Administratives

Texteditor in VARIO Cloud

In VARIO Cloud steht Dir an vielen Stellen der Texteditor zur Bearbeitung von Texten zur Verfügung. Mit Hilfe des Texteditors lässt sich die Formatierung von Text anpassen, Bulletpoints setzen oder z.B. Texte per Spracheingabe formulieren.

Überschriften im Editor

Überschriften können nun in bestimmten Bereichen, wie CRM/DMS, direkt im Editor hinzugefügt werden. Um eine Überschrift (Header) einzufügen, klickst Du auf den “Button “ und wählst anschließend eine Überschrift von 1 bis 6 aus. Die Zahlen stehen dabei für die jeweilige Schriftgröße.

Überschrift und Codeblöcke nicht in allen Bereichen der Cloud verfügbar!

Überschriften und Codeblöcke können ausschließlich in bestimmten Bereichen, wie beispielsweise CRM/DMS, hinzugefügt werden. In Bereichen, die Belegrelevanz besitzen und Auswirkungen auf Reporte haben, wie beispielsweise Belege und Artikel, wurde diese Funktion vorerst nicht umgesetzt, da die Darstellung derzeit nicht unterstützt wird!

Codeblöcke

Codeblöcke können jetzt in bestimmten Bereichen, wie CRM/DMS, direkt im Editor hinzugefügt werden. Ähnlich wie bei den Überschriften steht diese Funktion in anderen Bereichen, wie Belegen oder Artikeln, derzeit noch nicht zur Verfügung, da die Darstellung in belegrelevanten Editoren für den Reportdruck aktuell nicht unterstützt wird. Um einen Codeblock einzufügen, klickst Du auf den “Button “ und schon kannst Du loslegen.

Formatierung und Listen

Grundlegende Formatierungseinstellungen wie fett, kursiv und unterstrichen findest Du in der Menüleiste des Editors ganz links.

Du kannst markierten Text auch per Tastenkürzel formatieren:

Strg + B – Fett markieren (Bold)
Strg + I – Kursiv (Italic)
Strg + U – Unterstrichen
Strg + Z – Änderung rückgängig machen

Rechts daneben findest Du die Optionen für das Erstellen von Listen: Ungeordnete und geordnete Liste. Zu den Listen können auch Unteraufzählungen über die Tab-Taste hinzugefügt werden. Mit Shift + Tab können diese auch wieder aufgehoben werden.

Spracheingabe

Verwende die Spracheingabe, um Texte einzusprechen, die dann im Editor in Textform ausgegeben werden.

Berechtigung zum Zugriff

In der Regel muss dem Browser zunächst die Berechtigung erteilt werden, auf das Mikrofon zuzugreifen. Die Meldung dazu wird normalerweise beim ersten Klick auf das Aufnahme-Icon getriggert und sieht je nach verwendetem Browser etwas anders aus.

Zugriff auf Mikrofon durch aktiven Tab (Website-Informationen)

Wenn der Browser die Berechtigung zur Mikrofonnutzung hat, wird durch den ersten Klick auf das Icon für die Spracheingabe die Aufzeichnung gestartet. Im Textfeld kannst Du live beobachten, wie die Textbausteine beim Einsprechen eingefügt werden. Klicke erneut auf das Icon, um die Aufzeichnung zu beenden.

Dass gerade per Mikrofon aufgenommen wird, kannst Du in Deinem Browser an den gängigen Symbolen und Darstellungen erkennen. Hier abgebildet für den Browser Google Chrome.

Chrom Mikrofon aufnahme — Aktive Aufnahme zwecks Textgenerierung in Google Chrome

Text formatieren mittels KI-Feature

Im Textfeld des Texteditors kannst Du mit VARIO Cloud KI-Funktionen anwenden.

Mit einem Klick auf den Button hast Du zunächst die Wahl zwischen einem eigenen Prompt und einem vordefinierten Prompt.

Der vordefinierte Prompt kann je nach Bereich, in dem sich der aktuelle Texteditor befindet ggf. unterschiedlich sein. Im Standard wird der Text durch den vordefinierten Prompt korrekt formatiert und nochmal sauber geschrieben. Mehr dazu weiter unten.

Mit dem eigenen Prompt hast Du die Möglichkeit, einen eigenen Prompt in einem Fließtext an die KI zu senden. Der Prompt bezieht sich dabei immer auf das Textfeld, für das der Texteditor ausgeführt wird. Die KI kann also auf einen ggf. vorhandenen Text zugreifen und diesen z.B. umstrukturieren, bestimmte Wörter entfernen oder den Text übersetzen.

Prompt zum Umformulieren des vorhandenen Texts

Nach dem Absenden des Prompts wird dieser auf das zugrundeliegende Textfeld angewendet.

KI Ergebnis — Ergebnis der KI-Formatierung

Das Ergebnis wird direkt in das Textfeld eingefügt und ersetzt den vorherigen Inhalt.

Nach der Generierung durch die KI besteht die Möglichkeit, über den Button “KI-generierten Text zurücksetzen” den Zustand vor dem Abschicken des Prompts wiederherzustellen (siehe Screenshot).

KI zurücksetzen — KI-generierten Text zurücksetzen

Ergebnis ersetzt das Ursprungstext

Da nach dem Ausführen des Prompts der vorhandene Text automatisch durch das Ergebnis ersetzt wird, kann es je nach Situation ggf. sinnvoll sein, den vorhandenen Text vorher an anderer Stelle zwischenzuspeichern.

Um die KI-Formatierung nutzen zu können, ist es nicht erforderlich, dass das Textfeld bereits mit Text gefüllt ist. Es lassen sich auch Texte von Grund auf per KI-Prompt erstellen.

Bilder

Innerhalb des VARIO Texteditors lassen sich auch Bilder einfügen. Du hast verschiedene Möglichkeiten, ein Bild einzubinden:

Durch das Kopieren (Strg+C) und Einfügen (Strg+V) eines Bildes per Tastenkombination oder das Einfügen-Icon in der Menüleiste des Editors
Bilder aus dem DMS-Bereich per Rechtsklick mit der Option “Medien einfügen” hinzufügen
Per Drag&Drop aus dem Dateisystem in den Editor

Da das Bild nun im DMS-Bereich abgespeichert wurde, kann es per Rechtsklick auch als Link dargestellt werden. Anstelle des eingefügten Bildes wird dieses dann als grün hinterlegter Link im Feld dargestellt. Beim Anklicken des Links wird das Bild heruntergeladen. Mit einem erneuten Rechtsklick auf diesen Link, kann die Darstellung als Bild wieder hergestellt werden.

Wenn ein Bild bereits in ein Textfeld hinzugefügt und damit im DMS gespeichert wurde, kann es per Rechtsklick und Auswahl von “Medien einfügen” das Bild wieder in das Textfeld eingefügt werden, unabhängig davon, ob es noch im Textfeld vorhanden ist oder nicht. Dasselbe gilt für Bilder, die als Anhang z. B. zu einer Aktivität hinzugefügt wurden.

Anhang

In Bereichen, in denen Anhänge hinzugefügt werden können, wie z. B. bei Aktivitäten, stehen die im Textfeld hinzugefügte Bilder nicht nur im DMS-Bereich, sondern auch als Anhang zur Verfügung.

Dateien lassen sich auch per Drag-And-Drop in den Anhang des Objekts aufnehmen, solange diese nicht im Bearbeitungsmodus sind.

Ist im Anhang eines Objektes ein Bild vorhanden, so kann dieses wiederum durch Rechtsklick und Auswahl von “Medien einfügen” in das Feld eingefügt werden. Über diese Option stehen dann auch die im DMS vorhandenen Bilder und weitere Dateien zur Verfügung. Dateien, die keine Bilder sind, werden als Link hinzugefügt, über den sie heruntergeladen werden können.

Weitere Informationen zum DMS-Bereich findest Du hier.

Platzhalter

In einigen Bereichen von VARIO Cloud – beispielsweise in den Artikelstammdaten – kannst Du in Textfeldern sogenannte Platzhalter verwenden. Diese werden z. B. beim Ausdruck von Belegen automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt, etwa durch den Artikelnamen, die Artikelnummer oder kundenbezogene Informationen. So lassen sich Standardtexte flexibel gestalten und mehrfach verwenden – z. B. für alle Artikel oder Belege.

Platzhalter kannst Du auf zwei Wegen einfügen:

über das Platzhalter-Icon im Editor
per Rechtsklick auf das Textfeld und Auswahl der Option „Platzhalter einfügen“

Tastenkürzel in Google Chrome

Für die Nutzung von VARIO Cloud im Browser Google Chrome können auch die Tastenkürzel von Chrome sehr hilfreich sein.
Hier findest Du eine Auswahl der wichtigsten Tastenkürzel:

Tastenkürzel	Aktion
Strg + N	Neuen Tab öffnen und aufrufen
Strg + W/Strg + F4	Aktuellen Tab schließen
Alt + Linkspfeil	Zurück zur letzten geöffneten Seite in dem Tab
Alt + Rechtspfeil	Weiter zur nächste Seite im Browserverlauf des Tabs
Strg + Tabulatortaste/ Strg + Bild-ab-Taste	Zum nächsten geöffneten Tab wechseln
Strg + Umschalttaste + Tabulatortaste/ Strg + Bild-auf-Taste	Zum vorherigen geöffneten Tab wechseln
Strg + 1 – Strg + 8	Zu einem bestimmten Tab wechseln
Strg + 9	Zum letzten Tab wechseln (unabhängig von der Anzahl)
Strg + Umschalttaste + T	Zuvor geschlossenen Tab öffnen (bei mehreren Tabs in der Reihenfolge in der sie geschlossen wurden)
Strg + Umschalttaste + Bild-auf-Taste/ Strg + Umschalttaste + Bild-ab-Taste	Tab nach rechts oder links verschieben
Alt + Pos1	Startseite im aktuellen Tab öffnen
Strg + T	Neues Fenster öffnen
Strg + Umschalttaste + W/Alt + F4	Aktuelles Fenster schließen
Alt + Leertaste, dann N	Aktuelles Fenster minimieren
Alt + Leertaste, dann X	Aktuelles Fenster maximieren
Alt + F, dann X	Google Chrome beenden
F11	Vollbildmodus aktivieren
F11/Esc gedrückt halten	Vollbildmodus deaktivieren

Drucken in VARIO Cloud

Drucken über den Browser

Du kannst in VARIO Cloud direkt über den Browser auch ohne unseren VARIO Local Link drucken – also ganz ohne zusätzliche Software. Dabei gelten jedoch folgende Einschränkungen:

Manuelle Druckerauswahl: Bei jedem Druck öffnet sich das standardmäßige Druckdialogfenster des Browsers. Du musst den gewünschten Drucker manuell auswählen.
Nur lokale Drucker sichtbar: Es stehen nur die Drucker zur Verfügung, die am aktuell verwendeten Arbeitsplatz eingerichtet sind.
Bestätigung notwendig: Einstellungen wie Papierquelle (z. B. Schachtwahl) oder Farboptionen müssen manuell bestätigt werden.

Für gelegentliches Drucken

Diese Methode eignet sich vor allem für sporadische oder einfache Ausdrucke, z. B. Einzelbelege oder Übersichten.

Drucken mit VARIO Local Link

Für komfortables, automatisiertes und modulspezifisches Drucken empfiehlt sich die Installation der Software VARIO Local Link.

Diese wird auf einem lokalen Windows-PC installiert, der Zugriff auf alle gewünschten Drucker im Netzwerk hat. VARIO Cloud überträgt dann Druckaufträge direkt an diesen PC – vollautomatisiert und ohne manuelle Bestätigung.

Individuelle Druckregeln

Mit VARIO Local Link kannst Du pro Modul eigene Ausgaberegeln definieren – z. B. dass Versandetiketten immer auf dem Etikettendrucker und Rechnungen auf dem Büro-Laserdrucker ausgegeben werden.

Ausschließlich lokale Drucker

Mit LocalLink können ausschließlich lokale bzw. physisch angebundene Drucker verwendet werden, die so eingerichtet sind, dass sie von LocalLink als lokal verfügbar erkannt werden.

Drucker, die über Gruppenrichtlinien (GPO) zentral ausgerollt wurden, stehen mit LocalLink nicht zur Verfügung. Diese Drucker werden nicht erkannt und können daher auch nicht verwendet werden.

Vorteile von VARIO Local Link

Funktion	Browserdruck	Druck mit LocalLink
Manuelle Auswahl nötig	✔	❌
Modulabhängige Voreinstellungen	❌	✔
Zugriff auf Netzwerkdrucker	Nur lokal sichtbar	Zentraler Zugriff
Bestätigung bei jedem Druck	✔	❌
Unterstützt Ausgaberegeln	❌	✔

Einrichtung von Local Link

Diesen kannst Du in unserem Admin Center im Bereich Downloads unter Deiner Installation herunterladen. Informationen zu den Voraussetzungen für die Installation findest Du hier.

Installation von Local Link

Diese Anleitung zeigt Dir Schritt für Schritt, wie Du den VARIO Local Link installierst und
konfigurierst. Folge den Anweisungen, um eine erfolgreiche Einrichtung sicherzustellen.

Node.js installieren

Lade Dir die neueste Version von Node.js von der offiziellen Website herunter und führe die Installation aus.
Du kannst den Setup-Wizard ohne Änderungen der Standardoptionen fortführen.

Endbenutzer-Lizenzvereinbarung akzeptieren

Akzeptiere die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung (EULA), um die Installation abzuschließen.

VARIO Local-Link installieren

Lade den “VARIO Cloud Local-Link Install” herunter und führe die .exe anschließend aus.

Du wirst durch den Assistenten geführt und kannst entweder den vorgeschlagenen Port 8088 verwenden oder einen eigenen vergeben.

Passwort vergeben

Nach der Installation und zuvor gesetztem Haken ‘Local Link öffnen’ sollte sich automatisch ein Browserfenster mit der URL “http://localhost:8088” (laut unserem Beispiel) öffnen. Hier musst Du ein Passwort für den Login vergeben.

Sollte das nicht der Fall sein oder aber die Seite nicht geladen werden führe folgenden Schritt durch:

Überprüfe in den Windows-Diensten, ob der Dienst “VARIO Local-Link” gestartet ist. Wenn nicht, starte ihn manuell.

Aktuell steht Die Funktion „Passwort vergessen“ noch nicht zur Verfügung

Als vorübergehender Workaround kann die Konfigurationsdatei gelöscht werden. Diese befindet sich bei Standardinstallation unter folgendem Pfad:

C:\ProgramData\VARIO Cloud\Local Link\config.dat

Wichtig: Durch das Löschen der Datei gehen alle bestehenden Einstellungen verloren. Du musst Deine Installation anschließend erneut einrichten.

Wir sind uns dieses Umstands bewusst und arbeiten bereits an einer komfortableren Lösung.

Installation konfigurieren

Klicke oben rechts auf “Installations Einstellungen” und im Anschluss auf +Installation.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du die erforderlichen Daten für Deine Installation eingeben musst.

Subdomain: Name der Installation, in unserem Beispiel qs-team, Domain: vario.cloud

Benutzername und Passwort eines dedizierten Benutzers, welcher den Toggle bei ‘OAuth-Password-Grant-Type erlauben’ gesetzt hat. Weitere Informationen hierzu findest Du hier.

ClientId und ClientSecret des API-Clients, den Du zuvor anlegen musst, weitere Informationen dazu findest Du hier.

Nach erfolgreicher Eingabe und Konfiguration sollte alles korrekt eingerichtet sein. Dies erkennst Du am Status im Bereich ‘Home‘.

Einstellungen überprüfen

Überprüfe nach der Konfiguration alle Einstellungen und speichere sie ab. Sobald alles richtig eingestellt ist, kannst du den VARIO Local-Link verwenden.

Druckserver anlegen

Hier kannst Du nun Deinen Druckserver und die entsprechenden Druckregeln individuell einrichten und verwalten.

Installation auswählen

Wähle oben rechts im Dropdown-Menü den passende Installation aus, in welcher der Druckserver angelegt werden soll.

Bestehenden Druckserver auswählen

Klicke auf „Neuen Server anlegen“, um einen neuen Druckserver zu erstellen, oder auf „Bestehenden Server verwenden“, um einen vorhandenen Druckserver auszuwählen.

Neuen Druckserver anlegen

Vergib eine Bezeichnung für den Druckserver. Optional: Trage eine Beschreibung ein. Bestätige die Eingaben mit „Anlegen“.

Nach dem Anlegen sollte der neue Druckserver in der Übersicht im Local Link unter „Drucker“ angezeigt werden.

Ausgaberegeln verwalten

Als nächsten Schritt, musst Du unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe die Ausgaberegel festlegen.

Im Bereich Einstellungen wählst Du als Konsument Deinen im Local Link angelegten Druckserver aus. Daraufhin kannst Du darunter den gewünschten Drucker auswählen und pro Ausgaberegel Layout und Skalierungseinstellungen vornehmen sowie den Papierzufuhrschacht und die Papiergröße bestimmen.

Warum werden mir nicht alle Drucker angezeigt?

Wenn nicht alle Drucker angezeigt werden, liegt das häufig daran, dass der LocalLink-Dienst mit dem aktuell angemeldeten Windows-Benutzer ausgeführt wird. Drucker müssen im Benutzerprofil installiert sein, das den Dienst ausführt – also auf dem Windows-Benutzerkonto, das gerade aktiv ist.

Tipp: Melde Dich mit dem Benutzer an, der den LocalLink-Dienst verwendet, und überprüfe, ob die benötigten Drucker dort verfügbar sind.

Einen Belegdruck kannst Du entweder direkt aus der Belegverwaltung erstellen, oder über die Vorschau.

Anbindung der 3CX Telefonanlage

Um die 3CX Telefonanlage mit VARIO Cloud zu verbinden, sind nur wenige Schritte notwendig. Dadurch kannst Du direkt aus VARIO heraus Kundeninformationen bei eingehenden Anrufen anzeigen lassen.

CRM-Integration in 3CX einrichten

Öffne die 3CX-Verwaltungskonsole.
Navigiere zu Integration → CRM.
Klicke auf „Vorlage hinzufügen“ und wähle die passende CRM-Vorlage für VARIO aus.