# YouTrack-Anbindung

## Hier bewegt sich was!

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Noch ist diese Seite nicht ganz vollständig. Aber keine Sorge: Unser Team für Dokumentation und Qualität füllt sie Schritt für Schritt mit allem, was Dir im Alltag weiterhilft. Schau bald wieder vorbei, es lohnt sich!
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**YouTrack** ist ein webbasiertes Tool zur Aufgaben- und Projektverwaltung mit Fokus auf agiles Arbeiten. Über die eigenständige App in VARIO Cloud kannst Du Aufgaben zwischen beiden Systemen synchronisieren, Statusänderungen verfolgen und automatisierte Abläufe definieren. Die App fungiert dabei als Middleware und sorgt für eine stabile, konfigurierbare Verbindung zwischen VARIO Cloud und YouTrack.

**Du kannst:**

* Tickets direkt aus Aufgaben in YouTrack erstellen
* Ticketstatus, Kommentare oder Aktivitäten synchronisieren
* Prozesse über Workflows automatisieren
* Ticketinformationen in VARIO Cloud sichtbar machen

## Einrichtung der App

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#### App aktivieren

Navigiere zu **System/Apps** und suche nach der Karte mit dem Batch **„YouTrack“**.

* In **CRM/DMS/Aufgaben** findest Du die Karte unten rechts bei der jeweiligen Aufgabe.
* Alternativ lässt sich der Batch auch über die URL erkennen (z. B. `/app/youtrack/...`).
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#### Zugangsdaten hinterlegen

Öffne die App-Einstellungen und trage die notwendigen Zugangsdaten ein:

| Einstellung  | Beschreibung                                                          |
| ------------ | --------------------------------------------------------------------- |
| API-Token    | Wird in YouTrack generiert (unter Benutzerprofil → Authentifizierung) |
| API-Benutzer | Technischer Benutzer mit API-Zugriff in YouTrack                      |

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Der API-Benutzer muss ausreichende Rechte besitzen, um Tickets zu erstellen und zu bearbeiten.
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#### Log-Level konfigurieren

Im Reiter **Protokolle** stellst Du ein, welche Informationen protokolliert werden sollen. Diese helfen bei der Fehleranalyse und Überwachung der App-Kommunikation.

Weitere Informationen zu verfügbaren Stufen und ihrer Bedeutung findest Du auf der Seite [**Protokollierung, Webhooks & Migrationen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/#protokollierung-webhooks-migrationen).
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#### Webhooks

Über **Webhooks** externe Signale definiert, die eine Aktion im ERP auslösen.

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Beispiele für mögliche Webhook-Aktionen:

* Statusänderung in YouTrack → Aktivität in VARIO Cloud
* Kommentar in YouTrack → Aktivität im ERP
* Aktivität im ERP → Kommentar in YouTrack
* Tag in YouTrack → Statuswechsel in Aufgabe
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Diese Logiken sind individuell anpassbar und werden bspw. im **Workflow** definiert. Details zur Konfiguration findest Du unter [**Workflows & Scripting**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/#workflows-und-scripting).
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{% step %}

#### Aktionsvorlagen

Im Reiter **Aktionsvorlagen** kannst Du automatisierte Abläufe für typische Ticketaktionen konfigurieren. Diese Vorlagen definieren unter anderem:

* Status- und Zeiteintrag-Handling
* Welche Aktionen bei bestimmten Änderungen erfolgen
* Ob Inhalte als Aktivität oder Kommentar übermittelt werden

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Die konkrete Verwendung und Platzierung von Aktionsvorlagen richtet sich nach dem Workflow der jeweiligen Installation.
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## Anwendung in der Praxis

### Aufgabenansicht in CRM/DMS

In **CRM/DMS → Aufgaben** siehst Du bei verknüpften Aufgaben eine zusätzliche Karte mit dem Batch **YouTrack**.

* **Alle Benutzer** sehen die Karte und Ticketinformationen
* **Ticket-Erstellung** ist nur mit entsprechender App-Berechtigung möglich
* **Admins** haben vollständigen Zugriff

### Ticketanlage

Beim Anlegen eines Tickets aus einer Aufgabe werden die relevanten Feldinhalte **live aus YouTrack geladen**, z. B.:

* Tickettypen
* Projektliste
* Zuständigkeiten

Ein entsprechender Eintrag befindet sich im **Aktionsmenü** der Aufgabe.

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Die Verknüpfung wird auch in YouTrack über die dort integrierte VARIO-App dargestellt.
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## Steuerung über Benutzergruppen

Das für die Ticketanlage verwendete YouTrack-Projekt wird über die **Benutzergruppe** in VARIO Cloud bestimmt. Diese Einstellung findest Du unter:

**Einstellungen → Allgemein → Benutzer, Gruppen und Rollen → Benutzergruppen**

* Jede Benutzergruppe kann ein Standardprojekt mitbringen
* Diese Vorgabe wirkt sich auf die Ticketanlage aus

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Eine zentrale, gruppenunabhängige Projektvorgabe ist aktuell **nicht vorgesehen**.
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## Integration & Automatisierung

Die gesamte Integration lässt sich flexibel anpassen:

| Bereich                   | Beschreibung                                                                               |
| ------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Webhooks**              | Übertragen Statusänderungen, Kommentare oder Aktivitäten zwischen YouTrack und VARIO Cloud |
| **Frontend-Integration**  | Sichtbarkeit und Bedienung innerhalb der Aufgabenansicht                                   |
| **Migrationen**           | Unterstützt bei der Umstellung bestehender Systeme und Daten (z. B. bei App-Wechsel)       |
| **Workflows & Skripting** | Definiert das Verhalten beim Anlegen, Aktualisieren oder Synchronisieren von Tickets       |

Weitere Informationen findest Du auf der Seite [**Protokollierung, Webhooks & Migrationen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/#protokollierung-webhooks-migrationen) sowie im Bereich [**Workflows & Scripting**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/#workflows-und-scripting).

## Tipps für den Einsatz

{% hint style="success" %}
Teste die App in einem separaten Projekt oder einer internen Testinstallation, bevor Du sie in produktiven Aufgaben einsetzt. So kannst Du Workflows und Synchronisation vollständig durchspielen.
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{% hint style="info" %}
Du kannst einen Statuswechsel in YouTrack nutzen, um automatisch eine interne Aktivität im ERP zu erzeugen – etwa „Ticket abgeschlossen“. Die Umsetzung erfolgt über ein Skript im Workflow.
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GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/youtrack-anbindung.md?ask=<question>
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The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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