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# Microsoft 365

Outlook in VARIO Cloud integrieren: E-Mails automatisch mit Vorlagen, Beleganhängen, Systemprofilen und Ausgaberegeln versenden sowie Postfächer für Eingangsrechnungen und Aufgaben-Kommunikation überw

Mit der **Microsoft 365 App** integrierst Du Deinen Outlook-Account direkt in VARIO Cloud und nutzt eine nahtlose E-Mail-Kommunikation ohne Umwege über den Browser. Nach **einmaliger Anmeldung** wird der Mailversand automatisiert über Microsoft 365 gesteuert – inklusive **Vorlagen, Anhängen** und **Ausgabeoptionen**.

{% hint style="info" %}
Ohne die Anbindung an **Microsoft 365** öffnet sich zwar ebenfalls Dein Mailprogramm mit der vorgesehenen Vorlage – **der Beleganhang muss jedoch manuell heruntergeladen und hinzugefügt werden**.
{% endhint %}

Durch die Verwendung der Microsoft 365 App **entfällt dieser manuelle Schritt**, da der Anhang automatisch eingefügt wird. Damit **sparst Du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und beschleunigst den Versandprozess** – besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Belegversand.

## Einrichtung der Schnittstelle

Nach der Installation der Microsoft365-App unter **System →** [**Apps**](/vario-cloud-handbuch/system/apps.md), steht Dir in Deinen persönlichen [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation/personliche-benutzereinstellungen.md#personliche-benutzereinstellungen) ein neuer Reiter **»Microsoft365«** zur Verfügung:

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F2YF7QW7dWE1T247KlwSr%2Fimage.png?alt=media&amp;token=97c3f75c-c852-4148-b8fc-e0bb6089df87" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um die Schnittstelle nutzen zu können, musst Du Dich zunächst in diesem Reiter **anmelden**. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein **Zugriffstoken** generiert, der automatisch erneuert wird.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Frk3EIqgm7v7fkZHWLqxQ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=cdab0621-d75a-41f8-8704-a31d48dfe013" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Dir weitere Optionen zur Verfügung, wie das **Abmelden**, das **Ändern der Anmeldung** sowie weitere **administrative Einstellungen** und die Möglichkeit, die Schnittstelle zu **testen**.

{% hint style="info" %}
Sollte die Anbindung nicht wie erwartet funktionieren, prüfe bitte in den Benutzereinstellungen unter **Microsoft 365**, ob die Schnittstelle korrekt verknüpft ist.
{% endhint %}

## Einstellungen

### Standard E-Mail Verhalten

Hier legst Du fest, wie E-Mails beim Versand über Microsoft 365 **verarbeitet** werden sollen:

| Option             | Beschreibung                                                                                                    |
| ------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Sofort senden**  | Die E-Mail wird direkt versendet, basierend auf einer Text- oder HTML-Vorlage.                                  |
| **Entwurf öffnen** | Die E-Mail wird im Posteingang als Entwurf geöffnet, sodass Du sie vor dem Versand prüfen oder anpassen kannst. |

Wenn Du Belege regelmäßig **vor dem Versand individualisieren** möchtest, wähle **Entwurf öffnen**.

### Content Type

Bestimme hier, ob E-Mails mit **Textvorlagen** oder **HTML-Vorlagen** aus den Reporteinstellungen versendet werden sollen. Die Auswahl wirkt sich auf das Layout und die Formatierung der Mail aus.

Mehr Informationen zu den Vorlagen findest Du im Abschnitt [**Textvorlagen**](#textvorlagen).

## System-Profile

In den Einstellungen der App **Microsoft 365** unter **System →** [**Apps**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/apps/) kannst Du **System-Profile** auf Basis Deiner Microsoft-365-Konfiguration anlegen. Diese Profile kannst Du anschließend als **Konsumenten** in den [**Ausgaberegeln**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-ausgaberegeln) unter **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe** verwenden. Dadurch kannst Du steuern, wie bestimmte E-Mails aus VARIO Cloud heraus erzeugt und versendet werden.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FdW943EEL3b2OJJI4SPEV%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d4ca5d69-0400-4608-a777-8715af91dafe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über diese Einstellung legst Du fest, dass alle E-Mails, die über eine bestimmte **Ausgaberegel** versendet werden, mit dieser **Absenderadresse** verschickt werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn unterschiedliche **Abteilungen** eigene E-Mail-Adressen verwenden.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FKudqgg4t8SytuqtiAM2w%2Fimage.png?alt=media&amp;token=b1101c13-b364-410f-a118-b6b1865fc824" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter den **E-Mail-Einstellungen** kannst Du die gleichen Optionen festlegen, die auch in den **Benutzereinstellungen** benutzerspezifisch hinterlegt werden können. Dabei kannst Du bestimmen, ob E-Mails direkt versendet oder zunächst als Entwurf gespeichert werden sollen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob der E-Mail-Inhalt als reiner **Text** oder im **HTML**-Format ausgegeben werden soll.

Nach dem Anlegen des **System-Profils** muss dieses zunächst **rechts** in der Tabelle erst **authentifiziert** werden, bevor es verwendet werden kann. Dabei muss der Profil mit einem **Microsoft Konto** verbunden werden.

{% hint style="info" %}
E-Mails über ein System-Profil werden mit der im Profil eingestellten **Absenderadresse** versendet, auch wenn es sich um ein freigegebenes Postfach handelt. Dafür muss das Microsoft-Konto, mit dem Du das Profil anmeldest, in Exchange das Recht **„Senden als“** für diese Adresse haben. Fehlt es, schlägt der Versand fehl und Du siehst in der [Ausgabewarteschlange](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md) den Hinweis, dass das angemeldete Microsoft-Konto nicht als diese Adresse senden darf. Vergib dann das Recht in Exchange und melde das System-Profil neu an. Die Anmeldung fragt dabei zusätzlich die Berechtigung zum Senden aus freigegebenen Postfächern an.

Hast Du ein System-Profil angemeldet, bevor diese Berechtigung angefragt wurde, und weicht die Absenderadresse vom angemeldeten Konto ab, zeigt die Profilliste im Status **Neuanmeldung nötig**. Bis zur Neuanmeldung werden E-Mails vom angemeldeten Konto statt von der Absenderadresse gesendet.
{% endhint %}

Über das **Kreuz**-Symbol kann das Profil auch wieder entfernt werden.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FvlbCtTjaM9LQyxaw0cNN%2Fimage.png?alt=media&amp;token=271dfbb7-730d-48c3-9885-9bfce41bf0a1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### System-Profil als Konsument

Das angelegte System-Profil wird anschließend unter **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe** im Bereich [**Konsumenten**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-konsumenten) aufgelistet. Dort kannst Du das Profil wie die anderen Konsumenten **weiterbearbeiten und konfigurieren**, beispielsweise im Hinblick auf die gewünschte Ausgabe oder den Einsatz in Ausgaberegeln.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FrTJtoKbr5xzXeMFEIWpi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6a7d60f8-9108-49af-a25b-f3fd2fa2fa90" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### System-Profil in Ausgaberegeln

Der auf Basis eines **System-Profils** verfügbare Konsument kann dann in einer **Ausgaberegel** hinterlegt werden. Innerhalb der Ausgaberegel kannst Du u. a. festlegen, für welches **Modul**, z. B. **Belegdruck**, das Profil verwendet werden soll. So kannst Du z. B. definieren, dass nur bestimmte Belegarten, wie **Angebote**, über ein bestimmtes System-Profil per E-Mail versendet werden. Auf diese Weise lässt sich steuern, dass der Versand über eine **spezifische Absenderadresse** erfolgt, etwa die E-Mail-Adresse der jeweiligen Abteilung wie dem Vertrieb.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2Fl8XX3NlxlM292qy6b2Xh%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a6c12771-1ce3-4acc-a6bf-fcc9404cebc7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Ausgaberegeln für den Versand über Microsoft 365

Ob eine E-Mail über Microsoft 365 versendet wird, entscheiden die **Ausgaberegeln**. Ein System-Profil ist ein **Konsument** mit dem Ausgabetyp **MAIL**; welche Ausgaben er übernimmt, legst Du auf drei Ebenen fest:

### Benutzereinstellungen

Im Reiter **»Ausgabe«** Deiner [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-ausgabe) legst Du eine **Ausgabepräferenz** an, z. B. Modul **Belegdruck**, Ausgabetyp **MAIL** und als Konsument Dein System-Profil. Damit versendest Du Belege über dieses Profil, unabhängig davon, was für andere Benutzer gilt. Ausgabepräferenzen gehen allen anderen Regeln vor.

### Adresseinstellungen

Die **Empfänger** einer E-Mail pflegst Du in der Adresse im Reiter [**Ausgaberegeln**](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ausgaberegeln) im Bereich **Zusätzliche Ausgabe** (Typ E-Mail, An/CC/BCC). Mit den Filtern der Regel unterscheidest Du z. B. zwischen finanzrelevanten Belegen (Buchhaltung des Kunden) und Angeboten (Einkauf des Kunden).

{% hint style="warning" %}
Ist im System-Profil oder in Deinen Benutzereinstellungen **Sofort senden** aktiv, muss ein Empfänger ermittelt werden können – andernfalls schlägt der Versand fehl. Den Grund siehst Du in der [Ausgabewarteschlange](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md).
{% endhint %}

### Allgemeine Einstellungen

Unter **Einstellungen → Allgemein →** [**Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-ausgaberegeln) legst Du die Regel für **alle Benutzer** fest, z. B. „Angebote über das Profil Vertrieb, Rechnungen über das Profil Buchhaltung“. Die **Vorlagen** für Betreff und Text pflegst Du unter **System →** [**Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#bereich-text-template-reporttyp-benachrichtigung) im jeweiligen Modul.

## Mailversand im Beleg

{% hint style="warning" %}
Damit **Beleg-PDFs** automatisiert an die erzeugte E-Mail angehängt werden können, muss in der durch die App-Installation automatisch angelegten Benutzerrolle **„app\_role\_app\_microsoft365“** zwingend im Bereich **DMS-Zugriffsberechtigung: Lesen** ein entsprechend gültiger Wert eingetragen werden.
{% endhint %}

In Belegen findest Du im Bereich **Veröffentlichen** die Funktion **»Als E-Mail versenden«**.

Je nach hinterlegter Ausgabeart wird dabei der **Mailversand über Microsoft 365 ausgelöst** – vorausgesetzt, die Einstellungen in den Benutzerdaten und zur aktuellen Belegart unterstützen diese Funktion. Sobald alles korrekt eingerichtet ist, genügt ein Klick – der Beleg wird mit der passenden Vorlage an die gewünschte Adresse versendet.

Je nach hinterlegter [**Benutzereinstellung**](#standard-e-mail-verhalten) findest Du die versendete Mail entweder in Deinem Postausgang oder im **„Entwürfe“**-Ordner:

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F6QiSWpYMiMZ3ZsUfcREl%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c2b3f929-f636-49d6-8060-9c0da22a4226" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Ist keine Einstellung mit dem Konsumenten Microsoft 365 hinterlegt, öffnet sich ebenfalls Outlook mit den im Report hinterlegten Textvorlagen, jedoch wird der **Beleganhang separat heruntergeladen und muss manuell dem Beleg hinzugefügt werden**.
{% endhint %}

## Textvorlagen

Unter **System → Ausgabe** kannst Du individuelle **Text- und HTML-Vorlagen** für Deine Reporte erstellen.

Je nach Einstellung, die Du in den **Benutzereinstellungen** für Dich getroffen hast, wird entweder das Text-Template oder das HTML-Template verwendet.

Hierbei stehen Dir **Platzhalter** zur Verfügung, mit denen Du **Betreff** und **Inhalt** dynamisch gestalten kannst:

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F2ufdbjNirWKjDisCUMSt%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e3cbf4ad-97e7-4e3a-b211-be931fbf2634" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

| Bereich     | Beispiele für Platzhalter               |
| ----------- | --------------------------------------- |
| **Betreff** | Belegbezeichnung, Belegnummer           |
| **Inhalt**  | Kundenname, Rechnungsbetrag, Datum etc. |

Detaillierte Informationen zur Arbeit mit Reportvorlagen findest Du auf der Handbuchseite zum Thema [**Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe.md).

## Postfachüberwachung (Beta)

Mit der **Postfachüberwachung** liest die Microsoft 365 App automatisch ein Postfach ein und verarbeitet eingehende E-Mails weiter – entweder als **Eingangsrechnung in der Postbox** oder als **Aktivität an einer Aufgabe**.

### Freigabe für die Postfachüberwachung

Die Postfachüberwachung braucht eine eigene Microsoft-Freigabe mit Lese- und Schreibzugriff auf das Postfach – auch auf ein **Freigegebenes Postfach**. Die Anmeldung für den E-Mail-Versand bleibt davon unberührt.

Beim **System-Profil** und unter **Benutzereinstellungen → »Microsoft365« → Postfachüberwachung** erteilst Du die Freigabe über **»Für Postfachüberwachung freigeben«**. Später kannst Du sie über **»Freigabe erneuern«** auffrischen oder über **»Freigabe entziehen«** zurücknehmen. In der Auswahl der Quelle einer Überwachung siehst Du, welche Anmeldungen **nicht freigegeben** sind.

{% hint style="info" %}
Fehlt die Freigabe oder ist sie abgelaufen, steht die Überwachung auf **Freigabe erforderlich**. Die E-Mails bleiben bis zur erneuten Freigabe unverarbeitet im Postfach liegen – es geht nichts verloren. Ein Microsoft-Administrator kann im Anmeldefenster für die ganze Organisation zustimmen.
{% endhint %}

### Überwachung anlegen

Unter **System →** [**Apps**](/vario-cloud-handbuch/system/apps.md) legst Du im Reiter **»Postfachüberwachung (Beta)«** über **»Neue Überwachung«** fest, welcher **Überwachte Ordner** in welchem Abstand gelesen wird – wahlweise mit einer eigenen Anmeldung oder einem **System-Profil**, auch für ein Freigegebenes Postfach. Eine Überwachung hat einen von zwei **Zwecken**:

* **Eingangsrechnungen → Postbox**: Dateianhänge wie PDF oder XRechnung landen in der [**Postbox**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/postbox.md) und werden dort weiterverarbeitet. Auf Wunsch entpackt VARIO Cloud ZIP-Archive, vergibt **DMS-Tags** und schickt dem Absender eine Eingangsbestätigung.
* **Aufgaben-Kommunikation → Aktivitäten**: Aus jeder E-Mail entsteht eine [**Aktivität**](/vario-cloud-handbuch/crm-dms/aktivitaeten.md) an der erkannten Aufgabe, Anhänge werden verknüpft. Die Aufgabe erkennt VARIO Cloud zum Beispiel am E-Mail-Verlauf oder an der Aufgabennummer im Betreff.

Den Dialog zum Anlegen und Bearbeiten einer Überwachung schließt ein Klick neben den Dialog nicht, damit keine Eingaben verloren gehen. Speichern kannst Du jederzeit über den Haken in der Kopfzeile, ohne nach unten zu scrollen.

Mit **»Testlauf (ohne Änderungen)«** probierst Du eine Überwachung vorher aus, ohne dass Dateien abgelegt oder Aktivitäten angelegt werden. Das **Protokoll** zeigt jeden Lauf mit seinem Ergebnis.

Über **»Rückstand aufholen«** arbeitest Du einen größeren Rückstand an E-Mails in mehreren Durchgängen nacheinander ab. Weitere E-Mails, die dann noch warten, folgen im nächsten Lauf. Die Benachrichtigungen zu den Ergebnissen erhältst Du erst, wenn das Aufholen abgeschlossen ist.

E-Mails, deren Anhänge Microsoft noch auf Viren prüft, überspringt die Überwachung zunächst. Die Übersicht zeigt sie als **warten auf Virenprüfung**, sie folgen im nächsten Lauf. Bereits verarbeitete E-Mails übersiehst Du nicht: Sie erscheinen als **bereits verarbeitet übersprungen**.

### E-Mail-Prüfung

Wo die Zuordnung nicht eindeutig ist, landet die E-Mail im Menüpunkt **CRM → E-Mail-Prüfung**. Dort übernimmst Du über **»Vorschlag übernehmen«** die vorgeschlagene Aufgabe, weist über **»Aufgabe zuweisen«** selbst zu oder schließt den Fall über **»Verwerfen«**.

{% hint style="info" %}
Für die **E-Mail-Prüfung** braucht ein Benutzer das Recht **„Darf Prüffälle der Postfachüberwachung bearbeiten (Menüpunkt E-Mail-Prüfung)“**.
{% endhint %}

## Häufige Fragen

### Was passiert, wenn die Freigabe für die Postfachüberwachung abläuft oder fehlt?

Die Überwachung steht dann auf **Freigabe erforderlich** und verarbeitet keine E-Mails mehr. Die E-Mails bleiben unverarbeitet im Postfach liegen, bis Du die Freigabe über **»Freigabe erneuern«** wieder erteilst – es geht dabei nichts verloren.

### Wie erkennt VARIO Cloud, zu welcher Aufgabe eine eingehende E-Mail gehört?

VARIO Cloud wertet dafür z. B. den E-Mail-Verlauf (Antwort auf eine bereits zugeordnete Mail) oder eine Aufgabennummer im Betreff aus. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, landet die E-Mail zur manuellen Entscheidung im Menüpunkt **CRM → E-Mail-Prüfung**.


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