Weitere Reiter

Neben dem Reiter "Belegerfassung" stehen Dir weitere Reiter zu Verfügung, in denen Du weitere Angaben zum Beleg hinterlegen kannst.

Reiter Zahlungsstatus

Im Reiter Zahlungsstatus wird bei Belegen der Belegarten “Eingangsrechnung”, “Eingangslieferschein/-rechnung”, “Gutschiftsforderung m. WR” und “Gutschiftsforderung m. WR” der ggf. noch offene Betrag angezeigt.

Das Kreisdiagramm zeigt Dir, wie viel bereits bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Außerdem werden Dir weitere Informationen zum offenen Posten angezeigt. Über die Bestellnummer und Eingangsrechnungsnummer gelangst Dich zur entsprechenden Bestellung bzw. Eingangsrechnung.

Im Bereich Buchungen werden Dir die einzelnen Buchungen zum offenen Posten angezeigt. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.

Reiter Aufgaben

Hier werden Dir Aufgaben aufgelistet, die zum Beleg zugeordnet sind. Aufgaben können mit dem Beleg über den Bereich "Abhängigkeiten" verknüpft werden. Über den Button "+Aufgabe" kannst Du neue Aufgaben anlegen, die automatisch mit dem Beleg verknüpft werden.

Reiter Projekte

In diesem Reiter werden Dir die Deals angezeigt, die zum Beleg über den Bereich "Abhängigkeiten" verknüpft wurden.

Reiter Belegprotokoll

Im Reiter “Belegprotokoll” werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt. Z. B. wird hier eingetragen, wenn der Beleg selbst aus einem vorausgegangenen Belegtyp erzeugt wurde oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.

Wenn z. B. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls eingetragen.

Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.

Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge manuell zu erfassen. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich.

Reiter DMS

Im Reiter “Dateien” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in Deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button “+Datei”. Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. Über das Download-Symbol kannst Du die Dateien auch herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.

Unterschied zu Verkaufsbelege

Anders als bei Verkaufsbelege wird beim Veröffentlichen des Belegs die erstellte Datei nicht im Reiter "DMS" hinterlegt.

Beim Hochladen einer Datei mit einem DMS-Typ, der der Belegart entspricht, wird diese als Hauptdokument gekennzeichnet. Voraussetzungen hierfür sind, dass noch keine Dateien zum Beleg hinterlegt sind und die Veröffentlichungsrichtlinie für die Belegart als manuell angegeben ist.

Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als Vorschau des Belegs angezeigt und für die FiBu-Übergabe verwendet.

Werden zu einem Beleg mehrere Dateien hinterlegt, kannst Du per Rechtsklick auf eine andere Datei festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll.

Über das Auge-Icon können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen

Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg – und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet.