Startmaske und Navigation

Auf dieser Seite erhältst Du einen Überblick über die zentralen Bereiche und Menüpunkte in VARIO Cloud. Dazu gehören die Startmaske, das Navigationsmenü mit den verschiedenen Verwaltungen, die Benutzereinstellungen sowie die Kommunikationsverwaltung. Dabei lernst Du die wichtigsten Funktionen kennen, die Dir das tägliche Arbeiten mit VARIO Cloud erleichtern.

Startmaske

Nach der Anmeldung befindest Du Dich in unserer VARIO Cloud-Startmaske. Diese besteht aus den drei Bereichen: Informationsleiste, Navigationsmenü und dem Anwendungsbereich. Die Beschreibung haben wir in die entsprechenden Bereiche aufgeteilt, da die Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten sehr unterschiedlich sind und so eine bessere Orientierung möglich ist.

Informationsleiste

In der Informationsleiste kannst Du über dieses Symbol (oben links) das Navigationsmenü ein- und ausblenden. Die anderen Funktionen und Symbole hier detailliert beschrieben:

Globale Volltextsuche

Mit einem Klick ins Feld kannst Du eine Volltextsuche starten. Dabei wird die Cloud anhand Deines Suchbegriffs (mindestens 3 Zeichen) komplett durchsucht. Die ersten beiden Treffer werden unter den jeweiligen Programmbereichen (Adressen, Artikel, Belege,…) in gelb markiert angezeigt. Über die verschiedenen Minisymbole kann (abhängig vom Suchergebnis), direkt in z.B. Google Maps, ins E-Mail-Programm oder die Belegansicht verzweigt werden. Auch die Menüstruktur der VARIO Cloud – inklusive Hauptmenüs wie Einstellungen oder System sowie deren Tabs und Untermenüs, z. B. Zählerkreise oder Reportdesigner – kann über die Volltextsuche komfortabel durchsucht werden. Der Suchverlauf (linke Seite) bleibt bis zur nächsten Aktualisierung gespeichert.

Durchsuchbare Felder

Um herauszufinden, welche Felder bei einer Volltextsuche durchsucht werden, kannst Du die Netzwerkkonsole des Browsers verwenden. Mit Strg+Umschalt+J kann die Konsole geöffnet werden. Wird nun in der Volltextsuche ein Suchbegriff eingegeben, so werden im Bereich “Netzwerk” je nachdem mehrere FT-Search Endpunkte aufgelistet. Durch Anklicken eines dieser Endpunkte können im rechten Bereich, unter dem Reiter “Vorschau”, die aufgelisteten Zeilen aufgeklappt werden. Innerhalb dieser befindet sich das Objekt “document”, in dem die Felder zu sehen sind, die bei der Suche durchsucht werden. Falls keine Daten angezeigt werden, sind in dem Bereich keine entsprechenden Werte vorhanden.

Schnellzugriff neuer Datensatz

Über den Button öffnest Du den Schnellzugriff, mit dem Du häufig genutzte Datensätze wie z.B. Aufgaben, Adressen, Artikel oder Belege schnell neu anlegen kannst. Mit z.B. Anwahl von “Artikel” wird der Dialog “Artikel anlegen” geöffnet. Der Schnellzugriff erleichtert Dir so die tägliche Arbeit.

Die Auswahl und Reihenfolge der angezeigten Datensätze (Entitäten) kannst Du in den “Benutzereinstellungen“ individuell anpassen.

Lesezeichenmanager

Mit einem Klick auf das -Symbol öffnest Du den Lesezeichenmanager. Hier kannst Du Lesezeichen hinzufügen, bearbeiten, verschieben oder löschen. Im Verlauf werden die 10 zuletzt besuchten Seiten angezeigt.

Lesezeichen hinzufügen

Nutze die Pin-Funktion, um wichtige Datensätze schnell griffbereit zu haben. So kannst Du jederzeit darauf zugreifen.

So fügst Du ein Lesezeichen hinzu:

• Aus dem Datensatz heraus (z.B. ein Verkaufsbeleg):
  • im Lesezeichenmanager auf “Lesezeichen +” klicken
  • oder im Kontextmenü die Aktion “Lesezeichen hinzufügen” wählen (Tastenkombination Alt+Shift+D)
• Über den Verlauf im Lesezeichenmanager:
  • klicke auf das “+” neben dem gewünschten Eintrag

Im Dialog “Lesezeichen hinzufügen” kannst Du die Bezeichnung ändern und eine Beschreibung ergänzen, um Deine Lesezeichen besser zu strukturieren. Im Bearbeitungsmodus lässt sich ein Lesezeichen bei Bedarf über die Schaltfläche “Löschen” wieder entfernen. Ein Klick auf den Namen des Datensatzes öffnet diesen direkt in einem neuen Tab.

Hilfe (Fragezeichen)

Mit Klick auf das -Symbol (oben rechts) öffnet sich das Informationsmenü. Hier findest Du z.B. unsere News, das Handbuch, rechtliche Informationen oder die Möglichkeit eine Softwarevorführung zu buchen.

Die Funktionen der einzelnen Menüpunkte kurz erklärt:

Menü	Funktion
Release Notes	Hier findest Du die wichtigsten Neuerungen, Verbesserungen und Lösungen zu unserer VARIO Cloud. Sortiert nach Version, Thema und Suchfunktion
Handbuch	VARIO Cloud Handbuch mit Navigationsmenü und Suchfunktion
Videos	Verlinkung zu unserem YouTube-Kanal
Community-Forum	Verlinkung zu unserem Forum
Softwarevorführung -Buchen	Buche Dir eine individuelle Vorführung für Dein Unternehmen.
VARIO Cloud Status	Auf den ersten Blick erkennt Du anhand eines grünen oder roten Punktes, ob alle Systeme funktionieren. Mit Anwahl von “Details anzeigen” wird der Status der einzelnen Systeme und Services angezeigt.
Impressum	Öffnet unser Impressum
Datenschutz	Öffnet unsere Datenschutzerklärung
AGB	Öffnet unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Drittanbieterhinweise	Zeigt Dir eine Liste der Drittanbieter, gegliedert nach Backend und Frontend

Persönlicher Benutzerbereich

Mit Klick auf das -Symbol öffnet sich zunächst eine kleine Benutzermaske , die neben dem Profilbild und Benutzernamen noch weitere Funktionen bietet.

Die Funktionen der einzelnen Minisymbole kurz erklärt:

Minisymbol	Funktion
	Anzahl Aufgaben: Zeigt die Anzahl der Aufgaben an, die dem Benutzer zugeordnet sind. Mit Klick auf die Zahl, wird die Liste dieser Aufgaben im CRM-Bereich direkt geöffnet.
	Support-Modus: Dieser Modus versetzt VARIO Cloud in einen Zustand, der ergänzenden Informationen, Funktionen und Ressourcen die uns zur Diagnose und Unterstützung dienen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
	Benutzereinstellungen: Hier kannst Du Deine Benutzereinstellungen verwalten, um VARIO Cloud an Deine individuellen Bedürfnisse anzupassen. Die detaillierte Beschreibung findest Du hier.
	Benutzertasks: Hier werden Dir die Tasks aufgelistet, die Du als Benutzer ausgeführt hast, wie z. B. Importvorgänge, Mahnläufe oder Aufgabenabrechnungen.
	Abmelden: Mit Anwahl dieses Buttons wirst Du aus VARIO Cloud abgemeldet.

Benutzereinstellungen

Reiter Persönliche Daten

Im Bereich “Allgemeine Informationen” kannst Du Dein Benutzerbild anpassen. Die anderen Feldern sind nur lesbar und können nur vom Administrator geändert werden. Im Bereich “Benutzersprache” kannst Du derzeit zwischen Deutsch und Englisch wählen. VARIO Cloud wird entsprechend der gewählten Sprache angezeigt.

Reiter Abonnements

Im Bereich “Abonnements” kannst Du festlegen, zu welchen Datensätzen Du Benachrichtigungen erhalten möchtest – z. B. bei Änderungen an einer Adresse oder eines Deal durch einen anderen Benutzer. Über den Button “+Abonnement-Einstellungen” legst Du fest, in welchen Fällen Dir eine Benachrichtigung angezeigt wird. In der Übersicht “Abonnements” siehst Du alle Datensätze, die Du aktuell abonniert hast. Durch einen Klick darauf, können die in einem neuen Tab geöffnet werden. Du kannst einzelne Datensätze wie Adressen und Deals direkt abonnieren, indem Du sie öffnest und oben auf das Sternsymbol im Kontextmenü klickst.

Reiter Sicherheit

Im Bereich “Passwort ändern” kannst Du ein neues Passwort vergeben. Hierfür muss zunächst das alte Passwort erfasst werden. Über den Button lässt sich über die Typen “OTP” (One-Time- Passwort) oder “PASSKEY” (passwortloser Login) neben Deinem Passwort, ein zweiter Faktor zur Anmeldung einrichten. Nach erneuter Anmeldung werden dann die erforderlichen Schritte zur Vorgehensweise angezeigt.

Reiter Arbeitsbereich

Im Bereich “Design” kann zwischen den Anzeigen “Hell”, “Dunkel” und “Barrierefrei” gewählt werden. Beim barrierefreien Design ist im Vergleich zur dunklen Anzeige der Kontrast zwischen den Farben etwas stärker. Mit Anwahl wird direkt ins gewählte Design gewechselt. Wähle aus, was für Dich passt.

Im Bereich der “Position” lässt sich die Position der Buttons für Links- und Rechtshänder tauschen. Diese Funktion greift zur Zeit “nur” in der MDE-Maske!

Im Bereich “Schnellzugriff” hast Du die Möglichkeit, das Schnellzugriffsmenü in der Infoleiste ( ) individuell anzupassen. Im Standard werden die Datensätze Aufgaben, Adressen, Artikel, Verkaufsbelege und Einkaufsbelege angeboten. Über die Schaltfläche “Buttons auswählen” kannst Du diese Auswahl um weitere Datensätze wie Aktivitäten, Deals und Projekte erweitern und dIe Reihenfolge über nach Deinen Wünschen anpassen. Mit “Zurücksetzen” stellt Du die Standardauswahl jederzeit wieder her.

Im Bereich “Zusätzliche Einstellungen” können über die beiden Toggle “Führende “0” zu Telefonnummern bei ausgehenden Anrufen automatisch hinzufügen” getrennt nach Anrufe vom Desktop und Mobilgerät einstellt werden. Das ist abhängig vom Telefonsystem.

Eine Anleitung zur Anbindung der 3CX Telefonanlage findest Du hier.

Über den Toggle “Editor im Markdown-Modus starten” kannst Du festlegen, ob die Texteditoren immer im Markdown-Modus (Quelltext-Modus) starten sollen.

Bei aktivierten Toggle “Aufgabestatus bei STRG-Speichern übernehmen und veröffentlichen” erscheint ein Auswahlfeld zur Festlegung eines Aufgabenstatus (z.B. Angelegt, Zugeordnet). Speicherst oder aktualisierst Du anschließend eine Aktivität mit gedrückter STRG–Taste, werden die Aktivität und die zugehörige Aufgabe automatisch veröffentlicht, und der hier ausgewählte Aufgabenstatus automatisch auf die Aufgabe angewendet.

Unter “Sucherverzögerung (in Millisekunden)” kannst Du die minimale Suchverzögerung festlegen. Unter “Minimale Zeichenanzahl für die Suche” bestimmst Du die Zeichenanzahl für die globale Volltextsuche und die Datagrid-Suche.

• Die Suchverzögerung darf nicht unter 100 Millisekunden liegen.
• Die Zeichenanzahl darf nicht unter drei Zeichen liegen.

Wird ein Wert außerhalb dieser Grenze gespeichert, korrigiert das System ihn automatisch auf den kleinstmöglichen gültigen Wert. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Meldung.

Reiter Tabs

In diesem Bereich kannst Du die Reihenfolge der Tabs (Reiter) der einzelnen Bereichen anpassen. Über den Button kannst Du in den Bearbeitungsmodus wechseln, in dem Du die einzelnen Tabs über die sechs Punkte (1) nach oben oder unten verschieben kannst. Durch die Auswahl einzelner oder mehrerer Tabs können diese über die drei Punkte (2) auch entfernt werden. Entfernte Tabs können anschließend über den Button “Tabs auswählen” (3) wieder hinzugefügt werden. Über den Button “Zurücksetzen” kann die ursprüngliche Reihenfolge wiederhergestellt werden.

Mit der Option “Tab-Reihenfolge aus Einstellungen auswählen” (4) kannst Du alternativ eine bereits unter Einstellungen -> Allgemein angelegte Tab-Reihenfolge auswählen und übernehmen. Mehr dazu findest Du hier.

Anschließend können die Änderungen über die Option “Speichern” abgespeichert werden.

Reiter Tastenkürzel

Hier findest Du eine Liste der häufigsten Aktionen mit hinterlegten Tastenkombinationen. Dies hat den Vorteil, dass an vielen Stellen zwischen Maus- und Tastaturbedienung gewählt werden kann. Für die Volltextsuche haben wir beispielsweise die Tastenkombination “Alt+F” hinterlegt. Nach Auswahl der Tastenkombination und Anklicken des Buttons kann eine neue Kombination z.B. ALT+V zugewiesen werden. Individuell angepasste Tastenkombinationen werden mit dem Symbol gekennzeichnet. Über den Toggle “Aktiv” lassen sich einzelne z.B. nicht benötigte Tastenkürzel deaktivieren.

Reiter Dashboards

In den Einstellungen/Allgemein/Dashboards kannst Du mehrere individuelle Startseiten- und Menü-Dashboards anlegen und diesen die Sichtbarkeit “Alle”, “Benutzer” oder “Benutzergruppe” zuordnen. Da Du aber eventuell selber nicht alle Dashboards angezeigt haben möchtest, hast Du hier über den Button “Dashboard auswählen” die Möglichkeit in den jeweiligen Bereichen die Dashboards auszuwählen, welche Du angezeigt haben willst. Bedeutet: Nur die hier Ausgewählten werden Dir in der VARIO Cloud Startmaske bzw. in den entsprechenden Bereichen unter Dashboards jeweils angeboten.

Die Reihenfolge der Dashboards kannst Du festlegen, indem Du diese mithilfe des Symbols verschiebst. Das Dashboard, das in den jeweiligen Bereichen an erster Stelle steht, ist das Dashboard das beim Öffnen des Menüs “Dashboards” bzw. eines Datensatzes in einem entsprechenden Bereich, standardmäßig angezeigt wird.

Reiter CRM/DMS

Benutzerparameter

Im Bereich “Benutzerparameter” findest Du den Toggle “Abfrage nach Drag & Drop von E-Mail auf “+Aktivität“. Bedeutet: Mit Aktivierung des Toggles kann in eine Adresse/Reiter “Aktivitäten” eine externe E-Mail auf den Button gezogen werden und im Anschluss öffnet sich ein Aktionsmenü.

In diesem kann gewählt werden, ob eine Aktivität mit dem Typ “E-Mail-Bearbeitung” oder “E-Mail-Archivierung” angelegt werden soll. Bei deaktiviertem Toggle wird ohne Rückfrage eine Aktivität des Typs “E-Mail-Archivierung” erstellt.

Mit den Toggles “Automatische Veröffentlichung von “Aktivitäten” und “Automatische Veröffentlichung von “Aufgaben” kannst Du festlegen, ob beim Anlegen einer Aktivität bzw. Aufgabe automatisch der Toggle “Veröffentlicht” aktiviert werden soll. Dadurch wird die Aktivität oder Aufgabe nach dem Speichern im Kundenportal veröffentlicht. Bei Aktivitäten werden dabei auch die angehängten Dateien veröffentlicht.

E-Mail in die Aktivitäten

Du hast die Möglichkeit, E-Mails, beispielsweise aus Outlook, direkt in Aktivitäten zu ziehen. Du kannst die E-Mail entweder auf den Button ‘+Aktivität’ ziehen oder in eine bereits erfasste Aktivität. Absender und Empfänger der E-Mail werden beim Drag-and-Drop ausgelesen und mit den E-Mail-Adressen der Ansprechpartner in der zugehörigen Adresse abgeglichen. Sind die Ansprechpartner in der Adresse hinterlegt, werden sie automatisch in die Aktivität eingetragen.

Aktivitätstypen

Mit Anwahl des Buttons können benutzerdefinierte Verknüpfungen zwischen dem “Aktivitätstyp” und der “Abrechnungsart von Aktivitäten” erstellt werden. Das hat den Vorteil, dass bei Anlage einer neuen Aktivität automatisch das Feld “Aktivitätstyp” mit der Standardauswahl (lt. Bsp. “Praktikantentätigkeit”) vorbelegt ist und die Abrechnungsart (lt. Bsp. “Unklar”) nach dem speichern der Aktivität automatisch gesetzt wird. Je Benutzer können mehrere solcher Verknüpfungen angelegt, aber nur eine als Standard per Toggle bestimmt werden.

Reiter Zusatzfelder

Hier kannst Du festlegen, in welcher Reihenfolge die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder angelegten Zusatzfeldgruppen in den verschiedenen Bereichen, wie z.B. Artikel oder Adressen, erscheinen sollen. Über das Symbol kannst Du die einzelnen Zusatzfeldgruppen innerhalb der jeweiligen Bereiche in die gewünschte Position verschieben.

Mehr zur Erstellung von Zusatzfeldern findest Du hier.

Reiter Ausgabe

Hier findest Du die Möglichkeit Ausgabepräferenzen für Deinen Benutzer zu hinterlegen. Diese sind besonders nützlich, um Präferenzen für den automatischen E-Mail-Versand mit dem Ausgabetyp “USER_MESSAGE” und den Konsument “Standard USER_MESSAGE” aus der VARIO Cloud festzulegen. Mit dem Ausgabetyp “USER_MESSAGE” und den Konsument “Standard USER_MESSAGE” kannst Du eine Ausgaberegel für den automatischen Versand von Benachrichtigungen über die Kommunikationszentrale bezüglich abonnierter Datensätze. Mehr zum Thema Ausgabe erfährst Du hier.

Reiter Microsoft365

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn Du die App Microsoft 365 installiert hast. Informationen zur Einrichtung und Funktionsweise der App findest Du hier.

Kommunikationszentrale

Die Kommunikationszentrale findest Du in der Informationsleiste oben rechts. Hier fließen Benachrichtigungen rein wenn…

• eine Bestellvorschlagsliste (Einkauf) erstellt wurde
• ein Mahnlauf (Finanzen) erstellt wurde
• für einen Benutzer, Beobachter oder Zugewiesenem einer fälligen Aufgabe bzw. Erinnerung (CRM) ein bestimmter Fall eintritt.

Das System informiert Dich über die Menge der Benachrichtigungen . Mit Anwahl wird die Kommunikationszentrale geöffnet. Die neuen Nachrichten werden unter “ungelesen” aufgelistet. Jede Benachrichtigung bietet einen Direktlink an. Kritische Erinnerungen und Aufgaben sind an der roten Glocke und dem Zusatz “Wichtig” zu erkennen. Mit einem Rechtsklick kann über die Aktionen “Alle gelesenen Nachrichten löschen” oder “Alle Nachrichten löschen” die Liste aufgeräumt werden.

Wann Benachrichtigungen zu fälligen Aufgaben und Erinnerungen in die Kommunikationszentrale fließen, findest Du hier.

Interne Nachrichten versenden

Im Nachrichtenfenstern können interne Nachrichten an einzelne Benutzer versendet werden:

Mit “@” werden alle Benutzer aufgelistet, aus denen die gewünschten ausgewählt werden können. Über STRG+V wird ein Link eingefügt und mit den Minisymbolen kann eine Sprachnachricht aufgenommen, eine Datei eingefügt, der Text kopiert und die Nachricht versendet werden.

Navigationsmenü & Anwendungsbereich

Das Navigationsmenü bietet eine Übersicht der Menüs von VARIO Cloud. Menüs die mit einem kleinen Pfeil gekennzeichnet sind lassen sich aufklappen und bieten noch weitere Untermenüs. Die Menüs lassen sich per Maus oder per Shortcut (z.B. “Alt+410” für die Bestellvorschläge) öffnen: . Mit Anwahl eines Menüs z.B. Adressen öffnet sich das Programm im Anwendungsbereich zur weiteren Bearbeitung.

Menüpunkte mit Tastaturkürzel & Hilfelinks

Menüs & Unterpunkte	Shortcuts (Alt+Ziffer)	Links zur Hilfe
Dashboard	100	Dashboards
Adressen	200	Adressen
Artikel	300	Artikel
Einkauf Belege Bestellvorschlagsliste	400 400 410	Einkaufsbelege
Verkauf Belege Verträge Vertragsabrechnung Provisionsabrechnung	500 500 510 520 530	Verkaufsbelege
Lager Dashboard Lagerbewegung Wareneingang Warenausgang Inventuren Seriennummern	600 600 610 620 630 640 650	Lager
CRM Dashboard Aktivitäten Aufgaben Deals Projekte Abrechnung	700 700 710 720 730 740 750	CRM
Finanzen Dashboard Offene Posten Konten Mahnwesen FiBu-Übergabe Lastschriften Zahlungen	800 800 810 820 840 850 860 870	Finanzen
Auswertungen Adressen Artikel Belege Lager Finanzen Internes Rechnungswesen	900 900 910 920 930 950 960	Auswertungen
Einstellungen Allgemein Adressen Artikel Belege Lager CRM Finanzen Auswertungen Verkaufskanäle	980 981 982 983 984 985 986 987 988 989	Einstellungen
System Einrichtung Admin Center Workflows Task-Manager Datenimport Versionen Druckwarteschlange Desktop-Clients Datensatzsperren Reportdesigner	990 991 992 993 994 995 996 997 998 999 9910	System

Navigation zwischen den Menüpunkten mit Tastenkürzel

Du hast außerdem die Möglichkeit, Menüpunkte in einem neuen Tab oder einem neuen Fenster zu öffnen.

Um einen Menüpunkt in einem neuen Fenster zu öffnen, kannst Du die Tastenkombination Shift+ Linksklick verwenden. Möchtest Du den Menüpunkt hingegen in einem neuen Tab öffnen, nutzt Du die Kombination Strg+ Linksklick. Alternativ kannst Du mit dem Mausrad auf den gewünschten Menüpunkt klicken oder mit Strg + mittlerem Mausklick direkt zum Menüpunkt im neuen Tab springen. Mit einem Rechtsklick auf den Menüpunkt kannst Du auch die entsprechende Option aus dem Kontextmenü auswählen.