# Z3-Export

Mit der **Z3-Datenträgerüberlassung** exportierst Du steuerrelevante Daten aus Deinem System gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung. Um diese Funktion in Deiner VARIO Cloud nutzen zu können, musst Du zunächst unsere **VARIO Cloud App “Z3-Export” installieren**.

Wie Du Apps installierst erfährst Du auf auf unserer Handbuchseite im Bereich [**System/Apps**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/apps/).

Nach der Installation ist der Menüpunkt unter [**Auswertungen/Auswertungen Finanzen/Z3-Datenträgerüberlassung**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/auswertungen/auswertungen-finanzen/z3-datentraegerueberlassung/) verfügbar.

## Hintergrund

Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung hat die Finanzverwaltung drei Zugriffsarten:

| Zugriffsart | Beschreibung                                                                          |
| ----------- | ------------------------------------------------------------------------------------- |
| Z1          | Unmittelbarer Datenzugriff                                                            |
| Z2          | Mittelbarer Zugriff über den Steuerpflichtigen                                        |
| **Z3**      | **Datenträgerüberlassung**: Export steuerrelevanter Daten zur maschinellen Auswertung |

Bei der **Z3-Datenträgerüberlassung** wird dem Betriebsprüfer ein vollständiger Export relevanter Daten auf einem digitalen Medium überlassen – inklusive Beschreibung der Struktur und Zusammenhänge der Daten.

* Die digitale Bereitstellung von Daten im IDEA-Format ist **gesetzlich verpflichtend**, wenn das Finanzamt dies verlangt.
* Ohne diesen Export drohen **Verzögerungen** bei Prüfungen oder sogar **Bußgelder**, wenn Du die Daten nicht in der geforderten Form liefern kannst.
* Die Daten müssen **GoBD-konform** sein (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

## Export durchführen

<figure><img src="/files/KmLUMiYHszsVAzWuJRdj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Öffne den Menüpunkt **Auswertungen/Auswertungen Finanzen/Z3-Datenträgerüberlassung**.
2. Gib den gewünschten **Zeitraum für den Export** an (z. B. 01.01.2025 – 31.12.2025).
3. Starte den Export.
4. Der Export wird im Hintergrund als Task ausgeführt. Nach erfolgreichem Abschluss wird das Ergebnis **nicht direkt angezeigt**, sondern automatisch im Menüpunkt Office/CRM im Bereich DMS abgelegt.
5. Übergib die Datei an das Finanzamt – per Stick, gesichertem Upload oder nach deren Vorgabe.

{% hint style="info" %}
Du findest im DMS alle erforderlichen Dateien, einschließlich `index.xml`, `export.dtd` und der CSV-Daten, in einem strukturierten Verzeichnis.
{% endhint %}

### Aufbau der Exportdateien

Der Export erfolgt gemäß dem **GoBD-Beschreibungsstandard**:

* Daten in **CSV-Dateien** (ASCII-basiert)
* Eine zentrale XML-Datei (`index.xml`) beschreibt:
  * Datenstruktur (Spaltennamen, Formate, Genauigkeit)
  * Verknüpfungen (z. B. Foreign Keys, Aliase)
  * Steuerungsbefehle (z. B. `command.bat` zum Entpacken)
* Eine DTD-Datei beschreibt die Struktur der XML
* Validierung erfolgt automatisch gegen die DTD

### Hinweise zur Datenstruktur

* Felder ohne definierte Genauigkeit bei Fließkommazahlen führen zu einem Abbruch mit Fehlerhinweis.
* Nur steuerrelevante Daten werden berücksichtigt – z. B. keine Angebote.
* Datums-, Dezimal- und Formatangaben werden standardkonform ausgegeben.
* Eine `.bat`-Datei erlaubt automatisiertes Entpacken durch die Finanzverwaltung.


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