Kontingentartikel

Ein Kontingentartikel ist ein Produkt oder eine Dienstleistung mit einem festgelegten Nutzungslimit. Das bedeutet, dass der Artikel nur in einer bestimmten Anzahl oder innerhalb eines definierten Zeitraums genutzt oder abgerufen werden kann. Im folgenden Abschnitt erläutern wir Dir die Nutzung von Kontingentartikeln in unserer VARIO Cloud anhand des Beispiels unserer Hotlinepunkte.

Hotlinepunkte sind "Kontingentartikel", die abgerechnet werden können. In unserem folgenden Beispiel ruft ein Kunde in unserem Support an und bittet um Unterstützung. Damit die verbrauchten Telefoneinheiten mit zuvor gebuchten Hotlinepunkten automatisiert gegen gerechnet werden können, müssen zunächst ein paar Einstellungen vorgenommen werden, die wir nun gemeinsam Schritt für Schritt durchgehen.

Kontingentartikel anlegen

Zunächst erstellst Du einen Artikel mit der Artikelart "Kontingentartikel", den wir für unser Beispiel "Hotlinepunkte" nennen. Im Bereich "Verwaltung" kannst Du entsprechende Arbeitseinheiten festlegen, die für die Abrechnung verwendet werden. Bei uns entspricht eine Arbeitseinheit von 6 Minuten einem Hotlinepunkt.

Warnung bei Abrechnung für fehlendes Kontingent im Beleg

Ist dieser Toggle aktiviert, wird beim Erstellen einer Aktivitätsabrechnung ein entsprechender Hinweistext in die Fußzeile der Position eingefügt, sobald das Kontingent des Kunden erschöpft ist und sofern dieser Kontingentartikel einem Dienstleistungsartikel zugeordnet ist.

Verfallsdatum

Mit Aktivierung des Toggles "Verfallsdatum" bei einem Kontingentartikel wird das Feld Garantiedauer wirksam und es wird automatisch ein Verfallsdatum für jedes verkaufte Kontingent hinterlegt.

Berechnung: Beim Verkauf eines Kontingentartikels wird das Verfallsdatum anhand der im Artikel hinterlegten Garantiedauer berechnet (z. B. "12 Monate" → Verfallsdatum = Belegdatum + 12 Monate).

Abweichung in Positionen: Wird in einem Vertrag oder Beleg in der Positionszeile eine andere Garantiedauer eingetragen, so gilt diese abweichende Dauer statt der Standarddauer im Artikel.

Automatische Ausbuchung: Abgelaufene Kontingente werden über einen Task automatisch ausgebucht und fließen nicht mehr in die Abrechnung von Dienstleistungskontingenten ein. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wird dabei in der Adresse automatisch eine Aktivität erstellt, in der festgehalten ist, welcher Kontingentartikel mit welcher Menge und welchem Verfallsdatum ausgebucht wurde.

Standard für Kommentare in Aktivitätstyp setzen

Damit der Task zur Ausbuchung abgelaufener Kontingente korrekt arbeiten kann, muss in einer Aktivitätsart unter Einstellungen/CRM/Aktivitäten der Toggle "Standard für Kommentare" aktiviert sein.

Tracking über Adresse: Im Widget "Kontingentartikel" der jeweiligen Adresse wird nun zusätzlich die Spalte "Verfallsdatum“ angezeigt.

Dienstleistungsartikel anlegen

Im nächsten Schritt legst Du einen Artikel mit der Artikelart „Dienstleistung“ an, diesen nennen wir in unserem Beispiel „Dienstleistungsartikel Hotline“. Im Anschluss verknüpfst Du diesen mit dem Kontingentartikel, indem Du im dafür vorgesehenen Feld „Zugehöriger Kontingentartikel“ Deinen zuvor erstellten Artikel, in unserem Beispiel „Hotlinepunkte“, hinterlegst.

Aktivitätstyp anlegen

Nun wechselst Du zu den Einstellungen → CRM/Office und öffnest den Reiter „Aktivitäten“. Dort legst Du einen neuen Aktivitätstyp an und markierst diesen als „Abrechenbar“:

Im Bereich "Mögliche CRM-Typen" wählst Du aus, wo dieser Aktivitätstyp verwendet werden kann.

Abrechnungsregel anlegen

Im nächsten Schritt legst Du im selben Menüpunkt unter Einstellungen → CRM/Office im Reiter "Aktivitäten“ eine Aktivitäts-Abrechnungsregel an. Dabei sind die Felder "Aktivitätstyp" und "Abrechnungsartikel“ zwingend auszufüllen. Hier wählen wir den Aktivitätstyp "Hotline" sowie den zuvor erstellten Dienstleistungsartikel "Hotline" aus. Optional kannst Du explizite Benutzer oder Benutzergruppen zuweisen, für die dieser Aktivitätstyp bzw. dieser Abrechnungsartikel bei der Abrechnung herangezogen werden soll.

Hotlinepunkte im Beleg

Unser Kunde erwirbt nun Hotlinepunkte. Für jeden Hotlinepunkt haben wir 6 Minuten als Arbeitseinheit festgelegt. Der Kunde kauft in unserem Beispiel 100 Punkte, und wir erstellen eine Verkaufslieferscheinrechnung. In den Positionen führen wir unseren Kontingentartikel "Hotlinepunkte" auf:

Kontingent-Widget im Adress-Dashboard

Im Dashboard der Adresse kannst Du dir noch das Widget Kontingent hinzufügen:

Hier erhältst Du einen Gesamtüberblick über das verfügbare und bereits verwendete Kontingent. Da unser Kunde 100 Punkte erworben hat, beträgt das verfügbare Kontingent 100 Punkte, und bisher wurde noch keines verwendet. Dies wird sich jedoch im weiteren Verlauf unseres Beispiels ändern.

Aktivität erfassen

Der Kunde kontaktiert unseren Telefonsupport, und wir erfassen eine Aktivität mit einer Dauer von 12 Minuten. Dadurch werden zwei seiner zuvor erworbenen Hotlinepunkte beansprucht.

Mit einem Klick auf "Speichern" schließt Du den Vorgang ab. Werfen wir nun einen Blick auf das Kontingent-Widget im Reiter "Dashboard", stellen wir fest, dass sich die Werte verändert haben: Das verwendete Kontingent ist von "0" auf "2" gestiegen, während das verfügbare Kontingent weiterhin bei "100" verbleibt.

Aktivität bearbeiten

Du hast jederzeit die Möglichkeit, Deine Aktivität erneut zu bearbeiten und die Dauer anzupassen. Dadurch wird sich das verwendete Kontingent im Widget entsprechend aktualisieren.

Aktivitätstyp beachten

Hier ist es wichtig, dass der korrekte Aktivitätstyp ausgewählt wird. In unserem Beispiel den zuvor angelegten Typ "Hotline".

verwendetes Kontingent

Aktivitäten abrechnen

Um die Hotlinepunkte abzurechnen, gehst Du wie folgt vor: Öffne den Menüpunkt 750 „Abrechnung“ im Reiter CRM/Office. Dort erhältst Du eine Übersicht aller abrechenbaren Aktivitäten und Aufgaben. Nun selektierst Du die gewünschte(n) Aktivität(en) beispielsweise anhand der Nutzung des Suchfilters der Adresse – et voilà, die Abrechnung ist bereit.

Wie Du siehst, finden wir hier schnell die zuvor erfasste 12-minütige Aktivität. Um diese abzurechnen, markiere die Checkbox und klicke anschließend oben rechts auf "Abrechnungslauf starten".

Tipp

Selbstverständlich kannst Du auch mehrere oder alle Aktivitäten auswählen. Um mehrere abzurechnen, markiere die gewünschten Aktivitäten über die Checkboxen. Für eine Abrechnung aller Aktivitäten im Stapel lässt Du alle Checkboxen frei und startest einfach den Abrechnungslauf oben rechts. Im nächsten Schritt werden zusätzliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Abrechnungslauf anlegen

Wie im vorherigen Hinweis erwähnt, kannst Du je nach Bedarf bestimmte Datensätze in die Abrechnung einbeziehen oder ignorieren. Für unser Beispiel beziehen wir den ausgewählten Datensatz ein, da wir nur diese eine angehakte Aktivität abrechnen möchten. Andernfalls könntest Du diesen Datensatz ignorieren, wenn Du alle Aktivitäten außer den ausgewählten abrechnen möchtest.

Mit einem Klick auf "Anlegen" wird ein Task gestartet. Abhängig von der Anzahl der abzurechnenden Aktivitäten kann dies ein paar Sekunden dauern. Sobald der Task abgeschlossen ist, werden die Aktivitäten aus der Übersicht ausgeblendet, und Du erhältst eine Nachricht in der Kommunikationszentrale. Diese öffnest Du durch einen Klick auf das Symbol und solltest dann die folgende Nachricht angezeigt bekommen:

Du kannst die erstellte Abrechnung nun direkt aus der Kommunikationszentrale heraus öffnen. Daraufhin erscheint folgendes Fenster.

Mit einem Klick auf die Belegnummer kannst Du den Beleg öffnen oder Dir durch Klicken auf das Augensymbol die Vorschau anzeigen lassen. In der Vorschau hast Du nun die Möglichkeit, den Beleg herunterzuladen, zu drucken oder per E-Mail zu versenden.

Wir öffnen den Beleg und werfen einen Blick auf die Positionen: Der Beleg enthält zwei Positionen – den Dienstleistungsartikel und den Kontingentartikel, die miteinander verrechnet werden. Zusätzlich erhalten wir detaillierte Informationen, wie den Namen des Supportmitarbeiters, der die Hotline-Aktivität erfasst hat, die Aktivitätsdauer und das verbleibende Restkontingent des Kunden.

Schauen wir uns abschließend noch einmal das Kontingent-Widget im Dashboard des Kunden an.

Nun ist das verwendete Kontingent wieder auf "0" gesetzt, während das verfügbare Kontingent vom ursprünglichen Wert "100" auf "98" gesunken ist, da wir 2 Punkte abgerechnet haben.

Aktivitätsdauer überschreitet das Restkontingent

Sollte die Aktivitätsdauer das Restkontingent überschreiten, wird eine zusätzliche Position auf dem Beleg erstellt. Hat der Kunde beispielsweise noch 2 Hotlinepunkte (entspricht 12 Minuten), nutzt aber den Support für 4 Punkte (24 Minuten), erscheint eine dritte Position auf dem Beleg, in der die zusätzlichen 2 Hotlinepunkte über den hinterlegten Dienstleistungsartikel separat aufgeführt und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.