YouTrack-Anbindung
Hier bewegt sich was!
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YouTrack ist ein webbasiertes Tool zur Aufgaben- und Projektverwaltung mit Fokus auf agiles Arbeiten. Über die eigenständige App in VARIO Cloud kannst Du Aufgaben zwischen beiden Systemen synchronisieren, Statusänderungen verfolgen und automatisierte Abläufe definieren. Die App fungiert dabei als Middleware und sorgt für eine stabile, konfigurierbare Verbindung zwischen VARIO Cloud und YouTrack.
Du kannst:
Tickets direkt aus Aufgaben in YouTrack erstellen
Ticketstatus, Kommentare oder Aktivitäten synchronisieren
Prozesse über Workflows automatisieren
Ticketinformationen in VARIO Cloud sichtbar machen
Einrichtung der App
Zugangsdaten hinterlegen
Öffne die App-Einstellungen und trage die notwendigen Zugangsdaten ein:
API-Token
Wird in YouTrack generiert (unter Benutzerprofil → Authentifizierung)
API-Benutzer
Technischer Benutzer mit API-Zugriff in YouTrack
Der API-Benutzer muss ausreichende Rechte besitzen, um Tickets zu erstellen und zu bearbeiten.
Log-Level konfigurieren
Im Reiter Protokolle stellst Du ein, welche Informationen protokolliert werden sollen. Diese helfen bei der Fehleranalyse und Überwachung der App-Kommunikation.
Weitere Informationen zu verfügbaren Stufen und ihrer Bedeutung findest Du auf der Seite Protokollierung, Webhooks & Migrationen.
Webhooks
Über Webhooks externe Signale definiert, die eine Aktion im ERP auslösen.
Beispiele für mögliche Webhook-Aktionen:
Statusänderung in YouTrack → Aktivität in VARIO Cloud
Kommentar in YouTrack → Aktivität im ERP
Aktivität im ERP → Kommentar in YouTrack
Tag in YouTrack → Statuswechsel in Aufgabe
Diese Logiken sind individuell anpassbar und werden bspw. im Workflow definiert. Details zur Konfiguration findest Du unter Workflows & Scripting.
Aktionsvorlagen
Im Reiter Aktionsvorlagen kannst Du automatisierte Abläufe für typische Ticketaktionen konfigurieren. Diese Vorlagen definieren unter anderem:
Status- und Zeiteintrag-Handling
Welche Aktionen bei bestimmten Änderungen erfolgen
Ob Inhalte als Aktivität oder Kommentar übermittelt werden
Die konkrete Verwendung und Platzierung von Aktionsvorlagen richtet sich nach dem Workflow der jeweiligen Installation.
Anwendung in der Praxis
Aufgabenansicht in CRM/DMS
In CRM/DMS → Aufgaben siehst Du bei verknüpften Aufgaben eine zusätzliche Karte mit dem Batch YouTrack.
Alle Benutzer sehen die Karte und Ticketinformationen
Ticket-Erstellung ist nur mit entsprechender App-Berechtigung möglich
Admins haben vollständigen Zugriff
Ticketanlage
Beim Anlegen eines Tickets aus einer Aufgabe werden die relevanten Feldinhalte live aus YouTrack geladen, z. B.:
Tickettypen
Projektliste
Zuständigkeiten
Ein entsprechender Eintrag befindet sich im Aktionsmenü der Aufgabe.
Die Verknüpfung wird auch in YouTrack über die dort integrierte VARIO-App dargestellt.
Steuerung über Benutzergruppen
Das für die Ticketanlage verwendete YouTrack-Projekt wird über die Benutzergruppe in VARIO Cloud bestimmt. Diese Einstellung findest Du unter:
Einstellungen → Allgemein → Benutzer, Gruppen und Rollen → Benutzergruppen
Jede Benutzergruppe kann ein Standardprojekt mitbringen
Diese Vorgabe wirkt sich auf die Ticketanlage aus
Eine zentrale, gruppenunabhängige Projektvorgabe ist aktuell nicht vorgesehen.
Integration & Automatisierung
Die gesamte Integration lässt sich flexibel anpassen:
Webhooks
Übertragen Statusänderungen, Kommentare oder Aktivitäten zwischen YouTrack und VARIO Cloud
Frontend-Integration
Sichtbarkeit und Bedienung innerhalb der Aufgabenansicht
Migrationen
Unterstützt bei der Umstellung bestehender Systeme und Daten (z. B. bei App-Wechsel)
Workflows & Skripting
Definiert das Verhalten beim Anlegen, Aktualisieren oder Synchronisieren von Tickets
Weitere Informationen findest Du auf der Seite Protokollierung, Webhooks & Migrationen sowie im Bereich Workflows & Scripting.
Tipps für den Einsatz
Teste die App in einem separaten Projekt oder einer internen Testinstallation, bevor Du sie in produktiven Aufgaben einsetzt. So kannst Du Workflows und Synchronisation vollständig durchspielen.
Du kannst einen Statuswechsel in YouTrack nutzen, um automatisch eine interne Aktivität im ERP zu erzeugen – etwa „Ticket abgeschlossen“. Die Umsetzung erfolgt über ein Skript im Workflow.
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