Tipps zur Anwendung

Durch die Vielzahl an Bereichen und Funktionen in VARIO Cloud kann der Überblick über die unterschiedlichen Möglichkeiten leicht verloren gehen. Gerade kleinere Funktionen, die aber im Arbeitsalltag einen großen Unterschied machen, geraten dabei leicht in den Hintergrund.

Auf dieser Seite findest Du deshalb eine Auswahl an Tipps und Grundfunktionen, mit denen Du unabhängig von einzelnen Bereichen effizienter und flexibler mit VARIO Cloud arbeiten kannst.

Eigene Adresse jederzeit aufrufen

Unabhängig davon, wo Du Dich gerade in VARIO Cloud befindest, kannst Du Deine eigene Adresse jederzeit direkt aufrufen. Ein Klick auf das VARIO Cloud Logo oben links über dem Navigationsmenü genügt, um die eigene Adresse im selben Tab zu öffnen. So sparst Du Dir die manuelle Suche im Modul Adressen.

Anlegen von Datensätzen

Neue Datensätze lassen sich in den jeweiligen Programmen einheitlich über den Button mit dem “+” Zeichen anlegen, der sich i.d.R in der rechten oberen Ecke befindet. Die erfassten Datensätze werden anschließend in einer konfigurierbaren Tabelle dargestellt. Diese bezeichnen wir im Rahmen dieser Online-Hilfe auch als C-Units.

Gibt es bereits Daten mit einer ähnlichen Artikelnummer werden diese bei der Anlage angezeigt.

Öffnen und Verlassen von Datensätzen

Datensätze lassen sich aus dem C-Unit heraus, mit einem Linksklick auf die gewünschte Zeile im selben Tab, oder mit einem Rechtsklick über den Kontextmenü in einem separaten Tab öffnen. Alternativ kann ein Datensatz auch direkt mit einem mittlerem Mausklick direkt in einem neuen Tab geöffnet werden.

Bei der Auswahl mehrerer Datensätze über die Checkbox, oder bei gedrückter Steuerungstaste mit Rechtsklick, können diese ebenfalls in mehreren neuen Tabs geöffnet werden. Dafür müssen im geöffneten Browser jedoch Pop-Ups zugelassen sein.

Um einen geöffneten Datensatz zu verlassen, kannst Du entweder im Navigationsmenü auf einen Menüpunkt klicken oder Du klickst innerhalb des Datensatzes auf den “<-Zurück-Button” oben rechts (z. B. innerhalb eines Artikels).

Ebenso verhält es sich auch in anderen Bereichen. Öffnest Du z. B. unter Einstellungen/Lager/Lagerverwaltung ein Lager, um Einstellungen vorzunehmen und möchtest im Anschluss zurück, so klickst Du einfach erneut auf den Reiter Lagerverwaltung um zur Übersicht zurück zu gelangen.

Löschen und Deaktivieren von Datensätzen

Zum Deaktivieren oder Löschen ist der gewünschte Datensatz (auch mehrere) in der linken Checkbox des C-Units anzuhaken. Mit Anwahl der drei roten Punkte kann aus dem Kontextmenü “Löschen” oder “Deaktivieren” angewählt werden. Deaktivierte Datensätze lassen sich hinterher über das Minisymbol (oben rechts) einblenden. Über den selben Weg lassen sich diese Datensätze auch wieder aktivieren. Gelöschte Datensätze hingegen bleiben gelöscht!

Die gelöschten Datensätze werden jedoch in der jeweiligen Verwaltung protokolliert. Diese können über das Aktionsmenü in der Übersicht der jeweiligen Verwaltung eingesehen werden, z. B. in der Adressverwaltung.

Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Navigation im Datagrid mit Tastenkürzel

Am PC kannst Du statt mit der Maus auch vorwiegend mit der Tastatur in den verschiedenen Datagrids navigieren und die gewünschten Datensätze auswählen und öffnen.

Pfeil nach oben/unten – zum nächsten/vorherigen Datensatz springen

Taste Bild-Hoch/Runter – zum ersten/letzten Datensatz im Datagrid springen

Enter – Datensatz öffnen

Strg + Eingabetaste – Datensatz in einem neuen Tab öffnen

Strg + Leertaste – Datensatz markieren

Pfeil nach rechts/links – Unterdatagrid eines Datensatzes auf-/zuklappen (falls vorhanden, z. B. in Einkaufs- und Verkaufsbelegen)

Text im Datagrid markieren

Im Datagrid kann der Text zu einem Datensatz markiert werden, um ihn z.B. mit Strg + C oder Rechtsklick über das Kontextmenü zu kopieren.

Ausgewähltes in VARIO suchen

Mit der Funktion “In VARIO suchen” kannst Du markierte Begriffe wie Artikelnummern, Kundennamen oder Belegnummern direkt aus einer Maske heraus über das Kontextmenü in der globalen Volltextsuche von VARIO aufrufen.

Dazu markierst Du den gewünschten Text, klickst mit der rechten Maustaste darauf und wählst im erscheinenden Kontextmenü die Option “In VARIO suchen”.

Die globale Suche wird automatisch geöffnet und zeigt Dir alle relevanten Treffer im System an. Diese Funktion ermöglicht es Dir, Informationen schnell und ohne Umwege direkt aus dem aktuellen Arbeitskontext heraus zu finden.

Neuladen von Datagrids

Es kann hilfreich sein, gewisse Seitenelemente neu zu laden, ohne die gesamte Seite neu zu laden.

Mit der Tastenkombination Alt + R werden Datagrid-Inhalte auf der Seite aktualisiert.

Darstellungsvarianten von C-Units

Du hast in vielen C-Units die Möglichkeit, die Variante der Darstellung zu wählen.

Diese sind:

Tabellen-Darstellung: Die Datensätze werden untereinander in Spalten sortiert angezeigt. Die Standardsortierspalte ist dabei mit einem Pfeil gekennzeichnet. Die anderen Spalten zeigen bei Mouseover den Pfeil an nach dem auch diese auf- oder absteigend sortiert werden kann.
Kachel-Darstellung: Die Datensätze werden mit den wichtigsten Feldern in einer Kachel-Darstellung angezeigt. Hierbei kann nicht nach bestimmten Feldern sortiert werden. Bei Klick auf eine Kachel öffnet sich der jeweilige Datensatz in der Einzelansicht.
Vollbild-Darstellung: Sowohl die Kachel- als auch die Tabellen-Darstellung lassen sich im Vollbild anzeigen. Dabei werden die linke Navigations- und die Informationsleiste ausgeblendet, sodass der Fokus auf der Anzeige der Datensätze liegt.
Schieberegler S-XL: In allen Varianten findest Du den praktische Schieberegler. Mit diesem kannst Du zwischen “S” und “XL” regeln, wieviel Informationen Dir angezeigt werden.

Über die Minisymbole kann zwischen den Darstellungsvarianten umgeschaltet werden. Hier am Beispiel der Artikelverwaltung die Tabellen-Darstellung:

Die Kachel-Darstellung:

Der Vollbild-Modus:

Tab-Scrollfunktion

Abhängig von der Größe des Bildschirms und der Anzahl der Tabs (z. B. in einer Adresse), können ggf. nicht alle Tabs gleichzeitig angezeigt werden. Mit gedrückter linker Maustaste auf den schwarzen Pfeil oder durch scrollen des Mausrades (Cursor muss sich auf einem Tab befinden) kannst Du waagerecht zwischen den Tabs scrollen.

Infinity-Scroll

Der sogenannte Infinity-Scroll vereinfacht das Arbeiten im C-Unit, wenn viele Datensätzen existieren. Es werden je C-Unit eine gewissen Anzahl an Datensätzen angezeigt. Um weitere Datensätze zu laden, scrollst Du beim PC mit dem Mausrad oder dem Scrollbalken nach unten und auf mobilen Endgeräten durch wischen (swipen). Das hat den Vorteil, das “schwimmend” geblättert werden kann ohne mühsam wählen zu müssen, wie viele Datensätze pro Seite angezeigt werden sollen.

Verlinkungen kopieren

Verlinkung von Titeln

Überall dort, wo es in VARIO Cloud Titel gibt, wie z.B. in der Adresse, im Artikel oder den Belegen, können eine Verlinkung zu dieser mit einem Linksklick in die Zwischenablage kopiert und somit in andere Texte eingefügt werden.

Hier am Beispiel einer Adress-Titelzeile:

Verlinkungen von Datensätze

Sowohl in den Datagrids als auch in den Widgets der Dashboards kann die Verlinkung zu einem Datensatz per Rechtsklick über das Kontextmenü in die Zwischenablage kopiert werden.

Infofenster & Link

An verschiedenen Stellen wie z. B. im Feld “Adresse” im Deal, dem Feld “Auftrag” in den Offenen Posten oder den Feldeinträgen der Kontaktinformation in der Adresse, findest Du unter dem Eintrag eine Verlinkung in Form einer feinen Linie. Durch schweben (hovern) mit der Maus auf einen solchen Eintrag verfärbt sich dieser rot. Je nach Feld öffnet sich entweder ein kleines Infofenster (card view) oder es ist eine Verlinkung zu z. B. Deinem E-Mail- oder Telefon-Programm hinterlegt.

In VARIO Cloud kannst Du Dropdown-Menüs mit selbst angelegten Einträgen – etwa zur Auswahl von Zahlungs- oder Versandarten – bequem per Tastatur bedienen. Durch manuelle Eingabe wird die Auflistung entsprechend gefiltert. Mit der Eingabetaste wählst Du den ersten angezeigten Eintrag aus, mit der Tabulatortaste hingegen den exakt passenden Wert. Mit den Pfeiltasten navigierst Du zwischen den Einträgen und bestätigst mit der Tabulator- oder Eingabetaste. So kannst Du Eingaben schnell und präzise steuern, ohne die Maus zu verwenden.

Komfortable Datumseingabe

An allen Stellen, an denen eine Datumseingabe möglich ist, steht eine praktische Komfort-Funktion zur Verfügung. Damit kannst Du schnell und einfach relative Datumswerte eingeben:

0 = Tagesdatum
-1 = Tagesdatum -1 (gestern)
+14 = Tagesdatum +14

Änderungsprotokoll

In vielen Bereichen, wie z. B. Adressen oder Aufgaben, kannst Du über das Aktionsmenü ein Protokoll aller Änderungen einsehen.

In Bereichen wie den Einstellungen zu den Benutzergruppen und Benutzerrollen kannst Du über einen Rechtsklick auf einen Datensatz die Option “Änderungsprotokoll” aus dem Kontextmenü auswählen.

Im Änderungsprotokoll werden auf der linken Seite die Zeiteinträge aufgelistet, zu denen Änderungen vorgenommen wurden. In der mittleren Spalte werden die alten Angaben in rot und auf der rechten Seite die neuen Angaben mit den Änderungen in grün angezeigt.

Über den Button kann das Änderungsprotokoll in die Zwischenablage kopiert werden. Dabei wird das gesamte Protokoll kopiert (unabhängig vom Toggle “Nur Unterschiede anzeigen”).

Protokollierung gelöschter Datensätze

In den Bereichen, in denen Änderungsprotokolle zur Verfügung stehen, werden auch gelöschte Datensätze, wie z. B. Adressen oder Aufgaben, protokolliert. Diese können über das Aktionsmenü in der Übersicht der jeweiligen Verwaltung eingesehen werden, wie z. B. in der Adressverwaltung.

Zusätzliche Optionen in Texteditoren

Beim Hovern mit der Maus über einen Texteditor werden zwei Optionen im unteren rechten Rand des Editors eingeblendet, die sowohl im Bearbeitungsmodus, als auch außerhalb des Bearbeitungsmodus verwendet werden können:

Mit kann das gesamte Inhalt im Texteditor kopiert werden
Mit kann der Inhalt in Vollbildmodus geöffnet werden, was besonders bei langen Texten hilfreich sein kann

Verlinkungen in Texteditoren

Innerhalb der Texteditoren können auch Links eingefügt werden. Mit der Option “Link einfügen” kannst Du die URL zusammen mit dem Link-Text, mit dem die URL verknüpft werden soll, angeben.

Außerhalb des Bearbeitungsmodus wird der Link durch einen Linksklick auf diesen in einem neuen Tab geöffnet. Im Bearbeitungsmodus kann der Link mit einem Rechtsklick auf diesen über das Kontextmenü geöffnet werden.

Verlinkung im Quelltext

Verlinkungen können auch im Quelltext hinzugefügt werden. Dazu muss die Option “Quelltext anzeigen” aktiviert werden, die den Quelltext des Textes anzeigt, in den der Link mit folgender Struktur eingefügt werden kann: [Text](Link).

Um den Link oder den zugehörigen Text nachträglich zu ändern, muss wieder in den Quelltext der Beschreibung gewechselt werden, um diesen entsprechend zu bearbeiten.

Exportieren

In den C-Units kannst Du über den Minibutton “Exportieren” z. B. Artikel aus der Artikelübersicht exportieren. Hier sind die Formate Excel, Excel (Raw), PDF und Drucken möglich. Nach Auswahl des Formats kann ein Dateiname vergeben werden und zwischen der Anzahl der Datensätze “Benutzerdefiniert” und “Alle Datensätze” gewählt werden.

Vorgabedaten importieren

In den Einstellungen können zusätzliche bereits vorhandene Daten für die verschiedenen Bereiche in VARIO Cloud importiert werden. Ein Beispiel hierzu sind die Sprachen und Länder im Reiter “Lokalisierung” unter den Einstellungen/Allgemein. Um weitere Sprachen zu importieren, klicke auf das Cloud-Icon über der C-Unit-Tabelle.

Wähle eines der Datenpakete aus, um es zu importieren. Beim Aufklappen werden die im Paket enthaltenen Einzeldaten aufgelistet.

Der Import der Vorgabedaten funktioniert über einen Benutzertask, der Dir unten rechts angezeigt wird. Auf diesen kannst Du klicken um Dir den Status anzusehen. Ist der Task erfolgreich durchgelaufen wird der Import unter System/Datenimport (Menüpunkt 995) entsprechend protokolliert. Hier kannst Du den Status des Imports einsehen und auch nachvollziehen, ob und aus welchem Grund ggf. einzelne Datensätze nicht importiert werden konnten.

Auswahl des eigenen Benutzers

An den verschiedenen Stellen in VARIO, an denen Du einen Benutzer auswählen kannst, z. B. als Zugeordneter einer Aufgabe oder eines Deals, wird der eigene Benutzer an erster Stelle aufgelistet und kann mit einem Linksklick oder der Eingabetaste direkt ausgewählt werden.

Ausgabemöglichkeiten von Belegen

Innerhalb eines Beleges werden in den Belegdetails (rechte Seite) verschiedene Belegausgaben angeboten. Noch nicht veröffentlichte Belege sind dabei mit einem Stempel “DRAFT” (Entwurf) und stornierte Belege mit “STORNO” gekennzeichnet.

Beleg/Belegvorschau anzeigen: Öffnet die Druckansicht

Beleg herunterladen: Lädt den Beleg im PDF-Format herunter

Beleg drucken: Druckt den Beleg aus

Beleg als E-Mail versenden: Versendet den Beleg als E-Mail im PDF-Format. Voraussetzung ist die Installation des VARIO Cloud Desktop-Clients sowie ein E-Mail-Client welches MAPI-fähig ist wie z. B. Outlook (empfohlen).

PDF-Viewer

Bei geöffneter Belegvorschau über die Option “Belegvorschau anzeigen” ist es möglich Text zu markieren, das in Rosa hervorgehoben wird, und ihn zu kopieren. Außerdem kannst Du mit der Tastenkombination “Strg + F” nach einem Begriff im Beleg suchen. Die gefundene Begriffe dazu werden im Beleg und auf der geöffneten Cloud-Seite gelb markiert. Mit der Eingabetaste kannst Du zwischen den Begriffen navigieren, die dann in Orange hervorgehoben werden.

Selektionen frei konfigurieren über Computed Queries (C-Units)

In den verschiedenen Bereichen von VARIO können individuelle Selektionen für die Abfrage und Anzeige der Datensätze konfiguriert werden. Um eigene Selektionen zu erstellen und zu bearbeiten, klicke zunächst auf das -Symbol links in der Kopfzeile der Tabelle:

Hier hast Du die Möglichkeit über die verschiedenen Reitern u. a. den Inhalt und die Sortierung der Spalten festzulegen sowie Filtern und Aggregation anzulegen.

Du kannst Dir mehrere Selektionen erstellen und diese jederzeit anpassen. Selektionen können als Standard gespeichert und auch in der Sichtbarkeit pro Benutzer eingeschränkt werden. Weitere Informationen zur Verwaltung und Erstellung von Selektionen findest Du auf der Seite “Konfigurierbare Tabellen (C-Units)“.

Herunterladen von Dokumenten

Sämtliche Dokumente in dem Reiter DMS kannst Du herunterladen. Es gibt die Möglichkeit einzelne Dokumente mit einem Klick auf dieses Symbol herunterzuladen, oder mehrere Dokumente auszuwählen und diese dann gesammelt herunterzuladen.