# Projekte Projekte ist ein Tool zur optimalen Planung von Projekten für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine eigenen Projekte erfassen oder seine Aktivitäten, Aufgaben oder Deals einem bereichsübergreifenden Projekt zuordnen. Zusätzlich können Dateien, Notizen und Belege hinterlegt werden, sodass die Projektmanager und zugewiesenen Teilnehmer alle Informationen und Funktionen an einer Stelle finden, um so fokussierter und produktiver arbeiten zu können. Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen **Berechtigungen** für die Projekte vergeben, wie z. B. wer Projekte ändern, erstellen, lesen oder löschen darf. Im **CRM-Dashboard** kannst Du Dir die Anzeige der Projekte über das Widget **„Projekte“** konfigurieren. ## Projektübersicht In der **Projektübersicht** werden alle Projekte mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.
Wie Du Dir die **Übersicht mit Filtern und einer Spaltenauswahl selber anpassen** kannst, findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/konfigurierbare-tabellen-c-units.md). So kannst Du z. B. mit der Spalte **„Letzte Aktivität“** das Datum der letzten Aktivität zum Projekt im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen. ## Neues Projekt anlegen Über den **Button „+Projekt“** kannst Du ein neues Projekt anlegen. Je nach Pflichtfeldmarkierung (\*) müssen bzw. können hier Angaben wie bspw. die Priorität, eine abhängige Adresse oder der geplante Projektzeitraum angegeben werden. Die Auswahl in den Feldern **Projekttyp, -status und -phase** wird entsprechend den Angaben aus den **Einstellungen/CRM/Reiter Projekte** angeboten. Zusätzlich können beim Anlegen des Projekts auch direkt die **Zusatzfelder** ausgefüllt werden, die unter [Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md) für Projekte angelegt und konfiguriert wurden.
## Reiter Dashboard im Projekt Im **Reiter „Dashboard“** des geöffneten Projektes kannst Du zwischen den Dashboards wechseln, die Du in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter **„Dashboards“** als Projekt-Dashboards hinzugefügt hast. Diese kannst Du hier über die Option **„Dashboard konfigurieren“** jederzeit bearbeiten. Dabei kannst Du Dir Widgets mit Daten aus dem Projekt sowie aus anderen Bereichen, wie z. B. die Aufgaben oder Adressen, anzeigen lassen und beliebig anordnen. **Neue Dashboards** kannst Du unter **Einstellungen/ Allgemein/Dashboards** individuell erstellen und mit Widgets konfigurieren. Mehr zur Konfiguration der Dashboards erfährst Du auf der Seite [**Grundlagen zu den Dashboards**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards.md). Informationen zum Widget **„Abfrage“** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/die-startseiten-dashboards.md#widget-abfrage), zu den Widgets **„Adresse“**, **„Konfigurierbares“** und **„Zusatzfelder“** [hier ](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#dashboard-adresse)und zum Widget **„Checkliste“** [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/projekte.md#bereich-checkliste). Beispiel – So könnte Dein Dashboard im Projekt aussehen:
#### Widget Aktivitäten Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten des geöffneten Projektes an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes **„Aktivitäten“**. **Detaillierte Informationen** zu den einzelnen Funktionen findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten.md). ## Reiter Stammdaten Mit Anwahl von **„Anlegen“** wird das Projekt angelegt und automatisch im **Reiter „Stammdaten“** geöffnet. Hier, sowie in den **anderen Reitern**, werden viele Möglichkeiten angeboten, diesem Projekt z. B. **Details, Verknüpfungen, Dateien, Notizen, Belege, Aufgaben** oder **Deals** zu hinterlegen bzw. zuzuordnen. Somit ist immer alles zentral zu jedem einzelnen Projekt gesammelt und einfach zu verwalten.
### Bereich Verwaltung Mit dem Anlegen des Projekts wurden bereits die meisten Inhalte übergeben. Im Feld **„Adresse“** wird mit einer Mausbewegung über den Namen ein **Infofenster** eingeblendet und mit Anwahl des Minisymbols in die Anzeige **aller Adress-Aktivitäten** verzweigt. Der **Projektstatus** kann manuell über die Dropdown-Liste oder durch Anwahl des Statuspfeils (lt. Beispiel Offen, in Arbeit, …) verändert werden. Dabei werden die **Projektstatus** zur Auswahl angeboten, zu denen der **Projekttyp** des geöffneten Deals unter [**Einstellungen/CRM/Reiter Projekte**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/projekte.md) **zugeordnet** wurde. Die Felder **„Projektzeitraum von/bis“** füllen sich mit dem Datum der **ersten bzw. letzten Aktivität** des Projekts oder einer verknüpften Aufgabe (Aktivitäten von verknüpften Deals werden nicht berücksichtigt). Die Felder **„Gesamt Aufwandschätzung“** und **„Gesamt Beauftragter Aufwand“** bilden die Summe aus den gleichnamigen Feldern **aller verknüpften Aufgaben**. Im Bearbeitungsmodus der Beschreibung und Notizen kann über das Kontextmenü (Rechtsklick) ein **Zeitstempel** hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.
### Bereich Checkliste Erstelle im Bearbeitungsmodus eine individuelle Checkliste über das **„+“** zum aktuellen Projekt. Erledigte To Do\`s werden einfach angehakt, wodurch sich automatisch die kleine Statusanzeige (in Ampeloptik) aktualisiert.
### Bereich Aktivitäten Du kannst **Aktivitäten** zum geöffnete Projekt erfassen. Neben den Aktivitäten zum Projekt werden hier auch die Aktivitäten der **untergeordneten Aufgaben** und **Deals** angezeigt. Eine Beschreibung zum Thema **„Aktivität anlegen“** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten.md#aktivitaten-erfassen-und-verwalten). ### Tag bearbeiten Im Bearbeitungsmodus können **Tags** hinzugefügt werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen/Allgemein/Tags diese dem Verwendungstyp Allgemein, Projekte oder CRM zugewiesen wurden. Tags werden als Chips dargestellt und sind farblich konfigurierbar. ![Tags](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/wp-content/uploads/sites/5/2024/01/grafik-19.png) Die Hilfeseite zu den Themen „Tags“ und „Tag-Gruppen“ findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags.md). ### Bereich Projektmanager Im Bereich **„Projektmanager“** (Anzeige bei nur zugeordneter Adresse) lassen sich **ein interner und ein externer Projektmanager** sowie **mehrere interne und externe Projektbeteiligte** hinterlegen. Dabei werden die Ansprechpartner aus der eigenen Adresse sowie aus der im Bereich **„Verwaltung“** ausgewählten Adresse vorgeschlagen. Über **„Einträge verwalten“** können diese auch direkt ergänzt werden. {% hint style="info" %} Ansprechpartner des eigenen Unternehmens erhalten über die Kommunikationszentrale eine Benachrichtigung, wenn im Reiter **„Ansprechpartner“** der Adresse das Feld **„Benutzer“** gefüllt ist. {% endhint %} ### Erinnerung anlegen Die Hilfeseite zum Thema „Erinnerung anlegen“ findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben.md#bereich-erinnerungen). ### Bereich Benutzer Im Bereich **Benutzer** ist für Dich ersichtlich, welche Benutzer als Beobachter festgelegt sind. Diese können im Bearbeitungsmodus nachträglich bearbeitet werden. Beobachter erhalten bei Statusänderungen, die durch einen anderen Benutzer durchgeführt werden, eine Benachrichtigung über die **Kommunikationszentrale**. ### Bereich Abhängigkeiten Im Bereich **Abhängigkeiten** kann ein bestehender **Einkaufs- und Verkaufsbeleg** mit diesem Projekt verknüpft werden. Die verknüpften Belege werden anschließend hier im Bereich **„Abhängigkeiten“** angezeigt sowie im Reiter **„Belege“** des Projekts. Im Verkaufs- bzw. Einkaufsbeleg selber findest Du umgedreht den Reiter **„Projekte“** mit dem verknüpften Projekt. ### Bereich Verknüpfungen Hier hast Du die Möglichkeit **Aufgaben** und **Deals diesem Projekt unterzuordnen** sowie ein **anderes Projekt diesem Projekt überzuordnen**. Die Verknüpfungen findest Du nach Aktualisierung auch in den Reitern **„Aufgaben“** bzw. **„Deals“** wieder. {% hint style="info" %} **Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen** * Wenn in einem Projekt eine Adresse hinterlegt ist, wird **bei der Suche** die Adresse automatisch in das Suchfeld **„Adresse“** übernommen. Diese kann manuell geändert werden. * **Mehrere Belege** lassen sich mit gedrückter Strg-Taste markieren und der Bestätigungstaste übergeben. * Durch das Hovern mit der Maus über eine zugeordnete Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein **Infofenster** zu dieser eingeblendet. * Mit Anwahl einer Abhängigkeit oder Verknüpfung wird der Datensatz (VK-Beleg, Aufgabe, Projekt) in einem **neuen Tab** geöffnet. * Ein **grüner Dropdown-Pfeil** zeigt an, das Daten hinterlegt sind. Diese Features findest Du übrigens auch in anderen Bereichen innerhalb von VARIO Cloud. {% endhint %} ### Bereich Zusatzfelder Auch für den CRM-Bereich kannst Du individuelle **Zusatzfelder** anlegen. Alle, die die Zuordnung **„Projekte“** besitzen, werden hier angezeigt. Wie Du Zusatzfelder definierst, erfährst Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die **persönliche Benutzereinstellungen/Zusatzfelder** kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [hier.](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md#bereich-benutzerrollen) ## Aktionsbuttons | Buttons | Bedeutung | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | ![als Beobachter aktivieren](/files/zbbAa9A3buyuQR8RWVEw)/![als Beobachter deaktivieren](/files/IGjh6St86yZDahn1JU3S) | Über diesen Button kann sich der angemeldete Benutzer als Beobachter des Projekts aktivieren bzw. deaktivieren. Der Name des Benutzers wird dabei im Feld **„Beobachter“** im Bereich Benutzer eingetragen bzw. entfernt. | | Erinnerung anlegen | Entweder über diesen Button oder über den Bereich Erinnerungen kannst Du eine Erinnerung für einen bestimmten Benutzer anlegen. **Details** siehe unter **„Erinnerung anlegen“**. | | Deal anlegen | Hierüber kannst Du einen Deal für dieses Projekt anlegen. Dieser wird in einem neuen Tab geöffnet und dann automatisch (nach Aktualisierung) im Reiter **„Deals“** abgelegt. | | Einkaufs- oder Verkaufsbeleg anlegen | Hier kannst Du einen **Einkaufs**– bzw. **Verkaufsbeleg** anlegen, der automatisch mit dem **Projekt** und der **Adresse** aus dem Projekt **verknüpft** wird. | | Verknüpfung erstellen | Hierüber kannst Du dieses Projekt einem Deal oder einer Aufgabe überordnen sowie einem anderen Projekt unterordnen. Die Verknüpfungen werden im Bereich Verknüpfungen sowie in den entsprechenden Reitern abgelegt. | | Aufgaben anlegen | Hier können **eine** oder **mehrere Aufgaben** für das Projekt angelegt werden. Bei **„Aufgaben“** kann eine Vorlagengruppe ausgesucht werden. Die Aufgaben werden dann als untergeordnete Aufgaben **direkt** mit dem Projekt verknüpft. | | Aktionen |

– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier.
– Reaktivieren: Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, kann über die Funktion „Reaktivieren“ der Status „Erledigt“ zurückgesetzt werden. Dadurch wird die Aufgabe wieder bearbeitbar.
– Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zum Projekt aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier.

| | Link teilen | Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link geteilt werden. **Details** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#teilen-der-seite). | | Projekt bearbeiten | Projekt bearbeiten | | Zurück zur Projektübersicht | <- zurück zur Projektübersicht | ## Reiter DMS Im Reiter **„DMS“** können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden: * per Drag and Drop * per Strg+V (Einfügen) aus der Zwischenablage * über den Button **„+Datei“** Mit dem **Auge** wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/Office geöffnet. Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md#reiter-beziehungen). Über das Icon kannst Du die Dateien auch **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md).
## Reiter Notizen Im Reiter **„Notizen“** steht ein Textfeld mit viel Platz für interne Notizen zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.
## Reiter Belege Hier werden alle **Belege** aufgeführt, die **diesem Projekt** über den Bereich Abhängigkeiten zugeordnet wurden. Mit Anwahl wird direkt in den entsprechenden Beleg verzweigt.
## Reiter Aufgaben Hier werden alle **Aufgaben** aufgeführt, die Du **aus diesem Projekt** heraus über den Aktionsbutton **„Aufgabe hinzufügen“** oder **„Aufgaben hinzufügen“** angelegt oder über den Bereich Verknüpfungen/Untergeordnete Aufgaben zugeordnet hast. ## Reiter Deals Hier werden alle **Deals** aufgeführt, die Du **aus diesem Projekt** über den Aktionsbutton **„Deal hinzufügen“** angelegt oder über den Bereich Verknüpfungen/Untergeordnete Deals zugeordnet hast. --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/crm-dms/projekte.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.