Reiter Belegerfassung
Im Reiter Belegerfassung werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Einkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.
Hauptadresse
Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Einkauf folgt dies der Logik “Ich kaufe die Positionen ein bei folgender Adresse”.
Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als Lieferant gekennzeichnet, sollte dies vor Anlage eines Einkaufsbeleges in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.
Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst bzw. geändert werden.
Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse ausgewählt werden.
Belegdaten
Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.
Leistungsdatum
Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.
Lieferantennummer
zeigt die Lieferantennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)
Toggle Steuerpflichtig
Wenn es sich bei dem Einkauf um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Dann wird der entsprechende Mehrwertsteuersatz auf den Betrag angewandt.
Bestellt von
In diesem Feld kann eingetragen werden, welcher Benutzer von VARIO Cloud den Einkauf angestoßen hat. Der Wert wird in weitere Belege in der Belegkette übernommen.
Zuständiger Benutzer
Für den Beleg bzw. für diesen Geschäftsvorgang zuständige VARIO Benutzer. Weitere Details findest Du hier.
Wenn der ausgewählte Benutzer als Ansprechpartner in der eigenen Adresse hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen Kontaktinformationen– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du hier.
Vorgabelager
Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.
Reportgruppe
Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.
Belegtyp nach Einlagerung
Der Belegtyp nach der Einlagerung ist der Eingangslieferschein/- Eingangslieferscheinrechnung und stellt sozusagen den Gegenpart der Kommissionerung im Verkauf dar, dessen Folgebeleg der Lieferschein/- Lieferscheinrechnung ist.
Weitere Informationen folgen zur Einlagerung noch!
Externe Belegnummer
Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt.
Max. Lieferungen
Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.
Stapel Priorität
Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll.
Die Optionen (Stapel-Priorität und Stapelverarbeitung) greifen bei Erzeugung von Picklisten in der Kommissionierung.
Fakturierungsart
Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als Brutto– oder Nettorechnung ausgegeben werden soll. Bei einer Bruttorechnung werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer Nettorechnung werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet wird. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.
Leistungsland
Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt, um die Buchung für den Einkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält.
Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei Dienstleistungen, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:
der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (B2C): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (B2B): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort
Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung
Die Beschreibung dieser drei Felder haben wir zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören. Detaillierte Informationen zu diesen Themen findest Du hier.
Umsatzsteuerberechnung
Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du hier.
Sprache
Legt fest, in welcher Sprache der Beleg ausgegeben wird. Wie VARIO Cloud die Sprache ermittelt, liest Du unter Sprache.
Verkaufskanal
Hier kannst Du einen der unter dem Menüpunkt „Verkaufskanäle“ hinterlegten Verkaufskanäle auswählen. Wenn der Beleg in Verbindung mit einem angebundenen Verkaufskanal wie Shopware 6 erstellt wurde, wird der entsprechende Verkaufskanal hier hinterlegt. Standardmäßig wird der Standardverkaufskanal „default-channel“ hinterlegt.
§13b UStG
Der §13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß §13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu behandeln.
Sprache
In allen Einkaufsbelegen übernimmt VARIO Cloud die Sprache aus dem Feld Sprache der Hauptadresse des Belegs – eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse spielt dafür keine Rolle. Ist dort keine Sprache hinterlegt, gilt die Sprache Deiner eigenen Adresse.
Du kannst die Sprache im Feld „Sprache“ von Hand ändern; beim Übernehmen in einen Folgebeleg oder bei einem Wechsel der Adresse ermittelt VARIO Cloud sie neu. Was die Belegsprache steuert und wann sie neu ermittelt wird, beschreibt die Belegerfassung im Verkauf.
Positionen
Im Bereich “Positionen” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die Lupe kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.
Bei gedrückter “Strg“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “Hinzufügen” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “Enter“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “Shift“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.
Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der Artikelverwaltung stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.
Der Einzelpreis wird mit vier Nachkommastellen angezeigt, während der Gesamtpreis jeder Position auf zwei Nachkommastellen aufgerundet wird. Dadurch fließen Rabatte u. Ä. erst in den Gesamtpreis der Position ein.
Bei Klick auf das Plus-Symbol (‘+’) wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.
Kennst Du die Artikelnummer oder EAN, gib sie im Feld „Artikelbezeichnung“ ein und drücke Enter – VARIO Cloud übernimmt den Artikel direkt. Mit Menge*Artikelnummer bzw. Menge*EAN setzt Du gleichzeitig die Menge, z. B. „5*4711“ + Enter für 5 Stück von Artikel 4711.
Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Einkauf). Für die Menge wird standardmäßig der Wert ‘1’ eingetragen und Rabatt/Aufschlag muss bzw. kann manuell eingetragen werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.
Über die Benutzereinstellungen kannst Du festlegen, ob beim Hinzufügen einer Position der Fokus auf das Feld “Einzelpreis” oder “Menge” gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann.
Im Reiter „Arbeitsbereich“ der Benutzereinstellungen legst Du außerdem Positionen je Seite, die Suchverzögerung in Belegpositionen (in Millisekunden) und Artikelsuche in Belegpositionen automatisch öffnen fest.
Funktionen bzgl. einzelner Position
Mithilfe des Symbols rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast.
Alternativ verwendest Du bei ausgewählten Positionen die Tastenkombination Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten. Oder klicke mit der rechten Maustaste auf eine Position und wähle „Position verschieben nach …“. Wähle anschließend die Position aus, mit der die ausgewählte Position getauscht werden soll.
Tastenkürzel in der Positionserfassung
Alt + P
Positionserfassung fokussieren
Alt + Bild ↑ / Alt + Bild ↓
Position am Anfang / am Ende einfügen
Umschalt + Alt + P
Position duplizieren
Alt + Entf
Position löschen
Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten
Position nach oben / unten verschieben
Alt + O
Positionsdetails öffnen
Alle Tastenkürzel siehst und änderst Du unter Benutzereinstellungen → Tastenkürzel.
Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Vorbeleg stammt. Unter der Position kannst Du ab der Positionen-Ansicht “M” – genauso wie in der Detailansicht – eine Auftragsposition auswählen, zu der die Position zugeordnet werden soll.
Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:
Offen (graue Checkbox)
Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
Abgeschlossen (grüne Checkbox)
Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.
Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren.
Daneben kann durch Klick auf das pinke Icon neben dem Mülleimer die Detailansicht der Position/en geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:
Rabatt/Aufschlag
Zusatzfelder
Bestände
Texte
Lieferung
Steuersätze
Provisionen
Finanzbuchhaltung
Seriennummern/Chargennummern
Auftragszuordnung
Bei großen Darstellungen der Software, wie bspw. dem Desktop-PC, findest Du links vom Button für die Detailansicht zwei weitere Buttons, um Texte und Lieferungsmerkmale der Positionen zu bearbeiten.
Schieberegler
Der Schieberegler bietet Dir in der Belegverarbeitung die Möglichkeit zu wählen, wieviel Informationen dir zu deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier wählen von Größe “S” bis “XL”.
Bei der Größe XL siehst Du z.B. noch Informationen für die FiBu-Übergabe pro Position und kannst diese direkt bearbeiten ohne in die Detailansicht wechseln zu müssen.
Positionen importieren
Über das Import-Icon im Positionsbereich oder per Drag & Drop einer TXT- bzw. CSV-Datei importierst Du viele Positionen auf einmal. Im Einkauf kannst Du dabei über die Spalten Seriennr. / Charge, 2. Seriennr. und MHD direkt neue Serien bzw. Chargen anlegen. Wie der Dialog funktioniert, liest Du unter Positionen importieren.
Zwischensummen im Beleg
Über den markierten Button im Screen kannst du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.
Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst du sie per Drag-and-Drop mit verschieben. Um durch die Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.
Artikelnummer und -bezeichnung von Lieferanten
Bei einer hinterlegten Lieferantenbeziehung zum Artikel mit abweichender Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Artikeltext werden Dir beim Hoovern über die Artikelnummer und Artikelbezeichnung der Position die abweichende Artikelnummer und Artikelbezeichnung angezeigt.
Der abweichende Artikeltext wird Dir in der Detailansicht der Position im Bereich „Texte“ angezeigt.
Belegposition-Dashboard
Ab der Ansichtsgröße „M“ wird Dir zu den Positionen eines der Belegposition-Dashboards angezeigt. Diese Dashboards werden unter Einstellungen/Allgemein/Dashboards angelegt und unter Persönliche Benutzereinstellungen/Dashboards zu Deinen Dashboards hinzugefügt. Über das Dropdown oberhalb der Belegpositionen kannst Du zwischen den hinterlegten Dashboards wechseln.
Detailansicht der Position
Rabatt/Aufschlag
In Textform können hierüber Rabatte oder Aufschläge zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.
Betrag plus zwei Euro
+2€
Betrag minus fünf Prozent
5
-5
(5% und -5%)
(%5 und %-5)
Betrag minus fünf Euro
5€
-5€
Zu jedem Eintrag für Rabatt/Aufschlag kann eine Bezeichnung vergeben werden.
Zusatzfelder
Hier werden die Zusatzfelder , die über Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du hier.
Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.
Bestände
Hier erhältst du Übersicht, wie viel von dem entsprechenden Artikel in Deinem Lager/- Lägern verfügbar ist.
Texte
Hier können Texte pro Artikelposition eingetragen werden. Über das Platzhalter– Icon 
oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können Platzhalter in die Beschreibung eingefügt werden.
Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.
Lieferung
Hier kannst Du Lieferdaten pro Position eintragen, allerdings können diese sich von den Daten des Lieferanten unterscheiden.
Steuersätze
Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.
Finanzbuchhaltung
Im Bereich “Finanzbuchhaltung” kannst Du dem Beleg eine Kontonummer und eine Kostenstelle zuweisen. Diese werden bei der FiBu-Übergabe automatisch übernommen.
Seriennummern/Chargennummern
Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die entsprechenden Seriennummern eintragen. Mit dem Plus-Icon kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem Minus-Icon kannst Du sie wieder entfernen. Die Anzahl der Seriennummern, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste Positionsmenge beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind. Ist im Artikel hinterlegt, dass der Artikel ein Verfalls- oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfordert, muss dieses ebenfalls in der Erfassung hinterlegt werden.
Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für Chargen oder Artikel mit doppelter Seriennummer.
Weitere Informationen zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du hier.
Auftragszuordnung
Wenn bereits ein gespeicherter Auftrag mit dem gleichen Artikel als Position vorhanden ist, kann diese in einer Anfrage, Bestellung, einem Eingangslieferschein oder einer Eingangslieferschein/-rechnung im Feld “Auftragsposition” hinterlegt werden, um die Position in diesem Beleg mit dem Auftrag zu verknüpfen. Dadurch wird die Position im Einkaufsbeleg für die im Auftrag angegebene Adresse reserviert und kann nicht in für eine andere Adresse verwendet werden.
Versandkosten
Der Bereich Versandkosten bezieht sich auf den gesamten Beleg.
Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von Versandkostenartikeln.
Je Lieferbedingung muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in den Lieferbedingungen festgelegt.
Versandkosten im Beleg
Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.
Toggle Versandkostenfrei
Wenn dieser aktiviert ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.
Rabatt/Zuschlag
In diesem Feld lassen sich Rabatt/Zuschlag auf den gesamten Beleg anwenden.
Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.
Abrunden von Beträgen
Du kannst Beträge in den Positionsrabatten und im Gesamtrabattfeld (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du “-“ verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.
So funktioniert es:
Gib “-“ ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
Verwende “–“, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr “-“ ein.
Anwendungsbeispiel
Ein Betrag von 3217,88 € wird:
Mit “–” auf 3217,80 € abgerundet.
Mit “—” auf 3217,00 € abgerundet.
Lieferung
In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst.
Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.
Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine Versandart und Lieferbedingung ausgewählt werden.
Weiter kann im Feld Gesamtgewicht das Gewicht entweder automatisch berechnet oder manuell eingetragen werden. Daneben hast Du die Möglichkeit, die Gewichtseinheit zu wählen und Einträge dazu zu verwalten.
Voraussichtliche Paketanzahl
Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender wie bspw. DHL, ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in den Lieferbedingungen Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.
Versanddatum
Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.
Lieferdatum (Wunsch)
Wenn beim Lieferanten von Deiner Seite aus ein Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben wurde, kann dieser hier eingetragen werden.
Lieferdatum (Bestätigt)
Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum dein Lieferant bestätigt hat.
Lieferbemerkung
Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text ‘Lieferbemerkung’ zur Lieferung festgehalten werden kann.
Zahlung
Zahlungsart
Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.
Zahlungsbedingung
Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsbedingungen. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.
USt-IdNr
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden.
Belegzusammenfassung
Dieser Bereich trägt als Titel immer die Belegart des aktuellen Belegs.
In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Beleges angezeigt.
Mit Klick auf den Button Belegvorschau / Beleg anzeigen wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (‘Draft’).
Bei Eingangsrechnungen und Eingangslieferschein/-rechnung wird hier auch deraktuelle Status des Beleges in Bezug auf die FiBu-Übergabe angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.
Belegfunktionen
Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden drei grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:
Button
Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
Button
Öffnet einen Druck-Dialog zum Drucken des Belegs.
Button
Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer Ausgaberegel im Reiter "Ausgaberegeln" hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter System/Ausgabe/Belegdruck kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
Drop-Down-Menü
Über den Drop-Down-Menü stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - Individuelle Empfängerauswahl: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - Ausgaberegeln verwalten: Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.
Aktionen
In diesem Bereich werden die zu dem Beleg verfügbaren Aktionen angezeigt. So können Belege je nach Status und Belegtyp gespeichert, bearbeitet, kopiert und aufgelöst oder in einen Folgebeleg wie z. B. eine gespeicherte Bestellung in einen Eingangslieferschein o. eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden. Der Bereich kann über den Pfeil ein- und ausgeklappt werden.
‘Kopieren’ bezeichnet hier das Erstellen eines neuen Beleges aus den Daten des aktuellen Beleges. Dabei kann vor dem Erstellen noch die “neue” Belegart ausgewählt werden.
Finanzrelevante Belege festschreiben
Für gespeicherte Eingangsrechnungen, Eingangslieferschein-/rechnungen und Gutschriftsforderungen steht die Aktion "festschreiben" zur Verfügung. Mit dieser Aktion ist der Beleg nicht mehr bearbeitbar. Damit ersetzt sie die Funktion des Veröffentlichen des Belegs in andere Belege.
Der Beleg kann vor und nach dem Festschreiben des Belegs veröffentlich werden. Es beeinflusst aber nicht, wie bei anderen Belegen, ob der Beleg weiter bearbeitet werden kann oder nicht.
Festgeschriebene Belege werden entsprechend im Belegstatus gekennzeichnet:
In Eingangslieferschein übernehmen
Bei der Übernahme einer Bestellung in einen Eingangslieferschein kannst Du für jede Position die tatsächlich eingegangene Menge erfassen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die jeweilige Position damit als abgeschlossen markiert werden soll. Darüber hinaus hast Du die Möglichkeit, eine externe Belegnummer zu hinterlegen.
Bei einem Beleg mit mehreren Positionen stehen folgende Buttons zur Verfügung:
Abgeschlossen: Alle abschließen/Alle leeren: Füllt bei allen Artikeln die Spalte "Gelieferte Menge" mit der offenen Menge und aktiviert den Toggle "Abgeschlossen". Mit "Alle leeren" werden die Felder geleert und die Toggles deaktiviert.
Etikettendruck: Alle auswählen/Alle abwählen: Aktiviert/deaktiviert bei allen Artikeln den Toggle in der Spalte "Etikettendruck".
Vorgabeplätze füllen/Alle entfernen: Für alle Artikel zu denen Lager mit Lagerplätze zugeordnet wurden werden die Vorgabeplätze eingetragen bzw. gelöscht. Vorgabeplätze kannst Du im Reiter Bestände der Artikel hinterlegen.
Über das Feld "Artikelposition suchen" kannst Du nach einzelnen Artikelpositionen suchen.
Belegkette
Im Bereich Belegkette wird der aktuelle Beleg sowie die mit ihm in Verbindung stehenden Belege angezeigt. Über das Auge lässt sich eine Vorschau des gewählten Beleges anzeigen und über das Verlinkungs-Symbol der Beleg in einem Pop-up-Fenster öffnen.
In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette über 
in der maximierten Ansicht anzeigen lassen.
Zusatzfelder
Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.
Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.
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