Artikelarten in VARIO Cloud

Ob produzierendes Gewerbe, Großhandel oder E-Commerce – die Auswahl der richtigen Artikelart ist entscheidend für eine effiziente Lagerführung, korrekte Belegerstellung und eine zuverlässige Buchhaltung. In dieser Anleitung lernst Du die verschiedenen Artikelarten in VARIO Cloud kennen und erfährst, wie Du sie optimal für Dein Unternehmen einsetzt.

In der Artikelverwaltung von VARIO Cloud, können sowohl physische Produkte als auch Dienstleistungen strukturiert abgebildet werden. Dabei ist die Wahl der passenden Artikelart – z.B. bestandsgeführt, bestandslos oder Dienstleistung – die Grundlage für korrekte Prozesse in Einkauf, Verkauf und im Lager.

Bestandsgeführte Artikel

Bestandsgeführte Artikel sind Artikel, deren Lagerbestand in VARIO Cloud automatisch erfasst, geführt und bewertet wird. Diese Artikelart eignet sich für physische Produkte, die gelagert, verkauft oder produziert werden.

Eigenschaften

• Lagerbestand wird fortlaufend mitgeführt
• Zugänge und Abgänge beeinflussen den verfügbaren Bestand
• Möglichkeit zur Inventur und Bewertung (z. B. nach Durchschnittspreis oder FiFo)
• Buchungen erfolgen bei Warenein- und -ausgang automatisch
• Unterstützt Serien- oder Chargennummern, falls erforderlich

Gebindeartikel

Beim Anlegen eines neuen bestandsgeführten Artikels findest Du das Feld „Gebindeschema“. Dieses Feld ist nur sichtbar, solange Du noch keine Mengeneinheit ausgewählt hast. Hier kannst Du für Deinen neuen Artikel ein Gebindeschema auswählen, das Du zuvor unter Einstellungen/Artikel/Gebinde angelegt hast. Weitere Informationen zur Anlage eines Gebindeschemas findest Du hier.

Nachdem Du ein Gebindeschema für Deinen Artikel ausgewählt hast, erscheint die Option „Basis für Gebinde“. Wenn Du diese aktivierst, erhalten alle zugeordneten Gebinde dieselbe Artikelnummer, jedoch mit unterschiedlichen Mengeneinheiten. Die Mengeneinheit entspricht dabei der Gebindeeinheit aus dem Gebindeschema. Zur Veranschaulichung folgt ein Beispiel.

In den Einstellungen habe wir beispielsweise folgendes Gebindeschema angelegt:

Bei der Neuanlage meines Artikels Wasser haben wir das zuvor angelegte Gebindeschema ausgewählt und die Option „Basis für Gebinde“ aktiviert. Dadurch erhalten alle zugeordneten Gebinde, Kasten und Palette, die gleiche Artikelnummer, jedoch mit den entsprechenden Mengeneinheiten aus dem Gebindeschema.

Im markierten oberen Bereich der Stammdaten werden Dir alle zu diesem Artikel angelegten Gebinde angezeigt. Hier kannst Du zwischen den Stammdaten der einzelnen Gebinde wechseln. Die Mengeneinheit entspricht dabei jeweils dem definierten Gebinde.

Wenn Du die Option „Basis für Gebinde“ nicht aktiviert hast, erhält jedes Gebinde eine eigene Artikelnummer.

Gebindeschema eines bestehendes Artikels ändern

Um das Gebindeschema eines Artikels zu ändern, gehe wie folgt vor:

1. Gehe in einem geöffneten Artikel auf das Symbol  unter der Artikelbeschreibung. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem die Mengenverhältnisse definiert werden können.

2. Mit der Option “+Mengenverhältnis” kannst Du ein weiteres Mengenverhältnis hinzufügen.

3. Gib die Gebinde- sowie Basiseinheit und der Faktor zu den gewünschten Mengenverhältnissen an.

• Über den Mülleimer kann ein erstelltes Verhältnis auch wieder gelöscht werden.

4. Durch Klicken auf ‘Speichern‘ wird das Gebindeschema für den Artikel übernommen.

Gebinde zusammenführen u. auflösen

Gebinde können zu größeren Gebindeeinheiten zusammengeführt und in kleinere Gebindeeinheiten aufgelöst werden.

1. Wähle im Kontextmenü eines geöffneten Gebindeartikels die Option .

2. Klicke im Reiter “Lager” auf die Aktion “Gebinde auflösen” oder “Gebinde zusammenführen”.

3. Im neuen Fenster kannst Du unter “Gebinde” das Gebinde auswählen, das Du auflösen oder zusammenführen möchtest, sowie das Lager und die Menge, in der es aufgelöst bzw. zusammengeführt werden soll. Unter “Vorschau” wird Dir das Endergebnis angezeigt.

4. Mit “Gebinde auflösen” bzw. “Gebinde zusammenführen” wird die Aktion abgeschlossen.

Gebinde kopieren

Beim Duplizieren eines Gebindeartikels kannst Du auch das Gebindeschema mitkopieren.

1. Gehe in einem geöffneten Artikel auf die Option  aus dem Kontextmenü.
2. Klicke auf die Aktion “Artikel duplizieren”.
3. Wähle im Bereich “Zu kopierender Artikel” die Gebinde des Gebindeschemas aus, die Du mit duplizieren möchtest. Dabei kannst Du jeweils eine neue Artikelnummer vergeben, wenn die manuelle Vergabe aktiviert ist.

Gebinde in ein Beleg einfügen

Beim Einfügen in einen Beleg können Gebinde mit gleicher Artikelnummer anhand der Mengeneinheit unterschieden werden.

Seriennummern und Chargen

In VARIO Cloud kannst Du Artikel so verwalten, dass ihnen Seriennummern oder Chargennummern zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit – vom Wareneingang bis zum Verkauf. Die jeweilige Verwaltung erfolgt abhängig vom Serientyp, der einem Artikel zugeordnet ist.

Serientypen im Überblick

Serientyp	Beschreibung
Keine Seriennummer	Es wird keine Seriennummer oder Charge verwaltet.
Seriennummer	Jeder Bestandsposten erhält eine eindeutige Seriennummer.
Doppelte Seriennummer	Zwei Seriennummern je Bestand werden verwaltet.
Charge	Artikel werden in Chargen zusammengefasst und gemeinsam gekennzeichnet.

Serientyp: Keine Seriennummer

Dieser Typ ist die Standardeinstellung. Es erfolgt keine serien- oder chargenbezogene Nachverfolgung.

• In Belegen wird der Reiter Seriennummer ausgeblendet.
• Im Lager werden keine Seriennummern-Bestände gespeichert.

Serientyp: Seriennummer

Ein Seriennummernartikel ist ein Artikel, der während der Produktion oder beim Wareneingang mit einer individuellen Seriennummer versehen wird. Jede Seriennummer ist eindeutig und ermöglicht die Nachverfolgung eines bestimmten Exemplars eines Artikels über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Herstellung über den Verkauf bis hin zur Nutzung oder möglichen Rückgabe. Beispiele: Elektronikgeräte, Fahrzeuge oder hochwertige Maschinen.

Wird dieser Typ aktiviert, musst Du zusätzlich folgende Einstellungen festlegen:

Serientyp: Doppelte Seriennummer

Bei Artikeln mit doppelter Seriennummer werden zwei voneinander unabhängige Seriennummern verwaltet (z. B. IMEI- und Seriennummer bei Mobilgeräten).

Serientyp: Charge

Ein Chargenartikel hingegen wird nicht einzeln, sondern in einer Gruppe (Charge) identifiziert. Eine Charge umfasst Artikel, die unter denselben Bedingungen (z. B. Produktion, Lieferant oder Zeitpunkt) hergestellt oder geliefert wurden. Sie ist besonders relevant, wenn Produkte mit spezifischen Eigenschaften oder begrenzter Haltbarkeit nachverfolgt werden müssen. Beispiele: Lebensmittel, oder chemische Produkte.

Auszeichnungsart der Seriennummer

Option	Beschreibung
Manuell	Die Seriennummer muss beim Wareneingang oder Einkauf händisch eingetragen.
Automatisch bei Bestellung	Seriennummer wird beim Speichern der Bestellung automatisch vergeben.
Automatisch bei Wareneingang	Seriennummer wird beim Wareneingang automatisch vergeben.

Die automatische Nummernvergabe erfolgt standardmäßig über den globalen Zählerkreis, den Du im Menüpunkt Einstellungen/Allgemein/Zählerkreise/Seriennummer konfigurieren kannst.

Wenn Du für einen Artikel einen eigenen Zählerkreis nutzen möchtest, kannst Du diesen direkt im Artikel unter Seriennummern/Chargen definieren.

Verfalls-/Haltbarkeitsdatum

Option	Beschreibung
Kein Datum	Seriennummer ist ohne Haltbarkeitsbezug gültig.
MHD	Mindesthaltbarkeitsdatum – definiert, bis wann der Artikel problemlos nutzbar ist.
Verfallsdatum	Gibt an, bis wann der Artikel verwendet werden darf (z. B. bei Medizinprodukten).

Unterschiede Seriennummer vs. Charge

Merkmal	Seriennummer	Charge
Verwaltung	Einzeln je Artikelbestand	Gruppenweise für gleiche Artikel
Nachverfolgbarkeit	Bis auf Einzelebene	Bis zur Chargenebene
Typische Anwendung	Technikprodukte, Fahrzeuge, Maschinen	Lebensmittel, Kosmetik, Chemie
Kombination mit Datum	MHD/Verfallsdatum möglich	MHD/Verfallsdatum möglich

Artikel mit Serientyp anlegen

Beim Anlegen eines neuen bestandsgeführten Artikels findest Du das Feld Serientyp. Dieses ist im Standard mit der Option „Keine Seriennummer“ vorbelegt. Hier wählst Du aus, ob der Artikel ohne, mit Seriennummer, doppelter Seriennummer oder mit Charge verwaltet wird.

Nach dem Speichern findest Du im Reiter Stammdaten → Seriennummern/Chargen weitere Einstellmöglichkeiten im Bereich Seriennummern/Chargen:

• Auszeichnungsart (manuell oder automatisch)
• Zählerkreis (global oder individuell)
• Art des S/N-/Chargen-Datums
• Bei individuellem Zählerkreis: Vergabeverfahren, Länge, Auffüllzeichen und Startwert

Wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, kann der Artikel wie gewohnt im Lager geführt und in Belegen verwendet werden.

Seriennummern in Belegen

Einkaufsbelege

Beim Erfassen eines Wareneingangs (z. B. Eingangslieferschein) musst Du für Seriennummernartikel im Reiter Seriennummer der Detailansicht der Belegposition mindestens eine Seriennummer zuweisen:

• Über die Lupe kannst Du bestehende Seriennummern einsehen.
• Im Feld Notiz kannst Du Zusatzinformationen hinterlegen (z. B. Lieferant, Besonderheiten), die auch in der Bestandsübersicht sichtbar sind.

Für doppelte Seriennummern werden zwei Eingabefelder angezeigt.

Verkaufsbelege

Beim Erfassen eines Ausgangsbelegs (z. B. Lieferschein) muss ebenfalls im Reiter Seriennummer der Detailansicht jeweiligen Belegposition eine Seriennummer ausgewählt werden.

• Die Auswahl erfolgt über die Lupe aus dem Lagerbestand.
• Wird ein Beleg gespeichert, ohne alle Seriennummern erfasst zu haben, wirst Du zur Nachbearbeitung aufgefordert.

Nach erfolgreicher Vergabe werden die Seriennummern im Lager verbucht und sind im Artikel im Reiter Bestände entsprechend reserviert bzw. ausgebucht.

SNR/Chargen im Auftrag reservieren

Du hast die Möglichkeit, bereits im Auftrag Seriennummern oder Chargen zu hinterlegen – noch bevor der Auftrag in einen Lieferschein überführt wird. Dadurch werden die zugewiesenen Nummern exklusiv für diesen Auftrag reserviert und stehen in anderen Aufträgen oder Lieferscheinen nicht mehr zur Verfügung.

Älteste SNR/Chargen in Picklisten automatisch bevorzugen

Unter Einstellungen/Lager/Picklisten im Bereich “Erstellung” findest Du die Option “Für S/N u. Charge mit Verfallsdatum/MHD: älteste S/N o. Charge in Pickliste vorgeben”.

Diese Option sorgt dafür, dass bei der Erstellung von Picklisten automatisch die älteste verfügbare Seriennummer oder Charge mit Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) bzw. Verfallsdatum vorgeschlagen wird. Aktivierst Du die Einstellung, priorisiert VARIO Cloud bei der Zuweisung die Bestände mit dem frühesten Verfallsdatum – unabhängig vom Einlagerungszeitpunkt.

Das ist besonders hilfreich für Waren mit Haltbarkeitsgrenzen (z. B. Lebensmittel, Pharmazeutika), da so automatisch nach dem FIFO-Prinzip (First In – First Out) bzw. FEFO-Prinzip (First Expired – First Out) kommissioniert wird. Damit unterstützt die Funktion eine bessere Lagerumschlaglogik und minimiert das Risiko von Verfall oder Abschreibung.

Seriennummernhistorie

In der Seriennummernhistorie erhältst Du eine vollständige Übersicht über alle in Deiner Installation erfassten Seriennummern. Du kannst bestehende Einträge korrigieren (z. B. bei Scanner-Fehlern oder falscher MHD-Eingabe) und nachvollziehen, wann und über welche Belege eine Seriennummer/Charge eingelagert oder ausgeliefert wurde.

Mehr zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Seriennummern findest Du auf unserer Handbuchseite.

Bestandslose Artikel

Bestandslose Artikel sind Artikel, die nicht physisch im Lager geführt werden. Sie eignen sich für Produkte, die zwar im System verkauft oder berechnet werden sollen, aber keinen Lagerbestand benötigen.

Eigenschaften

• Kein Lagerbestand, keine Lagerbuchungen
• Werden z. B. bei der FiBu-Übergabe wie normale Artikel behandelt
• Können in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verwendet werden
• Keine Inventur oder Bestandsbewertung möglich

Verkaufs-Sets & Jumboartikel

Verkaufs-Sets

Ein Verkaufs-Set besteht aus einzelnen Komponenten die immer zusammen verkauft werden.

Ein Verkaufs-Set hat keinen eigenen Bestand, sondern der Bestand eines Verkaufs-Sets wird bestimmt vom Bestand der Komponenten des Verkaufs-Sets.

Jumboartikel

Einem Jumboartikel müssen auch Komponenten, hinzugefügt werden, ähnlich wie bei eines Verkaufs-Sets. Beim Erfassen eines Jumboartikels in einem Beleg, werden dort aber die einzelnen Komponenten als Positionen aufgelistet und nicht der Jumboartikel selbst. Beim Einfügen in den Beleg wird der Jumboartikel aufgelöst bzw. die enthaltenen Artikel werden statt dem Jumboartikel in den Beleg geladen.

Ein Jumboartikel kann genutzt werden, um mehrere Artikel zusammenzufassen, welche oft zusammen gekauft werden. Zum Beispiel ein Jumboartikel Füllerset – dieser Jumboartikel könnte einen Füller, Tintenpatronen und ein Mäppchen enthalten. Sollte dann eine dieser Komponenten nicht benötigt werden, kann diese nach dem Einfügen des Jumboartikels aus dem Beleg gelöscht werden.

Dienstleistungsartikel

Dienstleistungen sind eine spezielle Form von bestandslosen Artikeln. Sie dienen zur Abbildung von Arbeitszeiten, Beratungsleistungen oder anderen nicht-physischen Leistungen.

Eigenschaften

• Immer bestandslos (keine Lagerführung)
• Können mit Beschreibungstexten und Zeitwerten versehen werden
• Eignen sich für Einzel- und Pauschalabrechnungen
• Können in Projekten, Aufträgen und Rechnungen eingesetzt werden

Kontingentartikel

Ein Kontingentartikel ist ein Produkt oder eine Dienstleistung mit einem festgelegten Nutzungslimit. Das bedeutet, dass der Artikel nur in einer bestimmten Anzahl oder innerhalb eines definierten Zeitraums genutzt oder abgerufen werden kann. Im folgenden Abschnitt erläutern wir Ihnen die Nutzung von Kontingentartikeln in unserer VARIO Cloud anhand des Beispiels unserer Hotlinepunkte.

Hotlinepunkte sind ‘Kontingentartikel’, die abgerechnet werden können. In unserem folgenden Beispiel ruft ein Kunde in unserem Support an und bittet um Unterstützung. Damit die verbrauchten Telefoneinheiten mit zuvor gebuchten Hotlinepunkten automatisiert gegen gerechnet werden können, müssen zunächst ein paar Einstellungen vorgenommen werden, die wir nun gemeinsam Schritt für Schritt durchgehen.

Versandkostenartikel

Für die Erstellung einer Lieferbedingung ist ein Artikel “Versandkosten” notwendig. Erfasse hierzu im Artikelstamm einen neuen Artikel mit der Artikelbezeichnung und Artikelart “Versandkosten”.

Variantenartikel

Variantenartikel sind Artikel, die in verschiedenen Ausführungen erhältlich sind – zum Beispiel in unterschiedlichen Farben, Größen oder Materialien. In VARIO Cloud werden Varianten anhand von Attributen wie Farbe, Form, Größe oder Material organisiert. Jedem Attribut sind Attributwerte zugeordnet, etwa Rot, Grün, Gelb für das Attribut Farbe oder S, M, L für das Attribut Größe.

Um Varianten strukturiert zu verwalten, lassen sich Attribute und deren Attributwerte in einem Variantenschema zusammenfassen. Im Variantenhauptartikel können die gewünschten Varianten entsprechend dem zugeordneten Variantenschema über den Variantengenerator angelegt werden. Dabei werden Variantenartikel generiert und automatisch im Artikelstamm angelegt. Beim Erstellen eines Beleges kann zunächst der Variantenhauptartikel ausgewählt werden. Anschließend können im geöffneten Variantengenerator die Mengen der einzelnen Varianten angegeben werden. Die Variantenartikel mit den entsprechenden Mengen werden dann automatisch in den Beleg übernommen. Das spart Zeit.

Anhand unserer Beispiele erklären wir Dir das Thema “Variantenartikel” hier Schritt für Schritt:

Vorbereitungen

Mit der Artikelart “Variantenhauptartikel”…

• wird im Bereich “Verwaltung” ein Feld “Variantenschema” mit dem zuvor ausgewählten Variantenschema angezeigt. (Das Variantenschema könnte jederzeit gewechselt werden, auch wenn bereits Variantenartikel erzeugt wurden. In diesem Fall würden dann zusätzlich neue Variantenartikel zum Variantenhauptartikel generiert werden.)
• wird ein Reiter “Varianten” eingeblendet. Hier fließen später die durch den Variantenartikelgenerator erzeugten Variantenartikel rein.
• findest Du über die Aktion
• wird der Reiter “Bestände” ausgeblendet, da die Bestandsverwaltung über die einzelnen Variantenartikel läuft.
• findest Du das Icon im Datagrid der Artikel für alle Variantenhauptartikel.

Variantenartikelgenerator

Variantenartikel werden aus dem Variantenhauptartikel heraus generiert. Dafür ist die Aktion auszuwählen. Es werden alle Variationsmöglichkeiten entsprechend dem hinterlegten Variantenschema angeboten. Die Attribute und Attributwerte sind dabei der im Variantenschema ausgewählten Reihenfolge angeordnet. Anhand unserer beiden Beispiele lässt sich erkennen, wie die Darstellung entsprechend der Anordnung ausfällt und somit beeinflusst werden kann.

Anordnung im Variantenschema	Darstellung im Variantenartikelgenerator

Über den Button werden nach Bestätigung dieses Hinweises automatisch alle Kombinationen angehakt und erzeugt. Über werden nur die manuell angehakten Kombinationen erzeugt. Die fehlenden Kombinationen können hierbei zu einem anderen Zeitpunkt ergänzt werden.

Ein kurz eingeblendeter Hinweis zeigt an, dass eine Aufgabe (Task) erstellt wurde und ein weiterer, wenn der Task erfolgreich abgeschlossen wurde .

Variantenartikel bearbeiten

Nach der im vorherigen Schritt beschriebenen Erfolgsmeldung, ist in der Kommunikationszentrale (Infoleiste) eine Nachricht zur erfolgten Variantenartikelerstellung zu finden: . Mit Anwahl des Minisymbol wird in den Reiter “Varianten” des Variantenhauptartikels verzweigt. Hier sind alle generierten Variantenartikel zu finden.

Mit der automatischen Variantenartikelgenerierung wird für jeden Variantenartikel:

• die Artikelart auf “Bestandsgeführt” gesetzt
• die Artikelnummer zusammengesetzt aus [Artikelnummer des Variantenhauptartikels + Kombination der Attributwerte]. Laut unserem Beispiel so:

• die Verkaufspreise aus dem Variantenhauptartikel übergeben
• ein Bereich “Variantenartikel” mit dem Variantenhauptartikel und den jeweiligen Attributwerten eingeblendet:

Die Variantenartikel können über den Reiter “Varianten” oder wie gewohnt aus der Artikelverwaltung geöffnet werden.

Für jeden Variantenartikel ist jetzt wie gewohnt über einen Eingangslieferschein oder eine manuelle Lagerbuchung der Lagerbestand zu buchen.

Manuelle Variantenartikelzuordnung

Wenn Du den Variantenartikelgenerator nicht verwenden möchtest, kannst Du die Zuordnung auch manuell vornehmen. Dazu öffnest Du den Artikel, der eine Variante sein soll und wählst im Feld “Variantenhauptartikel” im Bereich “Variantenartikel” über den Suchdialog den gewünschten Variantenhauptartikel aus. Nach dem Speichern wird dieser Artikel automatisch als Variante im Reiter “Varianten” des Variantenhauptartikels aufgeführt.

Variantenartikel in der Belegerfassung

Nachdem alle zuvor beschriebenen Schritte durchgeführt wurden, können jetzt im Einkaufs- und Verkaufsbeleg die Mengen für die gewünschten Variantenartikel in einem Vorgang einfach erfasst und generiert werden. Dazu ist im Beleg im Feld der Artikelnummer die des Variantenhauptartikels zu erfassen.

Nach der Auswahl des Variantenhauptartikels öffnet sich wieder ein Generator, aber dieses Mal zur Erfassung der einzelnen Mengen (Variantenartikelmengengenerator).

Nach Eingabe der Mengen und Auswahl von [OK], werden die gewählten Variantenartikel in den Beleg übernommen.

Der Beleg kann jetzt wie gewohnt weiter bearbeitet werden.

Vorteile zur Nutzung von Variantenartikeln in VARIO Cloud

• Zeitersparnis: Einmalig definierte Variantenattribute können schnell für neue Artikel wiederverwendet werden.
• Strukturierte Verwaltung: Durch Variantenschema und Hauptartikel bleibt die Artikelverwaltung übersichtlich – ideal bei vielen ähnlichen Produkten.
• Automatisierte Generierung: Variantenartikel lassen sich automatisch erzeugen, was Fehler reduziert und den Prozess beschleunigt.
• Mehrsprachigkeit: Attribute und Werte können direkt mit Übersetzungen gepflegt werden – wichtig für Onlineshop-Anbindungen.
• Flexibilität: Verschiedene Schemata für ähnliche Produkte ermöglichen individuelle Anpassung, z. B. nach Material oder Farbe.
• Effiziente Belegerfassung: In Belegen können Mengen je Variante bequem per Generator erfasst werden.