Microsoft 365
Mit der Microsoft 365 App integrierst Du Deinen Outlook-Account direkt in VARIO Cloud und nutzt eine nahtlose E-Mail-Kommunikation ohne Umwege über den Browser. Nach einmaliger Anmeldung wird der Mailversand automatisiert über Microsoft 365 gesteuert – inklusive Vorlagen, Anhängen und Ausgabeoptionen.
Ohne die Anbindung an Microsoft 365 öffnet sich zwar ebenfalls Dein Mailprogramm mit der vorgesehenen Vorlage – der Beleganhang muss jedoch manuell heruntergeladen und hinzugefügt werden.
Durch die Verwendung der Microsoft 365 App entfällt dieser manuelle Schritt, da der Anhang automatisch eingefügt wird. Damit sparst Du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und beschleunigst den Versandprozess – besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Belegversand.
Einrichtung der Schnittstelle
Nach der Installation der Microsoft365-App unter System/Apps, steht Dir in Deinen persönlichen Benutzereinstellungen ein neuer Reiter “ Microsoft365” zur Verfügung:
Um die Schnittstelle nutzen zu können, musst Du Dich zunächst in diesem Reiter anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein Zugriffstoken generiert, der automatisch erneuert wird.
Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Dir weitere Optionen zur Verfügung, wie das Abmelden, das Ändern der Anmeldung sowie weitere administrative Einstellungen und die Möglichkeit, die Schnittstelle zu testen.
Sollte die Anbindung nicht wie erwartet funktionieren, prüfe bitte in den Benutzereinstellungen unter Microsoft 365, ob die Schnittstelle korrekt verknüpft ist.
Einstellungen
Standard E-Mail Verhalten
Hier legst Du fest, wie E-Mails beim Versand über Microsoft 365 verarbeitet werden sollen:
Sofort senden
Die E-Mail wird direkt versendet, basierend auf einer Text- oder HTML-Vorlage.
Entwurf öffnen
Die E-Mail wird im Posteingang als Entwurf geöffnet, sodass Du sie vor dem Versand prüfen oder anpassen kannst.
Wenn Du Belege regelmäßig vor dem Versand individualisieren möchtest, wähle “Entwurf öffnen”.
Content Type
Bestimme hier, ob E-Mails mit Textvorlagen oder HTML-Vorlagen aus den Reporteinstellungen versendet werden sollen. Die Auswahl wirkt sich auf das Layout und die Formatierung der Mail aus.
Mehr Informationen zu den Vorlagen findest Du im Abschnitt Textvorlagen.
System-Profile
In den Einstellungen der App Microsoft 365 unter System/Apps kannst Du System-Profile auf Basis Deiner Microsoft-365-Konfiguration anlegen. Diese Profile kannst Du anschließend als Konsumenten in den Ausgaberegeln unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe verwenden. Dadurch kannst Du steuern, wie bestimmte E-Mails aus VARIO Cloud heraus erzeugt und versendet werden.
Über diese Einstellung legst Du fest, dass alle E-Mails, die über eine bestimmte Ausgaberegel versendet werden, mit dieser Absenderadresse verschickt werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn unterschiedliche Abteilungen eigene E-Mail-Adressen verwenden.
Unter den E-Mail-Einstellungen kannst Du die gleichen Optionen festlegen, die auch in den Benutzereinstellungen benutzerspezifisch hinterlegt werden können. Dabei kannst Du bestimmen, ob E-Mails direkt versendet oder zunächst als Entwurf gespeichert werden sollen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob der E-Mail-Inhalt als reiner Text oder im HTML-Format ausgegeben werden soll.
Nach dem Anlegen des System-Profils muss dieses zunächst rechts in der Tabelle erst authentifiziert werden, bevor es verwendet werden kann. Dabei muss der Profil mit einem Microsoft Konto verbunden werden.
Über das Kreuz-Symbol kann das Profil auch wieder entfernt werden.
System-Profil als Konsument
Das angelegte System-Profil wird anschließend unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe im Bereich “Konsumenten” aufgelistet. Dort kannst Du das Profil wie die anderen Konsumenten weiterbearbeiten und konfigurieren, beispielsweise im Hinblick auf die gewünschte Ausgabe oder den Einsatz in Ausgaberegeln.
System-Profil in Ausgaberegeln
Der auf Basis eines System-Profils verfügbare Konsument kann dann in einer Ausgaberegel hinterlegt werden. Innerhalb der Ausgaberegel kannst Du u. a. festlegen, für welches Modul, z. B. Belegdruck, das Profil verwendet werden soll. So kannst Du z. B. definieren, dass nur bestimmte Belegarten, wie Angebote, über ein bestimmtes System-Profil per E-Mail versendet werden. Auf diese Weise lässt sich steuern, dass der Versand über eine spezifische Absenderadresse erfolgt, etwa die E-Mail-Adresse der jeweiligen Abteilung wie dem Vertrieb.
Ausgabearten
Benutzereinstellungen
Im Reiter Ausgabe in Deinen Benutzereinstellungen kannst Du eine Ausgaberegel als Präferenz anlegen. Damit kannst Du definieren, über welchen Konsumenten, z. B. Microsoft 365, Belege standardmäßig per E-Mail versendet werden sollen. Der Aufbau der Ausgaberegeln basiert auf den allgemeinen Ausgaberegeln unter System/Ausgabe.
Adresseinstellungen
Die Empfängeradresse von finanzrelevanten, nicht-finanzrelevanten Verkaufs- und Einkaufsbelegen sowie anderen Belegen kann in der jeweiligen Adresse im Reiter Ausgaberegeln gepflegt werden.
Wenn Du in den Benutzereinstellungen “Sofort senden” aktiviert hast, muss die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt sein – andernfalls kann der Versand fehlschlagen.
Allgemeine Einstellungen
Weitere globale Einstellungen für den Mailversand über Microsoft 365 kannst Du unter System/Ausgabe vornehmen. Dort legst Du z. B. zentrale Vorlagen oder Absenderadressen fest.
Mailversand im Beleg
Damit Beleg-PDFs automatisiert an die erzeugte E-Mail angehängt werden können, muss in der durch die App-Installation automatisch angelegten Benutzerrolle ‘app_role_app_microsoft365’ zwingend im Bereich “ DMS-Zugriffsberechtigung: Lesen” ein entsprechend gültiger Wert eingetragen werden.
In Belegen findest Du im Bereich Veröffentlichen die Funktion “Als E-Mail versenden”.
Je nach hinterlegter Ausgabeart wird dabei der Mailversand über Microsoft 365 ausgelöst – vorausgesetzt, die Einstellungen in den Benutzerdaten und zur aktuellen Belegart unterstützen diese Funktion. Sobald alles korrekt eingerichtet ist, genügt ein Klick – der Beleg wird mit der passenden Vorlage an die gewünschte Adresse versendet.
Je nach hinterlegter Benutzereinstellung findest Du die versendete Mail entweder in Deinem Postausgang oder im “ Entwürfe“-Ordner:
Ist keine Einstellung mit dem Konsumenten Microsoft 365 hinterlegt, öffnet sich ebenfalls Outlook mit den im Report hinterlegten Textvorlagen, jedoch wird der Beleganhang separat heruntergeladen und muss manuell dem Beleg hinzugefügt werden.
Textvorlagen
Unter System/Ausgabe kannst Du individuelle Text- und HTML-Vorlagen für Deine Reporte erstellen.
Je nach Einstellung, die Du in den Benutzereinstellungen für Dich getroffen hast, wird entweder das Text-Template oder das HTML-Template verwendet.
Hierbei stehen Dir Platzhalter zur Verfügung, mit denen Du Betreff und Inhalt dynamisch gestalten kannst:
Betreff
Belegbezeichnung, Belegnummer
Inhalt
Kundenname, Rechnungsbetrag, Datum etc.
Detaillierte Informationen zur Arbeit mit Reportvorlagen findest Du auf der Handbuchseite zum Thema Ausgabe.
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