Seriennummern und Chargen
Überblick über Seriennummern und Chargen mit Serientypen, Vergabearten, Artikeleinstellungen, Belegverwendung und Rückverfolgbarkeit.
In VARIO Cloud kannst Du Artikel so verwalten, dass ihnen Seriennummern oder Chargennummern zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit – vom Wareneingang bis zum Verkauf. Die jeweilige Verwaltung erfolgt abhängig vom Serientyp, der einem Artikel zugeordnet ist.
Serientyp nicht änderbar
Sobald zu einem Artikel mit aktivem Serientyp (z. B. Seriennummer) bereits Bestände oder Belege erfasst wurden, kann der Serientyp nicht mehr geändert werden.
Serientypen im Überblick
Keine Seriennummer
Es wird keine Seriennummer oder Charge verwaltet.
Seriennummer
Jeder Bestandsposten erhält eine eindeutige Seriennummer.
Doppelte Seriennummer
Zwei Seriennummern je Bestand werden verwaltet.
Charge
Artikel werden in Chargen zusammengefasst und gemeinsam gekennzeichnet.
Serientyp: Keine Seriennummer
Dieser Typ ist die Standardeinstellung. Es erfolgt keine serien- oder chargenbezogene Nachverfolgung.
In Belegen wird der Reiter Seriennummer ausgeblendet.
Im Lager werden keine Seriennummern-Bestände gespeichert.
Serientyp: Seriennummer
Ein Seriennummernartikel ist ein Artikel, der während der Produktion oder beim Wareneingang mit einer individuellen Seriennummer versehen wird. Jede Seriennummer ist eindeutig und ermöglicht die Nachverfolgung eines bestimmten Exemplars eines Artikels über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Herstellung über den Verkauf bis hin zur Nutzung oder möglichen Rückgabe. Beispiele: Elektronikgeräte, Fahrzeuge oder hochwertige Maschinen.
Wird dieser Typ aktiviert, musst Du zusätzlich folgende Einstellungen festlegen:
Serientyp: Doppelte Seriennummer
Bei Artikeln mit doppelter Seriennummer werden zwei voneinander unabhängige Seriennummern verwaltet (z. B. IMEI- und Seriennummer bei Mobilgeräten).
Beispiel
Ein Smartphone kann sowohl eine eindeutige Seriennummer als auch eine IMEI-Nummer aufweisen. Beide Nummern sind für die Identifikation wichtig und werden daher separat gespeichert.
Serientyp: Charge
Ein Chargenartikel hingegen wird nicht einzeln, sondern in einer Gruppe (Charge) identifiziert. Eine Charge umfasst Artikel, die unter denselben Bedingungen (z. B. Produktion, Lieferant oder Zeitpunkt) hergestellt oder geliefert wurden. Sie ist besonders relevant, wenn Produkte mit spezifischen Eigenschaften oder begrenzter Haltbarkeit nachverfolgt werden müssen. Beispiele: Lebensmittel oder chemische Produkte.
Beispiel
Ein Lebensmittelhersteller produziert eine Charge Marmeladengläser an einem Tag. Alle Gläser dieser Charge erhalten dieselbe Chargennummer und dasselbe MHD.
Korrekte Erfassung wichtig
Chargennummern sind besonders in Branchen mit Rückverfolgbarkeitsanforderungen (Lebensmittel, Chemie, Pharma) kritisch – Fehlerhafte Zuweisungen können zu Rückrufaktionen führen.
Auszeichnungsart der Seriennummer
Manuell
Die Seriennummer muss beim Wareneingang oder Einkauf händisch eingetragen werden.
Automatisch bei Bestellung
Seriennummer wird beim Speichern der Bestellung automatisch vergeben.
Automatisch bei Wareneingang
Seriennummer wird beim Wareneingang automatisch vergeben.
Lieferant gibt keine Seriennummern/Chargen vor
In einigen Branchen – etwa im technischen Großhandel, bei industriellen Ersatzteilen oder auch im Werkzeughandel – liefern Hersteller oder Großhändler Produkte ohne Seriennummern oder Chargeninformationen. Häufig liegt das daran, dass die Artikel entweder keine individuelle Kennzeichnung benötigen oder der Lieferant Seriennummern intern nutzt, aber nicht an den Kunden weitergibt.
Die automatische Nummernvergabe erfolgt standardmäßig über den globalen Zählerkreis, den Du im Menüpunkt Einstellungen/Allgemein/Zählerkreise/Seriennummer konfigurieren kannst.
Wenn Du für einen Artikel einen eigenen Zählerkreis nutzen möchtest, kannst Du diesen direkt im Artikel unter Seriennummern/Chargen definieren.
Automatische Vergabe nur ohne Lagerplätze
Aktuell können Seriennummern und Chargen in einem Einkaufsbeleg nur automatisch vergeben werden, wenn der jeweiligen Position ein Lager ohne Lagerplätze zugewiesen ist. Wir arbeiten bereits an der Umsetzung, dass dies auch bei Lagern mit Lagerplätzen möglich sein wird.
Verfalls-/Haltbarkeitsdatum
Kein Datum
Seriennummer ist ohne Haltbarkeitsbezug gültig.
MHD
Mindesthaltbarkeitsdatum – definiert, bis wann der Artikel problemlos nutzbar ist.
Verfallsdatum
Gibt an, bis wann der Artikel verwendet werden darf (z. B. bei Medizinprodukten).
Garantie im Artikel
Das MHD/Verfallsdatum kann bei Wareneingang automatisch berechnet werden – basierend auf der im Artikel hinterlegten Garantiezeit. Dieses Feld findest Du im Reiter "Verwaltung" der Artikeldetails.
Unterschiede Seriennummer vs. Charge
Verwaltung
Einzeln je Artikelbestand
Gruppenweise für gleiche Artikel
Nachverfolgbarkeit
Bis auf Einzelebene
Bis zur Chargenebene
Typische Anwendung
Technikprodukte, Fahrzeuge, Maschinen
Lebensmittel, Kosmetik, Chemie
Kombination mit Datum
MHD/Verfallsdatum möglich
MHD/Verfallsdatum möglich
Artikel mit Serientyp anlegen
Beim Anlegen eines neuen bestandsgeführten Artikels findest Du das Feld Serientyp. Dieses ist im Standard mit der Option "Keine Seriennummer“ vorbelegt. Hier wählst Du aus, ob der Artikel ohne, mit Seriennummer, doppelter Seriennummer oder mit Charge verwaltet wird.
Nach dem Speichern findest Du im Reiter Stammdaten → Seriennummern/Chargen weitere Einstellmöglichkeiten im Bereich Seriennummern/Chargen:
Auszeichnungsart (manuell oder automatisch)
Zählerkreis (global oder individuell)
Art des S/N-/Chargen-Datums
Bei individuellem Zählerkreis: Vergabeverfahren, Länge, Auffüllzeichen und Startwert
Wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, kann der Artikel wie gewohnt im Lager geführt und in Belegen verwendet werden.
Seriennummern in Belegen
Automatische Vergabe der Seriennummer
Hast Du in den Stammdaten des Artikels oder in den globalen Einstellungen die automatische Vergabe der Seriennummer aktiviert, wird anhand der Einstellungen des Zählerkreises eine Seriennummer automatisch vergeben.
Einkaufsbelege
Beim Erfassen eines Wareneingangs (z. B. Eingangslieferschein) musst Du für Seriennummernartikel im Reiter Seriennummer der Detailansicht der Belegposition mindestens eine Seriennummer zuweisen:
Über die Lupe kannst Du bestehende Seriennummern einsehen.
Im Feld Notiz kannst Du Zusatzinformationen hinterlegen (z. B. Lieferant, Besonderheiten), die auch in der Bestandsübersicht sichtbar sind.
Für doppelte Seriennummern werden zwei Eingabefelder angezeigt.
Eingangsrechnungen mit Seriennummern-Artikeln
Um eine Eingangsrechnung mit einem Seriennummern-Artikel speichern zu können, muss zuvor ein Lieferschein mit dem Seriennummern-Artikel als Vorbeleg zur Eingangsrechnung vorhanden sein.
Verkaufsbelege
Beim Erfassen eines Ausgangsbelegs (z. B. Lieferschein) muss ebenfalls im Reiter Seriennummer der Detailansicht der jeweiligen Belegposition eine Seriennummer ausgewählt werden.
Die Auswahl erfolgt über die Lupe aus dem Lagerbestand.
Wird ein Beleg gespeichert, ohne alle Seriennummern erfasst zu haben, wirst Du zur Nachbearbeitung aufgefordert.
Nach erfolgreicher Vergabe werden die Seriennummern im Lager verbucht und sind im Artikel im Reiter Bestände entsprechend reserviert bzw. ausgebucht.
SNR/Chargen im Auftrag reservieren
Du hast die Möglichkeit, bereits im Auftrag Seriennummern oder Chargen zu hinterlegen – noch bevor der Auftrag in einen Lieferschein überführt wird. Dadurch werden die zugewiesenen Nummern exklusiv für diesen Auftrag reserviert und stehen in anderen Aufträgen oder Lieferscheinen nicht mehr zur Verfügung.
Älteste SNR/Chargen in Picklisten automatisch bevorzugen
Unter Einstellungen/Lager/Picklisten im Bereich "Erstellung" findest Du die Option "Für S/N u. Charge mit Verfallsdatum/MHD: älteste S/N o. Charge in Pickliste vorgeben".
Diese Option sorgt dafür, dass bei der Erstellung von Picklisten automatisch die älteste verfügbare Seriennummer oder Charge mit Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) bzw. Verfallsdatum vorgeschlagen wird. Aktivierst Du die Einstellung, priorisiert VARIO Cloud bei der Zuweisung die Bestände mit dem frühesten Verfallsdatum – unabhängig vom Einlagerungszeitpunkt.
Das ist besonders hilfreich für Waren mit Haltbarkeitsgrenzen (z. B. Lebensmittel, Pharmazeutika), da so automatisch nach dem FIFO-Prinzip (First In – First Out) bzw. FEFO-Prinzip (First Expired – First Out) kommissioniert wird. Damit unterstützt die Funktion eine bessere Lagerumschlaglogik und minimiert das Risiko von Verfall oder Abschreibung.
Seriennummernhistorie
In der Seriennummernhistorie erhältst Du eine vollständige Übersicht über alle in Deiner Installation erfassten Seriennummern. Du kannst bestehende Einträge korrigieren (z. B. bei Scanner-Fehlern oder falscher MHD-Eingabe) und nachvollziehen, wann und über welche Belege eine Seriennummer/Charge eingelagert oder ausgeliefert wurde.
Mehr zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Seriennummern findest Du auf unserer Handbuchseite.
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