E-Rechnungen in VARIO Cloud

Einleitung in das Thema E-Rechnung

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Sie ermöglichen einen schnellen, fehlerfreien Datenaustausch und erfüllen gesetzliche Standards. Anders als herkömmliche PDF-Rechnungen enthalten sie maschinenlesbare Daten, die eine automatische Verarbeitung erleichtern. Besonders im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern werden E-Rechnungen zunehmend zur Pflicht. Sie sparen Zeit, reduzieren Papierverbrauch und bieten Unternehmen eine effiziente Lösung zur Rechnungsverwaltung. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnungspflicht findest Du auch auf unserer Website in unserem Blogbeitrag.

Modelle der E-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung: Die wichtigsten Fakten

• Hybrides Format: Kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei.
• Versionen: Aktuell ist ZUGFeRD 2.3; erfüllt EU-Standards (EN 16931)
• Profile: Basic (einfach), Comfort (Standard), Extended (komplex).
• Vorteile: Lesbar für Menschen und maschinenverarbeitbar, ideal für B2B und B2G.
• Anwendung: Besonders im deutschen Mittelstand verbreitet, kompatibel mit internationaler Rechnungsabwicklung.

XRechnung: Die wichtigsten Fakten

• XML-basiertes Format: Ausschließlich maschinenlesbar, kein PDF-Anteil.
• Standard: Strikte Vorgaben gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU und EN 16931.
• Vorgaben: Verpflichtend für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 01.01.2025
• Inhalte: Leitweg-ID zwingend erforderlich, klar definierte Datenstruktur.
• Vorteile: Hohe Automatisierung und Fehlervermeidung durch standardisierte Daten

Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Formattyp	PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei	Nur XML, maschinenlesbar
Zielgruppe	B2B und B2G	Hauptsächlich B2G
Lesbarkeit	Mensch- und maschinenlesbar	Nur maschinenlesbar
Leitweg-ID	Optional	Pflicht
Flexibilität	Mehr Profile für verschiedene Szenarien	Einheitliches, striktes Datenmodell
Anwendung	Breiter Einsatz	Fokussiert auf öffentliche Verwaltung

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, jedoch ist ZUGFeRD flexibler, während XRechnung durch strenge Vorgaben eine höhere Standardisierung bietet.

XML-Dateien

Die XML-Datei ist das zentrale Element einer E-Rechnung, da sie strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält. Hier sind die wichtigsten Aspekte der Generierung:

• Standardisierung: Die XML-Datei folgt der Norm EN 16931, die sicherstellt, dass alle relevanten Rechnungsinformationen in einem festgelegten Format vorliegen.
• Formate: Je nach Rechnungsart wird entweder ZUGFeRD-XML (eingebettet in ein PDF) oder eine reine XRechnung-XML generiert.
• Pflichtfelder: Die XML-Datei enthält unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsinformationen, Steuerdetails und – bei XRechnung – die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
• Automatische Generierung: Beim Export einer Rechnung in VARIO Cloud wird die XML-Datei basierend auf den eingegebenen Rechnungsdaten erstellt.
• Validierung: Bevor eine E-Rechnung versendet wird, sollte die XML-Struktur geprüft werden, um Fehler oder fehlende Pflichtangaben zu vermeiden.

Die XML-Datei stellt sicher, dass Rechnungsdaten fehlerfrei verarbeitet werden können, reduziert manuelle Eingaben und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung.

Einstellungen für E-Rechnungen

Standardvorgabe in den Parametern

Im Menüpunkt Einstellungen → Adressen → Parameter kannst Du unter den Adressparametern das Standardformat für E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) auswählen. Diese Einstellung dient als Vorgabe für neue Belege, wenn in der Belegadresse keine abweichende Einstellung hinterlegt ist.

• Format: ZUGFeRD oder XRechnung

Falls die Leitweg-ID fehlt, erhältst Du beim Speichern des Belegs eine entsprechende Hinweismeldung:

Vorgaben in Adressverwaltung

In der Adressverwaltung im Reiter Zusatzadressen kannst Du individuelle Einstellungen für Haupt- und Zusatzadressen vornehmen:

• Das Feld Format (E-Rechnungsprofil) ist hier auswählbar.
• Die Leitweg-ID kann für die Hauptadresse und Rechnungszusatzadressen hinterlegt werden.

Das in der Hauptzusatzadresse der Zusatzadressen hinterlegte E-Rechnungsformat wird in den Stammdaten unter der “Sonstiges” angezeigt und für die Ausgabe verwendet, ist dort jedoch nicht änderbar. Sind in den Zusatzadressen mehrere Adressen hinterlegt, beispielsweise eine abweichende Rechnungsadresse, wird das zugehörige Format für den Beleg übernommen. Du kannst das Format jedoch jederzeit manuell im Beleg anpassen.

Bankverbindungen und Spracheinstellungen

Bankverbindung

Die Bankverbindung und Spracheinstellung sind in einer E-Rechnung wichtig, weil sie direkt in den strukturierten XML-Daten hinterlegt werden. Diese Angaben beeinflussen, wie die Rechnung verarbeitet wird und welche Informationen der Empfänger erhält.

Bankverbindung in der E-Rechnung

In der XML-Datei einer E-Rechnung werden die Zahlungsinformationen gespeichert, darunter:

• IBAN und BIC (oder andere Zahlungswege)
• Zahlungsreferenz
• Bankname

Diese Daten sind essenziell, da viele Buchhaltungssysteme den Empfänger und die Bankverbindung automatisch aus der Rechnung auslesen und für die Zahlung übernehmen.
Falls in der Adressverwaltung eine bevorzugte Bankverbindung hinterlegt ist, wird diese automatisch für die E-Rechnung genutzt.

Jeder Adresse kann eine Hauptbankverbindung für E-Rechnungen hinterlegt werden. Hier kannst Du auswählen, ob Deine hinterlegte Bankverbindung für E-Rechnungen, die ins Drittland, in die EU oder ins Inland gehen verwendet werden soll:

Spracheinstellungen

• E-Rechnungen können in mehreren Sprachen erstellt werden, wobei die Sprache über einen Parameter in den Rechnungsstammdaten festgelegt wird
• Dies betrifft hauptsächlich die Bezeichnungen in der XML-Datei, wie z. B. Rechnungsart, Zahlungsbedingungen oder Steuerinformationen
• Besonders im internationalen Geschäft ist dies relevant, damit Rechnungen für den Empfänger verständlich und rechtskonform sind.

💡 Zusammenfassung

Die Bankverbindung stellt sicher, dass die Zahlung reibungslos erfolgen kann, während die Spracheinstellung eine korrekte Interpretation der Rechnung durch internationale Geschäftspartner ermöglicht.

Voraussetzungen und Stammdatenpflege

Damit E-Rechnungen in VARIO Cloud korrekt genutzt werden können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt und Stammdaten gepflegt werden.

Adressstammdaten

Damit die E-Rechnung korrekt genutzt werden kann, sind einige wenige Einstellungen erforderlich. Im Folgenden zeigen wir anhand eines Beispiels die Funktionsweise sowie die wichtigsten Punkte, die Du beachten musst. In den Stammdaten der Adresse findest Du die Karte „Sonstiges“, in der Du die entsprechenden Einstellungen zur Adresse einsehen kannst.

Dort findest Du die Felder „Format“ und „Leitweg-ID“. Die Leitweg-ID ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung kein Pflichtfeld, kann aber optional eingetragen werden. Wie bereits erwähnt, sind diese Felder in den Stammdaten schreibgeschützt. Um Änderungen vorzunehmen, wechsle in den Tab „Zusatzadressen“. Dort findest Du die Felder in der Karte “E-Rechnungen“:

Die Leitweg-ID ist bei der XRechnung ein Pflichtfeld und daher auch mit ” * “ markiert. Ein Speichern ohne das Eintragen einer Leitweg-ID ist hier hingegen nicht möglich.

Außerdem ist neben der vollständigen Angabe der eigenen Anschrift inkl. Rechtsform die Angabe einer Bankverbindung mit einer gültigen IBAN, der eigenen USt-IdNr. sowie Kontaktdaten vom Typ “E-Mail” und “Telefon” obligatorisch, um eine valide E-Rechnung zu erhalten. Diese Angaben sollten im besten Fall auch in der Empfängeradresse der E-Rechnung gepflegt sein.

Zusatzadressen der Adresse

In allen Zusatzadressen findest Du die Karte „E-Rechnungen“. Während in den Stammdaten nur die Einstellungen aus der Hauptzusatzadresse angezeigt werden, kannst Du in weiteren Zusatzadressen die tatsächlichen Einstellungen hinterlegen. Dazu folgender Hinweis:

E-Rechnungen in Belegen

Nachdem Du alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen hast, möchten wir Dir die Funktionsweise anhand eines einfachen Beispiels verdeutlichen. Im Beispiel ist das E-Rechnungsformat sowohl in den Adresseinstellungen als auch in der zugehörigen Haupt-Zusatzadresse hinterlegt.

Beispiel ZUGFeRD

Im Bereich Belegdaten findest Du das in der Adresse hinterlegte Format und, wenn vorhanden, die Leitweg-ID. Hier werden wie beschrieben die Einstellungen einer abweichenden Zusatz-Rechnungsadresse vorrangig vor den Einstellungen in der Haupt-Zusatzadresse priorisiert. Ist keins von beidem in der Adresse hinterlegt, werden die Einstellungen aus den Adressparametern gezogen.

Wenn Du mit der Maus über das Feld hoverst, wird Dir die Herkunft der E-Rechnungseinstellung angezeigt:

Du kannst außerdem in jedem Beleg nochmal eine nur für diesen Beleg geltende abweichende Einstellung vornehmen, indem Du einfach das Format und ggf. die Leitweg-ID manuell überschreibst:

Um die ZUGFeRD-Rechnung zu erhalten müssen wir diese veröffentlichen bzw. herunterladen.

=>

Danach öffnet sich die Rechnung als PDF-Datei automatisch. In dieser Rechnung im PDF Format befindet sich im Anhang die maschinenlesbare XML Datei.

Beispiel XRechnung

Ist in Deinem Beleg das Format XRechnung eingestellt und eine entsprechende Leitweg-ID hinterlegt, findest Du nach dem Veröffentlichen des Belegs, sprich dem Herunterladen, eine XML-Datei in Deinem Download-Verzeichnis:

Hier hast Du im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format nur die strukturierten Daten in der Datei vorliegen. Du erkennst in der Datei die entsprechend verwendete XRechnungs-Version:

Wasserzeichen „DRAFT“

In VARIO Cloud wird eine E-Rechnung im Status Entwurf („DRAFT“) erzeugt, solange sie noch nicht final veröffentlicht oder heruntergeladen wurde. Dieses Verfahren dient zur Kennzeichnung, dass die Rechnung noch nicht verbindlich ist und Änderungen somit möglich sind.

Vor der Veröffentlichung

Die Rechnung wird intern als Entwurf gespeichert und enthält einen sichtbaren „DRAFT“–Stempel auf dem PDF-Dokument.

Beim Download oder Versand

Sobald die Rechnung final heruntergeladen oder an den Empfänger gesendet wird, wird der „DRAFT“-Stempel bei ZUGFeRD-Formaten automatisch entfernt. Die Rechnung gilt dann als offiziell ausgestellt und kann nicht mehr verändert werden.

Hintergrund

Der Stempel stellt sicher, dass unfertige oder versehentlich generierte Rechnungen nicht als gültige Dokumente angesehen oder weitergegeben werden.

Wasserzeichen “Sichtmuster”

Da XRechnungen kein PDF enthalten, stellt VARIO Cloud beim Klick auf den Button „Beleg anzeigen“ einen speziellen Belegreport zur Verfügung. Dieser basiert auf dem Rechnungsinhalt, dient aber nur zur Ansicht für interne Zwecke.

Als Wasserzeichen dieses Reports findest du gut sichtbar den Stempel „Sichtmuster“. Dieser kennzeichnet eindeutig, dass es sich nicht um ein offizielles Dokument handelt, sondern um eine rein visuelle Darstellung des XRechnungsinhalts:

UNECE-Code für Mengeneinheiten

Im Bereich Einstellungen → Artikel → Mengeneinheiten kannst Du bei der Neuanlage oder Bearbeitung einer Mengeneinheit ein zusätzliches Feld mit dem Titel UNECE-Code pflegen. Dieses Feld ist insbesondere für die Erstellung von E-Rechnungen relevant. Hier liefern wir im Standard die gängigen Codes für die Mengeneinheiten aus, die Du Dir über unseren Vorgabedatenservice herunterladen kannst.

Was ist der UNECE-Code?

Der UNECE-Code ist ein international standardisierter Code gemäß der United Nations Economic Commission for Europe (UNECE) zur eindeutigen Kennzeichnung von Mengeneinheiten (z. B. Stück, Kilogramm, Liter). In elektronischen Geschäftsdokumenten wie der E-Rechnung wird dieser Code benötigt, um die Mengeneinheit maschinenlesbar zu übermitteln.

Beispiel:

Mengeneinheit	Bezeichnung	UNECE-Code
Stück	STK	C62
Kilogramm	KG	KGM
Liter	LTR	LTR

Wenn Du eine E-Rechnung erstellst, wird der der Mengeneinheit zugeordnete UNECE-Code im XML der Rechnung automatisch ausgegeben. Das sorgt für eine standardkonforme und valide E-Rechnung gemäß den aktuellen Anforderungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD).

Validierung von E-Rechnung mit Valitool

Mit der Validierungsfunktion von E-Rechnungen kannst Du sicherstellen, dass Deine elektronischen Verkaufsbelege dem gültigen Standard (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) entsprechen. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die entsprechende Validierungs-Lizenz aktiv ist. Erst nach Erwerb der Lizenz werden die zugehörigen Einstellungen und Funktionen im System freigeschaltet.

Validierungsmodus einstellen

Unter Einstellungen/Belege/Parameter findest Du bei aktiver Lizenz die Auswahlmöglichkeit für den Validierungsmodus:

Modus	Beschreibung
Manuell	Die Validierung erfolgt durch Klick auf ein Prüf-Icon im Beleg.
Automatisch	Die Validierung findet automatisch bei Veröffentlichung des Belegs statt.

Manuelle Validierung im Beleg

Wird der Modus “Manuell” gewählt, steht in finanzrelevanten Belegarten bei hinterlegtem E-Rechnungs-Profil wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ein Prüf-Icon zur Verfügung, beispielsweise in:

• Rechnungen
• Lieferschein/Rechnungen
• Storno-Rechnungen
• Storno-Lieferschein/Rechnungen
• Rechnungskorrekturen mit und ohne Warenrücknahme

Icon-Zustände und Bedeutung

Symbolfarbe	Bedeutung
Orange (Fragezeichen)	Beleg wurde noch nicht validiert.
Rot (Ausrufezeichen)	Beleg konnte nicht erfolgreich validiert werden.
Grün (Häkchen)	Beleg wurde erfolgreich validiert.

Beim Überfahren des Icons mit der Maus erscheint ein Tooltip mit dem aktuellen Validierungsstatus.

Validierung durchführen

Eine fehlerhafte XRechnung führt dazu, dass das Icon auf Rot springt und das Prüfprotokoll im DMS erscheint. So erkennst Du auf einen Blick, dass der Beleg noch nicht korrekt übermittelt werden kann.

Automatische Validierung im Beleg

Wird in den Einstellungen der Modus “Automatisch” aktiviert, erfolgt die Validierung beim:

• Drucken des Belegs
• Versenden per E-Mail
• Herunterladen (z. B. durch den Kunden)

Das automatische Prüfverfahren verhindert die unbeabsichtigte Übermittlung fehlerhafter E-Rechnungen und unterstützt so Deine rechtssichere Rechnungsstellung.