Erste Schritte in VARIO Cloud

Ein neuer Start eröffnet viele spannende Möglichkeiten. Damit Du von Anfang an das volle Potenzial von VARIO Cloud nutzen kannst, erhältst Du auf dieser Seite einen Überblick über das System und die ersten Schritte. Dazu gehören die erste Anmeldung sowie die Anlage der wichtigsten Stammdaten – so legst Du das Fundament für eine erfolgreiche tägliche Arbeit.

VARIO Cloud im Überblick

VARIO Cloud ist eine vollständig browserbasierte ERP-Lösung, mit der Du Deine Geschäftsprozesse zentral und effizient steuern kannst. Die Anwendung vereint alle wesentlichen Module wie Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, CRM, E-Commerce und Finanzbuchhaltung in einer integrierten Plattform. Der Zugriff erfolgt bequem über den Webbrowser – ganz ohne lokale Installation.

Mit VARIO Cloud arbeitest Du jederzeit auf dem aktuellen Stand. Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass neue Funktionen, Optimierungen und Sicherheitsanpassungen automatisch eingespielt werden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv bedienbar und für verschiedene Endgeräte optimiert, sodass Du flexibel und ortsunabhängig arbeiten kannst – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Neben den klassischen ERP-Bereichen bietet VARIO Cloud zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung und Automatisierung: Dashboards, Tabellen und Auswertungen lassen sich flexibel gestalten, und wiederkehrende Abläufe werden mithilfe der untereinander verknüpften Bereiche und Workflows effizient automatisiert. Dank des modularen Aufbaus nutzt Du genau die Funktionen, die Du brauchst – jederzeit erweiterbar und skalierbar. So wächst VARIO Cloud flexibel mit Deinem Unternehmen mit.

Anmeldung in VARIO Cloud

Zur Anmeldung musst Du Dich mit Deinem gültigen Benutzernamen und Passwort anmelden, um auf VARIO Cloud zugreifen zu können. Der z.B. Administrator muss Dich dafür zuvor als Benutzer mit zugewiesenen Rechten angelegt haben. Außerdem erhältst Du von ihm die Passwort-Richtlinien bzgl. z.B. Passwort-Länge, Großbuchstaben, Sonderzeichen, etc.. Wenn Du die Checkbox “ANGEMELDET BLEIBEN” anhakst, wird eine Inaktivitätswarnung eingeblendet, bevor Du automatisch abgemeldet wirst. Das kann der Fall sein, wenn die inaktive User-Sitzung oder die aktive User-Sitzung überschritten wurde.

Willkommenassistent

Mit unserem Willkommensassistent wirst Du Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen und Aufgaben geführt, die für Deinen Start mit VARIO Cloud relevant sind.

Wichtige Stammdaten erfassen

Bevor Du mit VARIO Cloud arbeiten kannst, müssen einige grundlegende Datensätze angelegt werden. In den folgenden Abschnitten zeigen wir Dir, wo Du diese findest und wie Du sie einrichtest.

Eigene Adresse anlegen

Das Anlegen der eigenen Adresse mit Ländercode, Geschäftsbeziehung “Eigene Firma”, der Sprache sowie der gültigen USt-ID-Nr. ist für das Arbeiten mit VARIO Cloud unerlässlich! Diese kannst Du unter dem Menüpunkt Adressen hinterlegen.

Die Sprachauswahl gilt dabei gleichzeitig als Standardsprache für das System.

Eigenes Lager anlegen

Um Verkaufsbelege erfolgreich anlegen zu können, muss bei einem Lager der Toggle “Verkaufslager” aktiviert werden. Wenn die Lagerverfügbarkeit des Artikels mit einbezogen werden soll, so ist auch dieser Toggle zu setzen.

Um Einkaufsbelege erfolgreich anlegen zu können, sollte außerdem bei einem Lager der Toggle “Bestelllager” aktiviert werden. Mehr zur Lagerverwaltung erfährst Du in der “Lager-Hilfe“, die in der Tabelle “Menüpunkte” verlinkt ist.

Lieferungs- und Zahlungsmodalitäten anlegen

Um Eingangs- sowie Ausgangsbelege erfolgreich speichern zu können, müssen zunächst Zahlungs- und Lieferungsmodalitäten angelegt werden, damit im Beleg diese Pflichtfelder gefüllt werden können:

Die Versandart und Lieferbedingung werden unter Einstellungen/Lager/Reiter “Lieferungsmodalitäten” angelegt. Die Zahlungsart und Zahlungsbedingung unter Einstellungen/Finanzen/Reiter “Zahlungsmodalitäten”.

Vorgabedaten-Import

In VARIO Cloud stehen Dir vordefinierte Datensätze zur Verfügung, die Du je nach Bedarf in Deine Umgebung importieren kannst. So vermeidest Du, dass Deine VARIO mit nicht benötigten Daten befüllt wird – stattdessen entscheidest Du selbst, welche Vorgabedaten sinnvoll sind und welche Du lieber individuell anlegen möchtest.

Der Import erfolgt ganz einfach über das Cloud-Icon oberhalb der jeweiligen C-Unit-Tabelle im entsprechenden Einstellungsbereich.

Du findest den Vorgabedaten-Import in folgenden Einstellungsbereichen:

• Allgemein
  • Lokalisierungen (Sprachen und Länder)
  • Zusatzfelder (Zusatzfeldgruppen)
• Adressen
  • Anreden
  • Kontaktarten und Erstkontaktarten
  • Rechtsformen
• Artikel
  • Identifikationstypen
  • Mengeneinheiten und Mengenverhältnisse
• Belege
  • Rabatte und Zuschlägen
• CRM/DMS
  • Aktivitäten (Aktivitätstypen)
  • Aufgaben (Aufgabentypen, Aufgabenstatus, Aufgabenprioritäten)
  • Deals (Dealtypen, Dealstatus und Dealprioritäten)
  • Projekte (Projekttypen, Projektstatus, Projektphasen, Projektprioritäten)
• Währungen (Währungscodes)

Weitere Informationen dazu findest Du hier.

Dashboard anlegen

In VARIO Cloud findest Du eine Vielzahl von Dashboards. Wir unterscheiden hier zwischen den Startseiten-Dashboards und weiteren Menü-Dashboards wie z.B. in Adresse, dem CRM-Bereich oder in Finanzen. Unter Einstellungen/Allgemein/Reiter “Dashboards” hast Du die Möglichkeit, Dich kreativ auszutoben. Du kannst Dir Dashboards ganz nach Deinen Bedürfnissen einrichten, Widgets ablegen und verschieben. Detaillierte Informationen zu den Dashboard findest Du hier.