Erste Schritte in VARIO Cloud
Einstieg in VARIO Cloud mit Anmeldung, Willkommensassistent, ersten Datensätzen und wichtigen Stammdaten.
Ein neuer Start eröffnet viele spannende Möglichkeiten. Damit Du von Anfang an das volle Potenzial von VARIO Cloud nutzen kannst, erhältst Du auf dieser Seite einen Überblick über das System und die ersten Schritte. Dazu gehören die erste Anmeldung sowie die Anlage der wichtigsten Stammdaten – so legst Du das Fundament für eine erfolgreiche tägliche Arbeit.
Anmeldung in VARIO Cloud
Zur Anmeldung musst Du Dich mit Deinem gültigen Benutzernamen oder E-Mail-Adresse und Passwort anmelden, um auf VARIO Cloud zugreifen zu können. Ein Administrator muss Dich dafür zuvor als Benutzer mit zugewiesenen Rechten angelegt haben. Außerdem erhältst Du von ihm die Passwort-Richtlinien bzgl. z. B. Passwort-Länge, Großbuchstaben, Sonderzeichen, etc. sowie die Verpflichtung zu Nutzung der 2-Faktor-Authentisierung.
Meldung zu fehlenden Benutzerrechten
Wenn nach der ersten Anmeldung die Meldung „Aktuell hast Du noch keine Rechte in der Anwendung“ erscheint, wurdest du vermutlich zur VARIO Cloud von deinem Unternehmens-Adminstrator (Owner) eingeladen. Und dieser hat dir noch keine Rechte gegeben. Die benötigten Rechte muss dieser Dir unter Einstellungen/Allgemein/Benutzer vergeben.
Willkommensassistent
Mit unserem Willkommensassistent wirst Du Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen geführt, die für Deinen Start mit VARIO Cloud relevant sind.
Hier ein kurzen Deep Dive zu dem Willkommensassistent und die Ersten Schritte in VARIO Cloud:
Im ersten Schritt des Willkommensassistent kannst Du die Daten zu Deinem Benutzer hinterlegen. Anhand dieser Daten wird nach der Einrichtung Deiner VARIO Cloud automatisch ein Benutzer unter Einstellungen/Allgemein/Benutzer angelegt. Zusätzlich wird ein Ansprechpartner zur eigenen Adresse erstellt.
Du hast außerdem die Möglichkeit ein Profilbild hochzuladen. Dies kann entweder durch einen Klick auf die entsprechende Fläche oder per Drag & Drop erfolgen. Das hochgeladene Bild wird sowohl Deinem Benutzer als auch dem angelegten Ansprechpartner zugeordnet. Das Profilbild kannst Du jederzeit nachträglich in den Benutzereinstellungen im Reiter “Persönliche Daten” hinzufügen oder ändern.
Im zweiten Schritt des Willkommensassistent kannst Du die Daten zu Deinem Unternehmen erfassen, wie den Firmenname, die Anschrift sowie die Kontaktinformationen. Auf Basis dieser Angaben wird automatisch Deine eigene Adresse im Menüpunkt Adressen angelegt. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit das Logo Deines Unternehmens hochzuladen. Dieses wird im DMS-Bereich gespeichert und automatisch Deiner eigenen Adresse zugeordnet. Darüber hinaus wird das Logo im Belegdruck automatisch als Unternehmenslogo verwendet.
Auf unsere Handbuchseite “Startmaske und Navigation” stellen wir einen Überblick über die verschiedene Bereiche, so dass Du Dich schnell in der VARIO Cloud zurecht finden kannst.
Deine ersten Datensätze anlegen
In den nächsten Abschnitten zeigen wir Dir, wie Du Adressen, Artikel und Belege anlegst. Darüber hinaus erfährst Du, welche Einstellungen und Stammdaten für eine flüssige Arbeit mit der VARIO Cloud wichtig sind.
Adressen anlegen
Um eine Adresse in VARIO Cloud anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
Öffne den Menüpunkt “Adressen”.
Klicke auf den Button “+Adresse” oder alternativ auf “+Adresse anlegen”, um eine neue Adresse anzulegen.
Wähle im sich öffnenden Pop-Up-Fenster aus, ob es sich um eine B2C-, B2B- oder B2G-Adresse handelt und gib anschließend Name oder Nachname an.
Nach dem Anlegen der Adresse werden die Stammdaten zu dieser geöffnet. Hier kannst alle weiteren Angaben zur Adresse erfassen, wie z. B. ob es sich um eine Kunden- bzw. Lieferantenadresse handelt, sowie Zahlungs- und Lieferungsmodalitäten.
Über den Button “Bearbeiten” kannst Du die Stammdaten jederzeit nachträglich bearbeiten.
In den weiteren Reitern kannst Du zusätzliche Angaben hinterlegen bzw. einsehen, z. B. die offenen Posten sowie die Aufgaben, Deals und Projekte zur Adresse. Weitere Informationen zu den einzelnen Stammdaten und den weiteren Reitern findest Du hier.
Artikel anlegen
Voraussetzungen
Für die Anlage eines Artikels sind folgende Stammdaten erforderlich:
mindestens eine Warengruppe unter Einstellungen/Artikel/Warengruppe
ggf. ein selbst angelegtes Steuerschema unter Einstellungen/Finanzen/Steuern
Um einen Artikel in VARIO Cloud anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
Öffne den Menüpunkt “Artikel”.
Klicke auf den Button “+Artikel” oder alternativ auf “+Artikel anlegen”, um einen neuen Artikel anzulegen.
Gib im sich öffnenden Pop-Up-Fenster die Artikelnummer, die Artikelart, die Mengeneinheit, die Warengruppe, die Preiseinheit und das Steuerschema an.
Nach dem Anlegen des Artikels werden die Stammdaten zu diesem geöffnet. Hier kannst alle weiteren Angaben zum Artikel erfassen, wie z. B. den Artikeltext, ob es sich um einen Einkaufs- oder Verkaufsartikel handelt und den Verkaufspreis.
Über den Button “Bearbeiten” kannst Du die Stammdaten jederzeit nachträglich bearbeiten.
In den weiteren Reitern kannst Du zusätzliche Angaben hinterlegen bzw. einsehen, z. B. den Bestand des Artikels, angelegte Belege zum Artikel sowie Kunden- bzw. Lieferantenbeziehungen. Weitere Informationen zu den einzelnen Stammdaten und den weiteren Reitern findest Du hier.
Belege anlegen
Voraussetzungen
Für die Anlage eines Belegs sind folgende Stammdaten erforderlich:
mindestens eine angelegte Kunden- bzw. Lieferadresse im Menüpunkt “Adressen”
mindestens ein angelegter Artikel im Menüpunkt “Artikel”
mindestens ein angelegtes Lager unter Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung
ggf. eine selbst angelegte Versandart und Lieferbedingung unter Einstellungen/Lager/Lieferungsmodalitäten
ggf. eine selbst angelegte Zahlungsart und Zahlungsbedingung unter Einstellungen/Finanzen/Zahlungsmodalitäten
Unabhängig davon, ob Du einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg in VARIO Cloud anlegen willst: Der Weg ist der gleiche, nur über unterschiedliche Menüpunkte, nämlich die Menüpunkte “Verkauf” und “Einkauf“. Du kannst jedoch sowohl Einkaufsbelege als auch Verkaufsbelege von beiden Menüpunkten aus anlegen. Um beispielsweise einen Verkaufsbeleg anzulegen, gehe folgendermaßen vor:
Öffne den Menüpunkt “Verkauf”.
Klicke auf den Button “Verkaufsbeleg” oder alternativ auf “+Verkaufsbeleg anlegen”, um einen neuen Beleg anzulegen.
Wähle die gewünschte Belegart aus. Danach wählst Du die Kundenadresse aus, für die der Beleg angelegt werden soll. Die verfügbaren Belegarten kannst Du unter Einstellungen/Belege/Belegarten anpassen und erweitern.
Nach der Adressauswahl öffnet sich die Belegerfassung. Diese ist in verschiedene Bereiche unterteilt, z. B. Adressangaben, Belegdaten und Positionen. Weitere Details zu diesen Bereichen findest Du auf unseren Handbuchseiten “Belege – Verkauf” und “Belege – Einkauf“.
Über die Buttons “+Lieferadresse”, “+Rechnungsadresse” und "Retoure-Lieferadresse" kannst Du bei Bedarf eine Lieferadresse, Rechnungsadresse bzw. Retoure-Lieferadresse einfügen. Lieferadressen und Rechnungsadressen können im Reiter "Zusatzadressen" der Adresse angelegt werden.
Im Bereich “Positionen” fügst Du die gewünschten Artikel hinzu. Du kannst entweder das Lupen-Symbol verwenden oder direkt die Artikelbezeichnung eintippen, um gezielt zu filtern. Über das Plus-Symbol kannst Du weitere Positionen hinzufügen.
In den Bereichen “Lieferung” und “Zahlung” kannst Du Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten erfassen, sofern diese nicht bereits in der Adresse hinterlegt sind.
Klicke in der Belegzusammenfassung auf “Speichern”, um den Beleg zu speichern. Solange der Beleg nicht weiterverarbeitet (z. B. gedruckt, per E-Mail verschickt oder in einen Folgebeleg übernommen) wurde, kann er über den Button “Bearbeiten” jederzeit wieder angepasst werden.
Nach dem Speichern des Belegs kannst Du den Beleg über die Buttons in der Belegzusammenfassung in die nächste Belegart der Belegkette übernehmen. Nach der Übernahme ist jedoch keine Bearbeitung mehr möglich!
In den weiteren Reitern findest Du zusätzliche Informationen, z. B. offene Posten oder im DMS hinterlegte Dateien zum Beleg. Weitere Informationen zu diesen findest Du hier.
Weitere hilfreiche Schritte in VARIO Cloud
Neben den grundlegenden Einstellungen stehen Dir weitere Schritte zur Verfügung, die zwar optional sind, den Arbeitsalltag in VARIO Cloud jedoch spürbar effizienter gestalten.
Dashboards
Mit Dashboards kannst Du alle relevanten Datensätze und Informationen übersichtlich auf einen Blick darstellen – und das bereichsübergreifend. Öffnest Du beispielsweise eine Adresse, kannst Du Dir im Dashboard nicht nur die für Dich wichtigen Stammdaten anzeigen lassen, sondern auch direkt die zugehörigen Belege, die zu dieser Adresse angelegt wurden.
Alle Informationen zu den Dashboards und wie Du diese für alle Bereiche anlegen und konfigurieren kannst findest Du auf unserer Handbuchseite “Dashboards” und den dazugehörigen Unterseiten.
Selektionen in C-Units
Mit Selektionen kannst Du die C-Unit-Tabellen in allen Bereichen von VARIO Cloud individuell anpassen. Dadurch filterst Du gezielt genau die Datensätze, die für Deine Arbeit relevant sind. Selektionen stehen Dir nicht nur in in den einzelnen Menüpunkten zur Verfügung, sondern können auch in Widgets innerhalb von Dashboards verwendet werden.
So kannst Du beispielsweise in der C-Unit der Verkaufsbelege einen selbst erstellten Filter nutzen, um Belege nach dem Erstellungsdatum einzugrenzen und Dir nur die gewünschten Datensätze anzeigen zu lassen.
Außerdem kannst Du Deine Datensätze auch als ein Diagramm anzeigen lassen. Beispielsweise kannst Du die Bestände der Artikel in einem Säulendiagramm anzeigen lassen, sodass Du Deinen verfügbaren Bestand immer im Blick hast.
Alle Informationen zu C-Units und Selektionen und wie Du diese für alle Bereiche anlegen und konfigurieren kannst findest Du auf unserer Handbuchseite “ Selektionen” und den dazugehörigen Unterseiten.
Zusatzfelder
Mit Zusatzfelder kannst Du für Datensätze wie Adressen oder Artikel individuelle Felder nach Deinem Bedarf anlegen. So erfasst Du zusätzliche, frei definierbare Angaben direkt am jeweiligen Datensatz und passt VARIO Cloud flexibel an Deine Anforderungen an.
Wie Du Zusatzfelder für die verschiedenen Bereichen anlegen und konfigurieren kannst erfährst Du im entsprechenden Abschnitt auf unserer Handbuchseite “Einstellungen Allgemein”.
Vorlagen
Für jeden Bereich kannst Du Vorlagen für das Anlegen von Datensätzen wie Adressen oder Artikeln erstellen. In diesen Vorlagen hinterlegst Du die gewünschten Einstellungen und Standardwerte, die beim Anlegen eines neuen Datensatzes automatisch übernommen werden. Dadurch reduzierst Du den manuellen Erfassungsaufwand und stellst eine einheitliche Datenpflege sicher.
Beispielweise kannst Du Dir eine Vorlage für Adressen anlegen, in der die Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten bereits definiert sind. Wählst Du diese Vorlage bei der Anlage einer neuen Adresse aus, werden die hinterlegten Angaben automatisch in den entsprechenden Feldern vorbelegt.
Wie Du Vorlagen anlegen und konfigurieren kannst erfährst Du im entsprechenden Abschnitt auf unserer Handbuchseite“ Einstellungen Allgemein”.
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