# DMS

Im **Dokumentenmanagementsystem** (DMS) werden alle im System hochgeladenen Dateien zentral verwaltet und angezeigt. Das DMS unterstützt verschiedene Dateiformate wie **PDF, JPG, DOCX** sowie **Outlook-E-Mails**, die jeweils über das **Auge-Symbol** im Vollbildmodus angezeigt werden können. **Veröffentlichte Belege**, z. B. durch Herunterladen oder Drucken, werden automatisch dem DMS hinzugefügt.

Bei der Navigation zwischen den Datensätzen mit den **Pfeiltasten (nach unten/nach oben)**, nach einem Klick in das **Suchfeld “DMS”**, wird eine **Vorschau** der Dateien **rechts neben dem Datagrid** angezeigt. Mit den Schnellfunktionen oberhalb der Vorschau kannst Du die Datei auch **freigeben**, **herunterladen** und im **Vollbildmodus** einsehen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F0QQXLS1SpMb3OyJOx29g%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=9abf903e-069e-4ac2-8672-6cedb0f6bd6e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Durch Auswahl einer oder mehrerer Dateien über die **Checkboxen** auf der linken Seite kann der **Löschstatus** der Dateien manuell geändert werden. Eine Übersicht und Erläuterung der verfügbaren Löschstatus findest Du im [**Bereich “DMS-Typ”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Bereich-DMS-Typ).

Mit einem Rechtsklick auf einer Datei, die **nur mit einem Bereich**, z. B. Aufgaben, **verknüpft** ist, kann die Datei über das Kontextmenü **im Kundenportal** **veröffentlicht** werden. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Reiter-Beziehungen). Per Rechtsklick kannst Du auch den **Datei-Typ ändern**, ohne die Datei vorher öffnen zu müssen. Dies gilt ebenfalls für alle anderen Bereiche, in denen Dateien hinzugefügt werden können.

Ein Klick auf eine Datei öffnet die Stammdaten zu der Datei sowie Informationen zu **Revisionen** und **Verknüpfungen** mit anderen Bereichen.

## Reiter Stammdaten

Im Reiter **“Stammdaten”** werden neben der **Vorschau** die grundlegenden Informationen zur Datei angezeigt, darunter **Beschreibung**, **Dateigröße**, **Eintragsdatum** und **Speicherort**. Zudem können hier **Notizen** hinterlegt, der **DMS-Typ** verwaltet und **Tags** zur besseren Kategorisierung hinzugefügt werden.

Wenn eine Datei **größer als 10 MB** ist, wird sie **nicht automatisch** in der Vorschau angezeigt, da das Laden länger dauern kann. Stattdessen erscheint eine **Hinweismeldung** mit der **Option “Vorschau laden”**, über die die Vorschau manuell geladen werden kann.

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Tipps zu den verschiedenen Datei-Typen

* **ZIP-Dateien** werden in der Vorschau als **Ordnerstruktur** angezeigt, aus der einzelne Dateien direkt heruntergeladen oder in der Vorschau geöffnet werden können. Es kann jedoch vereinzelt vorkommen, dass die Vorschau für einige ZIP-Dateien nicht verfügbar ist.
* Bei einer **Bilddatei** kann das Bild über das **Lupen-Symbol** vergrößert und verkleinert werden.
* In einer **JSON**- und **JavaScript**-Datei kannst Du mit der Tastenkombination **Strg + F** nach einem bestimmten Wert in der Datei suchen. Markierte Inhalte lassen sich per **Rechtsklick** über das Kontextmenü kopieren.
  {% endhint %}

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FVQ1DtHFQm3LRkiw17Ufb%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=5b43d3ab-c998-443d-8226-eba1be084c52" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

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Über den Button zum Löschen im Bearbeitungsmodus wird der **Löschstatus** der Datei auf **“Zur Löschung vormerken”** gesetzt, sodass noch **vier Wochen** Zeit bleibt, um den Löschstatus ggf. zu ändern, bevor die Datei endgültig gelöscht wird.
{% endhint %}

### Bereich Stammdaten

Im Bereich **Stammdaten** werden die wichtigsten Informationen zur Datei angezeigt. Neben der **Beschreibung**, dem **Eintragungsdatum** und der **Dateigröße** gibt die **Revisionsnummer** an, wie oft die Datei über den **Reiter “Revisionen”** überarbeitet wurde. Der **Speicherverweis** (engl. storagehandle) dient als interner Verweis auf den Speicherort der Datei innerhalb des Systems.

Im **Feld “Alias”** kannst Du eine Kennzeichnung für die Datei hinterlegen. Diese dient dazu, die Datei in anderen Bereichen wiederzuverwenden – zum Beispiel für eine **Pfadangabe** innerhalb eines [**Reports**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#Reporte) unter **System/Ausgaben**. So wird das Bild bzw. die Datei auch **nach einer neuen Revision** im entsprechenden Bereich, z. B. in der Belegausgabe, automatisch im Beleg aktualisiert dargestellt, ohne dass die Parameter im Report angepasst werden müssen. Wenn die **Datei gelöscht** oder der **Alias entfernt** wird, kann dieser für eine neue Datei vergeben werden.

### Bereich Notizen

Hier können zur internen Dokumentation zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zur Datei hinterlegt werden.

### Bereich DMS-Typ

Beim Hochladen einer neuen Datei wird im Feld **“DMS-Typ”** automatisch der Typ **“Sonstiges”** ausgewählt. Im Bearbeitungsmodus kannst Du einen der weiteren DMS-Typen auswählen, die unter [**Einstellungen/CRM/DMS**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#DMS-Typen) hinterlegt sind. Die weiteren Felder werden automatisch basierend auf dem ausgewählten DMS-Typ ausgefüllt.

#### Löschungsdatum

Das Feld **“Geplantes Löschungsdatum”** wird automatisch berechnet basierend auf dem **Eintragungsdatum** im Bereich “Stammdaten” und der **Aufbewahrungsfrist**. Wurde z. B. als Eintragungsdatum der **01.04.25** angegeben und es gilt eine Aufbewahrungsfrist von **10 Jahren**, so wird als geplantes Löschungsdatum der **01.04.35** gesetzt.

Nach Erreichen dieses Datums wird die Datei jedoch **nicht sofort gelöscht**. Stattdessen ändert sich der Löschstatus von **“Noch nicht zur Löschung vorgesehen”** in **“Zur Löschung vorgemerkt”**. Ab diesem Zeitpunkt beginnt eine **vierwöchige Frist**, in der der Status noch manuell **über die** [**Aktionen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Aktionen) geändert werden kann.

Erfolgt innerhalb der vier Wochen **keine Statusänderung**, wird die Datei automatisch aus dem DMS entfernt und der Löschstatus auf **Gelöscht** gesetzt. Die **Stammdaten** und das **Änderungsprotokoll** der Datei bleiben anschließend für weitere **12 Monate** erhalten, bevor auch diese endgültig gelöscht werden.

#### Löschstatus

Der Löschstatus einer Datei wird entweder **automatisch** aus dem Zusammenspiel von **Eintragungsdatum** und **Aufbewahrungsfrist** ermittelt oder kann manuell über die [**Aktionen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Aktionen) angepasst werden. Folgende Löschstatus sind möglich:

**Noch nicht zur Löschung vorgesehen** – Standardstatus für alle Dateien mit angegebener Aufbewahrungsfrist. Bleibt aktiv, bis das geplante Löschungsdatum erreicht ist.

**Zur Löschung vorgemerkt** – Wird automatisch gesetzt, sobald das Löschungsdatum erreicht ist. Die Datei wird für **vier Wochen** zur Löschung vorgemerkt – in dieser Zeit kann der Löschstatus noch manuell geändert werden. Die Datei wird dabei **deaktiviert**, sodass sie im Standard-Datagrid nicht mehr sichtbar ist, sondern nur noch über das Archiv-Symbol eingesehen werden kann.

**Manuell behalten** – Setzt das geplante Löschungsdatum außer Kraft. Die Datei **bleibt dauerhaft erhalten**, bis der Löschstatus erneut geändert wird. Beim **Zurücksetzen** wird das Löschungsdatum anhand des ursprünglichen Eintragungsdatums und der Aufbewahrungsfrist **neu berechnet**.

### Bereich Zusatzfelder

Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, die unter **Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** dem DMS zugeordnet wurden. Weitere Informationen zu den Zusatzfeldern findest Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Zusatzfelder).

### Bereich Tags

Mit der Option **“Tags bearbeiten”** im Bearbeitungsmodus kannst Du die entsprechenden Tags für die Datei auswählen. Die Tags können unter **Einstellungen/Allgemein/Tags** verwaltet und bearbeitet werden.

## Reiter Beziehungen

Im Reiter **“Beziehungen”** werden die **Verknüpfungen** der Datei mit den anderen Bereichen in VARIO Cloud verwaltet. Hier siehst Du, in welchem Kontext das Dokument erstellt oder verwendet wurde. Über den Button **“+Beziehung”** kannst Du neue Verknüpfungen erstellen, indem Du den Bereich und den entsprechenden Datensatz auswählst.

Es können auch **mehrere Beziehungen zu einer Datei** hinzugefügt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Datei nicht mehrfach im System vorhanden sein muss, um an den gewünschten Stellen angezeigt zu werden. Das spart Speicherplatz.

Ein Klick auf die **Bezeichnung** öffnet den verknüpften Datensatz in einem neuen Tab.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fm5G4B1FRvK96ahNLisiM%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=18a11105-c979-466a-8d04-22ea02bcd5bd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Reiter Revisionen

Im Reiter **“Revisionen”** werden alle Versionen einer Datei aufgelistet. Über den Button **“+Revision”** kannst Du eine **überarbeitete Version** hochladen. Frühere Versionen bleiben dabei erhalten und können bei Bedarf über das **Auge-Symbol** eingesehen und über das **Herunterladen-Symbol** wieder heruntergeladen werden. Mithilfe der **Berechtigung “Vorherige Revisionen von einer Datei einsehen”** in den [**Benutzerrollen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Benutzerrollen) kann festgelegt werden, welche Benutzer alte Revisionen herunterladen und deren Vorschau einsehen dürfen.

In der Vorschau im Reiter **“Stammdaten”** wird immer die neuste Version angezeigt.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FMPV4ex5CNsGq6cOwJz3f%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=abb045d1-f1d2-4e73-9445-fabaed66b80a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Reiter Öffentliche Links

Im Reiter **“Öffentliche Links”** kannst Du die freigegebenen Links zur Datei verwalten. Über den Button **“+ Teilen”** kannst Du einen neuen Link erstellen und die Datei mit diesem für einen bestimmten Zeitraum extern verfügbar machen. Dieser Link ermöglicht den Zugriff auf die Datei, unabhängig von den Zugriffsstufen, die in den Stammdaten hinterlegt wurden. Sobald der Link gelöscht wird, ist er nicht mehr gültig.

Mit dem Pfeilsymbol am Ende der Tabellenzeile kannst Du den Link direkt über die Share-API mit einem Kontakt **teilen** oder mit dem **Link-Symbol** **kopieren**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F8cKxwcO7cgzU3pudKcZY%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=85853aad-fe88-46a1-b4d0-aeb2ee940782" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über das **QR-Code-Symbol** kannst Du Dir einen **QR-Code** zum Link anzeigen lassen und einscannen.

## Aktionsmenüleiste

Die Aktionsmenüleiste bietet zusätzliche Funktionen für die Datei, wie das **Herunterladen** der geöffneten Datei über das **Herunterladen-Symbol** und das **Teilen** über das Pfeilsymbol sowie weitere **Aktionen**.

### Aktionen

Das **Aktionsmenü** bietet zusätzliche Funktionen, die für die Datei ausgeführt werden können.

#### Änderungsprotokoll

Über das Änderungsprotokoll kannst Du alle vorgenommenen Änderungen zu den Stammdaten der Datei einsehen. Revisionen und öffentliche Links werden dabei nicht berücksichtigt. Mehr dazu erfährst Du [**hier**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/grundlagen-vario-cloud/#%C3%84nderungsprotokoll).

#### Löschstatus ändern

Über diese Aktion kannst Du das **Löschstatus** im **Bereich “DMS-Typ”** manuell anpassen. Dabei wird das Datum im Feld **“Geplantes Löschungsdatum”** entsprechend aktualisiert oder gelöscht. Eine Übersicht und Erläuterung der verfügbaren Löschstatus findest Du im [**Bereich “DMS-Typ”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/dms/#Bereich-DMS-Typ).


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

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```
GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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