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# Einkaufsbelege

Überblick über Einkaufsbelege in VARIO Cloud mit Belegarten, Belegkette, Belegübersicht, Belegerfassung, Zahlungsstatus und DMS.

In diesem Artikel wird der Bereich **“Einkauf”** in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Einkaufsbelege.

Anhand der **Einkaufsbelege** kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente Einkaufsseitig bei Dir vorliegen.

Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen **Adressen** und **Artikeln** und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet. 

Die Belege können auch über den **Reiter "Belege"** in den entsprechenden **Adressen** und **Artikel** geöffnet werden.

Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten **Status** und ist Teil einer **Belegkette/Beleghistorie**. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FYXIxWbIN6kL3PVfEeP8o%2Fimage.png?alt=media&amp;token=38adde82-af2e-4272-92d8-c3e16695c1a0" alt="Einkaufsbelege"><figcaption></figcaption></figure>

## Einen neuen Beleg anlegen

Klicke auf den **Button "+Einkaufsbeleg"** für die Neuanlage eines **Einkaufsbeleges**.

Dabei musst Du nicht mit einer **Anfrage** oder **Bestellung** beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen **Eingangslieferschein** anlegen.

{% hint style="info" %}
Eine Anfrage kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Lieferant gekennzeichnet ist. Übernimmst du diese Anfrage in eine Bestellung, wirst Du gefragt, ob Du diese als Lieferant kennzeichnen möchtest. Bestätigst Du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse.
{% endhint %}

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FyH245HAL3fCuowBaKmmi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=75bb91e5-6a28-45aa-aa78-8e62b5346c43" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Eine Bestellung oder ein Beleg, der nach dieser in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die **in den Adressstammdaten als Lieferant** vorliegen (Geschäftsbeziehung: Lieferant).

Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Übersicht Deiner Einkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fl9XR3eDFaKAwmGKmFbzk%2Fimage.png?alt=media&amp;token=99efa52c-2eb8-457e-b4aa-7f7b1124ffbe" alt="Einkaufsbeleg in Bearbeitung" width="482"><figcaption></figcaption></figure>

Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument **speichern** zu können, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:

* **Artikelposition**
* **Versandart** und **Lieferbedingung**
* **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung**

Mit klick auf Speichern, wird Dein Beleg in den Status “**Gespeichert**” versetzt.

## Icons der Belegübersicht

Deine **Einkaufsbelegübersicht** findest Du unter Menüpunkt 400 **“Einkauf”**. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.

<table><thead><tr><th width="130" align="center">Status Icons</th><th>Bedeutung</th></tr></thead><tbody><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fr5G6k876eA0JQ1rtmypD%2Fimage.png?alt=media&amp;token=254341d2-f0e9-4442-a4fe-a62ec1f9f5e5" alt="" data-size="line"></td><td>Beleg aufgelöst</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FiFXJY4SCUi9VldNHqXCW%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a0532c17-8ba9-4ca1-a43a-e475db1dfb3b" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg teilweise übernommen</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FwH3jEHa6xPO9oyyPOU40%2Fimage.png?alt=media&amp;token=658e7db1-dde4-4147-a7f1-60c664b25c62" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg übernommen, veröffentlicht</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FnjHkEQ2loD8kMowIZ1u0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=244aedae-91cf-482c-af7a-9df19bf0b1ad" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg übernommen, in Bearbeitung</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FQHMVxqtcGGDLFFDkU1MX%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5a60dc87-2dc2-404f-b34a-e2ba647988f9" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg übernommen</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FSfLZ3i5rIPTh6npd9Daz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6eacd1ef-3c87-4ca7-a18b-22cf6a5ab456" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg in Bearbeitung</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FlIPzua9MCKS5hLBcfqcO%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ce917dfd-8052-479e-872d-a3c8238ea684" alt="" data-size="original"></td><td>Folgebeleg wird Bearbeitet</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FMYeV4QLjkVuyZFph0d0T%2Fimage.png?alt=media&amp;token=9400a7d6-1e73-4a0b-a3ff-52f88d9f9501" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg gespeichert</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fc5vD93w8XDHAEora5iEh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=66989c76-c75b-4933-a130-2cf76b11ea0a" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg gespeichert und veröffentlicht</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F4wjyBovxJXU4z0PtHULK%2Fimage.png?alt=media&amp;token=4bda6798-28a0-47aa-b36a-dd89aa9cfdcb" alt="" data-size="original"></td><td>Beleg veröffentlicht &#x26; aufgelöst</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F3J7LvggRF3UyxV0sRr3o%2Fimage.png?alt=media&amp;token=cc4877ed-52b6-4693-8d5b-9bfd5bae4cc6" alt="" data-size="original"></td><td>Entwurf bzw. unvollständig</td></tr><tr><td align="center"><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FWAnUpGGgqjhfjh0phNWT%2Fimage.png?alt=media&amp;token=346c2d76-b59f-4e52-933e-38f315cb6e8d" alt="" data-size="original"></td><td>In Workflow-Verarbeitung</td></tr></tbody></table>

## Angaben zu einzelnen Belegen

Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Einkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen **Dropdown-Pfeil** erweitern, dort werden Dir zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F42MCjFeTME9tabCNO3t3%2Fimage.png?alt=media&amp;token=0f7f6eda-8ba7-4f85-a748-d2b1aeaee149" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der **Belegkette** angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.

Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab **(Artikelverwaltung)**.

## Tabellendarstellung

Die dargestellten Informationen in der **Kopfzeile** der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen.

Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:

### Belegnummer

Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.

### Belegstatus

Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können **.**

### Belegart

Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Anfrage-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in eine Bestellung übernommen werden. Die Bestellung stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.

### Adressname

Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Einkaufsseitig beziehst Du von einem Lieferanten im weiteren Sinne Ware oder Dienstleistungen. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.

### Belegdatum

Das Datum der Belegerstellung.

### Betrag Netto/ Brutto

Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.

### Erstellt am

Für einen schnellen Überblick, wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit **genauem** **Zeitstempel** angezeigt.

### Lieferantennummer

Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Lieferantennummer angezeigt.

### Offener Betrag

Sobald Du einen Eingangslieferschein in eine Eingangsrechnung übernimmst, wird für diese Eingangsrechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.

Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis du den offenen Betrag durch die Summe Deiner Zahlungen beglichen hast.

{% hint style="info" %}
Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser Detailansicht des Belegs kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten.
{% endhint %}


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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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