen mit den im Bereich “Benutzerrollen” definierten Rollen angelegt werden. Die einzelnen Benutzerrollen lassen sich per Drag-and-Drop in die rechte Spalte verschieben, um sie der Benutzergruppe hinzuzufügen.

Bereich Benutzerrollen

Hier können Benutzerrollen verwaltet werden, die einzelnen Benutzern und Benutzergruppen zugeordnet werden können. Für jede Benutzerrolle lassen sich sowohl die Zugriffsberechtigungen für den DMS-Bereich als auch die Berechtigungen für die einzelnen Bereiche in VARIO festlegen.

Systemrolle ‘Administrator’

Diese Benutzerrolle ist vordefiniert und kann nicht gelöscht werden. Ordnest Du diese Rolle einem Benutzer zu, hat er automatisch Administrator-Rechte.

In dieser Rolle ist es grundsätzlich nicht möglich, Rechte abzuwählen oder anzuhaken, da diese Rolle eine Systemvorgabe ist. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie beispielsweise der Bereich ‘Banking‘. Diese Rechte kannst Du auch in der Administratorrolle entziehen oder vergeben.

Du erkennst diese Rechte daran, dass die Haken nicht ausgegraut sind sondern an- und abhakbar. Beim Hovern mit der Maus über die ausgegrauten Rechte erscheint zudem ein entsprechender Tooltip.

DMS-Zugriffsberechtigungen

Mit den DMS–Zugriffsberechtigungen wird festgelegt, welche Benutzer bestimmte Dateien einsehen, bearbeiten oder löschen dürfen. Dabei können frei definierbare Zahlenwerte vergeben werden. Diese bestimmen in Kombination mit den Zugriffsstufen der DMS-Typen (z.B. Rechnung), welche Berechtigungen für bestimmte Dateien gelten. Ein Benutzer kann Dateien eines DMS-Typs nur dann einsehen, bearbeiten oder löschen, wenn ihm eine Benutzerrolle zugeordnet wurde, deren Werte größer oder gleich den im DMS-Typ definierten Zugriffsstufen sind. Weitere Informationen zu den DMS-Typen findest Du hier.

Berechtigungen

Unter Berechtigungen können die Benutzerrechte ausgewählt werden, die eine Benutzerrolle enthalten soll. Durch Aufklappen der einzelnen Bereiche, z. B. Adressen, kann jeweils festgelegt werden, ob die Datensätze aus diesem Bereich nur gelesen, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen. Nicht ausgewählte Bereiche bleiben für den Benutzer ausgeblendet. Ist für einen Bereich nur die Berechtigung “Lesen” aktiviert, kann der Benutzer die Datensätze zwar einsehen, aber nicht bearbeiten oder neu anlegen.

In einigen Bereichen, wie z. B. Offene Posten, bleibt das Datagrid leer, wenn keine Leseberechtigung vorhanden ist. In diesem Fall werden keine Datensätze angezeigt.

Reiter Dashboards

Im Reiter “Dashboards” kannst Du Deine individuellen Starseiten-Dashboards sowie weitere Dashboards für verschiedene Bereiche, wie Adressen oder Artikel, erstellen und konfigurieren. Mithilfe der verschiedenen Widgets, die Dir zur Verfügung stehen, kannst Du die Informationen, die Du benötigst, auf einen Blick erfassen.

Weitere Informationen zur Konfiguration der Dashboards findest Du hier.

Genauere Informationen zu den einzelnen Widgets findest Du hier.

Reiter Lokalisierungen

Hier werden alle länderspezifische Einstellungen verwaltet.

Sprachen

Im Bereich Sprachen findest Du alle aktuellen Sprachen mit ISO-Codes. In der Regel sind hier Deinerseits keine Anpassungen erforderlich. Nur aktive Sprachen werden Dir zur Auswahl in der Adresse im Feld “Sprachen” angeboten. Über den Button “+Sprachen” kannst Du weitere Sprachen anlegen.

Länder

Im Bereich Länder findest Du alle aktuellen Länder mit ISO-Code, Währung und dem englischen Namen. In der Regel sind hier Deinerseits keine Anpassungen erforderlich. Nur aktive Länder werden Dir zur Auswahl in der Adresse im Feld “Ländercode” angeboten. Über den Button “+Länder” kannst Du weitere Sprachen anlegen.

Bundesländer

Im Bereich Bundesländer wurden die Felder „Land“ und „Bundesland“ ergänzt, um die Zollabwicklung zu erleichtern. Zusätzlich kann in den Positionseinstellungen des Reportdesigners eine Checkbox aktiviert werden, die das Ursprungsland, die Ursprungsregion und das Gewicht eines Artikels auf Verkaufsbelegen ausgibt. Ist das Ursprungsland Deutschland, wird das zugeordnete Bundesland angedruckt, andernfalls die Kennziffer „99“ für Ausland.
Mit Klick auf den Button “+Bundesland” lassen sich Bundesländer zu einem Land anlegen, um eine korrekte Zuordnung in Belegen sicherzustellen. Die hier zugeordneten Bundesländer, können im Bereich “Zoll/Intrastat” in der Artikelverwaltung, Reiter Stammdaten entsprechend ausgewählt werden.

Reiter Platzhalter

Im Reiter “Platzhalter” kannst Du festlegen, welche Platzhalter in verschiedenen Bereichen wie Artikel- oder Belegtexten zur Verfügung stehen. Nach Auswahl eines Bereichs lassen sich die angezeigten Spalten über das Zahnrad-Symbol anpassen, welche für die Platzhalter stehen. Mit dem Button “Platzhalter ersetzen” wird die aktuelle Konfiguration übernommen und aktiviert.

Platzhalter hinzufügen

Reiter Provisionen

Provisionsabrechnungsparameter

Im Artikelstamm muss einmalig ein Artikel für die Provisionsabrechnung angelegt und hier hinterlegt werden. Eine Beschreibung zur Anlage des Artikels findest Du hier.

Provisionen

Über kannst Du für jeden Vertreter einen oder mehrere unterschiedliche Provisionssätze anlegen. Eine Beschreibung zur Anlage der Provisionen findet Du hier.

Reiter Tab-Reihenfolgen

In diesem Bereich kannst Du für jeden Bereich eine oder mehrere Tab-Reihenfolgen festlegen, die Du in den Benutzereinstellungen unter dem Reiter “Tabs” übernehmen kannst. Über die Buttons “+Adress-Tab-Reihenfolge”, “+Aufgaben-Tab-Reihenfolge”, usw. kannst für die jeweiligen Bereiche eine neue Reihenfolge anlegen.

In dem Pop-up-Fenster kannst Du neben der Bezeichnung auch festlegen, welche Benutzer bzw. Benutzergruppen auf die Tab-Reihenfolge zugreifen bzw. diese bearbeiten können.

Lesen und Bearbeiten

Alle Benutzer können die Tab-Reihenfolge auswählen und bearbeiten.

Nur Lesen

Alle Benutzer können die Tab-Reihenfolge auswählen aber nicht bearbeiten. Über die Felder “Benutzer (Lesen und Bearbeiten)” und “Benutzergruppe (Lesen und Bearbeiten)” können einzelnen Benutzern und Benutzergruppen zusätzliche Bearbeitungsrechte zugewiesen werden.

Individuell

Mit dieser Option kannst Du gezielt festlegen, welche Benutzer und Benutzergruppen das Dashboard nur auswählen und welche es auch bearbeiten können. Wenn Du z.B. im Feld “Benutzer (Lesen und Bearbeiten)” nur Deinen eigenen Benutzernamen auswählst, ist die Tab-Reihenfolge nur für Dich sichtbar und bearbeitbar. Für Benutzer ohne jegliche Zugriffsrechte ist die Tab-Reihenfolge nicht sichtbar und somit auch nicht auswählbar.

Tab-Reihenfolge bearbeiten

Nach dem Anlegen einer Tab-Reihenfolge gelangst Du in den Bearbeitungsmodus der Tab-Reihenfolge. Hier kannst Du die einzelnen Tabs über die sechs Punkte (1) nach oben oder unten verschieben, um die Reihenfolge zu ändern. Durch die Auswahl einzelner oder mehrerer Tabs können diese über die drei Punkte (2) auch entfernt werden. Entfernte Tabs können dann mit dem Button “Tabs auswählen” (3) wieder hinzugefügt werden. Über den Button “Zurücksetzen” (4) kann die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt werden. Anschließend können die Änderungen über die Option “Speichern” (5) abgespeichert werden.

Mit dem Button “Bearbeiten” kannst Du eine gespeicherte Reihenfolge nachträglich bearbeiten und mit dem Button “<-Tabs” gelangst Du zurück zur Übersicht der erstellten Tab-Reihenfolgen. Über den Button kannst Du die Bezeichnung und die Zugriffsrechte nachträglich anpassen.

Reiter Tags

In diesem Bereich lassen sich farbige Etiketten mit individuellen Schlagworten (sogenannte Tags) anlegen. Diese können anschließend im Bearbeitungsmodus von Adressen, Artikeln, Belegen, Offene Posten sowie dem CRM-Bereich über “Tags bearbeiten” dynamisch (je nach Bedarf) hinzugefügt oder entfernt werden. Zusätzlich können Tags einzelnen Gruppen zugeordnet werden. So findet jeder alles gezielter.

Tags

Über den Button werden neue Tags angelegt.

Hier die Bedeutung der einzelnen Felder:

• Bezeichnung: Für die Erfassung eines Schlagwortes sind alphanumerische Zeichen zugelassen.
• Verwendungstyp: Zur Auswahl stehen diese Typen:
  • Adresse, Artikel, Aufgaben, Beleg, CRM/DMS, Deals, DMS, Offener Posten, Projekte
  • Allgemein: Diese werden in allen Bereichen angeboten, während die anderen nur entsprechend ihrer Zuordnung angeboten werden!
• Farbe: Über das Symbol der Farbkarte kann zu jedem Tag eine individuelle Farbe hinterlegt werden.
• Tag-Gruppe: Bei mehreren Tags empfiehlt es sich Tag-Gruppen anzulegen (s.u.). Das hat den Vorteil, dass die Tags in den entsprechenden Gruppen sortiert angezeigt werden. Tags ohne Tag-Gruppen-Zuordnung werden unter “ohne Gruppierung” gelistet.

Im C-Unit findest Du alle angelegte Tags auf einen Blick:

Tags bearbeiten: Auswahl unserer Tags in der Adresse:

So sieht die Anzeige der zwei hinzugefügten Tags im Reiter Stammdaten der Adresse aus:

Tag-Gruppen

Über den Button lassen sich individuelle Gruppierungen wie z.B. Aufgaben, Besonderheiten oder Zahlungsmoral anlegen die den einzelnen Tags zugeordnet werden können. Das hat den Vorteil, dass alle Tags, die einer Gruppe z.B. “Zahlungsmoral” zugeordnet sind unter dieser in den Anwendungsbereichen angezeigt werden.

Reiter Vorlagen

Im Reiter Vorlagen kannst Du dir Vorlagen für die folgenden Datensätze individuell konfigurieren…

• Adressen
• Artikel
• Aufgaben
• Aufgaben- Vorlagengruppe
• Deals
• Projekte
  

Anlegen Deiner Vorlage am Beispiel der Adressen

Mit Klick auf öffnest Du den Dialog um deine Adressvorlage anzulegen.
Du hast hier die Möglichkeit verschiedene Felder zu füllen, wie in unserem Beispiel die Geschäftsbeziehung “Kunde”. Eine Mehrfachauswahl ist natürlich auch möglich, sodass Du dir diese Vorlage für Kunden & Lieferanten definieren kannst.
Des Weiteren hast Du die Möglichkeit den Toggle “Standard” zu setzen, dann ist die Vorlage bei jeder Anlage einer Adresse im Standard automatisch aktiv.
Dieses Prozedere ist bei allen oben genannten Vorlagen Identisch anzuwenden. Die Felder der Vorlagen unterscheiden sich hierbei jedoch voneinander.

Mit einem Klick auf den Button “Anlegen”, hast Du Dir deine Vorlage konfiguriert und angelegt. Diese findest Du im Anschluss in der Übersicht der Adressvorlagen.

Bei Neuanlage einer Adresse ist das Feld “Vorlage” mit unserer “Adressvorlage Firma” im Standard vorausgewählt. Wenn Du dies nicht wünscht, darf wie oben beschrieben der Toggle “Standard” nicht gesetzt sein. Dann Ist das Feld Vorlage ungefüllt und es kann manuell aus einer Vielzahl von Vorlagen gewählt werden.

Vorlagengruppen

Die Vorlagen der Aufgaben unterscheiden sich jedoch von den anderen Vorlagen. Dort hast Du nicht nur die Möglichkeit Vorlagen anzulegen, sondern auch “Vorlagengruppen”. Du hast somit die Möglichkeit, die Aufgabenvorlagen in Aufgaben-Vorlagengruppen einzusortieren. Dazu folgt ein ausführliches Beispiel.

Im nächsten Schritt hast Du die Möglichkeit, über den Button , eine Vorlagengruppe für deine Aufgabenvorlagen anzulegen. Klingt etwas kompliziert, ist aber ganz einfach und sieht dann wie folgt aus…

Auch diese erscheint dann in der Übersicht Deiner Aufgaben-Vorlagengruppen.

Unter dem Menüpunkt CRM(700)-> Aufgaben(710)-> findest Du im oberen rechten Bildschirmrand die Buttons .

Klickst Du auf den Button kannst Du dir wie bei den Adressen beschrieben, eine Aufgabe anlegen und die entsprechende Aufgabenvorlage auswählen.

Klickst Du auf den Button kannst Du aus deinen Aufgaben-Vorlagengruppen auswählen, die wir zuvor gemeinsam angelegt haben.

Mit einem Klick auf den Drop Down Pfeil rechts kannst Du die Vorlagen öffnen, einsehen und wie oben bereits erwähnt, auch einzelne Felder überschreiben. Mit Klick auf den Button “Anlegen” ist deine Aufgabe, bestehend aus mehreren Aufgaben aus der Vorlagengruppe angelegt. Du findest Diese in der Übersicht der Aufgaben im Menüpunkt CRM->Aufgaben (710). Weitere Informationen zu CRM findest Du Hier.

Aufgaben-Vorlagen mit QR-Code

Bei einer Aufgaben-Vorlage kannst Du über das Icon einen QR-Code generieren, den Du scannen kannst, um über diesen eine Aufgabe aus der Vorlage anzulegen. Achte darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, um die Aufgabe anlegen zu können.

Reiter Zählerkreise

Für Adressen, Belege, CRM und Seriennummern lassen sich individuelle Zählerkreise für die einzelnen Nummernvergaben initialisieren. Da die Vorgehensweise für alle Bereiche fast gleich ist, haben wir die Beschreibung zusammengefasst. Diese findest Du in diesem Abschnitt unter CRM/DMS.

Adressen

In den Adressen kannst Du Zählerkreise für Adress-, Kunden-, FiBu-Kunden, Lieferanten-, FiBu-Lieferantennummern sowie Vertreter festlegen. Details zur Vorgehensweise findest Du im Bereich CRM/DMS.

Die Hilfeseite zum Thema Adressen findest Du hier.

CRM/DMS

In diesem Bereich lassen sich Zähler für Aufgaben, Deals und Projekte einstellen. Da die Vorgehensweise sowie der Dialog “Zählerkonfiguration:…” auch für die Bereiche Adressen, Belege, Seriennummer und Freie Zählerkreise gilt, findest Du hier eine Beschreibung die Du in allen Bereichen anwenden kannst.

Mit Anwahl der Aufgaben, öffnet sich der Dialog “Zählerkonfiguration: …”:

Hier die Bedeutung der einzelnen Felder:

• Vergabeverfahren:
  • Automatisch: Die Zählervergabe erfolgt automatisch, fortlaufend. (Empfohlen)
  • Automatisch aber änderbar: Die Zählervergabe erfolgt automatisch, ist aber änderbar. (nur in Adressen möglich)
  • Freie Eingabe: Die Nummern können frei und alphanumerisch vergeben werden – ohne Längenprüfung. (nur in Adressen möglich)
  • Manuell: Die Nummern können frei und alphanumerisch vergeben werden – mit Längenprüfung. (nur in Adressen möglich)
• Typ: (nur bei Freien Zählerkreisen)
  • Gepoolte Sequenzen, Nicht gepoolte Sequenzen, Vorgemerkte Sequenzen: Dadurch steuerst Du präzise, wie die IDs erzeugt, verteilt und reserviert werden. Weitere Details findest Du hier.
• Andere Konfiguration übernehmen:
  • Deals/Projekte/Aufgaben: Wird z.B. in der Zählerkonfiguration “Aufgaben” die Konfiguration von “Deals” ausgewählt, so werden die Zähler für neue Aufgaben und Deals gemeinsam, also fortlaufend nach der in Deals getroffenen Konfiguration vergeben. Ebenso verhält es sich in den Bereichen Adressen und Freie Zählerkreise.
• Länge: Bedeutet die festgelegte Anzahl an Zeichen. Diese ist von uns bereits vordefiniert, kann aber geändert werden.
• Präfix: Hier kann eine Vorsilbe z.B. “A” für Aufgaben, “D” für Deals vorne angefügt werden. (Für Belege kann zusätzlich (über das Kontextmenü) ein Platzhalter “Monat” oder “Jahr” ausgewählt werden.) Änderungen am Präfix erzeugen einen Eintrag in der Präfixhistorie.
• Auffüllzeichen: Je nach erfasster Länge können hier die restlichen Zeichen z.B. “0” als Zeichenfüller festgelegt werden.
• Initialer Wert: Ab dieser Nummer startet die Zählervergabe. Dieser ist von uns bereits vordefiniert.

Die bunte Grafik zeigt an, wie sich der Zähler zusammensetzt. Laut dieser Einstellung:

würde die Zählervergabe für neue Aufgaben so aussehen:

Mit Anwahl des grünen Pfeils wird die Präfixhistorie aller Einstellungen mit der jeweils vergebenen Anzahl (Letzte Sequenz) angezeigt:

Über die Minisymbole Zählerpool sind weitere Details und über den Stift eine neue Initialisierung möglich. In den Zählerpool gelangen z.B. Belegnummern die wieder freigesetzt wurden und damit automatisch neu vergeben werden.

Die Hilfeseite zum Thema CRM findest Du hier.

Seriennummer

Im Bereich Seriennummer kannst Du einen globalen Zählerkreis für Deine Seriennummern festlegen. Diese Einstellung greift bei automatischer Vergabe von Seriennummern im Wareneingang oder bei der Bestellung, sofern im Artikel selbst kein eigener Zählerkreis für Seriennummern hinterlegt ist.

Weiterführende Informationen findest Du auf unserer Handbuchseite zum Thema Seriennummern und Chargen.

Freie Zählerkreise

Freie Zählerkreise ermöglichen es Dir, vollständig individuelle Barcodes für verschiedenste Anwendungsfälle zu definieren – unabhängig von klassischen Beleg- oder Adressnummern. Diese flexiblen Zähler kannst Du für Lagerplätze, Pickwagen, Pickwagenboxen sowie auch in freien Feldern oder Skripten verwenden. Die Konfiguration erfolgt hier zentral und erlaubt Dir die Nutzung von Präfixen, Suffixen, Füllzeichen, Längenangaben und einem initialen Startwert, dessen detaillierte Beschreibung Du hier findest. Der gewünschte Zählerkreis ist unter Einstellungen/Lager/Parameter-WMS zu hinterlegen.

Reiter Zusatzfelder

Für die Verwendung in Adressen, Artikeln, Belegen, im CRM-Bereich und in Verkaufskanälen können hier Zusatzfeldgruppen mit Zusatzfeldern sowie Aufzählungsgruppen definiert werden. Dabei können jeweils individuelle Namen vergeben werden. Über die Zuordnung(en) wird festgelegt, in welchem Bereich die Zusatzfeldgruppe angezeigt werden soll. So ist z.B. die Zusatzfeldgruppe “Kosmetik (Verpackung)” für den Bereich Artikel interessant, nicht aber für die Adresse. Anhand unseres Beispiels erklären wir Dir Schritt für Schritt, wie man eigene Zusatzfeldgruppen mit Zusatzfeldern und Aufzählungsgruppen definiert, welche Funktionen und Auswahlmöglichkeiten man dabei hat und wie diese dann im entsprechenden Bereich (z.B. Artikel) angezeigt werden.

Zusatzfeldgruppe & Zusatzfeld

Mit Auswahl von wird eine neue Zusatzfeldgruppe angelegt. Im Feld “Kürzel” sollte ein eindeutiger Name und im Feld “Beschreibung” ein Tooltip eingegeben werden. Das Feld “Schlüssel” dient ausschließlich dem technischen Zugriff über die Community-API, VQL oder den Workflow. Falls kein Wert eingegeben wird, wird das Feld automatisch mit group_1 bzw. field_1 usw. gefüllt. Das Feld “Schlüssel” kann in der Zusatzfeldgruppe nur bei Neuanlage vergeben werden, danach ist es readonly. Aus der Liste der Zuordnungen ist der Bereich auszuwählen, in dem diese Zusatzfeldgruppe angezeigt werden soll. Auch hier ist eine Mehrfachauswahl möglich:

Im nächsten Schritt können zu der Zusatzfeldgruppe ein oder mehrere einzelne Zusatzfelder über “+Zusatzfeld” angelegt werden:

Hier die Bedeutung der einzelnen Felder und der Toggle:

• Schlüssel: Wird nur für den technischen Zugriff über die Community-API, VQL oder den Workflow benötigt. Falls kein Wert eingegeben wird, wird das Feld automatisch gefüllt (field_1,…). Erlaubt sind nur JSON-konforme Schlüsselnamen. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
• Kürzel: Sollte einen eindeutigen Namen enthalten (z.B. Hilfsstoffe)
• Beschreibung: Die hier hinterlegte Beschreibung wird als Tooltip des Kürzels verwendet
• Typ:
  • Boolesch: Fügt einen Toggle zum Aktivieren/ Deaktivieren ein
  • Datum: Bietet einen Kalender zur Datumseingabe an (z.B. Hilfsstoffe aktualisiert am xx)
  • Datum und Uhrzeit: Bietet die Möglichkeit zur Eingabe von Datum und Uhrzeit
  • Einfachauswahl: Bietet eine entweder/oder Auswahl an (z.B. Glasflasche mit oder ohne Pipette) an. Siehe auch Aufzählungsgruppe!
  • Ganzzahl: Erlaubt nur die Eingabe von Zahlen
  • Langer Text: Ermöglicht das Hinzufügen von Text, Bildern und Verlinkungen innerhalb eines Editors. Weitere Informationen zu den Texteditoren findest Du hier.
  • Mehrfachauswahl: Bietet eine Auswahl von mehreren Einträgen an (z.B. verschiedene Hilfsstoffe). Siehe auch Aufzählungsgruppe!
  • Objekt: Ermöglicht die Speicherung von JSON-Objekten (z. B. für Apps)
  • Text: alphanumerisches Eingabefeld
  • Währung: für Betragseingaben
• Ansicht:
  • Editierbar: erlaubt die Eingabe im Zusatzfeld
  • Schreibgeschützt: Das Zusatzfeld kann nur gelesen, nicht bearbeitet werden.
  • Unsichtbar: Das Zusatzfeld ist nicht in der Cloud, aber in der API sichtbar.
• Aufzählungsgruppe: Erlaubt die Auswahl einer Auswahlgruppe bei den Typen Einfach- und/ oder Mehrfachauswahl (Details siehe Aufzählungsgruppe).
• Toggle Volltextsuche: Durch Aktivierung kann das Zusatzfeld bei der Erstellung und Bearbeitung von Selektionen verwendet werden (z. B. für das Anlegen von Filter).
• Toggle Aktiv: Durch Deaktivierung wird das Zusatzfeld bzw. die Eingabe in der Cloud und in der API ausgeblendet.
• Toggle Indiziert: Bei Aktivierung wird für das Zusatzfeld ein Datenbankindex erzeugt, der z.B. bei Abfragen als Suchkriterium verwendet werden kann.

Mit dem Mülleimer-Icon können die einzelnen Felder wieder gelöscht werden und mit dem Icon kann die Reihenfolge durch das Verschieben der Felder nach oben oder unten geändert werden.

Nach dem Anlegen einer Zusatzfeldgruppe kann über die Option “Anordnung anpassen” die Anordnung der Felder je nach Endgerät konfiguriert werden.

In dem sich öffnenden Pop-Up können dann die Felder über den Doppelpfeil und durch das Verschieben der Felder in ihrer Größe und Position angepasst werden. Durch den Wechsel zwischen den Reitern “Smartphone”, “Tablet” und “Desktop” kann die Anordnung für die jeweiligen Endgeräte unabhängig voneinander angepasst werden.

Aufzählungsgruppe & Eintrag

Eine Aufzählungsgruppe ist dann anzulegen, wenn in einem Zusatzfeld eine Einfach- oder Mehrfachauswahl (s.o.) in einem Zusatzfeld getroffen werden soll. In diesem Fall muss über eine Beschreibung mit Gruppennamen eingegeben werden. Bei aktiviertem Toggle “Automatisches Anfügen” kann ein Zusatzfeld neben den vordefinierten Einträgen auch durch individuelle Einträge, die nur für den entsprechenden Datensatz gelten, ergänzt werden.

Nach dem Speichern sind dann für jede Aufzählung über den Butto “+Eintrag” die gewünschten Daten einzugeben:

Diese Aufzählungsgruppe ist abschließend im Zusatzfeld der Zusatzgruppe zu hinterlegen.