> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege/reiter-belegerfassung.md). # Reiter Belegerfassung Im Reiter **»Belegerfassung«** werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Einkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.

## Hauptadresse Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Einkauf folgt dies der Logik „Ich kaufe die Positionen ein bei folgender Adresse“. Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Lieferant** gekennzeichnet, sollte dies vor Anlage eines **Einkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen. Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst bzw. geändert werden. Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse ausgewählt werden.

{% hint style="info" %} Bei Auswahl einer abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse kannst Du jetzt auf alle gespeicherten Adressen im System zugreifen und diese auswählen – nicht nur auf die abweichenden Zusatzadressen der Hauptadresse. {% endhint %} ## Belegdaten Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an. **Leistungsdatum** Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu. **Lieferantennummer** zeigt die Lieferantennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.) **Toggle »Steuerpflichtig«** Wenn es sich bei dem Einkauf um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser **Toggle** aktiviert sein. Dann wird der entsprechende Mehrwertsteuersatz auf den Betrag angewandt. **Bestellt von** In diesem Feld kann eingetragen werden, welcher Benutzer von VARIO Cloud den Einkauf angestoßen hat. Der Wert wird in weitere Belege in der Belegkette übernommen. **Zuständiger Benutzer** Für den Beleg bzw. für diesen Geschäftsvorgang zuständige VARIO Benutzer. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-sonstiges). Wenn der ausgewählte Benutzer **als Ansprechpartner** in der **eigenen Adresse** hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen **Kontaktinformationen**– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ansprechpartner). **Vorgabelager** Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird. **Reportgruppe** Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#reportgruppen). **Belegtyp nach Einlagerung** Der Belegtyp nach der Einlagerung ist der Eingangslieferschein/- Eingangslieferscheinrechnung und stellt sozusagen den Gegenpart der Kommissionerung im Verkauf dar, dessen Folgebeleg der Lieferschein/- Lieferscheinrechnung ist. Weitere Informationen folgen zur Einlagerung noch! **Externe Belegnummer** Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt. **Max. Lieferungen** Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen. **Stapel Priorität** Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der **Stapelverarbeitung** erhalten soll. Die Optionen (Stapel-Priorität und Stapelverarbeitung) greifen bei Erzeugung von Picklisten in der Kommissionierung. **Fakturierungsart** Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als **Brutto**– oder **Nettorechnung** ausgegeben werden soll. Bei einer **Bruttorechnung** werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer **Nettorechnung** werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet wird. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich. {% hint style="info" %} Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen. {% endhint %} **Leistungsland** Der Wert aus dem Feld „Leistungsland“ wird bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchung für den Einkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als **Region der Leistungserbringung** enthält. Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei **Dienstleistungen**, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob: * der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (**B2C**): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort * der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (**B2B**): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort {% hint style="info" %} Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter **Einstellungen/Finanzen** im Reiter [**Finanzbuchhaltung**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/finanzbuchhaltung.md) eine Kontozuordnung mit der betreffenden **Region** hinterlegt sein. {% endhint %} **Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung** Die Beschreibung dieser drei Felder haben wir zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören. Detaillierte Informationen zu diesen Themen findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege.md#verkaufsbelege). **Umsatzsteuerberechnung** Hier kannst Du zwischen der **Horizontalen** und der **Vertikalen** Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege.md). **Sprache** Legt fest, in welcher Sprache der Beleg ausgegeben wird. Wie VARIO Cloud die Sprache ermittelt, liest Du unter [Sprache](/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege/reiter-belegerfassung.md#sprache). **Verkaufskanal** Hier kannst Du einen der unter dem Menüpunkt **Verkaufskanäle** hinterlegten Verkaufskanäle auswählen. Wenn der Beleg in Verbindung mit einem **angebundenen Verkaufskanal** wie Shopware 6 erstellt wurde, wird der entsprechende Verkaufskanal hier hinterlegt. Standardmäßig wird der Standardverkaufskanal **default-channel** hinterlegt. **§13b UStG** Der §13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch „Reverse Charge“ und kommt bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß **§13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG)** zu behandeln. ### Sprache In allen Einkaufsbelegen übernimmt VARIO Cloud die Sprache aus dem Feld **„Sprache“** der **Hauptadresse des Belegs** – eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse spielt dafür keine Rolle. Ist dort keine Sprache hinterlegt, gilt die Sprache Deiner eigenen Adresse. Du kannst die Sprache im Feld **„Sprache“** von Hand ändern; beim Übernehmen in einen Folgebeleg oder bei einem Wechsel der Adresse ermittelt VARIO Cloud sie neu. Was die Belegsprache steuert und wann sie neu ermittelt wird, beschreibt die [Belegerfassung im Verkauf](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#sprache). ## Positionen Im Bereich **Positionen** werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die **Lupe** kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden. Bei gedrückter **Strg**-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter Strg-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche **»Hinzufügen«** angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der **Enter**-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter **Shift**-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.

Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der **Artikelverwaltung** stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden. Der Einzelpreis wird mit **vier Nachkommastellen** angezeigt, während der **Gesamtpreis** jeder Position auf **zwei Nachkommastellen aufgerundet** wird. Dadurch fließen **Rabatte** u. Ä. erst in den Gesamtpreis der Position ein. Bei Klick auf das **»+«**-Symbol wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen. Kennst Du die Artikelnummer oder EAN, gib sie im Feld **„Artikelbezeichnung“** ein und drücke **Enter** – VARIO Cloud übernimmt den Artikel direkt. Mit **Menge\*Artikelnummer** bzw. **Menge\*EAN** setzt Du gleichzeitig die Menge, z. B. „5\*4711“ + **Enter** für 5 Stück von Artikel 4711. Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen: Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Einkauf). Für die Menge wird standardmäßig der Wert **1** eingetragen; der Rabatt/Aufschlag muss bzw. kann manuell eingetragen werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet. Über die [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#benutzereinstellungen) kannst Du festlegen, ob beim **Hinzufügen einer Position** der **Fokus** auf das Feld **„Einzelpreis“** oder **„Menge“** gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann. Im Reiter [**Arbeitsbereich**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#reiter-arbeitsbereich) der Benutzereinstellungen legst Du außerdem **Positionen je Seite**, die **Suchverzögerung in Belegpositionen (in Millisekunden)** und **Artikelsuche in Belegpositionen automatisch öffnen** fest. Über das Taschenrechner-Symbol im Mengenfeld kannst Du die Menge in eine hinterlegte Maßeinheit umrechnen und umgekehrt. Die Bedienung ist unter [Menge in Maßeinheit umrechnen](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#menge-in-masseinheit-umrechnen) beschrieben. ### Funktionen bzgl. einzelner Position

Mithilfe des Symbols rechts, können die Positionen per drag and drop **verschoben** bzw untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Alternativ verwendest Du bei ausgewählten Positionen die **Tastenkombination Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten**. Oder klicke mit der **rechten Maustaste** auf eine Position und wähle **»Position verschieben nach …«**. Wähle anschließend die Position aus, mit der die ausgewählte Position getauscht werden soll. **Tastenkürzel in der Positionserfassung** | Tastenkürzel | Funktion | | ------------------------------------------ | -------------------------------------- | | **Alt + P** | Positionserfassung fokussieren | | **Alt + Bild ↑** / **Alt + Bild ↓** | Position am Anfang / am Ende einfügen | | **Umschalt + Alt + P** | Position duplizieren | | **Alt + Entf** | Position löschen | | **Umschalt + Alt + Pfeil nach oben/unten** | Position nach oben / unten verschieben | | **Alt + O** | Positionsdetails öffnen | Alle Tastenkürzel siehst und änderst Du unter Benutzereinstellungen → [Tastenkürzel](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/tipps-zur-bedienung.md#tastenkurzel-anpassen). Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Vorbeleg stammt. Unter der Position kannst Du ab der Positionen-Ansicht **M** – genauso wie in der **Detailansicht** – eine **Auftragsposition** auswählen, zu der die Position zugeordnet werden soll. Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an: * Offen (graue Checkbox) * Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox) * Abgeschlossen (grüne Checkbox) Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht. {% hint style="warning" %} Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren. {% endhint %} Daneben kann durch Klick auf das pinke Icon neben dem Mülleimer die **Detailansicht** der Position/en geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden: * Rabatt/Aufschlag * Zusatzfelder * Bestände * Texte * Lieferung * Steuersätze * Provisionen * Finanzbuchhaltung * Seriennummern/Chargennummern * Auftragszuordnung Bei großen Darstellungen der Software, wie bspw. dem Desktop-PC, findest Du links vom **Button** für die Detailansicht zwei weitere **Buttons**, um **Texte** und **Lieferungsmerkmale** der Positionen zu bearbeiten. {% hint style="info" %} Grüne Färbung des Lieferwagens bedeutet, dass Daten eingetragen sind. {% endhint %} ### Schieberegler Der Schieberegler bietet Dir in der Belegverarbeitung die Möglichkeit zu wählen, wieviel Informationen dir zu deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier wählen von Größe S bis XL.

Bei der Größe XL siehst Du z.B. noch Informationen für die FiBu-Übergabe pro Position und kannst diese direkt bearbeiten ohne in die Detailansicht wechseln zu müssen. #### Positionen importieren Über das Import-Icon im Positionsbereich oder per Drag-and-drop einer TXT- bzw. CSV-Datei importierst Du viele Positionen auf einmal. Im Einkauf kannst Du über die Spalten „Seriennr. / Charge“, „2. Seriennr.“ und „MHD“ direkt neue Serien bzw. Chargen anlegen. Im Eingangslieferschein wählst Du zusätzlich ein gemeinsames Ziel (Pickwagen oder Lagerplatz); eine zugeordnete Lagerplatzspalte kann dieses vorbelegen. Wie der Dialog funktioniert, liest Du unter [Positionen importieren](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege/belegerfassung.md#positionen-importieren). ### Zwischensummen im Beleg

Über den Button »Zwischensumme«, im Bild hervorgehoben, kannst du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.

Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst du sie per **Drag-and-Drop** mit verschieben. Um durch die Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren. {% hint style="info" %} Wenn du eine Anfrage mit Zwischensummen in eine Bestellung, eine Eingangsrechnung oder eine Eingangslieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus der Anfrage bestehen und werden entsprechend übernommen. {% endhint %} #### Artikelnummer und -bezeichnung von Lieferanten Bei einer hinterlegten **Lieferantenbeziehung** zum Artikel mit abweichender Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Artikeltext werden Dir beim **Hoovern** über die Artikelnummer und Artikelbezeichnung der Position die **abweichende Artikelnummer** und **Artikelbezeichnung** angezeigt.

Der **abweichende Artikeltext** wird Dir in der **Detailansicht** der Position im Bereich **Texte** angezeigt. #### Belegposition-Dashboard Ab der Ansichtsgröße **M** wird Dir zu den Positionen eines der **Belegposition-Dashboards** angezeigt. Diese Dashboards werden unter [**Einstellungen/Allgemein/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/dashboards.md) angelegt und unter [**Persönliche Benutzereinstellungen/Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/personliche-benutzereinstellungen.md#reiter-dashboards) zu Deinen Dashboards hinzugefügt. Über das **Dropdown oberhalb der Belegpositionen** kannst Du zwischen den hinterlegten Dashboards wechseln.

### Detailansicht der Position #### Rabatt/Aufschlag In Textform können hierüber **Rabatte oder Aufschläge** zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden. | Betrag plus zwei Prozent | +2 | +2% | | | | ------------------------- | --- | --- | ------------ | ------------ | | Betrag plus zwei Euro | +2€ | | | | | Betrag minus fünf Prozent | 5 | -5 | (5% und -5%) | (%5 und %-5) | | Betrag minus fünf Euro | 5€ | -5€ | | | Zu jedem Eintrag für **Rabatt/Aufschlag** kann eine Bezeichnung vergeben werden. {% hint style="info" %} Beim Hovern über die Beträge in der Belegzusammenfassung kannst du dir die Rabattbezeichnung detailliert anzeigen lassen. Dies gilt sowohl für positionsbezogene Rabatte als auch für den Gesamtrabatt im Beleg. {% endhint %} #### Zusatzfelder Hier werden die Zusatzfelder**,** die über **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md#zusatzfelder). #### Bestände Hier erhältst du Übersicht, wie viel von dem entsprechenden Artikel in Deinem Lager/- Lägern verfügbar ist. #### Texte Hier können Texte pro Artikelposition eingetragen werden. Über das **Platzhalter**–Icon ![](https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FJxf2gpbJRkNjNn9DUZr0%2Fimage.png?alt=media\&token=87bdf2cb-9a84-4e27-be81-958ed70c3e8e) oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können **Platzhalter** in die Beschreibung eingefügt werden. Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen. #### Lieferung Hier kannst Du Lieferdaten pro Position eintragen, allerdings können diese sich von den Daten des Lieferanten unterscheiden. Wird die Ware beim Wareneingang in einen Gebindeartikel umgewandelt, zeigt das Feld **„Bei Wareneingang in Gebindeartikel umwandeln“** diesen Artikel an. Das Feld erscheint nur in Einkaufsbelegen und nur, wenn eine Umwandlung hinterlegt ist. Du kannst es hier nicht ändern; über den Link öffnest Du den Artikel in einem neuen Tab. Mehr dazu unter [Gebinde bei Wareneingang umwandeln](/vario-cloud-handbuch/artikel/artikelarten/gebindeartikel.md#gebinde-bei-wareneingang-umwandeln). #### Steuersätze Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt. #### Finanzbuchhaltung Im Bereich **Finanzbuchhaltung** kannst Du dem Beleg eine **Kontonummer** und eine **Kostenstelle** zuweisen. Diese werden bei der **FiBu-Übergabe** automatisch übernommen. #### Seriennummern/Chargennummern Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die entsprechenden Seriennummern eintragen. Mit dem **»+«**-Icon kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem **»-«**-Icon kannst Du sie wieder entfernen. Die **Anzahl der Seriennummern**, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste **Positionsmenge** beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind. Ist im Artikel hinterlegt, dass der Artikel ein Verfalls- oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfordert, muss dieses ebenfalls in der Erfassung hinterlegt werden. Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für **Chargen** oder Artikel mit **doppelter Seriennummer**. {% hint style="info" %} Eingangslieferscheine oder Eingangslieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen sowie Mindesthaltbarkeitsdatum oder Verfallsdatum in den Positionen hinterlegt wurden. {% endhint %} **Weitere Informationen** zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/artikelverwaltung/artikelarten/#Seriennummern-und-Chargen-). #### Auftragszuordnung Wenn bereits ein **gespeicherter Auftrag** mit dem **gleichen Artikel als Position** vorhanden ist, kann diese in einer Anfrage, Bestellung, einem Eingangslieferschein oder einer Eingangslieferschein/-rechnung im Feld **„Auftragsposition“** hinterlegt werden, um die Position in diesem Beleg mit dem Auftrag zu **verknüpfen**. Dadurch wird die Position im Einkaufsbeleg **für die im Auftrag angegebene Adresse** **reserviert** und kann nicht in für eine andere Adresse verwendet werden. {% hint style="info" %} Sobald eine Auftragsposition in einem Einkaufsbeleg verknüpft wurde, kann **weder** die betreffende **Position im Auftrag** noch der **gesamte Auftrag gelöscht** werden. Die Verknüpfung muss zunächst aufgelöst werden. {% endhint %} ## Versandkosten Der Bereich **Versandkosten** bezieht sich auf den gesamten Beleg. Die **Versandkosten** werden im Rahmen von **Versandkostenartikeln** verwaltet. Je **Lieferbedingung** muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in den Lieferbedingungen festgelegt. {% hint style="info" %} Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button »+Artikel« einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart **Versandkosten** haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den Button »Anlegen« den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten. {% endhint %} **Versandkosten im Beleg** Zeigt die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs an. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter **Lieferung** unterschiedliche Versandarten einstellen.

**Toggle »Versandkostenfrei«** Wenn dieser **aktiviert** ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet – auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden. ## Rabatt/Zuschlag In diesem Feld lassen sich **Rabatt/Zuschlag** auf den gesamten Beleg anwenden. Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster. {% hint style="info" %} ### Abrunden von Beträgen Du kannst Beträge in den **Positionsrabatten** und im **Gesamtrabattfeld** (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du **„-“** verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen. **So funktioniert es:** * Gib **„-“** ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden. * Verwende **„–“**, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden. * Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr **„-“** ein. **Anwendungsbeispiel** Ein Betrag von **3217,88 €** wird: * Mit **„–“** auf **3217,80 €** abgerundet. * Mit **„—“** auf **3217,00 €** abgerundet. {% endhint %} ## Lieferung In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.

Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine **Versandart** und **Lieferbedingung** ausgewählt werden. Weiter kann im Feld **„Gesamtgewicht“** das Gewicht entweder automatisch berechnet oder manuell eingetragen werden. Daneben hast Du die Möglichkeit, die Gewichtseinheit zu wählen und Einträge dazu zu verwalten. **Voraussichtliche Paketanzahl** Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen. Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender wie bspw. DHL, ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in den Lieferbedingungen Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld. **Versanddatum** Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden. **Lieferdatum (Wunsch)** Wenn beim Lieferanten von Deiner Seite aus ein Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben wurde, kann dieser hier eingetragen werden. **Lieferdatum (Bestätigt)** Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum dein Lieferant bestätigt hat. **Lieferbemerkung** Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text „Lieferbemerkung“ zur Lieferung festgehalten werden kann. ### Zahlung

**Zahlungsart** Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen. **Zahlungsbedingung** Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der **Zahlungsbedingungen**. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen. **USt-IdNr** Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. ## Belegzusammenfassung Dieser Bereich trägt als Titel immer die **Belegart** des aktuellen Belegs.

In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Beleges angezeigt. Mit Klick auf den Button »Belegvorschau« / »Beleg anzeigen« wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay („Draft“). Bei **Eingangsrechnungen** und **Eingangslieferschein/-rechnung** wird hier auch deraktuelle **Status des Beleges** in Bezug auf die **FiBu-Übergabe** angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung. ### Belegfunktionen Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden drei grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:

Buttons	Beschreibung
Button	Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
Button	Öffnet einen Druck-Dialog zum Drucken des Belegs.
Button	Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer Ausgaberegel im Reiter Ausgaberegeln hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter System/Ausgabe/Belegdruck kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
Drop-Down-Menü	Über den Drop-Down-Menü stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - Individuelle Empfängerauswahl: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - Ausgaberegeln verwalten: Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.

### Aktionen In diesem Bereich werden die zu dem Beleg verfügbaren Aktionen angezeigt. So können Belege je nach Status und Belegtyp gespeichert, bearbeitet, kopiert und aufgelöst oder in einen Folgebeleg wie z. B. eine gespeicherte Bestellung in einen Eingangslieferschein o. eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden. Der Bereich kann über den Pfeil ein- und ausgeklappt werden. »Kopieren« bezeichnet hier das Erstellen eines neuen Beleges aus den Daten des aktuellen Beleges. Dabei kann vor dem Erstellen noch die neue Belegart ausgewählt werden. #### **Finanzrelevante Belege festschreiben** Für gespeicherte **Eingangsrechnungen**, **Eingangslieferschein-/rechnungen** und **Gutschriftsforderungen** steht die Aktion **»festschreiben«** zur Verfügung. Mit dieser Aktion ist der Beleg nicht mehr bearbeitbar. Damit **ersetzt** sie die Funktion des **Veröffentlichen** des Belegs in andere Belege.

Der Beleg kann **vor und nach dem Festschreiben** des Belegs **veröffentlich** werden. Es **beeinflusst aber nicht**, wie bei anderen Belegen, ob der Beleg weiter **bearbeitet** werden kann oder nicht. Festgeschriebene Belege werden entsprechend im **Belegstatus gekennzeichnet**:

#### **In Eingangslieferschein übernehmen** Bei der Übernahme einer **Bestellung** in einen **Eingangslieferschein** kannst Du für jede Position die tatsächlich **eingegangene Menge** erfassen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die jeweilige Position damit als **abgeschlossen** markiert werden soll. Darüber hinaus hast Du die Möglichkeit, eine **externe Belegnummer** zu hinterlegen. Bei einem Beleg mit **mehreren Positionen** stehen folgende **Buttons** zur Verfügung: **Abgeschlossen: Alle abschließen/Alle leeren:** Füllt bei allen Artikeln die Spalte **„Gelieferte Menge“** mit der offenen Menge und aktiviert den Toggle **»Abgeschlossen«**. Mit **»Alle leeren«** werden die Felder **geleert** und die Toggles **deaktiviert**. **Etikettendruck: Alle auswählen/Alle abwählen:** Aktiviert/deaktiviert bei allen Artikeln den Toggle in der Spalte **„Etikettendruck“**. **Vorgabeplätze füllen/Alle entfernen:** Für alle Artikel zu denen Lager mit Lagerplätze zugeordnet wurden werden die **Vorgabeplätze** eingetragen bzw. gelöscht. Vorgabeplätze kannst Du im Reiter [**Bestände**](/vario-cloud-handbuch/artikel/weitere-reiter-in-artikel.md#reiter-bestande) der **Artikel** hinterlegen. Über das Feld **„Artikelposition suchen“** kannst Du nach einzelnen Artikelpositionen suchen.

## Belegkette Im Bereich **Belegkette** wird der aktuelle Beleg sowie die mit ihm in Verbindung stehenden Belege angezeigt. Über das Auge lässt sich eine Vorschau des gewählten Beleges anzeigen und über das Verlinkungs-Symbol der Beleg in einem Pop-up-Fenster öffnen. In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein. Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette über ![](https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FAAWXxScE63fNo798TLN9%2Fimage.png?alt=media\&token=2ecd298c-5124-4130-a311-3fcf5908cbc8) in der maximierten Ansicht anzeigen lassen. ## Zusatzfelder Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option »Einträge verwalten« wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/systemaufbau-uberblick.md). --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege/reiter-belegerfassung.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.