Belege - Einkauf

In diesem Artikel wird der Bereich “Einkauf” in VARIO Cloud beschrieben. Hier verwaltest Du Deine Einkaufsbelege.

Anhand der Einkaufsbelege kannst Du in VARIO Cloud nachvollziehen, welche Geschäftsdokumente Einkaufsseitig bei Dir vorliegen.

Die Belege stehen immer im Zusammenhang mit Deinen Adressen und Artikeln und stellen einen Kernaspekt von VARIO Cloud dar. In der Belegübersicht aus Einkauf und Verkauf sind Deine Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für Dich nachvollziehbar angeordnet.

Ein Beleg befindet sich immer in einem bestimmten Status und ist Teil einer Belegkette/Beleghistorie. Andere Belege aus der Belegkette kannst Du ganz einfach per Link öffnen. So behältst Du immer den Überblick und kannst schnell zwischen den einzelnen Belegen wechseln.

Einkaufsbelege

Wenn Du mit VARIO Cloud neu startest, hast Du noch keine Belege die Dir angezeigt werden können. Die Übersicht ist ungefüllt.

Klicke auf den Button um einen neuen Einkaufsbeleg anzulegen.

Hierbei stehen Dir folgende Belegtypen zur Verfügung:

• Anfrage
• Bestellung
• Eingangslieferschein
• Eingangsrechnung
• Eingangslieferschein/-rechnung
• Gutschriftsforderung m. WR (mit Warenrücknahme)
• Gutschriftsforderung o. WR (ohne Warenrücknahme)

Von oben nach unten sind diese Belegtypen nach ihrer Position in der Belegkette angeordnet.

So kann bspw. eine Anfrage in eine Bestellung übernommen werden und diese Bestellung widerum kann in einen Eingangslieferschein übernommen werden.

Einen neuen Beleg anlegen

Klicke auf den Button für die Neuanlage eines Einkaufsbeleges.

Dabei musst Du nicht mit einer Anfrage oder Bestellung beginnen, Du kannst bspw. auch direkt einen Eingangslieferschein anlegen.

Eine Bestellung oder ein Beleg, der nach dieser in der Belegkette des Einkaufs steht, kann nur auf Adressen ausgestellt werden, die in den Adressstammdaten als Lieferant vorliegen (Geschäftsbeziehung: Lieferant).

Sobald Du einen neuen Beleg anlegst, wird dieser in die Übersicht Deiner Einkaufsbelege aufgenommen. Hierzu reicht die Angabe der Adresse und des Belegtyps aus. Der Beleg liegt damit im Status “In Bearbeitung” vor. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Status “Gespeichert”:

Um den Beleg als wirksames Geschäftsdokument speichern zu können, sind folgende Felder verpflichtend zu füllen:

• Artikelposition
• Versandart und Lieferbedingung
• Zahlungsart und Zahlungsbedingung

Mit klick auf Speichern, wird dein Beleg in den Status “Gespeichert” versetzt.

Schieberegler

Der Schieberegler bietet Dir in der Belegverarbeitung die Möglichkeit zu wählen, wieviel Informationen dir zu deinen Artikelpositionen angezeigt werden sollen. Du kannst hier wählen von Größe “S” bis “XL”.

Bei der Größe XL siehst Du z.B. noch Informationen für die FiBu-Übergabe pro Position und kannst diese direkt bearbeiten ohne in die Detailansicht wechseln zu müssen.

Zwischensummen im Beleg

Über den markierten Button im Screen kannst du Zwischensummen einfügen. Dieser Button befindet sich unter der letzten Position des Belegs. Mit einem Klick darauf wird die Zwischensumme eingefügt, und du hast die Möglichkeit, eine Bezeichnung zu vergeben.

Falls der Beleg mehrere oder viele Positionen enthält und du die Zwischensumme beispielsweise zwischen der ersten und zweiten Position einfügen möchtest, kannst du sie per Drag-and-Drop mit Hilfe des Buttons verschieben. Um durch die Positionen zu scrollen, ist es aufgrund der Browserbeschränkungen erforderlich, die Zwischensumme an den oberen Bildschirmrand zu ziehen und festzuhalten. Dadurch kannst du durch die Positionen navigieren und die Zwischensumme an der gewünschten Stelle platzieren.

Belege in der Belegkette

Die Belege sind, sowohl im Einkauf, als auch im Verkauf, in eine eigene Belegkette eingegliedert.

Einkaufsseitig besteht die Belegkette aus mehreren Belegtypen. Dabei muss nicht mit der Anfrage gestartet werden; innerhalb eines Vorgangs kann bspw. auch direkt ein Eingangslieferschein angelegt werden.

Anfrage

Anfrage bzgl. der Belegpositionen bei Lieferanten

Bestellung

Bestellung von Artikeln.

Eingangslieferschein

Beleg, über eingehende Waren, passend zu einer Bestellung.

Eingangsrechnung

Die Rechnung zu einem erfolgten Wareneingang.

Eingangslieferschein/-rechnung

Kombination aus Eingangslieferschein und Eingangsrechnung.

Gutschriftsforderung mit oder ohne Warenrücknahme

Belegarten, um die gewünschte Gutschrift von bestellten Artikeln darzustellen. Bei der Übernahme von noch offenen Eingangsrechnungen und von Eingangslieferschein/-rechnung in eine Gutschriftsforderung mit oder ohne Warenrücknahme erscheint eine Abfrage, mit der beide Belege automatisch miteinander verrechnet werden können.

Belegübersicht

Deine Einkaufsbelegübersicht findest Du unter Menüpunkt 400 “Einkauf”. Diese werden Dir tabellarisch dargestellt.

Icons der Belegübersicht

Status Icons	Bedeutung
	Beleg aufgelöst
	Beleg teilweise übernommen
	Beleg übernommen, veröffentlicht
	Beleg übernommen, in Bearbeitung
	Beleg übernommen
	Beleg in Bearbeitung
	Folgebeleg wird Bearbeitet
	Beleg in Einlagerung
	Beleg gespeichert
	Beleg gespeichert und veröffentlicht
	Beleg veröffentlicht & aufgelöst

Eine Zeile in der Übersicht (Datensatz für einen Einkaufsbeleg) lässt sich links in der Zeile durch Klick auf den grauen Dropdown-Pfeil erweitern, dort werden Dir zusätzliche Informationen zu dem Beleg angezeigt.

Links wird Dir in einer Ansicht der Beleg in der Belegkette angezeigt. So kannst Du Dir Vorbelege in einer Vorschau ansehen und öffnen.

Rechts davon werden in einer Schnell-Übersicht die Positionen des Beleges dargestellt. Mit Klick auf eine dieser Positionen, öffnet sich der entsprechende Artikel in einem neuen Tab (Artikelverwaltung).

Die dargestellten Informationen in der Kopfzeile der Belegübersicht sind abhängig von Deinen Einstellungen für die Spaltenselektion (C-Unit genannt). Hierüber kannst Du eingrenzen, welche Informationen Dir angezeigt werden sollen.

Im Standard werden Dir folgende Spalten dargestellt:

Belegnummer

Jeder Beleg wird bei der Erzeugung mit einer eindeutigen Belegnummer versehen.

Belegstatus

Ein Beleg befindet sich in VARIO Cloud immer in einem bestimmten Status. Mit einem gewissen Status gehen weitere Eigenschaften einher, z. B. welche Aktionen auf den Beleg ausgeführt werden können.

Belegart

Ein Beleg ist immer ein Beleg einer bestimmten Belegart. Eine Änderung der Belegart ist nicht vorgesehen. So bleibt z. B. ein Anfrage-Beleg genau als solcher inklusive eindeutiger Belegnummer bestehen und kann dann ggf. in eine Bestellung übernommen werden. Die Bestellung stellt dann den zweiten eigenständigen Beleg innerhalb der Belegkette dar. Die Belege der Belegkette stellen in der Übersicht separate Datensätze dar. Die Referenzierung zwischen verschiedenen Belegen kannst Du jederzeit anhand der Belegkette in der erweiterten Ansicht eines Datensatzes oder im Beleg selbst einsehen.

Adressname

Ein Beleg ist immer auf eine bestimmte Zieladresse ausgestellt. Einkaufsseitig beziehst Du von einem Lieferanten im weiteren Sinne Ware oder Dienstleistungen. Im Feld Name wird hier der Name, der im Beleg hinterlegten Adresse angezeigt.

Belegdatum

Das Datum der Belegerstellung.

Betrag Netto/ Brutto

Der sich aus den Positionen des Belegs ergebende Gesamtbetrag in Netto/- Brutto.

Erstellt am

Für einen schnellen Überblick, wird Dir hier in einer relativen Formulierung angezeigt, wie lange die Erstellung des Beleg zurückliegt. Wenn Du am PC mit der Maus auf das Feld zeigst (Mouseover), wird Dir hier nochmal das Datum mit genauem Zeitstempel angezeigt.

Lieferantennummer

Zu der Belegadresse wird Dir hier die entsprechende Lieferantennummer angezeigt.

Offener Betrag

Sobald Du einen Eingangslieferschein in eine Eingangsrechnung übernimmst, wird für diese Eingangsrechnung der Bruttobetrag aus den Positionen des Eingangslieferscheins als offener Betrag im Reiter “Zahlungsstatus” erfasst.
Der Zahlungsstatus des Belegs ist solange offen, bis du den offenen Betrag durch die Summe Deiner Zahlungen beglichen hast.

Reiter Belegerfassung

Im Reiter Belegerfassung werden die wichtigsten Eckdaten zu Deinem Einkaufsbeleg festgehalten und Dir stehen Funktionen zur Verfügung, um den Beleg selbst zu bearbeiten oder ihn in andere Belegtypen zu übernehmen.

Hauptadresse

Im Bereich Hauptadresse werden die Adressdaten eingetragen, an die der Beleg ausgestellt ist. Im Einkauf folgt dies der Logik “Ich kaufe die Positionen ein bei folgender Adresse”.

Normalerweise wird durch Neuanlage eines Belegs direkt die Adresssuche (Übersicht) geöffnet, in welcher Du dann eine Adresse auswählen kannst. Ist die Adresse nicht als Lieferant gekennzeichnet, sollte dies vor Anlage eines Einkaufsbeleges in den Stammdaten erfolgen, wie oben beschrieben kannst Du dies aber auch bei der Belegerfassung erledigen.

Die Hauptadresse kann im Beleg händisch angepasst bzw. geändert werden.

Unterhalb der Hauptadresse kann durch Klick auf einen der Buttons, eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse ausgewählt werden.

Belegdaten

Mit der Belegnummer ist jeder Beleg eindeutig identifiziert und das Belegdatum kennzeichnet das Erstellungsdatum eines jeden Beleges. Die Adressnummer zeigt die Adressnummer der ausgewählten Hauptadresse an.

Leistungsdatum

Wenn es ein vom Belegdatum abweichendes Leistungsdatum gibt, lässt sich dieses hier eintragen. Relevant u. a. für die FiBu.

Lieferantennummer

zeigt die Lieferantennummer der ausgewählten Hauptadresse an. (Lieferantennummer und Kundennummer sind nicht mit der Adressnummer einer Adresse zu verwechseln.)

Toggle Steuerpflichtig

Wenn es sich bei dem Einkauf um ein steuerpflichtiges Geschäft handelt, muss dieser Toggle aktiviert sein. Dann wird der entsprechende Mehrwertsteuersatz auf den Betrag angewandt.

Bestellt von

In diesem Feld kann eingetragen werden, welcher Benutzer von VARIO Cloud den Einkauf angestoßen hat. Der Wert wird in weitere Belege in der Belegkette übernommen.

Zuständiger Benutzer

Für den Beleg bzw. für diesen Geschäftsvorgang zuständige VARIO Benutzer. Weitere Details findest Du hier.

Wenn der ausgewählte Benutzer als Ansprechpartner in der eigenen Adresse hinterlegt ist– inklusive der zugehörigen Kontaktinformationen – werden diese automatisch im Belegausdruck übernommen. Weitere Informationen zum Thema Ansprechpartner findest Du hier.

Vorgabelager

Hier kann ein Lager ausgewählt werden, dass für Aktionen im Zusammenhang mit dem Beleg als Standardlager ausgewiesen wird.

Reportgruppe

Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe angelegten Reportgruppen auswählen, die spezifisch für diesen Beleg gelten soll. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.

Belegtyp nach Einlagerung

Der Belegtyp nach der Einlagerung ist der Eingangslieferschein/- Eingangslieferscheinrechnung und stellt sozusagen den Gegenpart der Kommissionerung im Verkauf dar, dessen Folgebeleg der Lieferschein/- Lieferscheinrechnung ist.
Weitere Informationen folgen zur Einlagerung noch!

Externe Belegnummer

Wenn es bei der im Beleg eingetragenen Adresse eine eigene (Beleg-) Nummer oder Referenznummer zu dem Vorgang gibt, kann diese hier eingetragen werden. Leer- und Sonderzeichen sind nicht erlaubt.

Max. Lieferungen

Hierüber kann für einen Beleg definiert werden, dass die enthaltenen Artikelpositionen in einer vorgegebenen Anzahl von Lieferungen komplett geliefert werden sollen.

Stapel Priorität

Hier kannst Du einstellen, welche Priorität der Beleg bei der Stapelverarbeitung erhalten soll.

Info: Die Stapelverarbeitung ist noch in Arbeit.
Die Optionen (Stapel-Priorität und Stapelverarbeitung) greifen bei Erzeugung von Picklisten in der Kommissionierung.

Fakturierungsart

Mit diesem Feld kannst Du Dich entschieden, ob der Beleg als Brutto– oder Nettorechnung ausgegeben werden soll. Bei einer Bruttorechnung werden die Bruttopreise aller Positionen angezeigt, aus denen der Gesamtbruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer errechnet wird. Bei einer Nettorechnung werden hingegen die Nettopreise der einzelnen Positionen aufgelistet. Diese werden zum Nettogesamtpreis zusammengerechnet bevor die Umsatzsteuer hinzugerechnet wird. Die Gesamtsumme der Rechnung ist in beiden Fällen gleich.

Leistungsland

Der Wert aus dem Feld “Leistungsland” wird bei der FiBu-Übergabe berücksichtigt, um die Buchung für den Einkaufsbeleg zu einem entsprechenden Konto zuzuordnen. Wenn z. B. Frankreich als Leistungsland eingetragen wurde, werden Buchungen automatisch zu einem Konto zugeordnet, das Europa als Region der Leistungserbringung enthält.

Dem §3a Abs. 1, 2 UStG nach ist die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes bei Dienstleistungen, mit Ausnahmen, abhängig davon, ob:

• der Leistungsempfänger eine Privatperson ist (B2C): dabei gilt der Sitz des leistenden Unternehmens als Leistungsort
• der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist (B2B): dabei gilt der Sitz des Leistungsempfängers als Leistungsort

Umrechnungskurs, Basiswährung & Währung

Die Beschreibung dieser drei Felder haben wir zusammengefasst, da sie funktional zusammengehören. Detaillierte Informationen zu diesen Themen findest Du hier.

Umsatzsteuerberechnung

Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung hat Vorrang vor allen anderen Einstellungen. Weitere Details findest Du hier.

§13b UStG

Der §13b UStG regelt, dass bei bestimmten Geschäften die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dieses Verfahren nennt man auch “Reverse Charge” und kommt bei Geschäften über die Landesgrenzen hinaus zum tragen. Die Umsatzsteuer wird dabei nicht auf der Rechnung ausgewiesen, sondern ist vom Leistungsempfänger an das zuständige Finanzamt zu entrichten. Dies betrifft unter anderem den Emissionshandel, Entsorgung von Produktionsabfällen, Bauleistungen und Leistungen aus dem Ausland. Aktiviere diesen Toggle, um Belege gemäß §13b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu behandeln.

Positionen

Im Bereich “Positionen” werden alle Positionen bzw. Artikel des Beleges erfasst. Über die Lupe kann die Artikelsuche geöffnet und der gewünschte Artikel ausgewählt werden.

Bei gedrückter “Strg“-Taste können mehrere Positionen zum Beleg hinzugefügt werden. Dazu müssen alle Positionen mit gedrückter “Strg”-Taste angeklickt und anschließend die Schaltfläche “Hinzufügen” angeklickt werden. Die Auswahl kann auch mit der “Enter“-Taste bestätigt werden. Zusätzlich können mehrere aufeinanderfolgende Positionsnummern mit gedrückter “Shift“-Taste dem Beleg hinzugefügt werden.

Es kann sich hierbei um Artikelpositionen handeln, deren Daten aus der Artikelverwaltung stammen. Zusätzlich können beliebig viele Textpositionen in den Beleg eingefügt werden.

Bei Klick auf das Plus-Symbol (‘+’) wird eine neue Artikelposition erfasst. Der Cursor wird dabei in die neue Zeile gesetzt und durch Texteingabe wird eine Volltextsuche in der Artikelverwaltung gestartet. Alternativ kann weiter rechts in der Zeile auf das Lupen-Symbol geklickt werden, um ohne Texteingabe die verfügbaren Artikel anzuzeigen.

Nach Auswahl eines Artikels wird dieser in die Zeile geladen. Dabei werden für die folgenden Felder verfügbaren Informationen aus den Stammdaten geladen:
Artikelnummer, Artikel (Artikelbezeichnung) und Einzelpreis (bzgl. Einkauf). Für die Menge wird standardmäßig der Wert ‘1’ eingetragen und Rabatt/Aufschlag muss bzw kann manuell eingetragen werden. Der Gesamtpreis wird passend zu den anderen Werten je Zeile automatisch berechnet.

Funktionen bzgl. einzelner Position

Mithilfe des Symbols rechts, können die Positionen per drag and drop verschoben bzw untereinander getauscht werden, sofern Du mehrere Positionen erfasst hast. Das Symbol neben dem Gesamtbetrag gibt an, ob der Preis manuell eingetragen wurde oder aus dem Vorbeleg stammt. Unter der Position kannst Du ab der Positionen-Ansicht “M” – genauso wie in der Detailansicht – eine Auftragsposition auswählen, zu der die Position zugeordnet werden soll.

Das Checkbox-Icon zeigt den Lieferungsstatus für diese Position an:

• Offen (graue Checkbox)
• Teilweise abgeschlossen (gelbe Checkbox)
• Abgeschlossen (grüne Checkbox)

Durch Klick auf das Mülleimer-Symbol wird die entsprechende Positionszeile gelöscht.

Daneben kann durch Klick auf das Icon die Detailansicht der Position/en geöffnet werden. Hier können die grundlegenden Merkmale der Belegposition, sowie die folgenden Bereiche im Detail bearbeitet werden:

• Rabatt/Aufschlag
• Zusatzfelder
• Bestände
• Texte
• Lieferung
• Steuersätze
• Provisionen
• Finanzbuchhaltung
• Seriennummern/Chargennummern
• Auftragszuordnung

Bei großen Darstellungen der Software, wie bspw. dem Desktop-PC, findest Du links vom Button für die Detailansicht zwei weitere Buttons, um Texte und Lieferungsmerkmale der Positionen zu bearbeiten:

Detailansicht der Position

Rabatt/Aufschlag

In Textform können hierüber Rabatte oder Aufschläge zu einer Artikelposition erfasst werden. Bitte beachte die aufgeführten Beispiele zur Notation. Ohne Angabe des Euro-Zeichens wird die Zahl als Prozentwert interpretiert; keine Leerzeichen verwenden.

Betrag plus zwei Prozent	+2	+2%
Betrag plus zwei Euro	+2€
Betrag minus fünf Prozent	5	-5	(5% und -5%)	(%5 und %-5)
Betrag minus fünf Euro	5€	-5€

Zu jedem Eintrag für Rabatt/Aufschlag kann eine Bezeichnung vergeben werden.

Zusatzfelder

Hier werden die Zusatzfelder, die über Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegpositionen zugeordnet wurden, hinterlegt. Wie Du Zusatzfelder anlegen und bearbeiten kannst, erfährst Du hier.

Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Bestände

Hier erhältst du Übersicht, wie viel von dem entsprechenden Artikel in Deinem Lager/- Lägern verfügbar ist.

Texte

Hier können Texte pro Artikelposition eingetragen werden. Über das Platzhalter–Icon oder durch Rechtsklick auf die einzelnen Textfelder können Platzhalter in die Beschreibung eingefügt werden.

Außerhalb der Positionsansicht kannst Du Dir die finale Darstellung jederzeit über die Belegvorschau anzeigen lassen.

Lieferung

Hier kannst Du Lieferdaten pro Position eintragen, allerdings können diese sich von den Daten des Lieferanten unterscheiden.

Steuersätze

Hier werden Dir zu der Position Informationen über den Steuersatz, den Steuertyp, den Steuerbetrag, sowie dem steuerpflichtigen Betrag angezeigt.

Finanzbuchhaltung

Im Bereich “Finanzbuchhaltung” kannst Du dem Beleg eine Kontonummer und eine Kostenstelle zuweisen. Diese werden bei der FiBu-Übergabe automatisch übernommen.

Seriennummern/Chargennummern

Bei seriennummerngeführten Artikeln kannst Du die entsprechenden Seriennummern eintragen. Mit dem Plus-Icon kannst Du eine neue Seriennummer hinzufügen, mit dem Minus-Icon kannst Du sie wieder entfernen. Die Anzahl der Seriennummern, die hinzugefügt werden können, ist dabei auf die zuvor erfasste Positionsmenge beschränkt. Du kannst also nur so viele Seriennummern auswählen, wie Artikel im Beleg enthalten sind. Ist im Artikel hinterlegt, dass der Artikel ein Verfalls- oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfordert, muss dieses ebenfalls in der Erfassung hinterlegt werden.

Die gleichen Mechanismen gelten ebenso für Chargen oder Artikel mit doppelter Seriennummer.

Weitere Informationen zu Seriennummern- und Chargenartikeln findest Du hier.

Auftragszuordnung

Wenn bereits ein gespeicherter Auftrag mit dem gleichen Artikel als Position vorhanden ist, kann diese in einer Anfrage, Bestellung, einem Eingangslieferschein oder einer Eingangslieferschein/-rechnung im Feld “Auftragsposition” hinterlegt werden, um die Position in diesem Beleg mit dem Auftrag zu verknüpfen. Dadurch wird die Position im Einkaufsbeleg für die im Auftrag angegebene Adresse reserviert und kann nicht in für eine andere Adresse verwendet werden.

Versandkosten

Der Bereich Versandkosten bezieht sich auf den gesamten Beleg.

Die Versandkosten werden verwaltet im Rahmen von Versandkostenartikeln.

Je Lieferbedingung muss einer dieser Versandkostenartikel hinterlegt sein. Die Konditionen für die Versandkosten werden in den Lieferbedingungen festgelegt.

Versandkosten im Beleg

Die Höhe der Versandkosten für die Positionen dieses Belegs.
Für die einzelnen Positionen lassen sich unter “Lieferung” unterschiedliche Versandarten einstellen.

Wenn eine Versandart für eine Position eingetragen ist, ist das entsprechende Symbol grün hinterlegt.

Toggle Versandkostenfrei

Wenn dieser aktiviert ist, werden in der Berechnung für die Summen des Beleges keine Versandkosten aufgeführt oder berechnet.
Auch dann nicht, wenn innerhalb des Beleges Versandkosten bspw. aus der Versandart gezogen werden.

Bereich Rabatte und Gebühren

In diesem Feld lassen sich Rabatte und Gebühren auf den gesamten Beleg anwenden.

Die Notation kann dabei direkt dem Infotext aus dem Feld entnommen werden, sie folgt dem oben bei den Positionen beschriebenen Muster.

Abrunden von Beträgen

Du kannst Beträge in den Positionsrabatten und im Gesamtrabattfeld (Belegrabatt) gezielt abrunden, indem Du “-“ verwendest. Diese Funktion hilft Dir, Rechnungsbeträge einfach und flexibel anzupassen.

So funktioniert es:

• Gib “-“ ein, um die letzte Stelle (Cent) abzurunden.
• Verwende “–“, um zwei Stellen (z. B. volle Euro) abzurunden.
• Für weitere Stellen gibst Du entsprechend mehr “-“ ein.

Lieferung

In diesem Bereich werden alle für eine etwaige Lieferung wichtigen Eckdaten erfasst.
Diese beziehen sich auf den gesamten Beleg und können für einzelne Artikelpositionen in der Detailansicht der Position angepasst werden.

Für das Abspeichern des Beleges müssen hier eine Versandart und Lieferbedingung ausgewählt werden.

Weiter kann im Feld Gesamtgewicht das Gewicht entweder automatisch berechnet oder manuell eingetragen werden. Daneben hast Du die Möglichkeit, die Gewichtseinheit zu wählen und Einträge dazu zu verwalten.

Voraussichtliche Paketanzahl

Hier kannst Du die voraussichtliche Paketanzahl manuell eintragen.
Die Anzahl im Feld wird aktualisiert, wenn über den Versender wie bspw. DHL, ein Paketaufkleber gedruckt wird und dabei mehrere Pakete angegeben werden. Zusätzlich können in den Lieferbedingungen Versandkosten hinterlegt werden, die erst ab einer bestimmten Anzahl angewandt werden. Diese Anzahl bezieht sich auf das hier beschriebene Feld.

Versanddatum

Falls bekannt, kann hier das Versanddatum zum Beleg bzw. zu den Belegpositionen eingetragen werden.

Lieferdatum (Wunsch)

Wenn beim Lieferanten von Deiner Seite aus ein Wunschtermin für das Lieferdatum angegeben wurde, kann dieser hier eingetragen werden.

Lieferdatum (Bestätigt)

Hier lässt sich festhalten, welches Lieferdatum dein Lieferant bestätigt hat.

Lieferbemerkung

Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, mit dem ein Text ‘Lieferbemerkung’ zur Lieferung festgehalten werden kann.

Zahlung

Zahlungsart

Auswahl der Zahlungsart. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsarten. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsarten zu bearbeiten oder neue anzulegen.

Zahlungsbedingung

Auswahl der Zahlungsbedingung. Einträge stammen aus der Verwaltung der Zahlungsbedingungen. Per Shortcut kann dorthin gewechselt werden, um Einträge für Zahlungsbedingungen zu bearbeiten oder um neue anzulegen.

USt-IdNr

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den Beleg wird aus der hinterlegten Hauptadresse des Belegs geladen. Sie kann hier im Beleg aber auch händisch angepasst werden.

Belegzusammenfassung

Dieser Bereich trägt als Titel immer die Belegart des aktuellen Belegs.

In der angezeigten Berechnung werden alle relevanten Werte zu dem Beleg erfasst, um eine Summe zum Beleg bzw. zu den Positionen zu berechnen. Darunter werden zusätzlich die Zahlungsart und die Versandart des Beleges angezeigt.

Mit Klick auf den Button wird Dir eine PDF-Vorschau des Belegs angezeigt. Diese lässt sich herunterladen oder ausdrucken. Wenn die Vorschau nicht gedruckt wurde, trägt sie bis dahin ein Stempel-Overlay (‘Draft’).

Bei Eingangsrechnungen und Eingangslieferschein/-rechnung wird hier auch der aktuelle Status des Beleges in Bezug auf die FiBu-Übergabe angezeigt, mit einer entsprechende Verlinkung.

Belegfunktionen

Unterhalb der Belegvorschau befinden sich die folgenden vier grundlegenden Belegfunktionen:

	Herunterladen eines PDF-Exports des Belegs.
	Öffnet einen Druck-Dialog zum Drucken des Belegs.
	Versenden des Belegs per Email. Wenn für die Adresse ein Kommunikationskriterium vorhanden ist, wird automatisch die E-Mail-Adresse aus diesem als Empfänger eingetragen. Unter Einstellungen -> Allgemein -> Reiter “Kommunikation” kann eine E-Mail-Vorlage für die entsprechenden Belege erstellt werden.
	Ausgabe des Belegs über die hinterlegten Kommunikationsmittel, um z. B. den Beleg per E-Mail anhand eines Workflows zu versenden. Hierfür muss mindestens ein Kommunikationskriterium für die entsprechende Adresse hinterlegt sein.

Aktionen

In diesem Bereich werden die zu dem Beleg verfügbaren Aktionen angezeigt. So können Belege je nach Status und Belegtyp gespeichert, bearbeitet, kopiert und aufgelöst oder in einen Folgebeleg wie z.B. eine gespeicherte Bestellung in einen Eingangslieferschein o. eine Eingangslieferschein/-rechnung übernommen werden. Der Bereich kann über den Pfeil ein- und ausgeklappt werden.

‘Kopieren’ bezeichnet hier das Erstellen eines neuen Beleges aus den Daten des aktuellen Beleges.
Dabei kann vor dem Erstellen noch die “neue” Belegart ausgewählt werden.

Belegkette

Im Bereich Belegkette wird der aktuelle Beleg sowie die mit ihm in Verbindung stehenden Belege angezeigt. Über das lässt sich eine Vorschau des gewählten Beleges anzeigen und über der Beleg in einem Pop-up-Fenster öffnen.

In der Beleghistorie können Teilketten mehrerer Belegketten erfasst sein.
Das ist dann der Fall, wenn sich ein zusammengesetzter Geschäftsvorfall nicht in einer einzelnen abgeschlossenen Belegkette darstellen lässt. In der Belegkette wird dann angezeigt, wie die Belege zusammenhängen. Bei komplizierteren Konstellationen kannst Du Dir die Belegkette über in der maximierten Ansicht anzeigen lassen.

Zusatzfelder

Im unteren Bereich werden die Zusatzfelder hinterlegt, die unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder den Belegen zugeordnet wurden. Über die Option “Einträge verwalten” wirst Du direkt zu den Einstellungen innerhalb eines neuen Tabs geleitet, in dem Du neue und bestehende Zusatzfelder definieren kannst. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.

Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Reiter Zahlungsstatus

Im Reiter Zahlungsstatus wird bei Belegen der Belegarten “Eingangsrechnung”, “Eingangslieferschein/-rechnung”, “Gutschiftsforderung m. WR” und “Gutschiftsforderung m. WR” der ggf. noch offene Betrag angezeigt.

Das Kreisdiagramm zeigt Dir, wie viel bereits bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. Außerdem werden Dir weitere Informationen zum offenen Posten angezeigt. Über die Bestellnummer und Eingangsrechnungsnummer gelangst Dich zur entsprechenden Bestellung bzw. Eingangsrechnung.

Im Bereich Buchungen werden Dir die einzelnen Buchungen zum offenen Posten angezeigt.

Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.

Reiter Projekte

Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Projekt mit dem Beleg verknüpft ist. In diesem Fall werden alle zugehörigen Projekte hier aufgelistet.

Reiter Belegprotokoll

Im Reiter “Belegprotokoll” werden verschiedene Aktionen im Bezug auf den Beleg angezeigt.

Z. B. wird hier eingetragen, wenn der Beleg selbst aus einem vorausgegangenen Belegtyp erzeugt wurde oder wenn der Beleg in einen nachfolgenden Belegtyp aus der Belegkette übernommen wurde.

Wenn z. B. durch einen Workflow Änderungen am Beleg vorgenommen wurden, wird dies hier ebenfalls eingetragen.

Jeder Eintrag ist mit einem Zeitstempel, dem Benutzer (falls verfügbar), dem Typ der Aktion und der entsprechenden Meldung versehen.

Reiter DMS

Im Reiter “Dateien” kannst Du Dateien verschiedenster Formate in deinen Beleg hochladen. Dies ist auf verschiedene Weise möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button . Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden. (Der Datensatz des Beleges muss dazu nicht im Bearbeitungsmodus sein.)

Über das Auge-Icon können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und JPG, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über das Icon kannst Du die Dateien auch herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.