# Aktivitäten
Die Aktivitätsverwaltung ist ein Tool für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine **Aktivitäten** zu einem **Kunden**, einer **Aufgabe**, einem **Deal** oder einem **Projekt** erfassen. Dabei kann z. B. ein **Kommentar**, eine **Datei**, eine **interne Notiz** zur Aktivität erfasst werden oder eine E-Mail zur Aktivität archiviert werden. Die **Dauer der Aktivität** wird hierbei automatisch berechnet.
Im **Menüpunkt “Aktivitäten”** unter **CRM/DMS** findest Du eine Übersicht aller Aktivitäten, die in VARIO Cloud erfasst wurden.
## Aktivitäten erfassen und verwalten
Um eine Aktivität zu erfassen, kannst Du z. B. auf den **Button "+Aktivität"** klicken.
### Neue Aktivitäten lassen sich über viele Wege erstellen:
* per Rechtsklick und Anwahl von “**+Aktivität**” (aus dem Kontextmenü) – von jeder beliebigen Stelle aus! Dabei wird ein Pop-up geöffnet, welches im Titel das übergeordnete CRM-Objekt (Adresse, Aufgabe, Deal, Projekt) enthält.
* per Tastenkombination “**Alt+Shift und +**” – von jeder beliebigen Stelle aus!
* unter den [**Adressen**](/vario-cloud-handbuch/adressen/adressverwaltung.md#reiter-aktivitaten) im **Reiter “Aktivitäten”**
* unter den [**Aufgaben**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aufgaben.md#aktivitat-anlegen), [**Deals**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/deals.md#bereich-deal-aktivitaten) und [**Projekte**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/office-crm/projekte/#Bereich-Aktivit%C3%A4ten) im **Reiter “Stammdaten”**
Je nachdem über welchen Weg eine Aktivität angelegt wird, werden Felder wie z. B. der CRM-Objekttyp und/oder die Adresse direkt gefüllt.
Beim Anlegen einer Aktivität kannst Du eine der unter[ **Einstellungen/CRM/DMS/Aktivitätstypen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aktivitaten.md#aktivitatstypen) angelegten “**Ansprechpartner**” und “**Aktivitätstypen**” (z. B. E-Mail, Telefon, Kommentar) auswählen. **Abrechenbare Aktivitätstypen** werden im [**Menüpunkt “CRM/DMS/Abrechnung”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/office-crm/abrechnung-von-aufgaben-und-aktivitaeten/) abgerechnet. Bei der Auswahl eines **Aktivitätstyps**, der in den Einstellungen als **nicht abrechenbar** festgelegt ist, wird der **Abrechnungstyp** automatisch auf **“Intern”** gesetzt und ist nicht veränderbar.
Wird der **Aktivitätstyp "Geplant"** ausgewählt, ändern sich die **Felder "Startzeit"** und **"Dauer"** zu **"Geplante Startzeit"** und **"Geplante Dauer"**, welche dann manuell eingetragen werden können.
Mit dem **Toggle “Veröffentlicht”** kannst Du festlegen, ob die Aktivität **im Kundenportal** veröffentlicht werden soll. Die **Startzeit** wird automatisch auf das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt und im Feld **“Dauer”** beginnt die Zeit zu laufen. Die **Minisymbole** bieten verschiedene Funktionen, die in der unteren Tabelle erklärt werden. In der **Kommentarzeile** steht ein Textfeld für Kommentare zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden.
Mit aktiviertem **Toggle “Aufgabestatus bei STRG-Speichern übernehmen und veröffentlichen”** unter **Persönliche Benutzereinstellungen/Arbeitsbereich/Zusätzliche Einstellungen** werden beim **Speichern einer Aktivität** mit gedrückter **STRG-Taste** sowohl die Aktivität als auch die zugehörige Aufgabe **automatisch veröffentlicht**, und der **Aufgabenstatus** wird gemäß der gewählten Einstellung angepasst. Weitere Informationen dazu findest Du [**hier**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#personlicher-benutzerbereich).
### Tipps zur Verfassung von Aktivitäten
{% hint style="info" %}
Wir empfehlen die Erfassung einer **eindeutigen Kommentarzeile** je Aktivität, da diese in der Abrechnung und im Widget “Aktivitätenübersicht” angezeigt wird.
Im **Kommentar** und den **Notizen** der Aktivitäten kann über das Kontextmenü (Rechtsklick) ein **Zeitstempel mit dem eigenen Benutzername** hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.
{% endhint %}
Die **gespeicherten Aktivitäten** werden **chronologisch** im unteren Bereich abgelegt.
#### Die Funktionen der Minisymbole in der Aktivitätserfassung und -verwaltung:
| Buttons | Bedeutung |
| ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
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Im Feld “Ansprechpartner”: – Direkterfassung eines Ansprechpartners in einem neuem Tab – Je nach hinterlegten Kontaktdaten zum ausgewählten Ansprechpartner, kann dieser angerufen bzw. per E-Mail angeschrieben werden. Bei als Favorit gekennzeichnete Kontaktdaten, werden nur diese aufgelistet – Mit dem Dropdown-Pfeil kann ein bereits angelegter Ansprechpartner ausgewählt werden
Zeit der Dauer stoppen für eine manuelle Zeiteingabe Zeit wieder starten Die Dauer wird über die eingegebene Endzeit berechnet
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| | Aktivität per Spracheingabe aufnehmen |
| | Kommentar mit Hilfe der KI erstellen. |
| | Aktivitätserfassung abbrechen (Alt+Shift+C) |
| | Aktivitätserfassung speichern (Alt+Shift+S) |
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Neben der gespeicherten Aktivität: – Aufgabe zur Aktivität anlegen, welche sich in einem neuen Tab öffnet – Aktivität duplizieren, welche in einem Pop-up-Fenster bearbeitet werden kann – Wenn im Ansprechpartner Kontaktinformationen hinterlegt sind, werden diese nach Typ (z. B. E-Mail, Telefon) sortiert aufgelistet. Favoriten sind dabei mit einem Stern gekennzeichnet. Mit Anwahl der z. B. E-Mail wird automatisch das E-Mail-Programm geöffnet und die E-Mail-Adresse übergeben.
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| | Aktivität bearbeiten |
| | Zusatzfelder zur Aktivität bearbeiten |
| | Interne Notiz zur Aktivität bearbeiten bzw. erfassen (Pop-up-Fenster). Ein grünes Symbol zeigt an, dass eine Notiz hinterlegt ist. |
| | Datei zur Aktivität hinzufügen. Eine grüne Büroklammer zeigt an, dass eine Datei hinterlegt ist. Durch das Anklicken dieser können verschiedene Dateitypen sowie auch E-Mails über das Auge-Symbol als Vorschau angezeigt werden. Hinzugefügte Dateien werden automatisch im [**DMS-Bereich**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/dms.md) abgelegt. |
| | Aktivität in einem Pop-up-Fenster öffnen |
| | Aktivität löschen |
### Reiter Zusatzfelder
In diesem Reiter werden die Zusatzfelder angezeigt, die unter [**Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Zusatzfelder) den Aktivitäten zugeordnet wurden.
### Reiter Übergeordnetes CRM-Objekt
In diesem Reiter wird das **CRM-Objekt** **(Adresse, Aufgabe, Deal** oder **Projekt)** zusammen mit dem entsprechenden Datensatz angezeigt, zu dem die Aktivität angelegt wurde.
Wird z. B. eine Aktivität, die zu einer Adresse angelegt wurde, nachträglich einer Aufgabe zugeordnet, so wird diese Aktivität unter der entsprechenden Aufgabe anstelle der Adresse aufgelistet.
{% hint style="info" %}
Nachdem ein **übergeordnetes CRM-Objekt**, z. B. eine Aufgabe, **abgeschlossen** wurde, können die Aktivitäten zu diesem in der Regel **nicht mehr bearbeitet** werden. Mit dem **Benutzerrecht “Aktivität zu geschlossenem CRM-Objekt bearbeiten”** können jedoch **Benutzer** und **Benutzergruppen** festgelegt werden, die dies weiterhin können. Die entsprechenden **Benutzerrollen** können unter [**Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Benutzerrollen) angelegt werden.
{% endhint %}
### Reiter Interne Notizen
In diesem Reiter können **interne Notizen** zur Aktivität erfasst werden. Neben den bekannten Werkzeugen kann der Text auch per Spracheingabe und mit Hilfe der KI erfolgen.
## E-Mail einer Aktivität zuordnen
In allen Bereichen, in denen Aktivitäten angelegt werden können, lassen sich E-Mails direkt mit diesen Aktivitäten verknüpfen. Das sorgt für eine zentrale, strukturierte Übersicht über den gesamten E-Mail-Verkehr und erleichtert die Nachverfolgung.
### Möglichkeiten zur Zuordnung
Es gibt zwei Wege, wie E-Mails einer Aktivität zugeordnet werden können:
* **Per Drag-and-Drop**
Ziehe die E-Mail direkt auf eine **bestehende** Aktivität.
* **Über die Büroklammer**
Wähle **innerhalb** einer Aktivität die Büroklammer, um eine E-Mail anzuhängen.
### E-Mail als neue Aktivität anlegen
Du kannst eine E-Mail auch **direkt** in der **Adresse** sowie in den **CRM-Bereichen** auf den **Button "+Aktivität"** ziehen. Dabei wird automatisch eine neue Aktivität erstellt, die die E-Mail enthält.
### Drag-and-Drop auf den Reiter Aktivitäten
Innerhalb einer Adresse kannst Du eine E-Mail auch einfach auf den **Reiter “Aktivitäten”** ziehen. Du musst Dich dafür nicht aktiv in diesem Reiter befinden. Es genügt, wenn Du beispielsweise im Reiter “Stammdaten” bist – die Aktivität wird trotzdem korrekt angelegt.
### Abfrage bei Drag-and-Drop von E-Mail
In den **Benutzereinstellungen**, im **Reiter** “**CRM/DMS**“, findest Du den Toggle **“Abfrage nach Drag & Drop von E-Mail auf ‘+Aktivität’**“.
**Funktion des Toggles**
Ist der Toggle aktiv, erscheint beim Ziehen einer E-Mail auf den **Button** “**+Aktivität**” oder den Reiter “**Aktivitäten**” ein Auswahlfenster mit folgenden Optionen:
* **Abbrechen:** Bricht den Vorgang ab.
* **E-Mail-Archivierung:** Legt die E-Mail als Aktivität vom Typ “E-Mail-Archivierung” ab. Speichert die E-Mail mit Datum und Uhrzeit als reine Dokumentation – ohne weitere Bearbeitung.
* **E-Mail-Bearbeitung:** Erstellt eine bearbeitbare Aktivität vom Typ “E-Mail-Bearbeitung”. Speichert die E-Mail mit Betreff und Zeitstempel – weitere Infos können ergänzt werden.
Ist der **Toggle deaktiviert**, wird die E-Mail automatisch als Aktivität vom Typ “E-Mail-Archivierung” angelegt. **Nach dem Anlegen** erscheint zunächst der Kommentar “**E-Mail analysieren**“. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, wird dieser durch den Betreff der E-Mail ersetzt.
In [**Einstellungen/CRM/Aktivitäten/Aktivitätstypen**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm-dms/aktivitaten.md#aktivitatstypen) kannst Du mit den **Toggles “Standard für E-Mail-Bearbeitung”, “Standard für E-Mail-Archivieren”** festlegen, welche Aktivitätstypen automatisch ausgewählt werden, wenn Du eine Aktivität über die E-Mail-Bearbeitung und -Archivierung anlegst.
{% hint style="info" %}
Im Menüpunkt **"Aktivitäten"** greift die Abfrage **nicht**, da hier keine automatische Zuordnung zur Adresse oder zum CRM-Objekt möglich ist.
{% endhint %}
### Weitere Tipps
* Wenn die Analyse länger dauert, hilft oft ein **Neuladen** der Seite.
* Bei **älteren E-Mails** richtet sich die Position der Aktivität nach dem E-Mail-Datum – sie erscheint weiter **unten in der chronologischen Liste**.
* Auch **ausgehende E-Mails** können per Drag-and-Drop in den Aktivitäten archiviert und gespeichert werden. Dies ermöglicht eine vollständige Dokumentation der Kommunikation, unabhängig davon, ob die E-Mails eingehend oder ausgehend sind.
* Der **Ansprechpartner** wird **automatisch aus der E-Mail** übernommen, vorausgesetzt, er ist in einer Adresse in VARIO als Ansprechpartner mit der entsprechenden E-Mail-Adresse angelegt und somit bekannt. Andernfalls bleibt das Feld “Ansprechpartner” in der Aktivität ungefüllt.
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