Abrechnung von Aufgaben und Aktivitäten

Die Abrechnung von Aufgaben und Aktivitäten ist ein zentraler Bestandteil des Projekt- und Aufgabenmanagements in VARIO Cloud. Sie bietet flexible Möglichkeiten, um einzelne Aufgaben oder mehrere Aufgaben eines Projekts effizient abzurechnen.

Abhängig vom Status und den Abrechnungsregeln können Aufgaben direkt abgerechnet, in Sammelrechnungen zusammengefasst oder über abhängige Aufträge verarbeitet werden. Besondere Funktionen stehen für die Abrechnung von Unteraufgaben mit Abhängigkeiten oder die Nutzung von Abrechnungsstapeln zur Verfügung.

Diese Optionen gewährleisten eine transparente und anpassbare Abrechnung, die den individuellen Anforderungen Deines Unternehmens gerecht wird.

Im Menüpunkt 750 CRM/DMS -> Abrechnung, gelangst Du zur Übersicht aller abrechenbaren Aufgaben und Aktivitäten:

Im Folgenden erklären wir Dir Schritt für Schritt, welche Voraussetzungen für die Aufgaben- und Aktivitätsabrechnung erforderlich sind und welche Möglichkeiten Du hast, hieraus Rechnungen zu erstellen.

Voraussetzungen für die Abrechnung

Damit Du Aufgaben und Aktivitäten abrechnen kannst, müssen einige grundlegende Einstellungen vorgenommen werden.

Aktivitätstypen anlegen

Aktivitätstypen sind erforderlich, um Aktivitäten abzurechnen. Du kannst sie unter Einstellungen -> CRM/DMS -> Aktivitäten anlegen.

So legst Du einen neuen Aktivitätstyp an:

1. Navigiere zu Einstellungen -> CRM/DMS -> Aktivitäten.

2. Klicke auf + Aktivitätstyp.

3. Gib die erforderlichen Angaben ein (z. B. Bezeichnung, Beschreibung).

4. Wähle die möglichen CRM-Typen aus, in welchen dieser Aktivitätstyp Verwendung finden soll

5. Speichere die Einstellungen mit Anlegen.

Abrechnungsregeln für Aktivitäten hinterlegen

Damit Aktivitäten abgerechnet werden können, müssen Abrechnungsregeln definiert werden. Dies erfolgt unter Einstellungen -> CRM/DMS -> Aktivitäten.

Wichtige Felder:

• Aktivitätstyp: Definiert die Art der Aktivität (z. B. Telefonat, Meeting).

• Abrechnungsartikel: Verknüpft den Aktivitätstyp mit einem abrechenbaren Artikel.

• Benutzer/Bereich: Optional können bestimmte Benutzer oder Gruppen festgelegt werden, für die diese Abrechnungsregel gilt.

Du kannst hier beispielsweise den Aktivitätstyp „Telefon“ sowie den Dienstleistungsartikel „Dienstleistung“ auswählen. Mit einem Klick auf die Lupe werden dir alle Artikel der Artikelart „Dienstleistung“ zur Auswahl angezeigt. Optional kannst Du spezifische Benutzer oder Benutzergruppen zuweisen, für die dieser Aktivitätstyp oder Abrechnungsartikel bei der Abrechnung verwendet werden soll. Abschließend schließt Du den Vorgang mit einem Klick auf den Button „Anlegen“ ab.

Beispiel: Ein Aktivitätstyp “Telefonat” kann mit dem Artikel “Beratungsleistung” verknüpft werden. So wird jede erfasste Aktivität dieses Typs automatisch einer Abrechnungsregel zugeordnet.

Aufgabentypen und -status anlegen

Auch für Aufgaben sind bestimmte Einstellungen erforderlich.

• Aufgabentypen definierst Du unter Einstellungen -> CRM/DMS -> Aufgaben.

• Aufgabenstatus bestimmst Du ebenfalls dort. Wichtige Status sind:

  • Startstatus: Definiert, wann eine Aufgabe beginnt.

  • Bereit zur Abrechnung: Voraussetzung, damit eine Aufgabe abgerechnet werden kann.

  • Endstatus: Kennzeichnet abgeschlossene Aufgaben.

Möglichkeiten der Abrechnung

Es gibt verschiedene Wege, Aufgaben und Aktivitäten abzurechnen.

Einzelabrechnung innerhalb der Aufgabe

Eine einzelne Aufgabe im Menüpunkt 720 kann direkt abgerechnet werden, wenn sie den Status „Bereit zur Abrechnung“ hat.

So geht’s:

1. Wähle die abzurechnende Aufgabe in der Übersicht aus.

2. Klicke auf den Button Abrechnung oben in der Symbolleiste.

3. Bestätige die Abfrage und klicke auf Anlegen.

4. Die Rechnung wird erstellt und in der Kommunikationszentrale angezeigt.

Die erstellte Lieferschein/Rechnung wird auch in der Aufgabe im Bereich Abhängigkeiten angezeigt und kann direkt aus der Aufgabe heraus geöffnet werden.

Die einzelnen Aktivitäten sind mit dem jeweiligen Bearbeiter, dem Aktivitätstext und der Dauer entsprechend des der Aktivitätsart hinterlegten Abrechnungsartikels aufgelistet.

Abrechnung über einen abhängigen Auftrag

Falls eine Aufgabe mit einem Auftrag verknüpft ist, wird die Abrechnung über diesen Auftrag abgewickelt. Bei Klick auf den Button Abrechnung oben in der Symbolleiste kann hierfür folgender Toggle aktiviert werden:

• Der Auftrag wird in eine Lieferschein/Rechnung übernommen.

• Die zugehörigen Aktivitäten werden als “abgerechnet” markiert, erscheinen aber nicht als Position auf dem Beleg.

Abrechnung über den Abrechnungsstapel

Falls viele Aufgaben gleichzeitig abgerechnet werden sollen, kannst Du den Aufgaben-Abrechnungs-Stapel nutzen.

So geht’s:

1. Navigiere zu CRM/DMS -> Abrechnung (750).

2. Öffne den Reiter Aufgaben.

3. Wähle die gewünschten Aufgaben aus und starte den Abrechnungslauf.

Unabhängig davon, ob Du Aufgaben abrechnen möchtest, die beispielsweise abhängige Aufträge oder Verknüpfungen besitzen, können nur Aufgaben abgerechnet werden, die den Status „Bereit zur Abrechnung“ aufweisen. Dies ist außerdem die Voraussetzung dafür, dass diese im Menüpunkt 750 sichtbar sind.

Im Dialogfeld wirst Du gefragt, ob Du die ausgewählten Datensätze einbeziehen oder ignorieren möchtest. Diese Funktion gibt dir zusätzliche Flexibilität bei der Abrechnung. Mit einem Klick auf Anlegen startest Du den Abrechnungslauf und rechnest die Aufgaben ab.

Darüber hinaus können pro Adresse mehrere Aufgaben, die beispielsweise einem Projekt zugeordnet sind, in Sammelrechnungen abgerechnet werden. Wie bereits erwähnt ist eine Mehrfachauswahl möglich, alle abrechenbaren Aufgaben des Projekts gemeinsam abzurechnen. Dies ist besonders nützlich, wenn Du größere Projekte verwaltest und Aufgaben gebündelt fakturieren möchtest.

Mit diesen flexiblen Optionen kannst Du die Abrechnung deiner Aufgaben effizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen, sei es durch Einzelabrechnung, Sammelrechnungen oder durch Berücksichtigung von Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts.

Abrechnung von Unteraufgaben

Falls eine Aufgabe mit einer Unteraufgabe verknüpft ist, hängt die Abrechnung von der festgelegten Abrechnungsart in der Aufgabe ab:

Abrechnungsart	Bedeutung
Nur Komplett	Die gesamte Aufgabe wird geschlossen abgerechnet.
Aktivitäten dürfen einzeln abgerechnet werden	Die Aktivitäten können zwischenabgerechnet werden.
Nur mit übergeordneter Aufgabe abrechnen	Unteraufgaben werden nur zusammen mit der Hauptaufgabe abgerechnet.

Falls eine Unteraufgabe mit “ Nur mit übergeordneter Aufgabe” gekennzeichnet ist, erfolgt die Abrechnung immer automatisch mit der Hauptaufgabe.

Untergeordnete Aufgabe

Existiert zu einer Aufgabe eine untergeordnete Aufgabe, kannst Du diese gemeinsam mit der übergeordneten Aufgabe abrechnen.

Übergeordnete Aufgabe

Existiert zu einer Aufgabe eine übergeordnete Aufgabe, kannst Du diese gemeinsam mit der untergeordneten Aufgabe abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass die Abrechnungsart „Nur mit übergeordneter Aufgabe abrechnen“ ausgewählt wurde, wie oben bereits erwähnt.

Abrechnung von Aktivitäten

Für die Abrechnung von Aktivitäten gelten ähnliche Prinzipien wie für Aufgaben.

Voraussetzungen

• Aktivitätstyp muss als abrechenbar gekennzeichnet sein.

• Abrechnungsregeln müssen hinterlegt sein.

• Ein Dienstleistungsartikel muss zugewiesen sein.

Durchführung der Abrechnung

1. Wechsle zu CRM/DMS -> Abrechnung (750).

2. Öffne den Reiter Aktivitäten.

3. Wähle die Aktivitäten aus und starte die Abrechnung.

4. Die erstellten Rechnungen werden in der Kommunikationszentrale angezeigt.

Nach erfolgtem Abrechnungsdurchlauf erhältst Du in der Kommunikationszentrale eine Benachrichtigung mit Informationen über die erstellten Rechnungen, die Du über das verlinkte Protokoll direkt öffnen kannst:

Abgerechnete Aktivitäten können grundsätzlich nicht mehr bearbeitet werden. Mit dem Benutzerrecht “Bereits abgerechnete Aktivitäten bearbeiten” können jedoch bestimmte Benutzer und Benutzergruppen festgelegt werden, die interne Aktivitäten auch nach der Abrechnung noch bearbeiten können. Die entsprechenden Benutzerrollen können unter Einstellungen/Allgemein/Benutzer, Gruppen & Rollen angelegt werden.

Eine detaillierte Anleitung zu Kontingentartikeln und deren Abrechnung findest Du auf der entsprechenden Artikelseite.

FAQ

Was passiert, wenn eine Aufgabe nicht “Bereit zur Abrechnung” ist?

Sie wird nicht zur Abrechnung vorgeschlagen. Prüfe den Aufgabenstatus.

Kann ich mehrere Aufgaben zu einer Rechnung zusammenfassen?

Ja, über den Abrechnungsstapel kannst Du eine Sammelabrechnung durchführen.

Gibt es eine Möglichkeit, Abrechnungen rückgängig zu machen?

Eine gelöschte Rechnung hebt die Abrechnung der zugrunde liegenden Aufgabe auf.

Was tun, wenn eine Abrechnung nicht korrekt ist?

Prüfe die Abrechnungsregeln und stelle sicher, dass alle Zuordnungen korrekt sind.