Aufgaben

Die Aufgabenverwaltung ist ein Tool für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine Aufgaben erfassen, Checklisten definieren, Aufgaben delegieren, Erinnerungen aktivieren, Fortschritte überwachen und vieles mehr. Das alles im Zusammenspiel unterstützt die reibungslose Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen, bringt Zeitersparnis und Transparenz mit sich und vereinfacht so alle Prozesse.

Der Administrator kann in den Einstellungen/Allgemein in den Benutzerrollen Berechtigungen für die Aufgaben vergeben, wie z. B. wer darf Aufgaben ändern, erstellen, lesen, löschen oder reaktivieren oder fremde Aufgaben bearbeiten.

Im CRM-Dashboard kannst Du Deine Aufgaben über das Widget “Aufgaben” hinzufügen.

Neue Aufgaben lassen sich über viele Wege erstellen:

• per Rechtsklick und Anwahl von “+Aufgabe” aus dem Kontextmenü heraus – von jeder beliebigen Stelle aus!

• per Tastenkombination “Alt+A” – von jeder beliebigen Stelle aus!

• über Adressen/Reiter Aufgaben/Button “+Aufgabe”

• über Artikel/Reiter Aufgaben/Button “+Aufgabe”

• über CRM/Aufgaben/”+Aufgaben”

Die neue Aufgabe wird (bis auf wenige Ausnahmen) in einem neuen Tab geöffnet.

Aufgabenübersicht

In der Aufgabenübersicht werden alle Aufgaben mit den wichtigsten Details nach Nummern absteigend sortiert angezeigt. Über die Filter und die Spaltensortierung kann die gewünschte Auswahl getroffen werden.

Wie Du Dir die Übersicht mit Filtern und Spaltenauswahl selbst anpassen und sortieren kannst, findest Du hier. So kannst Du z. B. über die Spalte “Letzte Aktivität” das Datum der letzten Aktivität zur Aufgabe im Datagrid anzeigen lassen und darauf basierend einen Filter erstellen.

Neue Aufgabe erstellen

Über den Button “+Aufgabe” oder wie im Hinweis beschrieben, kannst Du von jeder Stelle in VARIO Cloud aus eine neue Aufgabe anlegen. Über “+Aufgaben” kannst Du mit Hilfe einer Vorlage, die Du unter Einstellungen/Allgemein erstellen kannst, mehrere Aufgaben gleichzeitig anlegen.

Anhand unseres Beispiels “Indoor-Messe in Koblenz vorbereiten” erklären wir Dir die einzelnen Felder des Dialoges “Aufgabe anlegen”.

Die Bedeutung der wichtigsten Felder und Funktionen hier kurz erklärt:

Toggle “Veröffentlicht”

Durch die Aktivierung des Toggles “Veröffentlicht” wird diese Aufgabe im Kundenportal sichtbar. In den persönlichen Benutzereinstellungen kann dieser Toggle auch automatisch für alle neuen Aufgaben aktiviert werden. Weitere Details dazu findest Du hier.

Ansprechpartner

Mit der Auswahl einer Adresse kann ein bestehender Ansprechpartner ausgewählt oder ein neuer angelegt werden. Bei der Erfassung einer Aktivität wird dieser Ansprechpartner dann automatisch vorgeschlagen.

Aufgabentyp

Die angelegten Aufgabentypen (Anfrage, Auftrag, Interne Aufgabe, Vorfall,…) aus Einstellungen/CRM/Reiter Aufgaben werden zur Auswahl laut Sortierung angeboten und können von Dir erweitert werden. Sie dienen der Kategorisierung Deiner Aufgaben.

Beschreibung

Im Textfeld steht Dir genug Platz für eine detaillierte Beschreibung zur Verfügung. Über die Toolbar kannst Du den Text wie gewünscht formatieren. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.

Priorität

Über die Auswahl (Niedrig, Normal, Hoch, Kritisch, Notfall) kannst Du die vorgeschlagene Priorität “Normal” ändern. Bei kritischen Aufgaben wird der zugeordnete Benutzer bzw. die Benutzergruppe alle 2 Minuten an die Aufgabe erinnert.

Aufgabenstatus

Im Feld "Aufgabenstatus" werden nur die Aufgabenstatus (Angelegt, in Bearbeitung, Bereit zur Abrechnung,..) zur Auswahl angeboten, zu denen der Aufgabentyp der geöffneten Aufgabe unter Einstellungen/CRM/Reiter Aufgaben zugeordnet wurde.

Fällig am

Die Fälligkeit der Aufgabe kannst Du manuell nach dem vorgegebenen Format eingeben oder mit Klick auf den Kalender auswählen. Zur Auswahl der Uhrzeit einfach nochmals auf das Kalendersymbol klicken und zuerst die Stunden, dann die Minuten durch drehen des Zeigers auswählen.

Verantwortlich und Zugeordnet

Einer Aufgabe wird standardmäßig der angemeldete Benutzer den Feldern “Verantwortlich” und “Zugeordnet” zugewiesen. Über den Pfeil kann der Benutzer oder die Benutzergruppe geändert werden. Die Benutzer werden über die Kommunikationszentrale informiert.

Tags bearbeiten

Wie an vielen Stellen in VARIO Cloud, kannst Du hier Tags zu der Aufgabe hinzufügen. Voraussetzung ist, das diese unter Einstellungen/Allgemein/Tags dem Verwendungstyp Allgemein, Aufgaben oder CRM zugewiesen wurden.

Die Hilfeseite zu den Themen “Tags” und “Tag-Gruppen” findest Du hier.

Checkliste

Erstelle hier über das “+”-Zeichen eine Checkliste zur Aufgabe. Erledigte To Do`s können einfach angehakt werden, wodurch automatisch eine kleine Statusanzeige aktualisiert wird.

Zusatzfelder

Beim Anlegen der Aufgabe kannst Du auch direkt die Zusatzfelder ausfüllen, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder für Aufgaben angelegt und konfiguriert wurden.

Aufgaben erklärt

Reiter Dashboard in der Aufgabe

Im Reiter “Dashboard” der geöffneten Aufgabe werden alle Dashboards angezeigt, die in den persönlichen Benutzereinstellungen im Reiter “Dashboards” unter “Aufgaben-Dashboard” hinzugefügt wurden. Wenn mehr als ein Dashboard zur Verfügung steht, kann die Auswahl mit Hilfe des Dropdown-Menüs geändert werden. In diesem Dashboard stehen eine Vielzahl von Widgets wie z. B. Aktivitäten, Checkliste zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Informationen rund um das Thema “Aufgaben” auf einen Blick dargestellt werden können. Widgets wie z. B.: Abfrage, Konfigurierbares Widget stehen auch in anderen Dashboards zur Auswahl, daher wird hier nur auf die spezifischen Widgets eingegangen. In den Einstellungen der meisten Widgets kann im Feld “Titel” ein eigener Name vergeben werden. Das Aufgaben-Dashboard kann jederzeit über die Auswahl bearbeitet werden.

Weitere Informationen zu den Dashboards findest Du auf der Handbuchseite “Grundlagen zu den Dashboards“.

Informationen zum Widget “Abfrage” findest hier und zu den Widgets “Adresse”, “Konfigurierbares” und “Zusatzfelder” hier.

Beispiel – So könnte Dein Dashboard in der Aufgabe aussehen:

Widget Aktivitäten

Dieses Widget (siehe Beispiel) zeigt alle Aktivitäten der geöffneten Aufgabe an und bietet alle Funktionen des Menüpunktes “Aktivitäten”. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen findest Du hier.

Widget Checkliste

Dieses Widget zeigt Dir die Checkliste, die beim Anlegen der Aufgabe oder unter dem Reiter “Stammdaten” erstellt wurde. Du kannst neue Einträge über das + Zeichen hinzufügen, erledigte Punkte abhaken oder löschen. Änderungen im Widget werden automatisch in die Checkliste übernommen.

Wenn mehr als ein Checklisten-Widget zu demselben Dashboard hinzugefügt wird, enthalten beide Widgets die gleichen Listenpunkte. Aktualisierungen in einem Checklisten-Widget werden automatisch auf das andere übertragen, daher können keine neuen Punkte zu beiden Widgets gleichzeitig hinzugefügt werden.

Reiter Stammdaten

Im Reiter Stammdaten kannst Du in den verschiedenen Bereichen (Verwaltung, Checkliste…) sämtliche Details sowie Aktivitäten zur Aufgabe erfassen. In der Kopfzeile findest Du den Zähler (laut Einstellung in Allgemein/Zählerkreise) mit Titel und Status der geöffneten Aufgabe.

Mit Linksklick auf den Titel wird der Link in die Zwischenablage kopiert und kann wo gewünscht eingefügt werden. Dieses Feature findest Du übrigens an vielen Stellen in VARIO Cloud.

Die Hilfeseite zum Thema Zähler/ CRM findest Du hier.

Anhand unserer Beispielaufgabe “Indoor-Messe in Koblenz vorbereiten” erklären wir Dir die wichtigsten Felder und Funktionen, die Du zur Detailerfassung in den einzelnen Bereichen findest.

Bereich Verwaltung

Beim Anlegen der Aufgabe werden die meisten Inhalte und Einstellungen bereits übergeben. Im Feld “Adresse” kann die Aufgabe mit einer bestimmten Adresse verknüpft werden. Wenn Du mit der Maus über den Namen fährst, wird ein Infofenster eingeblendet.

Im Feld “Ansprechpartner” können über den Pfeil ein bestehender Ansprechpartner der Adresse ausgewählt oder ein neuer erstellt werden. Falls Kontaktinformationen hinterlegt sind, kann der Ansprechpartner direkt kontaktiert werden. Bei mehreren Kontaktarten (z. B. Mobiltelefon, E-Mail) wird eine Auswahl angeboten.

Über das LinkedIn-Icon startet automatisch die Suche nach dem Ansprechpartner auf LinkedIn in einem neuen Tab.

Im Feld “Aufgabenstatus” kann ausgewählt werden, in welchem Status sich die Aufgabe befindet. Einige Status haben auch bestimmte Auswirkungen, wie z. B. der Status “Bereit zur Abrechnung“, mit dem die Aufgabe im Menüpunkt “Abrechnung” abgerechnet werden kann.

Unter “Fortschritt manuell (%)” kann der Fortschritt durch manuelle Eingabe festgehalten werden.

Im Bearbeitungsmodus der Beschreibung und Notizen kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) ein Zeitstempel hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.

Bei der Auswahl des Aufgabenstatus “Erledigt” wird die Aufgabe automatisch gespeichert und abgeschlossen, so dass sie nicht manuell gespeichert werden muss. Dies bedeutet aber auch, dass die Aufgabe nicht mehr bearbeitet werden kann. Der Status “Erledigt” kann jedoch über den Aktions-Button mit der Aktion “Reaktivieren” wieder aufgehoben werden.

Bereich Checkliste

Hier kann die erstellte Checkliste bearbeitet oder über das “+” eine neue Checkliste erstellt werden. Durch das Abhaken der ToDo’s wird die Statusanzeige (in Ampeloptik) aktualisiert.

Bereich Zeitaufwand

Bei einer Aufgabe mit abrechenbaren Aktivitäten kann in “Abrechnungsart” entschieden werden, ob diese einzeln, mit Unteraufgaben oder komplett abgerechnet werden sollen. In “Abrechnungstyp” kann nach Intern, Kunde oder Unklar unterschieden werden. Die Funktionen der Felder “Erfasste Zeiten (Intern/ Extern)” sowie “Abgerechnete Zeiten (Intern/ Extern)” sind noch in Arbeit.

Bereich Abstimmung

Dieser Bereich wird erst eingeblendet wenn mindestens einen Beteiligter im Bereich "Aufgabenbeteiligte" ausgewählt wurde, unabhängig davon, ob als Auftragnehmer oder Auftraggeber.

Für jeden ausgewählten Beteiligten steht eine Abstimmung zur Verfügung, die als "Daumen hoch" und "Daumen runter" dargestellt werden und jeweils im Bearbeitungsmodus ausgewählt werden können. Der abstimmende Beteiligte kann dazu außerdem einen Kommentar hinterlassen.

Oberhalb der einzelnen Abstimmungen wird die Gesamtauswertung angezeigt. Diese teilt sich in zugestimmte, nicht zugestimmte sowie noch nicht abgestimmte oder enthaltene Abstimmungen.

Tags bearbeiten

Hier werden die Tags angezeigt, die beim Anlegen der Aufgabe hinzugefügt wurden. Diese können im Bearbeitungsmodus entfernt oder um neue Tags erweitert werden.

Bereich Aufgabenbeteiligte

Beim Hinzufügen einer Adresse im Bereich “Verwaltung” wird der Bereich “Aufgabenbeteiligte” eingeblendet. In diesem können aus den Ansprechpartnern der eigenen Adresse und der hinzugefügten Adresse mehrere Beteiligte jeweils als Auftragnehmer und Auftraggeber ausgewählt werden. Über “Einträge verwalten” können diese auch direkt ergänzt werden.

Wenn mindestens ein Aufgabenbeteiligte (unabhängig davon ob Auftragnehmer oder Auftraggeber), dann wird der Bereich Abstimmung in den Stammdaten eingeblendet. Hier können die einzelne Beteiligte eine Abstimmung zur Aufgabe mit Kommentar hinterlassen.

Bereich Fälligkeit

Auf Basis der Datumeingabe wird die Fälligkeit in Minuten, Tagen, Monaten, Jahren automatisch umgerechnet und bietet so einen besseren Überblick.

Bereich Erinnerungen

Die Hilfeseite zum Thema “Erinnerung anlegen” findest Du hier.

Bereich Benutzer

Hier kann die bei der Aufgabenerstellung vorgenommene Benutzerzuordnung jederzeit geändert werden. Der unter “Verantwortlich” und “Zugeordnet” eingetragene Benutzer wird in der Benutzerliste immer an erster Stelle aufgeführt. Bei Änderungen werden Benachrichtigungen an die Kommunikationszentrale gesendet. Der Benutzer oder Beobachter erhält diese wenn…

• ihm eine fällige Aufgabe zugeordnet wurde.

• bei Statusänderung, wenn er als Beobachter hinterlegt ist (vorausgesetzt ein anderer Benutzer hat die Aufgabe erledigt).

• eine Erinnerung anfällt.

• 1h sowie 24h vor Erreichen der Fälligkeit sowie als Zugeordneter einer Aufgabe sofern diese bis zur gesetzten Frist nicht erledigt wurde.

• bei kritischen Aufgaben. Der Zugeordnete muss die Aufgabe einmal öffnen, damit die Benachrichtigung nicht alle 2 Minuten (für 30 Minuten) in die Kommunikationszentrale fließt.

Die Hilfeseite zum Thema “Kommunikationszentrale” findest Du hier.

Bereich Abhängigkeiten

Im Bereich der Abhängigkeiten lassen sich abhängige Belege, Offene Posten sowie Artikel zur geöffneten Aufgabe verknüpfen. Diese findest Du anschließend auch im Reiter “Belege” wieder.

Über das Auge im Feld “Abhängige Belege” wird nur dann eine Belegvorschau angezeigt, wenn entweder die VARIO Cloud Eingangsrechnung den Status “veröffentlicht” hat oder die Eingangsrechnung des Lieferanten manuell im DMS des Belegs gespeichert wurde. In beiden Fällen wird geprüft, ob im Reiter DMS des Belegs eine aktivierte Datei vorhanden ist.

Bereich Verknüpfungen

In Bereich Verknüpfungen können andere Aufgaben, Deals und Projekte mit der geöffneten Aufgabe verknüpft werden. Wenn Du mit der Maus über eine Verknüpfung oder Abhängigkeit fährst, wird ein Infofenster zu dieser Zeile eingeblendet.

Tipps zu den Bereichen Abhängigkeiten und Verknüpfungen

• Wenn in einer Aufgabe eine Adresse hinterlegt ist, wird bei der Suche die Adresse automatisch in das Suchfeld “Adresse” übernommen. Diese kann manuell geändert werden.

• Pro Abhängigkeits- bzw. Verknüpfungsart ist eine Mehrfachauswahl mit gedrückter Strg-Taste + Markierung der Belege und Bestätigung möglich.

• Bei Auswahl einer zugeordneten Abhängigkeit oder Verknüpfung wird ein neuer Tab geöffnet und in das entsprechende Objekt (z. B. VK-, EK-Beleg, Artikel, Deal,…) verzweigt.

Bereich Zusatzfelder

Zusatzfelder, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder den Aufgaben zugeordnet wurden, werden hier hinterlegt. Bitte beachte, die Zusatzfelder gelten dann für alle Aufgaben! Wie Du Zusatzfelder definierst erfährst Du hier.

Über die persönlichen Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.

Aktivität anlegen

Mit Anwahl von "+Aktivität" kannst Du Aktivitäten zur geöffneten Aufgabe anlegen. Die Hilfeseite zum Thema “Aktivität anlegen” findest Du hier.

Aktionsbuttons

Buttons	Bedeutung
/	Über diesen Button kann sich der angemeldete Benutzer als Beobachter der Aufgabe aktivieren bzw. deaktivieren. Der Name des Benutzers wird dabei im Feld “Beobachter” im Bereich Benutzer eingetragen bzw. entfernt.
	Der Aufgabenstatus im Bereich Verwaltung wird auf “Erledigt” gesetzt. Weitere Funktionen sind noch in Arbeit!
	Bietet die Erstellung eines Verkaufsbelegs vom Typ “Angebot” oder “Auftrag” und verknüpft ihn automatisch im Bereich “Abhängigkeiten” dieser Aufgabe.
	Über diesen Button oder über den Bereich “Verknüpfungen” können verschiedene Verknüpfungen erstellt werden.
	Über diesen Button, das Kontextmenü oder über den Bereich “Erinnerungen” kann eine Erinnerung zur Aufgabe für einen bestimmten Benutzer angelegt werden. Details siehe unter “Erinnerung anlegen”.
	– Änderungsprotokoll: Im Änderungsprotokoll werden alle Änderungen archiviert. Weitere Informationen hierzu findest Du hier. – Reaktivieren: Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, kann über die Funktion “Reaktivieren” der Status “Erledigt” zurückgesetzt werden. Dadurch wird die Aufgabe wieder bearbeitbar. – Neueste Workflow-Instanz und Workflow-Instanzen: Hier werden die letzte sowie alle Workflow-Instanzen zur Aufgabe aufgelistet. Weitere Informationen findest Du hier.
	Wie auch an vielen anderen Stellen in VARIO Cloud, kann hier der Link geteilt werden. Details findest Du hier.

Erinnerung anlegen

Über diese Funktion kannst Du einem bestimmten Benutzer, zur geöffneten Aufgabe, eine Erinnerung senden. Dieser wird dann über die Kommunikationszentrale darüber informiert.

Durch setzen des Toggles “Erinnerungen nur eigene” kannst Du entscheiden, ob Du alle von Dir gesendeten oder nur Deine eigenen Erinnerungen sehen möchtest. Über den Glocke kannst Du die Erinnerung auch nachträglich bearbeiten.

Reiter Notizen

Hier kannst Du interne Notizen zu der Aufgabe verfassen. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden. Über die Spracheingabe kann der Text (vorausgesetzt ein Mikrofon ist angeschlossen) diktiert werden und über die KI der Text formatiert werden.

Reiter DMS

Im Reiter “DMS” können verschiedene Dateiformate (z. B. MSG, PNG, PDF) wie folgt hinzugefügt werden:

• per Drag and Drop

• per Strg+V durch Einfügen aus der Zwischenablage

• über den Button

Mit dem Auge wird die Vorschau angezeigt und mit der Auswahl wird die Datei im Bereich DMS unter CRM/DMS geöffnet.

Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Über das Download-Icon können die Dateien auch herunterladen werden. Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.