# Einkaufsbelege In diesem Artikel wird der Bereich **“Einkauf”** in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Einkaufsbelege. Anhand der **Einkaufsbelege** kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente Einkaufsseitig bei Dir vorliegen. Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen **Adressen** und **Artikeln** und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet. Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten **Status** und ist Teil einer **Belegkette/Beleghistorie**. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln. ## Einkaufsbelege Wenn Du mit **VARIO Cloud** neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt. Klicke auf den **Button “Einkaufsbeleg anlegen”** um einen neuen **Einkaufsbeleg** anzulegen. Hierbei stehen Dir folgende **Belegtypen** zur Verfügung: * Anfrage * Bestellung * Eingangslieferschein * Eingangsrechnung * Eingangslieferschein/-rechnung * Gutschriftsforderung m. WR (mit Warenrücknahme) * Gutschriftsforderung o. WR (ohne Warenrücknahme) Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der **Belegkette** angeordnet. ### Ablauf der Geschäftsvorfälle in VARIO Cloud Anfrage = keine Änderungen Bestellung = Verfügbarkeit Eingangslieferschein = Bestand Eingangsrechnung = Geldforderung Eingangslieferscheinrechnung = Bestand & Geldforderung Gutschriftforderung mit/-ohne Warenrücknahme = Geldforderung & Bestand {% hint style="info" %} Wenn Du einen Eingangslieferschein durch Neuanlage erstellst, werden die Belegtypen Bestellung und Anfrage übersprungen. Um einen Eingangslieferschein passend zu einer Bestellung anzulegen, musst Du erst die Bestellung (Status: Gespeichert) öffnen und kannst diese dann in einen Eingangslieferschein übernehmen. So kann bspw. eine Anfrage in eine Bestellung übernommen werden und diese Bestellung widerum kann in einen Eingangslieferschein übernommen werden. {% endhint %} ### Einen neuen Beleg anlegen Klicke auf den **Button "+Einkaufsbeleg"** für die Neuanlage eines **Einkaufsbeleges**. Dabei musst Du nicht mit einer **Anfrage** oder **Bestellung** beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen **Eingangslieferschein** anlegen. {% hint style="info" %} Eine Anfrage kannst Du zu jeder Adresse anlegen, auch wenn diese nicht als Lieferant gekennzeichnet ist. Übernimmst du diese Anfrage in eine Bestellung, wirst Du gefragt, ob Du diese als Lieferant kennzeichnen möchtest. Bestätigst du dies, gelangst Du in die Stammdaten der Adresse. {% endhint %}

Eine Bestellung oder ein Beleg, der nach dieser in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die **in den Adressstammdaten als Lieferant** vorliegen (Geschäftsbeziehung: Lieferant). Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Übersicht Deiner Einkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”: Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument **speichern** zu können, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen: * **Artikelposition** * **Versandart** und **Lieferbedingung** * **Zahlungsart** und **Zahlungsbedingung** Mit klick auf Speichern, wird dein Beleg in den Status “**Gespeichert**” versetzt. ### Schieberegler Der Schieberegler bietet Dir in der Belegverarbeitung die Möglichkeit zu wählen, wieviel Informationen dir zu deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier wählen von Größe “S” bis “XL”.

Bei der Größe XL siehst Du z.B. noch Informationen für die FiBu-Übergabe pro Position und kannst diese direkt bearbeiten ohne in die Detailansicht wechseln zu müssen. ### Zwischensummen im Beleg

Über den markierten Button im Screen kannst du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.

Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst du sie per **Drag-and-Drop** mit verschieben. Um durch die Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren. {% hint style="info" %} Wenn du eine Anfrage mit Zwischensummen in eine Bestellung, eine Eingangsrechnung oder eine Eingangslieferschein-Rechnung übernimmst, bleiben die Zwischensummen aus der Anfrage bestehen und werden entsprechend übernommen. {% endhint %} ### Belege in der Belegkette Die Belege sind, sowohl im **Einkauf**, als auch im **Verkauf**, in eine eigene **Belegkette** eingegliedert. **Einkaufsseitig** besteht die Belegkette aus mehreren Belegtypen. Dabei muss nicht mit der **Anfrage** gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein **Eingangslieferschein** angelegt werden. #### Anfrage Anfrage bzgl. der Belegpositionen bei Lieferanten #### Bestellung Bestellung von Artikeln. #### Eingangslieferschein Beleg, über eingehende Waren, passend zu einer Bestellung. #### Eingangsrechnung Die Rechnung zu einem erfolgten Wareneingang. #### Eingangslieferschein/-rechnung Kombination aus Eingangslieferschein und Eingangsrechnung. #### Gutschriftsforderung mit oder ohne Warenrücknahme Belegarten, um die gewünschte Gutschrift von bestellten Artikeln darzustellen. Bei der Übernahme von **noch offenen Eingangsrechnungen** und von **Eingangslieferschein/-rechnung** in eine Gutschriftsforderung mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können. ## Belegübersicht Deine **Einkaufsbelegübersicht** findest Du unter Menüpunkt 400 **“Einkauf”**. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt. #### Icons der Belegübersicht

Status Icons	Bedeutung
	Beleg aufgelöst
	Beleg teilweise übernommen
	Beleg übernommen, veröffentlicht
	Beleg übernommen, in Bearbeitung
	Beleg übernommen
	Beleg in Bearbeitung
	Folgebeleg wird Bearbeitet
	Beleg gespeichert
	Beleg gespeichert und veröffentlicht
	Beleg veröffentlicht & aufgelöst
	Entwurf bzw. unvollständig
	In Workflow-Verarbeitung

Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Einkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen **Dropdown-Pfeil** erweitern, dort werden Dir zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.

Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der **Belegkette** angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen. Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab **(Artikelverwaltung)**. Die dargestellten Informationen in der **Kopfzeile** der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen. Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt: #### Belegnummer Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen. #### Belegstatus Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können **.** #### Belegart Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Anfrage-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in eine Bestellung übernommen werden. Die Bestellung stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen. #### Adressname Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Einkaufsseitig beziehst Du von einem Lieferanten im weiteren Sinne Ware oder Dienstleistungen. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt. #### Belegdatum Das Datum der Belegerstellung. #### Betrag Netto/ Brutto Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto. #### Erstellt am Für einen schnellen Überblick, wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit **genauem** **Zeitstempel** angezeigt. #### Lieferantennummer Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Lieferantennummer angezeigt. #### Offener Betrag Sobald Du einen Eingangslieferschein in eine Eingangsrechnung übernimmst, wird für diese Eingangsrechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst. Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis du den offenen Betrag durch die Summe Deiner Zahlungen beglichen hast. {% hint style="info" %} Wenn Du auf einen Datensatz zu einem Beleg klickst, wird dieser im aktuellen Tab Deines Browsers geöffnet. In dieser Detailansicht des Belegs kannst Du alle wichtigen Informationen zu einem Beleg erfassen und bearbeiten. {% endhint %} ## Reiter Belegerfassung Im Reiter **Belegerfassung** werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Einkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.

### Hauptadresse Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Einkauf folgt dies der Logik “Ich kaufe die Positionen ein bei folgender Adresse”. Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als **Lieferant** gekennzeichnet, sollte dies vor Anlage eines **Einkaufsbeleges** in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen. Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst bzw. geändert werden. Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse ausgewählt werden.

{% hint style="info" %} Bei Auswahl einer abweichenden Liefer- oder Rechnungsadresse kannst Du jetzt auf alle gespeicherten Adressen im System zugreifen und diese auswählen – nicht nur auf die abweichenden Zusatzadressen der Hauptadresse. {% endhint %} ### Belegdaten Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an. #### Leistungsdatum Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu. #### Lieferantennummer zeigt die Lieferantennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.) #### Toggle Steuerpflichtig Wenn es sich bei dem Einkauf um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser **Toggle** aktiviert sein. Dann wird der entsprechende Mehrwertsteuersatz auf den Betrag angewandt. #### Bestellt von In diesem Feld kann eingetragen werden, welcher Benutzer von VARIO Cloud den Einkauf angestoßen hat. Der Wert wird in weitere Belege in der Belegkette übernommen. #### Zuständiger Benutzer Für den Beleg bzw. für diesen Geschäftsvorgang zuständige VARIO Benutzer. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressstammdaten.md#bereich-sonstiges). Wenn der ausgewählte Benutzer **als Ansprechpartner** in der **eigenen Adresse** hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen **Kontaktinformationen**– werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ansprechpartner). #### Vorgabelager Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird. #### Reportgruppe Hier kannst Du eine der unter **System/Ausgabe** angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den **Reportgruppen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#reportgruppen). #### Belegtyp nach Einlagerung Der Belegtyp nach der Einlagerung ist der Eingangslieferschein/- Eingangslieferscheinrechnung und stellt sozusagen den Gegenpart der Kommissionerung im Verkauf dar, dessen Folgebeleg der Lieferschein/- Lieferscheinrechnung ist. Weitere Informationen folgen zur Einlagerung noch! #### Externe Belegnummer Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt. #### Max. Lieferungen Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen. #### Stapel Priorität Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der **Stapelverarbeitung** erhalten soll. Die Optionen (Stapel-Priorität und Stapelverarbeitung) greifen bei Erzeugung von Picklisten in der Kommissionierung. #### Fakturierungsart Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als **Brutto**– oder **Nettorechnung** ausgegeben werden soll. Bei einer **Bruttorechnung** werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer **Nettorechnung** werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet wird. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich. {% hint style="info" %} Die Fakturierungsart wird standardmäßig aus der Adresse in den Beleg übernommen, kann jedoch bei Bedarf direkt im Beleg angepasst werden. Bei manueller Preiseingabe bleibt der Einzelpreis auch bei Wechsel der Fakturierungsart im Beleg bestehen. {% endhint %} #### Leistungsland Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird bei der **FiBu-Übergabe** berücksichtigt, um die Buchung für den Einkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als **Region der Leistungserbringung** enthält. Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei **Dienstleistungen**, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob: * der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (**B2C**): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort * der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (**B2B**): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort {% hint style="info" %} Für die automatische Zuordnung einer Buchung zu einem Konto anhand des Leistungslandes muss unter [**Einstellungen -> Finanzen -> Reiter “Finanzbuchhaltung”**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-finanzen/finanzbuchhaltung.md) eine Kontozuordnung mit der betreffenden **Region** hinterlegt sein. {% endhint %} #### Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung Die Beschreibung dieser drei Felder haben wir zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören. Detaillierte Informationen zu diesen Themen findest Du [hier.](/vario-cloud-handbuch/verkauf/verkaufsbelege.md#verkaufsbelege) #### Umsatzsteuerberechnung Hier kannst Du zwischen der “**Horizontalen**” und der “**Vertikalen**” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege.md). #### §13b UStG Der §13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß **§13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG)** zu behandeln. ### Positionen Im Bereich “**Positionen**” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die **Lupe** kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden. Bei gedrückter “**Strg**“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “**Hinzufügen**” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “**Enter**“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “**Shift**“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.

Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der **Artikelverwaltung** stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden. Bei Klick auf das **Plus-Symbol (‘+’)** wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen. Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen: Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Einkauf). Für die Menge wird standardmäßig der Wert ‘1’ eingetragen und Rabatt/Aufschlag muss bzw. kann manuell eingetragen werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet. Über die [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#benutzereinstellungen) kannst Du festlegen, ob beim **Hinzufügen einer Position** der **Fokus** auf das **Feld “Einzelpreis”** oder **“Menge”** gesetzt werden soll, so dass die entsprechende Angabe direkt ausgefüllt werden kann. #### Funktionen bzgl. einzelner Position

Mithilfe des Symbols rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Vorbeleg stammt. Unter der Position kannst Du ab der Positionen-Ansicht “M” – genauso wie in der **Detailansicht** – eine **Auftragsposition** auswählen, zu der die Position zugeordnet werden soll. Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an: * Offen (graue Checkbox) * Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox) * Abgeschlossen (grüne Checkbox) Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht. {% hint style="warning" %} Das Löschen geschieht direkt beim Klick auf das Symbol und ggf. bereits in der Zeile erfasste Informationen gehen dabei verloren. {% endhint %} Daneben kann durch Klick auf das pinke Icon neben dem Mülleimer die **Detailansicht** der Position/en geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden: * Rabatt/Aufschlag * Zusatzfelder * Bestände * Texte * Lieferung * Steuersätze * Provisionen * Finanzbuchhaltung * Seriennummern/Chargennummern * Auftragszuordnung Bei großen Darstellungen der Software, wie bspw. dem Desktop-PC, findest Du links vom **Button** für die Detailansicht zwei weitere **Buttons**, um **Texte** und **Lieferungsmerkmale** der Positionen zu bearbeiten. {% hint style="info" %} Grüne Färbung des Lieferwagens bedeutet, dass Daten eingetragen sind. {% endhint %} ### Detailansicht der Position #### Rabatt/Aufschlag In Textform können hierüber **Rabatte oder Aufschläge** zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden. | Betrag plus zwei Prozent | +2 | +2% | | | | ------------------------- | --- | --- | ------------ | ------------ | | Betrag plus zwei Euro | +2€ | | | | | Betrag minus fünf Prozent | 5 | -5 | (5% und -5%) | (%5 und %-5) | | Betrag minus fünf Euro | 5€ | -5€ | | | Zu jedem Eintrag für **Rabatt/Aufschlag** kann eine Bezeichnung vergeben werden. {% hint style="info" %} Beim Hovern über die Beträge in der Belegzusammenfassung kannst du dir die Rabattbezeichnung detailliert anzeigen lassen. Dies gilt sowohl für positionsbezogene Rabatte als auch für den Gesamtrabatt im Beleg. {% endhint %} #### Zusatzfelder Hier werden die Zusatzfelder **,** die über **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du[ hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md#zusatzfelder). #### Bestände Hier erhältst du Übersicht, wie viel von dem entsprechenden Artikel in Deinem Lager/- Lägern verfügbar ist. #### Texte Hier können Texte pro Artikelposition eingetragen werden. Über das **Platzhalter**– **Icon**![Platzhalter](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2025/03/image-22.png) oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können **Platzhalter** in die Beschreibung eingefügt werden. Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen. #### Lieferung Hier kannst Du Lieferdaten pro Position eintragen, allerdings können diese sich von den Daten des Lieferanten unterscheiden. #### Steuersätze Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt. #### Finanzbuchhaltung Im **Bereich “Finanzbuchhaltung”** kannst Du dem Beleg eine **Kontonummer** und eine **Kostenstelle** zuweisen. Diese werden bei der **FiBu-Übergabe** automatisch übernommen. #### Seriennummern/Chargennummern Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die entsprechenden Seriennummern eintragen. Mit dem **Plus-Icon** kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem **Minus-Icon** kannst Du sie wieder entfernen. Die **Anzahl der Seriennummern**, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste **Positionsmenge** beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind. Ist im Artikel hinterlegt, dass der Artikel ein Verfalls- oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfordert, muss dieses ebenfalls in der Erfassung hinterlegt werden. Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für **Chargen** oder Artikel mit **doppelter Seriennummer**. {% hint style="info" %} Eingangslieferscheine oder Eingangslieferschein/Rechnungen können nur gespeichert werden, wenn alle erforderlichen Seriennummern oder Chargen sowie Mindesthaltbarkeitsdatum oder Verfallsdatum in den Positionen hinterlegt wurden. {% endhint %} **Weitere Informationen** zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/artikelverwaltung/artikelarten/#Seriennummern-und-Chargen-). #### Auftragszuordnung Wenn bereits ein **gespeicherter Auftrag** mit dem **gleichen Artikel als Position** vorhanden ist, kann diese in einer Anfrage, Bestellung, einem Eingangslieferschein oder einer Eingangslieferschein/-rechnung im **Feld “Auftragsposition”** hinterlegt werden, um die Position in diesem Beleg mit dem Auftrag zu **verknüpfen**. Dadurch wird die Position im Einkaufsbeleg **für die im Auftrag angegebene Adresse** **reserviert** und kann nicht in für eine andere Adresse verwendet werden. {% hint style="info" %} Sobald eine Auftragsposition in einem Einkaufsbeleg verknüpft wurde, kann **weder** die betreffende **Position im Auftrag** noch der **gesamte Auftrag gelöscht** werden. Die Verknüpfung muss zunächst aufgelöst werden. {% endhint %} ### Versandkosten Der Bereich **Versandkosten** bezieht sich auf den gesamten Beleg. Die **Versandkosten** werden verwaltet im Rahmen von **Versandkostenartikeln**. Je **Lieferbedingung** muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in den Lieferbedingungen festgelegt. {% hint style="info" %} Um einen Versandkostenartikel anzulegen, wechsle in die Artikelverwaltung. Hier kannst Du durch Klick auf den Button ‘+Artikel’ einen neuen Artikel hinzufügen. Dieser muss dann die Artikelart ‘Versandkosten’ haben. Vergebe zusätzlich Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Warengruppe, um durch Klick auf den entsprechenden Button den Artikel in den Stammdaten anzulegen. Hier kannst Du noch weitere Infos zum Versandkostenartikel festhalten. {% endhint %} #### Versandkosten im Beleg Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs. Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.

#### Toggle Versandkostenfrei Wenn dieser **aktiviert** ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet. Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden. ### Bereich Rabatt/Zuschlag In diesem Feld lassen sich **Rabatt/Zuschlag** auf den gesamten Beleg anwenden. Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster. {% hint style="info" %} ### Abrunden von Beträgen Du kannst Beträge in den **Positionsrabatten** und im **Gesamtrabattfeld** (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du **“-“** verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen. **So funktioniert es:** * Gib **“-“** ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden. * Verwende **“–“**, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden. * Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr **“-“** ein. **Anwendungsbeispiel** Ein Betrag von **3217,88 €** wird: * Mit “**–**” auf **3217,80 €** abgerundet. * Mit “**—**” auf **3217,00 €** abgerundet. {% endhint %} ### Lieferung In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst. Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.

Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine **Versandart** und **Lieferbedingung** ausgewählt werden. Weiter kann im Feld **Gesamtgewicht** das Gewicht entweder automatisch berechnet oder manuell eingetragen werden. Daneben hast Du die Möglichkeit, die Gewichtseinheit zu wählen und Einträge dazu zu verwalten. #### Voraussichtliche Paketanzahl Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen. Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender wie bspw. DHL, ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in den Lieferbedingungen Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld. #### Versanddatum Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden. #### Lieferdatum (Wunsch) Wenn beim Lieferanten von Deiner Seite aus ein Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben wurde, kann dieser hier eingetragen werden. #### Lieferdatum (Bestätigt) Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum dein Lieferant bestätigt hat. #### Lieferbemerkung Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text ‘Lieferbemerkung’ zur Lieferung festgehalten werden kann. ### Zahlung

#### Zahlungsart Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen. #### Zahlungsbedingung Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der **Zahlungsbedingungen**. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen. #### USt-IdNr Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden. ### Belegzusammenfassung

Dieser Bereich trägt als Titel immer die **Belegart** des aktuellen Belegs. In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Beleges angezeigt. Mit Klick auf den Button Belegvorschau / Beleg anzeigen wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (‘Draft’). Bei **Eingangsrechnungen** und **Eingangslieferschein/-rechnung** wird hier auch deraktuelle **Status des Beleges** in Bezug auf die **FiBu-Übergabe** angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung. #### Belegfunktionen Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden drei grundlegenden Belegfunktionen plus zwei zusätzlichen Optionen:

Buttons	Beschreibung
Button	Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
Button	Öffnet einen Druck-Dialog zum Drucken des Belegs.
Button	Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse eine E-Mail-Adresse in einer Ausgaberegel im Reiter "Ausgaberegeln" hinterlegt ist, wird diese automatisch als Empfänger eingetragen. Unter System/Ausgabe/Belegdruck kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
Drop-Down-Menü	Über den Drop-Down-Menü stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung: - Individuelle Empfängerauswahl: Ermöglicht Dir die E-Mail-Empfänger unabhängig von den hinterlegten Ausgaberegeln manuell anzupassen. - Ausgaberegeln verwalten: Öffnet die Ausgaberegeln der Adresse in einem neuen Tab, in dem diese angepasst werden können.

#### Aktionen In diesem Bereich werden die zu dem Beleg verfügbaren Aktionen angezeigt. So können Belege je nach Status und Belegtyp gespeichert, bearbeitet, kopiert und aufgelöst oder in einen Folgebeleg wie z. B. eine gespeicherte Bestellung in einen Eingangslieferschein o. eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden. Der Bereich kann über den Pfeil ein- und ausgeklappt werden. Bei der Übernahme einer **Bestellung** in einen **Eingangslieferschein** kannst Du für jede Position die tatsächlich **eingegangene Menge** erfassen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob die jeweilige Position damit als **abgeschlossen** markiert werden soll. Darüber hinaus hast Du die Möglichkeit, eine **externe Belegnummer** zu hinterlegen.

‘Kopieren’ bezeichnet hier das Erstellen eines neuen Beleges aus den Daten des aktuellen Beleges. Dabei kann vor dem Erstellen noch die “neue” Belegart ausgewählt werden. ### Belegkette Im Bereich **Belegkette** wird der aktuelle Beleg sowie die mit ihm in Verbindung stehenden Belege angezeigt. Über das Auge lässt sich eine Vorschau des gewählten Beleges anzeigen und über das Verlinkungs-Symbol der Beleg in einem Pop-up-Fenster öffnen. In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein. Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette über ![Editor Vollbildmodus](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2024/10/Editor-Vollbildmosus.png) in der maximierten Ansicht anzeigen lassen. ### Zusatzfelder Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter **Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder** den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/systemaufbau-uberblick.md). *** ### Aktionsmenü Im **Aktionsmenü** werden Dir alle Aktionen zu dem aktuell geöffneten Beleg angezeigt. Diese können je nach z. B. OP-Status oder Belegart **unterschiedlich** ausfallen. Nachfolgend erklären wir Dir hier alle möglichen Aktionen. #### Etiketten drucken Mit der **Aktion "Etiketten drucken"** kannst Du Etiketten anhand eines der Reporte ausdrucken, die unter [**System/Ausgabe/Artikel-Etiketten**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-artikel-etiketten.md) angelegt wurden. Über das erste **Feld "Report"** kannst Du einen Report auswählen, den Du auf alle Reporte anwenden kannst. Für die **einzelnen Artikel** kannst Du jeweils einen **abweichenden Report** auswählen. Mit dem **Toggle "Drucken"** gibst Du an für welche Artikel überhaupt Etiketten ausgedruckt werden sollen. Über das **Feld "Menge"** bestimmst Du wie viele Etiketten für den jeweiligen Artikel ausgedruckt werden sollen. Die Aktion steht nur **außerhalb** des **Bearbeitungsmodus** zur Verfügung.

#### E-Rechnung validieren Mit dieser Aktion kannst Du Eingangsrechnungen, die als E-Rechnungen ausgegeben werden, validiert werden. Weitere Informationen zu den **Einstellungen von E-Rechnungen** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/einstellungen-and-voraussetzungen-fur-e-rechnungen.md) und zur **Validierung von E-Rechnungen** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/e-rechnungen/validieren-von-e-rechnungen.md).

#### FiBu-Übergabe Testlauf Mit der **Aktion "FiBu-Übergabe Testlauf"** kannst Du eine FiBu-Buchung für den Beleg simulieren. Diese Aktion steht nur für finanzrelevante Belege, also **Eingangsrechnungen** und **Eingangsgutschriften** zur Verfügung, die ebenfalls für FiBu-Übergabe relevant sind. Nach dem Auswählen der Aktion werden Dir die dazugehörigen Buchungssätze mit den entsprechenden Angaben aufgeführt, wie sie bei einer FiBu-Übergabe aussehen würden. Dadurch kannst Du z. B. die Kontonummer, den Kontotyp und die Zahlungsart einsehen, die eingetragen würden bzw. ob die Buchung überhaupt zu einem Konto zugeordnet werden würde. Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.

#### Manuell bezahlen Die Aktion “**Manuell Bezahlen**” wird bei OPs mit dem Status “Offen” und “Teilweise gezahlt” angeboten. Sie kann z. B. verwendet werden, wenn eine Barzahlung erfolgt. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#aktion-manuell-bezahlen).

#### Verrechnen Über diese Aktion kannst Du offene Beträge zu der Adresse miteinander verrechnen. Dabei kannst Du auf der **linken Seite eine Forderung** auswählen, die Du mit **einer Verbindlichkeit** auf der **rechten Seite** verrechnen kannst. Wenn ein Betrag nicht vollständig verrechnet werden kann, bleibt ein **Restbetrag** übrig, der als **neuer offener Betrag** für den entsprechenden OP angegeben wird. Die Aktion steht nur für **finanzrelevante Belege** zur Verfügung.

#### Manuelle Rückerstattung Die Aktion “**Manuelle Rückerstattung**” wird für Belege mit einem OP mit dem **Status “Überzahlt”** und **“In Erstattung”** mit dem entsprechenden Betrag angeboten. Sie kann z. B. für eine Rückzahlung bei einer Überzahlung verwendet werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#manuelle-ruckerstattung).

#### Abschließen Die Aktion “**Abschließen**” wird bei Belege mit einem OP mit dem **Status “Offenen Posten”** oder **“Teilweise gezahlt”** angeboten. Hier kann ein OP **mit und ohne Rückerstattung** geleisteter Zahlungen abgeschlossen werden. Weitere Details findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#abschliessen).

#### Offenen Posten neu berechnen Mit dieser Aktion kannst Du den OP des Belegs neu berechnen lassen, indem Du **manuell einen Betrag** eingibst, der als **neuer OP** gilt. Die Änderung wird im **Änderungsprotokoll des OPs** protokolliert.

#### Belegstatus korrigieren Mit dieser Aktion kannst Du den Belegstatus anpassen. Zum Beispiel kannst Du einen Beleg mit dem **Status "Gespeichert"** in den **Status "In Bearbeitung"** versetzen. Damit kann auch der Status von z. B. veröffentlichten und übernommenen Belege geändert werden. {% hint style="danger" %} **Aktion mit Bedacht einsetzen** Je nach Fall, z. B. das Ändern des Status von **"Übernommen"** auf **"In Bearbeitung",** sollte die Aktion **nur mit Bedacht** eingesetzt werden, da damit Daten verändert werden können, die im normalen Geschäftsablauf **nicht verändert werden sollten**! {% endhint %}

#### Positionen aus Vorbeleg Mit dieser Aktion kannst Du Positionen aus **gespeicherten Vorbelegen** für die **gleiche Adresse** zum geöffneten Beleg hinzufügen. Dabei muss der Beleg jedoch im **Bearbeitungsmodus** sein. Beispielsweise kannst Du in eine **Bestellung** Positionen **aus gespeicherten Anfragen** übernehmen, die für die gleiche Adresse angelegt wurden und noch nicht in eine Bestellung übernommen wurden.

#### Freier Report {% hint style="info" %} ### Hier bewegt sich was! Noch ist dieser Bereich nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich. {% endhint %} #### Neueste Workflow-Instanz Mit dieser Aktion werden Dir alle Logs der **letzten Workflow-Instanz** zum geöffneten Beleg aufgelistet. Wähle eines der Logs aus, um die **dazugehörigen Daten** einzusehen. Über die **Workflow-Instanzen-ID** kannst Du Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflow-Darstellung** in einem neuen Tab anzeigen lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im[ **Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md).

#### Workflow-Instanzen Mit dieser Aktion werden Dir die **verschiedenen Workflow-Instanzen** aufgelistet, welche den geöffneten Beleg betreffen. Beim **Aufklappen** einer Instanz über den **grünen Pfeil** werden die Workflow-Elemente aufgelistet, die durchgelaufen sind. Bei einem Workflow, der **unterbrochen** wurde, kann dieser über die **Icons** Workflow abbrechen

manuell wieder **zum Laufen** gebracht oder komplett **abgebrochen** werden. Wähle einer der **Instanzen** aus, um Dir den **Verlauf** der Instanz in der **Workflowdarstellung** anzeigen zu lassen. Weitere Informationen dazu findest Du in der Handbuchseite “Workflows” im [**Abschnitt “Workflow-Protokolle und Logs”**.](/vario-cloud-handbuch/system/workflows/protokolle-und-logs.md)

## Reiter Zahlungsstatus Im Reiter Zahlungsstatus wird bei Belegen der Belegarten **“Eingangsrechnung”, “Eingangslieferschein/-rechnung”, “Gutschiftsforderung m. WR”** und **“Gutschiftsforderung m. WR”** der ggf. noch offene Betrag angezeigt.

Das Kreisdiagramm zeigt Dir, wie viel bereits bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Außerdem werden Dir weitere Informationen zum offenen Posten angezeigt. Über die Bestellnummer und Eingangsrechnungsnummer gelangst Dich zur entsprechenden Bestellung bzw. Eingangsrechnung. Im Bereich **Buchungen** werden Dir die einzelnen Buchungen zum offenen Posten angezeigt. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite [“ **Offene Posten**“](/vario-cloud-handbuch/finanzen/offener-posten.md#bereich-offener-posten). ## Reiter Projekte Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Projekt mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte hier aufgelistet. ## Reiter Belegprotokoll

Im Reiter “Belegprotokoll” werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt. Z. B. wird hier eingetragen, wenn der Beleg selbst aus einem vorausgegangenen Belegtyp erzeugt wurde oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde. Wenn z. B. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls eingetragen. Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen. {% hint style="info" %} Es besteht die Möglichkeit, Belegprotokolleinträge manuell zu erfassen. Diese manuellen Einträge können anschließend auch bearbeitet werden. Ein Löschen dieser Einträge ist nicht möglich. {% endhint %} ## Reiter DMS Im Reiter “Dateien” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per **Drag-and-Drop**, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit **Strg+V** oder über den **Button “+Datei”**. Auch **E-Mails** können per **Drag-and-Drop** hinzugefügt werden. Über das **Download-Symbol** kannst Du die Dateien auch **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md).

Über das **Auge-Icon** können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mailsin VARIO als **Vorschau** angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese imBereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**.](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md#reiter-beziehungen) Beim **Herunterladen des Belegs** über die **Belegzusammenfassung** wird die Datei automatisch im Reiter “DMS” gespeichert und dabei als **Hauptdokument** gekennzeichnet. Die als Hauptdokument gekennzeichnete Datei wird als **Vorschau** des Belegs angezeigt und für die **FiBu-Übergabe** verwendet.

Sind zu einem Beleg mehrere Dateien hinterlegt, kannst Du per **Rechtsklick** auf eine andere Datei festlegen, dass diese stattdessen als Hauptdokument gekennzeichnet werden soll. Dies ist jedoch nur möglich wenn unter [**Einstellungen/Belege/Belegarten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-belege/belegarten.md) die **Option “Veröffentlichungsrichtlinie”** für die entsprechende **Belegart** auf **“Manuell”** gesetzt ist.

{% hint style="info" %} Die für einen Beleg zusätzlich hinterlegten Dateien werden nicht in Folgebelege übernommen. Wenn Du zu einem Beleg eine Zusatzdatei hochlädst, so ist diese nur dem aktuellen Beleg – und nicht automatisch auch allen Folgebelegen zugeordnet. {% endhint %} --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einkauf/einkaufsbelege.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.