YouTrack-Anbindung

YouTrack in VARIO Cloud anbinden: Tickets, Status, Kommentare und Aktivitäten synchronisieren. Entdecke Einrichtung, Webhooks und Workflows im Handbuch.

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YouTrack ist ein webbasiertes Tool zur Aufgaben- und Projektverwaltung mit Fokus auf agiles Arbeiten. Über die eigenständige App in VARIO Cloud kannst Du Aufgaben zwischen beiden Systemen synchronisieren, Statusänderungen verfolgen und automatisierte Abläufe definieren. Die App fungiert dabei als Middleware und sorgt für eine stabile, konfigurierbare Verbindung zwischen VARIO Cloud und YouTrack.

Du kannst:

• Tickets direkt aus Aufgaben in YouTrack erstellen
• Ticketstatus, Kommentare oder Aktivitäten synchronisieren
• Prozesse über Workflows automatisieren
• Ticketinformationen in VARIO Cloud sichtbar machen

Einrichtung der App

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App aktivieren

Navigiere zu System/Apps und suche nach der Karte mit dem Batch „YouTrack“.

• In CRM/DMS/Aufgaben findest Du die Karte unten rechts bei der jeweiligen Aufgabe.
• Alternativ lässt sich der Batch auch über die URL erkennen (z. B. /app/youtrack/...).

2

Zugangsdaten hinterlegen

Öffne die App-Einstellungen und trage die notwendigen Zugangsdaten ein:

Einstellung	Beschreibung
API-Token	Wird in YouTrack generiert (unter Benutzerprofil → Authentifizierung)
API-Benutzer	Technischer Benutzer mit API-Zugriff in YouTrack

Der API-Benutzer muss ausreichende Rechte besitzen, um Tickets zu erstellen und zu bearbeiten.

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Log-Level konfigurieren

Im Reiter Protokolle stellst Du ein, welche Informationen protokolliert werden sollen. Diese helfen bei der Fehleranalyse und Überwachung der App-Kommunikation.

Weitere Informationen zu verfügbaren Stufen und ihrer Bedeutung findest Du auf der Seite Protokollierung, Webhooks & Migrationen.

4

Webhooks

Über Webhooks externe Signale definiert, die eine Aktion im ERP auslösen.

Beispiele für mögliche Webhook-Aktionen:

• Statusänderung in YouTrack → Aktivität in VARIO Cloud
• Kommentar in YouTrack → Aktivität im ERP
• Aktivität im ERP → Kommentar in YouTrack
• Tag in YouTrack → Statuswechsel in Aufgabe

Diese Logiken sind individuell anpassbar und werden bspw. im Workflow definiert. Details zur Konfiguration findest Du unter Workflows & Scripting.

5

Aktionsvorlagen

Im Reiter Aktionsvorlagen kannst Du automatisierte Abläufe für typische Ticketaktionen konfigurieren. Diese Vorlagen definieren unter anderem:

• Status- und Zeiteintrag-Handling
• Welche Aktionen bei bestimmten Änderungen erfolgen
• Ob Inhalte als Aktivität oder Kommentar übermittelt werden

Die konkrete Verwendung und Platzierung von Aktionsvorlagen richtet sich nach dem Workflow der jeweiligen Installation.

Anwendung in der Praxis

Aufgabenansicht in CRM/DMS

In CRM/DMS → Aufgaben siehst Du bei verknüpften Aufgaben eine zusätzliche Karte mit dem Batch YouTrack.

• Alle Benutzer sehen die Karte und Ticketinformationen
• Ticket-Erstellung ist nur mit entsprechender App-Berechtigung möglich
• Admins haben vollständigen Zugriff

Ticketanlage

Beim Anlegen eines Tickets aus einer Aufgabe werden die relevanten Feldinhalte live aus YouTrack geladen, z. B.:

• Tickettypen
• Projektliste
• Zuständigkeiten

Ein entsprechender Eintrag befindet sich im Aktionsmenü der Aufgabe.

Die Verknüpfung wird auch in YouTrack über die dort integrierte VARIO-App dargestellt.

Steuerung über Benutzergruppen

Das für die Ticketanlage verwendete YouTrack-Projekt wird über die Benutzergruppe in VARIO Cloud bestimmt. Diese Einstellung findest Du unter:

Einstellungen → Allgemein → Benutzer, Gruppen und Rollen → Benutzergruppen

• Jede Benutzergruppe kann ein Standardprojekt mitbringen
• Diese Vorgabe wirkt sich auf die Ticketanlage aus

Eine zentrale, gruppenunabhängige Projektvorgabe ist aktuell nicht vorgesehen.

Integration & Automatisierung

Die gesamte Integration lässt sich flexibel anpassen:

Bereich	Beschreibung
Webhooks	Übertragen Statusänderungen, Kommentare oder Aktivitäten zwischen YouTrack und VARIO Cloud
Frontend-Integration	Sichtbarkeit und Bedienung innerhalb der Aufgabenansicht
Migrationen	Unterstützt bei der Umstellung bestehender Systeme und Daten (z. B. bei App-Wechsel)
Workflows & Skripting	Definiert das Verhalten beim Anlegen, Aktualisieren oder Synchronisieren von Tickets

Weitere Informationen findest Du auf der Seite Protokollierung, Webhooks & Migrationen sowie im Bereich Workflows & Scripting.

Tipps für den Einsatz

Teste die App in einem separaten Projekt oder einer internen Testinstallation, bevor Du sie in produktiven Aufgaben einsetzt. So kannst Du Workflows und Synchronisation vollständig durchspielen.

Du kannst einen Statuswechsel in YouTrack nutzen, um automatisch eine interne Aktivität im ERP zu erzeugen – etwa „Ticket abgeschlossen“. Die Umsetzung erfolgt über ein Skript im Workflow.