Aktivitäten

Erfahre im VARIO Cloud Handbuch, wie Du CRM-Aktivitäten erfasst, verwaltest und E-Mails, Notizen sowie Dateien gezielt zuordnest.

Die Aktivitätsverwaltung ist ein Tool für nahezu alle Bereiche im Unternehmen. Egal, ob es sich um Vertrieb, Marketing, Service, IT oder Buchhaltung handelt. Jeder Bereich kann seine Aktivitäten zu einem Kunden, einer Aufgabe, einem Deal oder einem Projekt erfassen. Dabei kann z. B. ein Kommentar, eine Datei, eine interne Notiz zur Aktivität erfasst werden oder eine E-Mail zur Aktivität archiviert werden. Die Dauer der Aktivität wird hierbei automatisch berechnet.

Über die Benutzerrechte unter Einstellungen/Allgemein/Benutzer kannst Du festlegen, ob Benutzer nur eigene oder auch fremde Aktivitäten einsehen und bearbeiten können. Nutze dafür die Rechte „Fremde Aktivitäten ändern“ und „Fremde Aktivitäten einsehen“.

Im Menüpunkt “Aktivitäten” unter CRM/DMS findest Du eine Übersicht aller Aktivitäten, die in VARIO Cloud erfasst wurden.

Über die Benutzerrechte in Einstellungen/Allgemein/Benutzer kannst Du bestimmen, ob Benutzer nur die eigene oder auch fremde Aktivitäten einsehen und bearbeiten können. Nutze dafür die Rechte "Fremde Aktivitäten ändern" bzw. "Fremde Aktivitäten einsehen".

Ansicht Liste oder Kalender (Beta)

Im Menüpunkt Aktivitäten wechselst Du oben rechts zwischen der Ansicht Liste und Kalender (Beta). Der Kalender zeigt erfasste und geplante Aktivitäten auf einer Zeitleiste, sodass Du Termine planen und Deine Zeiten im Überblick behalten kannst.

Element	Funktion
Monat, Woche, Tag	Wählt den angezeigten Zeitraum. Tasten M, W und D.
Pfeile und Heute	Blättert zum vorherigen oder nächsten Zeitraum bzw. springt zu heute. Tasten ←, → und T.
Benutzer, Benutzergruppen	Zeigt die Aktivitäten der ausgewählten Benutzer bzw. Gruppen.
Nur ich	Zeigt nur Deine eigenen Aktivitäten. Ist der Schalter aktiv, sind Benutzer und Benutzergruppen gesperrt.
Wochenende	Blendet Samstag und Sonntag ein oder aus (nicht in der Tagesansicht).
Typ / Person	Färbt die Einträge nach Abrechnungstyp oder nach Benutzer ein.
Kunde, Intern, Unklar, Geplant	Ein Klick blendet Aktivitäten dieses Abrechnungstyps aus oder wieder ein.

Daneben siehst Du die Summen des sichtbaren Zeitraums: Erfasst, Kundenzeit und Geplant. In der Monatsansicht öffnest Du mit einem Klick auf die Tageszahl oder auf + … weitere die Tagesansicht. Sind mindestens zwei Benutzer oder eine Gruppe ausgewählt, zeigt die Tagesansicht eine Spalte je Benutzer. Ein Klick auf eine Aktivität öffnet sie im Pop-up-Fenster.

Aktivität im Kalender planen

In der Wochen- und Tagesansicht ziehst Du mit der Maus einen Zeitraum auf; ein einfacher Klick legt eine Stunde an. In der Monatsansicht nutzt Du das Plus im Tag oder einen Doppelklick. Der Button "+Aktivität" oder die Taste N plant eine Stunde ab der nächsten vollen Stunde. In der Schnellerfassung trägst Du ein, was geplant ist, und legst Beginn, Ende (mindestens 15 Minuten), den Aktivitätstyp, das Feld Verknüpfen mit (Adresse, Aufgabe, Deal oder Projekt; ohne Auswahl gilt die eigene Firma) und den Ansprechpartner fest. Mit Enter legst Du die Aktivität an, mit Esc brichst Du ab; Mehr Optionen… öffnet das vollständige Formular. Im Kalender angelegte Aktivitäten haben den Abrechnungstyp Geplant.

Geplante Aktivitäten verschiebst Du per Ziehen, über die Unterkante änderst Du ihre Dauer. Erfasste Aktivitäten lassen sich im Kalender nicht verschieben. Überschneidet sich eine geplante Aktivität mit einer anderen geplanten Aktivität desselben Benutzers, wird sie markiert. Jede Änderung kannst Du über den Hinweis oder mit Strg+Z rückgängig machen.

Die gewählte Ansicht, die Filter und die Einfärbung werden nur in Deinem Browser gespeichert. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser gelten sie nicht.

Aktivitäten erfassen und verwalten

Um eine Aktivität zu erfassen, kannst Du z. B. auf den Button "+Aktivität" klicken.

Neue Aktivitäten lassen sich über viele Wege erstellen:

• per Rechtsklick und Anwahl von “+Aktivität” (aus dem Kontextmenü) – von jeder beliebigen Stelle aus! Dabei wird ein Pop-up geöffnet, welches im Titel das übergeordnete CRM-Objekt (Adresse, Aufgabe, Deal, Projekt) enthält.
• per Tastenkombination “Alt+Shift und +” – von jeder beliebigen Stelle aus!
• unter den Adressen im Reiter “Aktivitäten”
• unter den Aufgaben, Deals und Projekte im Reiter “Stammdaten”

Je nachdem über welchen Weg eine Aktivität angelegt wird, werden Felder wie z. B. der CRM-Objekttyp und/oder die Adresse direkt gefüllt.

Beim Anlegen einer Aktivität kannst Du eine der unter Einstellungen/CRM/DMS/Aktivitätstypen angelegten “Ansprechpartner” und “Aktivitätstypen” (z. B. E-Mail, Telefon, Kommentar) auswählen. Abrechenbare Aktivitätstypen werden im Menüpunkt “CRM/DMS/Abrechnung” abgerechnet. Bei der Auswahl eines Aktivitätstyps, der in den Einstellungen als nicht abrechenbar festgelegt ist, wird der Abrechnungstyp automatisch auf “Intern” gesetzt und ist nicht veränderbar.

Wird der Aktivitätstyp "Geplant" ausgewählt, ändern sich die Felder "Startzeit" und "Dauer" zu "Geplante Startzeit" und "Geplante Dauer", welche dann manuell eingetragen werden können.

Mit dem Toggle “Veröffentlicht” kannst Du festlegen, ob die Aktivität im Kundenportal veröffentlicht werden soll. Die Startzeit wird automatisch auf das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt und im Feld “Dauer” beginnt die Zeit zu laufen. Die Minisymbole bieten verschiedene Funktionen, die in der unteren Tabelle erklärt werden. In der Kommentarzeile steht ein Textfeld für Kommentare zur Verfügung. Über die Formatierungsleiste kann der Text wie gewünscht formatiert werden.

Ist unter Benutzereinstellungen → Arbeitsbereich im Bereich Benutzerparameter die Einstellung Automatische Veröffentlichung von "Aktivitäten" aktiv, ist der Toggle “Veröffentlicht” bei neuen Aktivitäten bereits eingeschaltet.

Benutzer im Kommentar erwähnen

Im Kommentarbereich kannst Du mit @ ein hinterlegten Benutzer erwähnen, z. B. @benutzer.name. Diese können durch das Einrichten der Abonnements für CRM-Objekte und Adressen benachrichtigt werden. Dafür wird das Event-Typ "in Kommentar erwähnt" benötigt.

Mit aktiviertem Toggle “Aufgabenstatus bei "Strg+Aktivität speichern" übernehmen und veröffentlichen” unter Benutzereinstellungen → Arbeitsbereich → Zusätzliche Einstellungen wählst Du zusätzlich einen Aufgabenstatus. Speicherst Du dann eine Aktivität in einer Aufgabe mit gedrückter Strg-Taste, wird die Aktivität veröffentlicht und die Aufgabe mit dem gewählten Aufgabenstatus gespeichert und ebenfalls veröffentlicht. Die Aufgabe darf sich dabei nicht im Bearbeitungsmodus befinden.

Hat die Aufgabe Tags, öffnet sich vorher der Dialog Tags bearbeiten. Dort entfernst Du z. B. Tags, die nach dem Statuswechsel nicht mehr passen, und bestätigst mit OK. Schließt Du den Dialog ohne OK, wird die Aufgabe mit unveränderten Tags gespeichert.

Tipps zur Verfassung von Aktivitäten

Wir empfehlen die Erfassung einer eindeutigen Kommentarzeile je Aktivität, da diese in der Abrechnung und im Widget “Aktivitätenübersicht” angezeigt wird.

Im Kommentar und den Notizen der Aktivitäten kann über das Kontextmenü (Rechtsklick) ein Zeitstempel mit dem eigenen Benutzername hinzugefügt werden. Dadurch können nachträgliche Änderungen besser nachvollzogen werden.

Die gespeicherten Aktivitäten werden chronologisch im unteren Bereich abgelegt.

Die Funktionen der Minisymbole in der Aktivitätserfassung und -verwaltung:

Buttons	Bedeutung
	Im Feld “Ansprechpartner”: – Direkterfassung eines Ansprechpartners in einem neuem Tab – Je nach hinterlegten Kontaktdaten zum ausgewählten Ansprechpartner, kann dieser angerufen bzw. per E-Mail angeschrieben werden. Bei als Favorit gekennzeichnete Kontaktdaten, werden nur diese aufgelistet – Mit dem Dropdown-Pfeil kann ein bereits angelegter Ansprechpartner ausgewählt werden
/	Zeit der Dauer stoppen für eine manuelle Zeiteingabe Zeit wieder starten Die Dauer wird über die eingegebene Endzeit berechnet
	Aktivität per Spracheingabe aufnehmen
	Kommentar mit Hilfe der KI erstellen.
	Aktivitätserfassung abbrechen (Alt+Shift+C)
	Aktivitätserfassung speichern (Alt+Shift+S)
	Neben der gespeicherten Aktivität: – Aufgabe zur Aktivität anlegen, welche sich in einem neuen Tab öffnet – Aktivität duplizieren, welche in einem Pop-up-Fenster bearbeitet werden kann – Wenn im Ansprechpartner Kontaktinformationen hinterlegt sind, werden diese nach Typ (z. B. E-Mail, Telefon) sortiert aufgelistet. Favoriten sind dabei mit einem Stern gekennzeichnet. Mit Anwahl der z. B. E-Mail wird automatisch das E-Mail-Programm geöffnet und die E-Mail-Adresse übergeben.
	Aktivität bearbeiten
	Zusatzfelder zur Aktivität bearbeiten
	Interne Notiz zur Aktivität bearbeiten bzw. erfassen (Pop-up-Fenster). Ein grünes Symbol zeigt an, dass eine Notiz hinterlegt ist.
	Datei zur Aktivität hinzufügen. Eine grüne Büroklammer zeigt an, dass eine Datei hinterlegt ist. Durch das Anklicken dieser können verschiedene Dateitypen sowie auch E-Mails über das Auge-Symbol als Vorschau angezeigt werden. Hinzugefügte Dateien werden automatisch im DMS-Bereich abgelegt.
	Aktivität in einem Pop-up-Fenster öffnen
	Aktivität löschen

Reiter Zusatzfelder

In diesem Reiter werden die Zusatzfelder angezeigt, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder den Aktivitäten zugeordnet wurden.

Reiter Übergeordnetes CRM-Objekt

In diesem Reiter wird das CRM-Objekt (Adresse, Aufgabe, Deal oder Projekt) zusammen mit dem entsprechenden Datensatz angezeigt, zu dem die Aktivität angelegt wurde.

Wird z. B. eine Aktivität, die zu einer Adresse angelegt wurde, nachträglich einer Aufgabe zugeordnet, so wird diese Aktivität unter der entsprechenden Aufgabe anstelle der Adresse aufgelistet.

Nachdem ein übergeordnetes CRM-Objekt, z. B. eine Aufgabe, abgeschlossen wurde, können die Aktivitäten zu diesem in der Regel nicht mehr bearbeitet werden. Mit dem Benutzerrecht “Aktivität zu geschlossenem CRM-Objekt bearbeiten” können jedoch Benutzer und Benutzergruppen festgelegt werden, die dies weiterhin können. Die entsprechenden Benutzerrollen können unter Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen angelegt werden.

Reiter Interne Notizen

In diesem Reiter können interne Notizen zur Aktivität erfasst werden. Neben den bekannten Werkzeugen kann der Text auch per Spracheingabe und mit Hilfe der KI erfolgen.

E-Mail einer Aktivität zuordnen

In allen Bereichen, in denen Aktivitäten angelegt werden können, lassen sich E-Mails direkt mit diesen Aktivitäten verknüpfen. Das sorgt für eine zentrale, strukturierte Übersicht über den gesamten E-Mail-Verkehr und erleichtert die Nachverfolgung.

Möglichkeiten zur Zuordnung

Es gibt zwei Wege, wie E-Mails einer Aktivität zugeordnet werden können:

• Per Drag-and-Drop

  Ziehe die E-Mail direkt auf eine bestehende Aktivität.
• Über die Büroklammer

  Wähle innerhalb einer Aktivität die Büroklammer, um eine E-Mail anzuhängen.

E-Mail als neue Aktivität anlegen

Du kannst eine E-Mail auch direkt in der Adresse sowie in den CRM-Bereichen auf den Button "+Aktivität" ziehen. Dabei wird automatisch eine neue Aktivität erstellt, die die E-Mail enthält.

Drag-and-Drop auf den Reiter Aktivitäten

Innerhalb einer Adresse kannst Du eine E-Mail auch einfach auf den Reiter “Aktivitäten” ziehen. Du musst Dich dafür nicht aktiv in diesem Reiter befinden. Es genügt, wenn Du beispielsweise im Reiter “Stammdaten” bist – die Aktivität wird trotzdem korrekt angelegt.

Abfrage bei Drag-and-Drop von E-Mail

In den Benutzereinstellungen → Arbeitsbereich findest Du im Bereich Benutzerparameter den Toggle “Abfrage nach Drag & Drop von E-Mail auf "+Aktivität"”.

Funktion des Toggles

Ist der Toggle aktiv, erscheint beim Ziehen einer E-Mail auf den Button “+Aktivität” oder den Reiter “Aktivitäten” ein Auswahlfenster mit folgenden Optionen:

• Abbrechen: Bricht den Vorgang ab.
• E-Mail-Archivierung: Legt die E-Mail als Aktivität vom Typ “E-Mail-Archivierung” ab. Speichert die E-Mail mit Datum und Uhrzeit als reine Dokumentation – ohne weitere Bearbeitung.
• E-Mail-Bearbeitung: Erstellt eine bearbeitbare Aktivität vom Typ “E-Mail-Bearbeitung”. Speichert die E-Mail mit Betreff und Zeitstempel – weitere Infos können ergänzt werden.

Ist der Toggle deaktiviert, wird die E-Mail automatisch als Aktivität vom Typ “E-Mail-Archivierung” angelegt. Nach dem Anlegen erscheint zunächst der Kommentar “E-Mail analysieren“. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, wird dieser durch den Betreff der E-Mail ersetzt.

In Einstellungen/CRM/Aktivitäten/Aktivitätstypen kannst Du mit den Toggles “Standard für E-Mail-Bearbeitung”, “Standard für E-Mail-Archivieren” festlegen, welche Aktivitätstypen automatisch ausgewählt werden, wenn Du eine Aktivität über die E-Mail-Bearbeitung und -Archivierung anlegst.

Im Menüpunkt "Aktivitäten" greift die Abfrage nicht, da hier keine automatische Zuordnung zur Adresse oder zum CRM-Objekt möglich ist.

Weitere Tipps

• Wenn die Analyse länger dauert, hilft oft ein Neuladen der Seite.
• Bei älteren E-Mails richtet sich die Position der Aktivität nach dem E-Mail-Datum – sie erscheint weiter unten in der chronologischen Liste.
• Auch ausgehende E-Mails können per Drag-and-Drop in den Aktivitäten archiviert und gespeichert werden. Dies ermöglicht eine vollständige Dokumentation der Kommunikation, unabhängig davon, ob die E-Mails eingehend oder ausgehend sind.
• Der Ansprechpartner wird automatisch aus der E-Mail übernommen, vorausgesetzt, er ist in einer Adresse in VARIO als Ansprechpartner mit der entsprechenden E-Mail-Adresse angelegt und somit bekannt. Andernfalls bleibt das Feld “Ansprechpartner” in der Aktivität ungefüllt.