Deals

Die Dealverwaltung ist ein Tool, um z. B. den gesamten Akquise-Prozess der Vertriebsabteilung zu verwalten. Egal ob es um die Akquise von Neukunden oder Bestandskunden geht. Alle Vorgänge vom z. B. Erstkontakt bis hin zu Anschlussverkäufen oder Angebotserstellung bis zum Abschluss, der Einordnung von Dealchancen und sämtliche mit diesem Deal erfolgten Aktivitäten werden hier übersichtlich und zentral festgehalten.

Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen Berechtigungen für die Deals vergeben, wie z. B. wer darf Deals ändern, erstellen, lesen, löschen oder reaktivieren oder fremde Deals lesen. Außerdem kann die Sichtbarkeit der Deals für jeden Benutzer eingestellt werden. So kann z. B. dem Vertriebsleiter das Recht eingeräumt werden, alle Deals zu sehen und dem Vertriebsmitarbeiter nur die eigenen Deals.

Im CRM-Dashboard kannst Du Deine Deals über das Widget “Deals” hinzufügen.

Dealübersicht

In der Dealübersicht werden alle Deals mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.

Wie Du Dir die Übersicht mit Filtern und Spalten selber anpassen und sortieren kannst, findest Du hier. So kannst Du z. B. mit der Spalte “Letzte Aktivität” das Datum der letzten Aktivität zum Deal im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen.

Neuen Deal anlegen

Per Klick auf den Button “+Deal” oben rechts, öffnet sich ein Dialog zur Neuanlage eines Deals:

Die Felder Thema, Dealtyp (bspw. Marketing, Vertrieb) sowie der Dealstatus (bspw. Erstkontakt, Follow-up, Verhandlung, Abschluss) werden aus den Einstellungen heraus vorgeschlagen. Mit der Auswahl einer Adresse kann entweder ein bestehender Ansprechpartner ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Bei der Erfassung einer Aktivität zu dem Deal wird dieser Ansprechpartner dann automatisch vorgeschlagen. Neue Einträge lassen sich direkt im jeweiligen Dropdownmenü über die Funktion “Einträge verwalten” hinzufügen.

Tipp zu “Einträge verwalten”

Wenn Einträge ergänzt werden, öffnet sich die entsprechende Einstellung in einem neuen Tab. Das hat den Vorteil, dass die Neuanlage des Deals hierfür nicht verlassen werden muss. Die angelegten Einträge sind bei erneutem Klick auf den Pfeil zudem direkt auswählbar.

Einem Deal wird standardmäßig der angemeldete Benutzer den Feldern “Verantwortlich” und “Zugeordnet” zugewiesen. Über den Pfeil kann der Benutzer oder die Benutzergruppe geändert werden. Die Benutzer werden über die Kommunikationszentrale informiert.

Zusätzlich können beim Anlegen des Deals auch direkt die Zusatzfelder ausgefüllt werden, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder für Deals angelegt und konfiguriert wurden.

Reiter Dashboard im Deal

Im Reiter “Dashboard” des geöffneten Deals werden alle Dashboards angezeigt, die in den persönlichen Benutzereinstellungen im Reiter “Dashboards” unter “Deal-Dashboard” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen die Widgets Abfrage, Adresse, Aktivitäten, Karte, Konfigurierbares Widget und Zusatzfelder zur Verfügung. Da wir diese Widgets bereits an anderer Stelle beschrieben haben findest Du unten die Links zur entsprechenden Handbuchseite. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Deal-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl von “Dashboard konfigurieren” bearbeitet werden.

Weitere Informationen zu den Dashboards findest Du auf der Handbuchseite “Grundlagen zu den Dashboards“.

Informationen zum Widget “Abfrage” findest hier und zu den Widgets “Adresse”, “Konfigurierbares” und “Zusatzfelder” hier.

Beispiel – So könnte Dein Dashboard im Deal aussehen:

Widget Aktivitäten

Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten des geöffneten Deals an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes “Aktivitäten”.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen findet Du hier.

Reiter Stammdaten

Im Reiter Stammdaten kannst Du in den verschiedenen Bereichen sämtliche Details sowie Aktivitäten zum Deal erfassen. In der Kopfzeile findest Du den Zähler (laut Einstellung in Allgemein/Zählerkreise) mit Titel und Status des geöffneten Deals.

Tipp

Mit Linksklick auf den Titel wird der Link in die Zwischenablage kopiert und kann wo gewünscht eingefügt werden. Dieses Feature findest Du übrigens an vielen Stellen in VARIO Cloud. Die Hilfeseite zum Thema Zähler/ CRM findest Du hier.

Bereich Verwaltung

Beim Anlegen eines Deals werden die meisten Inhalte und Einstellungen bereits übernommen. Im Feld “ Adresse” wird mit einer Mausbewegung über den Namen ein Infofenster eingeblendet. Über die Minisymbole kann direkt nach der Adresse auf LinkedIn gesucht werden und in Google Maps bzw. in die Anzeige aller Adress-Aktivitäten verzweigt werden. Der Dealstatus kann entweder manuell über die Feldauswahl, durch Anwahl des Statuspfeils (lt. Beispiel Follow-Up/ Qualifizierung) verändert oder über die beiden Minisymbole Deal gewonnen/verloren direkt auf abgeschlossen gesetzt werden. Dabei werden die Dealstatus zur Auswahl angeboten, zu denen der Dealtyp des geöffneten Deals unter Einstellungen/CRM/Reiter Deals zugeordnet wurde.

Bereich Deal

Im Bereich Deal werden Details zum Deal angezeigt.

Im Feld “Ansprechpartner” können über den Pfeil ein bestehender Ansprechpartner der Adresse ausgewählt oder über ein neuer erstellt werden. Falls Kontaktinformationen hinterlegt sind, kann der Ansprechpartner direkt kontaktiert werden. Bei mehreren Kontaktarten (z. B. Mobiltelefon, E-Mail) wird eine Auswahl angeboten.

Über das LinkedIn-Icon startet automatisch die Suche nach dem Ansprechpartner auf LinkedIn in einem neuen Tab.

Bereich Deal-Aktivitäten

Mit Anwahl von “+Aktivität” kannst Du Aktivitäten zum geöffneten Deal anlegen. Eine Beschreibung zur Anlage und Bearbeitung von Aktivitäten findest Du hier.

Wenn beim Abschließen des Deals über die Buttons “Deal als gewonnen markieren” und “Deal als verloren markieren” eine Aktivität noch offen steht, erscheint eine Meldung mit den Optionen, den Abschluss des Deals abzubrechen oder die Aktivität zu verwerfen bzw. zu speichern.

Tags bearbeiten

Im Bearbeitungsmodus können Tags hinzugefügt werden. Voraussetzung ist, dass unter Einstellungen/Allgemein/Tags diese dem Verwendungstyp Allgemein, Deals oder CRM zugewiesen wurden. Tags werden als Chips dargestellt und sind farblich konfigurierbar.

Die Hilfeseite zu den Themen “Tags” und “Tag-Gruppen” findest Du hier.

Bereich Dealbeteiligte

Mit Hinzufügen einer Adresse im Bereich “Verwaltung” wird der Bereich Dealbeteiligte eingeblendet. In diesem können aus den Ansprechpartnern der eigenen Adresse und der hinzugefügten Adresse mehrere Beteiligte jeweils als Auftragnehmer und Auftraggeber ausgewählt werden. Über “Einträge verwalten” können diese auch direkt ergänzt werden.

Bereich Erinnerungen

Die Hilfeseite zum Thema “Erinnerung anlegen” findest Du hier.

Bereich Benutzer

Im Bereich Benutzer ist für Dich ersichtlich welcher Benutzer bzw. welche Benutzergruppe verantwortlich und wer Beobachter ist. Im Bearbeitungsmodus können diese nachträglich angepasst werden. Bei der Auswahl wird der angemeldete Benutzer immer an erster Stelle angezeigt. Im Feld “Vertreter” kannst Du eine der Adressen auswählen, welche die Geschäftsbeziehung “Vertreter” enthält.

Ein Benutzer erhält über die Kommunikationszentrale eine Benachrichtigung wenn:

• ihm ein Deal zugeordnet wurde.

• eine Erinnerung anfällt.

• ein Kontakttermin fällig ist.

• bei Statusänderungen, wenn dieser als Beobachter hinterlegt ist (vorausgesetzt ein anderer Benutzer hat die Aufgabe erledigt).

Die Hilfeseite zum Thema “Kommunikationszentrale findest Du hier.

Bereich Abhängigkeiten

Im Bereich Abhängigkeiten kann ein bestehender Verkaufsbeleg mit dem Deal verknüpft oder über den Aktionsbutton“ Ausgangsbeleg anlegen” erstellt werden.

Der verknüpfte Verkaufsbeleg wird anschließend hier im Bereich “Abhängigkeiten” angezeigt sowie im Reiter “Belege” des Deals. Im Verkaufsbeleg selber findest Du umgedreht den Reiter “Deals” mit dem verknüpften Deal.

Bereich Verknüpfungen

Hier hast Du die Möglichkeit untergeordnete Aufgaben, sowie ein übergeordnetes Projekt mit Deinem Deal zu verknüpfen. Die Verknüpfung wird dabei automatisch an die Aufgabe bzw. das Projekt übergeben und dort unter “Übergeordneter Deal” abgelegt.

Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen

• Wenn in einem Deal eine Adresse hinterlegt ist, wird bei der Suche die Adresse automatisch in das Suchfeld “Adresse” übernommen. Diese kann manuell geändert werden.

• Je Abhängigkeits- bzw. Verknüpfungsart ist eine Mehrfachauswahl per gedrückter Strg-Taste + Markierung der Belege und Bestätigung möglich.

• Durch das Hovern mit der Maus über eine zugeordnete Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein Infofenster zu dieser eingeblendet.

• Mit Anwahl einer Abhängigkeit oder Verknüpfung wird der Datensatz (VK-Beleg, Aufgabe, Projekt) in einem neuen Tab geöffnet.

• Ein grüner Dropdown-Pfeil zeigt an, das Daten hinterlegt sind. Diese Features findest Du übrigens auch in anderen Bereichen innerhalb von VARIO Cloud.

Bereich Zusatzfelder

Auch für den CRM-Bereich kannst Du individuelle Zusatzfelder anlegen. Alle, die die Zuordnung “Deal” besitzen, werden hier angezeigt. Wie Du Zusatzfelder definierst erfährst Du hier.

Über die persönliche Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Aktionsbuttons

Buttons	Bedeutung
/	Über das Sternsymbol kannst Du den Deal abonnieren. Abhängig von den in Deinen Benutzereinstellungen hinterlegten Abonnement-Einstellungen erhältst Du bei bestimmten Events im Zusammenhang mit der Adresse, eine Benachrichtigung in der Kommunikationszentrale bzw. per E-Mail. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Änderungen durch einen anderen Benutzer ausgelöst werden.
	Legt einen Verkaufsbeleg der Typen “Angebot” oder “Auftrag” zum Deal an, der automatisch im Bereich Abhängigkeit des Deals hinterlegt wird.
	Erstellt ein neues Projekt zum Deal in einem separaten Tab. Falls eine Adresse hinterlegt ist, wird diese automatisch übernommen.
	Deal gewonnen und abschließen. Lasse es Konfetti regnen! Details siehe unter “Deal gewonnen/ verloren”.
	Deal verloren und abschließen.
	Über diesen Button oder über den Bereich “Erinnerungen”, kann eine Erinnerung zum Deal für einen bestimmten Benutzer anlegt werden. Details siehe unter “Erinnerung anlegen”.
	Hierüber kannst Du Dir selber den nächsten geplanten Kontakttermin auf in 10 Minuten setzen. Das gleichnamige Feld im Bereich Deal, wird dabei automatisch aktualisiert. Außerdem erhältst Du über die Kommunikationszentrale eine Erinnerung zum Kontakttermin.
	Über diesen Button oder über den Bereich Verknüpfungen können Aufgaben und Projekte zum Deal unter- bzw. übergeordnet verknüpft werden.
	Hier können eine oder mehrere Aufgaben für das Projekt anlegt werden. Bei „Aufgaben“ kann eine Vorlagengruppe ausgesucht werden. Die Aufgaben werden dann als untergeordnete Aufgaben direkt mit dem Projekt verknüpft.
	– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier. – Reaktivieren: Wurde ein Deal abgeschlossen, kann über die Funktion “Reaktivieren” der Status “Abgeschlossen” zurückgesetzt werden. Dadurch wird der Deal wieder bearbeitbar. Außerdem wird der Abschlussgrund sowie -text entfernt und die Aktionsbuttons “Deal gewonnen”/”Deal verloren” sind wieder verfügbar. – Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden Die die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zum Deal aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier. – Abonnements verwalten: Mit dieser Aktion werden alle Benutzer aufgelistet, die den Deal über das Sternsymbol abonniert haben.
	Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link zum Deal geteilt werden. Details findest Du hier.
	Deal bearbeiten
	Zurück zur Dealübersicht

Deal gewonnen/ verloren

Ein Deal kann z. B. über die Aktionsbuttons (gewonnen/verloren) abgeschlossen werden. Unter Einstellungen/CRM/Deals/Dealstatus kannst Du festlegen, ob bei positivem und negativem Abschluss ein Kommentar eingegeben werden soll.

Reiter Notizen

Im Reiter “Notizen” steht ein Textfeld mit viel Platz für interne Notizen zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.

Reiter DMS

Im Reiter “DMS” können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden:

• per Drag and Drop

• per Strg+V (Einfügen) aus der Zwischenablage

• über den Button “+Datei“

Mit dem Auge wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet.

Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über das Icon kannst Du die Dateien auch herunterladen. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.

Reiter Belege

Hier werden alle Belege aufgeführt, die diesem Deal über den Bereich Abhängigkeiten zugeordnet wurden. Mit Anwahl wird direkt in den entsprechenden Beleg verzweigt.