# Deals Die Dealverwaltung ist ein Tool, um z. B. den gesamten Akquise-Prozess der Vertriebsabteilung zu verwalten. Egal ob es um die Akquise von Neukunden oder Bestandskunden geht. Alle Vorgänge vom z. B. Erstkontakt bis hin zu Anschlussverkäufen oder Angebotserstellung bis zum Abschluss, der Einordnung von Dealchancen und sämtliche mit diesem Deal erfolgten Aktivitäten werden hier übersichtlich und zentral festgehalten. Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen **Berechtigungen** für die Deals vergeben, wie z. B. wer darf Deals ändern, erstellen, lesen, löschen oder reaktivieren oder fremde Deals lesen. Außerdem kann die Sichtbarkeit der Deals für jeden Benutzer eingestellt werden. So kann z. B. dem Vertriebsleiter das Recht eingeräumt werden, alle Deals zu sehen und dem Vertriebsmitarbeiter nur die eigenen Deals. Im **CRM-Dashboard** kannst Du Deine Deals über das **Widget “Deals”** hinzufügen. ## Dealübersicht In der **Dealübersicht** werden alle Deals mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.
Wie Du Dir die **Übersicht mit Filtern und Spalten selber anpassen und sortieren** kannst, findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/erste-schritte-in-vario-cloud.md#selektionen-in-c-units). So kannst Du z. B. mit der Spalte “**Letzte Aktivität**” das Datum der letzten Aktivität zum Deal im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen. ### Neuen Deal anlegen Per Klick auf den **Button “+Deal”** oben rechts, öffnet sich ein Dialog zur Neuanlage eines Deals:
Die Felder **Thema**, **Dealtyp** (bspw. Marketing, Vertrieb) sowie der **Dealstatus** (bspw. Erstkontakt, Follow-up, Verhandlung, Abschluss) werden aus den [Einstellungen](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/deals.md) heraus vorgeschlagen. Mit der Auswahl einer Adresse kann entweder ein bestehender **Ansprechpartner** ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Bei der **Erfassung einer Aktivität** zu dem Deal wird dieser Ansprechpartner dann automatisch vorgeschlagen. **Neue** Einträge lassen sich direkt im jeweiligen Dropdownmenü über die Funktion “**Einträge verwalten**” hinzufügen. {% hint style="info" %} **Tipp zu “Einträge verwalten”** Wenn Einträge ergänzt werden, öffnet sich die entsprechende Einstellung in einem neuen Tab. Das hat den Vorteil, dass die Neuanlage des Deals hierfür nicht verlassen werden muss. Die angelegten Einträge sind bei erneutem Klick auf den Pfeil zudem direkt auswählbar. {% endhint %} Einem Deal wird standardmäßig der angemeldete Benutzer den Feldern “**Verantwortlich”** und “**Zugeordnet**” zugewiesen. Über den Pfeil kann der Benutzer oder die Benutzergruppe geändert werden. Die Benutzer werden über die Kommunikationszentrale informiert. Zusätzlich können beim Anlegen des Deals auch direkt die **Zusatzfelder** ausgefüllt werden, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder** ](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md)für Deals angelegt und konfiguriert wurden. ## Reiter Dashboard im Deal Im **Reiter “Dashboard”** des geöffneten Deals werden alle Dashboards angezeigt, die in den **persönlichen Benutzereinstellungen** im Reiter “Dashboards” unter “**Deal-Dashboard**” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen die Widgets Abfrage, Adresse, Aktivitäten, Karte, Konfigurierbares Widget und Zusatzfelder zur Verfügung. Da wir diese Widgets bereits an anderer Stelle beschrieben haben findest Du unten die Links zur entsprechenden Handbuchseite. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Deal-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl von **“Dashboard konfigurieren”** bearbeitet werden. Weitere **Informationen zu den Dashboards** findest Du auf der Handbuchseite [**“Grundlagen zu den Dashboards“**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards.md). **Informationen zum Widget “Abfrage”** findest [**hier**](/vario-cloud-handbuch/grundlagen-and-konzepte/dashboards/die-startseiten-dashboards.md) und zu den **Widgets “Adresse”, “Konfigurierbares”** und **“Zusatzfelder”** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#widget-adresse). Beispiel – So könnte Dein Dashboard im Deal aussehen:
#### Widget Aktivitäten Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten des geöffneten Deals an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes “Aktivitäten”. **Detaillierte Informationen** zu den einzelnen Funktionen findet Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten.md). ## Reiter Stammdaten Im **Reiter Stammdaten** kannst Du in den **verschiedenen Bereichen** sämtliche Details sowie Aktivitäten zum Deal erfassen. In der **Kopfzeile** findest Du den Zähler (laut Einstellung in Allgemein/Zählerkreise) mit Titel und Status des geöffneten Deals. {% hint style="info" %} **Tipp** Mit Linksklick auf den Titel wird der Link in die Zwischenablage kopiert und kann wo gewünscht eingefügt werden. Dieses Feature findest Du übrigens an vielen Stellen in VARIO Cloud. **Die Hilfeseite zum Thema Zähler/ CRM findest Du** [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zahlerkreise.md#crm-dms)**.** {% endhint %}
### Bereich Verwaltung Beim Anlegen eines Deals werden die meisten Inhalte und Einstellungen bereits übernommen. Im Feld “ **Adresse**” wird mit einer Mausbewegung über den Namen ein Infofenster eingeblendet. Über die Minisymbole kann direkt nach der Adresse auf **LinkedIn** gesucht werden und in **Google Maps** bzw. in die Anzeige **aller** **Adress-Aktivitäten** verzweigt werden. Der **Dealstatus** kann entweder **manuell** über die Feldauswahl, durch **Anwahl des Statuspfeils** (lt. Beispiel Follow-Up/ Qualifizierung) verändert oder über die beiden **Minisymbole Deal gewonnen/verloren** direkt auf abgeschlossen gesetzt werden. Dabei werden die **Dealstatus** zur Auswahl angeboten, zu denen der **Dealtyp** des geöffneten Deals unter [**Einstellungen/CRM/Reiter Deals**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/deals.md) **zugeordnet** wurde. ### Bereich Deal Im **Bereich** **Deal** werden Details zum Deal angezeigt.
Im **Feld “Ansprechpartner”** können über den Pfeil ein bestehender Ansprechpartner der Adresse ausgewählt oder über ein neuer erstellt werden. Falls Kontaktinformationen hinterlegt sind, kann der Ansprechpartner direkt kontaktiert werden. Bei mehreren Kontaktarten (z. B. Mobiltelefon, E-Mail) wird eine Auswahl angeboten. Über das **LinkedIn**-Icon startet automatisch die Suche nach dem Ansprechpartner auf LinkedIn in einem neuen Tab. ### Bereich Deal-Aktivitäten Mit Anwahl von **“+Aktivität”** kannst Du **Aktivitäten** zum geöffneten Deal anlegen. Eine Beschreibung zur Anlage und Bearbeitung von Aktivitäten findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaten.md).
Wenn beim **Abschließen des Deals** über die **Buttons “Deal als gewonnen markieren”** und “**Deal als verloren markieren**” eine Aktivität noch offen steht, erscheint eine Meldung mit den Optionen, den Abschluss des Deals abzubrechen oder die Aktivität zu verwerfen bzw. zu speichern.
### Tags bearbeiten Im Bearbeitungsmodus können **Tags** hinzugefügt werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen/Allgemein/Tags diese dem Verwendungstyp Allgemein, Deals oder CRM zugewiesen wurden. Tags werden als Chips dargestellt und sind farblich konfigurierbar. Die Hilfeseite zu den Themen “Tags” und “Tag-Gruppen” findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/tags.md). ### Bereich Dealbeteiligte Mit Hinzufügen einer Adresse im Bereich “Verwaltung” wird der Bereich **Dealbeteiligte** eingeblendet. In diesem können aus den **Ansprechpartnern** der **eigenen Adresse** und der **hinzugefügten Adresse** mehrere Beteiligte jeweils als Auftragnehmer und Auftraggeber ausgewählt werden. Über “Einträge verwalten” können diese auch direkt ergänzt werden. ### Bereich Erinnerungen **Die Hilfeseite zum Thema “Erinnerung anlegen” findest Du** [hier](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben.md#bereich-erinnerungen). ### Bereich Benutzer Im Bereich **Benutzer** ist für Dich ersichtlich welcher **Benutzer** bzw. welche **Benutzergruppe** verantwortlich und wer **Beobachter ist.** Im **Bearbeitungsmodus** können diese nachträglich angepasst werden. Bei der Auswahl wird der angemeldete Benutzer immer an erster Stelle angezeigt. Im **Feld “Vertreter”** kannst Du eine der Adressen auswählen, welche die **Geschäftsbeziehung “Vertreter”** enthält. Ein Benutzer erhält **über die Kommunikationszentrale** eine Benachrichtigung wenn: * ihm ein Deal zugeordnet wurde. * eine Erinnerung anfällt. * ein Kontakttermin fällig ist. * bei Statusänderungen, wenn dieser als Beobachter hinterlegt ist (vorausgesetzt ein anderer Benutzer hat die Aufgabe erledigt). Die Hilfeseite zum Thema “Kommunikationszentrale findest Du [hier](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#kommunikationszentrale). ### Bereich Abhängigkeiten Im Bereich **Abhängigkeiten** kann ein bestehender Verkaufsbeleg mit dem Deal verknüpft oder über den Aktionsbutton“ **Ausgangsbeleg anlegen**” erstellt werden. Der verknüpfte Verkaufsbeleg wird anschließend hier im Bereich “Abhängigkeiten” angezeigt sowie im Reiter “Belege” des Deals. Im Verkaufsbeleg selber findest Du umgedreht den Reiter “Deals” mit dem verknüpften Deal. ### Bereich Verknüpfungen Hier hast Du die Möglichkeit untergeordnete **Aufgaben**, sowie ein übergeordnetes **Projekt** mit Deinem Deal zu verknüpfen. Die Verknüpfung wird dabei automatisch an die Aufgabe bzw. das Projekt übergeben und dort unter “Übergeordneter Deal” abgelegt. {% hint style="info" %} **Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen** * Wenn in einem Deal eine Adresse hinterlegt ist, wird **bei der Suche** die Adresse automatisch in das Suchfeld “Adresse” übernommen. Diese kann manuell geändert werden. * Je Abhängigkeits- bzw. Verknüpfungsart ist eine **Mehrfachauswahl** per gedrückter Strg-Taste + Markierung der Belege und Bestätigung möglich. * Durch das Hovern mit der Maus über eine zugeordnete Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein **Infofenster** zu dieser eingeblendet. * Mit Anwahl einer Abhängigkeit oder Verknüpfung wird der Datensatz (VK-Beleg, Aufgabe, Projekt) in einem **neuen Tab** geöffnet. * Ein grüner Dropdown-Pfeil zeigt an, das Daten hinterlegt sind. Diese Features findest Du übrigens auch in anderen Bereichen innerhalb von VARIO Cloud. {% endhint %} ### Bereich Zusatzfelder Auch für den CRM-Bereich kannst Du individuelle **Zusatzfelder** anlegen. Alle, die die Zuordnung “Deal” besitzen, werden hier angezeigt. Wie Du Zusatzfelder definierst erfährst Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/zusatzfelder.md). Über die **persönliche Benutzereinstellungen/Zusatzfelder** kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md#zusatzfelder). ## Aktionsbuttons | Buttons | Bedeutung | | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | ![Abonnement aktivieren](/files/gNCisxcqjVfN67G00Yl7)/![Abonnement deaktivieren](/files/LHMaxIivjDXHeKfEkbsM) | Über das **Sternsymbol** kannst Du den Deal abonnieren. Abhängig von den in Deinen **Benutzereinstellungen** hinterlegten [**Abonnement-Einstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/benutzer-gruppen-and-rollen.md#abonnement-einstellungen) erhältst Du bei bestimmten Events im Zusammenhang mit der Adresse, eine **Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale bzw. per E-Mail**. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn **Änderungen** durch einen **anderen Benutzer** ausgelöst werden. | | Verkaufsbeleg anlegen | Legt einen Verkaufsbeleg der Typen “Angebot” oder “Auftrag” zum Deal an, der automatisch im Bereich Abhängigkeit des Deals hinterlegt wird. | | Neues Projekt anlegen | Erstellt ein **neues Projekt** zum Deal in einem separaten Tab. Falls eine **Adresse** hinterlegt ist, wird diese automatisch übernommen. | | Deal gewonnen |

Deal gewonnen und abschließen. Lasse es Konfetti regnen!
Details siehe unter “Deal gewonnen/ verloren”.

| | Deal verloren | Deal verloren und abschließen. | | Erinnerung anlegen | Über diesen Button oder über den Bereich “Erinnerungen”, kann eine **Erinnerung** zum Deal für einen bestimmten Benutzer anlegt werden. **Details** siehe unter “Erinnerung anlegen”. | | Kontakttermin anlegen | Hierüber kannst Du Dir selber den nächsten geplanten Kontakttermin auf **in 10 Minuten** setzen. Das gleichnamige Feld im Bereich Deal, wird dabei automatisch aktualisiert. Außerdem erhältst Du über die Kommunikationszentrale eine Erinnerung zum Kontakttermin. | | Verknüpfung erstellen | Über diesen Button oder über den Bereich Verknüpfungen können Aufgaben und Projekte zum Deal unter- bzw. übergeordnet verknüpft werden. | | Aufgabe anlegen | Hier können **eine** oder **mehrere Aufgaben** für das Projekt anlegt werden. Bei ***„*****Aufgaben“** kann eine Vorlagengruppe ausgesucht werden. Die Aufgaben werden dann als untergeordnete Aufgaben **direkt** mit dem Projekt verknüpft. | | Aktionen |

– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier.
– Reaktivieren: Wurde ein Deal abgeschlossen, kann über die Funktion “Reaktivieren” der Status “Abgeschlossen” zurückgesetzt werden. Dadurch wird der Deal wieder bearbeitbar. Außerdem wird der Abschlussgrund sowie -text entfernt und die Aktionsbuttons “Deal gewonnen”/”Deal verloren” sind wieder verfügbar.
– Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden Die die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zum Deal aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier.
– Abonnements verwalten: Mit dieser Aktion werden alle Benutzer aufgelistet, die den Deal über das Sternsymbol abonniert haben.

| | Deal verlinken | Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link zum Deal geteilt werden. **Details** findest Du[ **hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#teilen-der-seite). | | Deal bearbeiten | Deal bearbeiten | | Zurück zu Deals | Zurück zur Dealübersicht | ### Deal gewonnen/ verloren Ein Deal kann z. B. über die Aktionsbuttons (gewonnen/verloren) abgeschlossen werden. Unter Einstellungen/CRM/Deals/Dealstatus kannst Du festlegen, ob bei positivem und negativem Abschluss ein Kommentar eingegeben werden soll.
## Reiter Notizen Im Reiter “Notizen” steht ein Textfeld mit viel Platz für interne Notizen zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe ![](/files/truojo575Ne4zu4B07CC)kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI ![](/files/0SKWzLMXq0cgFz1PI4DX) der Text formatiert werden.
## Reiter DMS Im **Reiter “DMS”** können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden: * per Drag and Drop * per Strg+V (Einfügen) aus der Zwischenablage * über den **Button “+Datei**“ Mit dem **Auge** wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet. Mit einem **Rechtsklick** auf einen Datensatz kannst Du im **Kontextmenü** nicht nur die Datei im **Kundenportal veröffentlichen**, sondern auch den **DMS-Typ ändern**, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md#reiter-beziehungen). Über das Icon kannst Du die Dateien auch **herunterladen**. Weitere Informationen zum **Dateimanagementsystem (DMS)** findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md).
## Reiter Belege Hier werden alle **Belege** aufgeführt, die **diesem Deal** über den Bereich Abhängigkeiten zugeordnet wurden. Mit Anwahl wird direkt in den entsprechenden Beleg verzweigt.
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