> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege/aktionsmenu.md). # Aktionsmenü Im **Aktionsmenü** werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart **unterschiedlich** ausfallen. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionen. Das Aktionsmenü kannst Du über den Button **»Aktionen«** im **Kontextmenü** öffnen.

## Etiketten drucken Mit der Aktion **»Etiketten drucken«** kannst Du Etiketten anhand eines der Reporte ausdrucken, die unter [**System/Ausgabe/Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten.md) angelegt wurden. Über das erste Feld **„Report“** kannst Du einen Report auswählen, den Du auf alle Reporte anwenden kannst. Für die **einzelnen Artikel** kannst Du jeweils einen **abweichenden Report** auswählen. Mit dem Toggle **»Drucken«** gibst Du an für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Über das Feld **„Menge“** bestimmst Du wie viele Etiketten für den jeweiligen Artikel ausgedruckt werden sollen. Die Aktion steht nur **außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.

## Liefertermine ändern Diese Aktion steht Dir in **Bestellungen** an Lieferanten zur Verfügung. Mit ihr passt Du die **Lieferdaten** des Belegs an, ohne ihn erneut in Bearbeitung nehmen zu müssen, zum Beispiel wenn Dein Lieferant einen neuen Termin bestätigt. Im **Bearbeitungsmodus** ist die Aktion ausgegraut. ## Zusatzfelder ändern Mit der **Aktion "Zusatzfelder ändern"** änderst Du die **Zusatzfelder** des Belegs außerhalb des **Bearbeitungsmodus**. Die Aktion erscheint nur, wenn zum Beleg Zusatzfelder vorhanden sind, und ist im **Bearbeitungsmodus** ausgegraut. Passe die Felder im Dialog an und klicke auf **Speichern**. Der Button ist erst aktiv, sobald Du etwas geändert hast. ## Lieferdaten ändern Bei **Bestellungen** änderst Du mit dieser Aktion die Lieferdaten des Belegs außerhalb des **Bearbeitungsmodus**, also auch nachdem der Beleg veröffentlicht wurde. Im **Bearbeitungsmodus** ist die Aktion ausgegraut. Der Tooltip weist darauf hin, dass sie dort nicht verfügbar ist. ## E-Rechnung validieren Mit dieser Aktion kannst Du Eingangsrechnungen, die als E-Rechnungen ausgegeben werden, validiert werden. Weitere Informationen zu den **Einstellungen von E-Rechnungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/einstellungen-and-voraussetzungen-fur-e-rechnungen.md) und zur **Validierung von E-Rechnungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md).

## FiBu-Übergabe Testlauf Mit der Aktion **»FiBu-Übergabe Testlauf«** kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege, also **Eingangsrechnungen** und **Eingangsgutschriften** zur Verfügung, die ebenfalls für FiBu-Übergabe relevant sind. Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde. Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.

## Manuell bezahlen Die Aktion **»Manuell Bezahlen«** wird bei OPs mit dem Status **Offen** und **Teilweise gezahlt** angeboten. Sie kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#aktion-manuell-bezahlen).

## Verrechnen Über diese Aktion kannst Du offene Beträge zu der Adresse miteinander verrechnen. Dabei kannst Du auf der **linken Seite eine Forderung** auswählen, die Du mit **einer Verbindlichkeit** auf der **rechten Seite** verrechnen kannst. Wenn ein Betrag nicht vollständig verrechnet werden kann, bleibt ein **Restbetrag** übrig, der als **neuer offener Betrag** für den entsprechenden OP angegeben wird. Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.

## Manuelle Rückerstattung Die Aktion **»Manuelle Rückerstattung«** wird für Belege mit einem OP mit dem Status **Überzahlt** und **In Erstattung** mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#manuelle-ruckerstattung).

## Abschließen Die Aktion **»Abschließen«** wird bei Belege mit einem OP mit dem Status **Offene Posten** oder **Teilweise gezahlt** angeboten. Hier kann ein OP **mit und ohne Rückerstattung** geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#abschliessen).

## Offenen Posten neu berechnen Mit dieser Aktion kannst Du den OP des Belegs neu berechnen lassen, indem Du **manuell einen Betrag** eingibst, der als **neuer OP** gilt. Die Änderung wird im **Änderungsprotokoll des OPs** protokolliert.

## Belegstatus korrigieren Mit dieser Aktion kannst Du den Belegstatus anpassen. Zum Beispiel kannst Du einen Beleg mit dem Status **Gespeichert** in den Status **In Bearbeitung** versetzen. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden. {% hint style="danger" %} **Aktion mit Bedacht einsetzen** Je nach Fall, z. B. das Ändern des Status von **Übernommen** auf **In Bearbeitung**, sollte die Aktion **nur mit Bedacht** eingesetzt werden, da damit Daten verändert werden können, die im normalen Geschäftsablauf **nicht verändert werden sollten**! {% endhint %}

## Positionen aus Vorbeleg Mit dieser Aktion kannst Du Positionen aus **gespeicherten Vorbelegen** für die **gleiche Adresse** zum geöffneten Beleg hinzufügen. Dabei muss der Beleg jedoch im **Bearbeitungsmodus** sein. Beispielsweise kannst Du in eine **Bestellung** Positionen **aus gespeicherten Anfragen** übernehmen, die für die gleiche Adresse angelegt wurden und noch nicht in eine Bestellung übernommen wurden.

## Neueste Workflow-Instanz Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite Workflows im Abschnitt [**Workflow-Protokolle und Logs**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md).

## Workflow-Instanzen Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** ![](https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F84Qszm6QMK7zOD88FyES%2Fimage.png?alt=media\&token=a7f03533-c9fa-40ba-88d1-33a3483336b3) manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden. Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite **Workflows** im Abschnitt [**Workflow-Protokolle und Logs**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md).

--- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege/aktionsmenu.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.