# Microsoft 365 Mit der **Microsoft 365 App** integrierst Du Deinen Outlook-Account direkt in VARIO Cloud und nutzt eine nahtlose E-Mail-Kommunikation ohne Umwege über den Browser. Nach **einmaliger Anmeldung** wird der Mailversand automatisiert über Microsoft 365 gesteuert – inklusive **Vorlagen, Anhängen** und **Ausgabeoptionen**. {% hint style="info" %} Ohne die Anbindung an **Microsoft 365** öffnet sich zwar ebenfalls Dein Mailprogramm mit der vorgesehenen Vorlage – **der Beleganhang muss jedoch manuell heruntergeladen und hinzugefügt werden**. {% endhint %} Durch die Verwendung der Microsoft 365 App **entfällt dieser manuelle Schritt**, da der Anhang automatisch eingefügt wird. Damit **sparst Du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und beschleunigst den Versandprozess** – besonders bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Belegversand. ## Einrichtung der Schnittstelle Nach der Installation der Microsoft365-App unter [**System/Apps**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/apps/), steht Dir in Deinen [**persönlichen Benutzereinstellungen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/arbeiten-mit-vario-cloud/vario-cloud-startmaske/#Benutzereinstellungen) ein neuer Reiter “ **Microsoft365**” zur Verfügung:
Um die Schnittstelle nutzen zu können, musst Du Dich zunächst in diesem Reiter **anmelden**. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein **Zugriffstoken** generiert, der automatisch erneuert wird.
Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Dir weitere Optionen zur Verfügung, wie das **Abmelden**, das **Ändern der Anmeldung** sowie weitere **administrative Einstellungen** und die Möglichkeit, die Schnittstelle zu **testen**. {% hint style="info" %} Sollte die Anbindung nicht wie erwartet funktionieren, prüfe bitte in den Benutzereinstellungen unter **Microsoft 365**, ob die Schnittstelle korrekt verknüpft ist. {% endhint %} ## Einstellungen ### Standard E-Mail Verhalten Hier legst Du fest, wie E-Mails beim Versand über Microsoft 365 **verarbeitet** werden sollen: | Option | Beschreibung | | ------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Sofort senden** | Die E-Mail wird direkt versendet, basierend auf einer Text- oder HTML-Vorlage. | | **Entwurf öffnen** | Die E-Mail wird im Posteingang als Entwurf geöffnet, sodass Du sie vor dem Versand prüfen oder anpassen kannst. | Wenn Du Belege regelmäßig **vor dem Versand individualisieren** möchtest, wähle “Entwurf öffnen”. ### Content Type Bestimme hier, ob E-Mails mit **Textvorlagen** oder **HTML-Vorlagen** aus den Reporteinstellungen versendet werden sollen. Die Auswahl wirkt sich auf das Layout und die Formatierung der Mail aus. Mehr Informationen zu den Vorlagen findest Du im Abschnitt [**Textvorlagen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/vario-apps/microsoft-365/#Textvorlagen). ## System-Profile In den Einstellungen der **App Microsoft 365** unter [**System/Apps**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/apps/) kannst Du **System-Profile** auf Basis Deiner Microsoft-365-Konfiguration anlegen. Diese Profile kannst Du anschließend als **Konsumenten** in den [**Ausgaberegeln**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Ausgaberegeln) unter **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** verwenden. Dadurch kannst Du steuern, wie bestimmte E-Mails aus VARIO Cloud heraus erzeugt und versendet werden.
Über diese Einstellung legst Du fest, dass alle E-Mails, die über eine bestimmte **Ausgaberegel** versendet werden, mit dieser **Absenderadresse** verschickt werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn unterschiedliche **Abteilungen** eigene E-Mail-Adressen verwenden.
Unter den **E-Mail-Einstellungen** kannst Du die gleichen Optionen festlegen, die auch in den **Benutzereinstellungen** benutzerspezifisch hinterlegt werden können. Dabei kannst Du bestimmen, ob E-Mails direkt versendet oder zunächst als Entwurf gespeichert werden sollen. Zusätzlich kannst Du festlegen, ob der E-Mail-Inhalt als reiner **Text** oder im **HTML**-Format ausgegeben werden soll. Nach dem Anlegen des **System-Profils** muss dieses zunächst **rechts** in der Tabelle erst **authentifiziert** werden, bevor es verwendet werden kann. Dabei muss der Profil mit einem **Microsoft Konto** verbunden werden. Über das **Kreuz-Symbol** kann das Profil auch wieder entfernt werden.
### System-Profil als Konsument Das angelegte System-Profil wird anschließend unter **Einstellungen/Allgemein/Ausgabe** im **Bereich** [**“Konsumenten”**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/allgemein/#Bereich-Konsumenten) aufgelistet. Dort kannst Du das Profil wie die anderen Konsumenten **weiterbearbeiten und konfigurieren**, beispielsweise im Hinblick auf die gewünschte Ausgabe oder den Einsatz in Ausgaberegeln.
### System-Profil in Ausgaberegeln Der auf Basis eines **System-Profils** verfügbare Konsument kann dann in einer **Ausgaberegel** hinterlegt werden. Innerhalb der Ausgaberegel kannst Du u. a. festlegen, für welches **Modul**, z. B. **Belegdruck**, das Profil verwendet werden soll. So kannst Du z. B. definieren, dass nur bestimmte Belegarten, wie **Angebote**, über ein bestimmtes System-Profil per E-Mail versendet werden. Auf diese Weise lässt sich steuern, dass der Versand über eine **spezifische Absenderadresse** erfolgt, etwa die E-Mail-Adresse der jeweiligen Abteilung wie dem Vertrieb.
## Ausgabearten ### Benutzereinstellungen Im Reiter **Ausgabe** in Deinen [**Benutzereinstellungen**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/arbeiten-mit-vario-cloud/vario-cloud-startmaske/#Benutzereinstellungen) kannst Du eine Ausgaberegel als **Präferenz** anlegen. Damit kannst Du definieren, über welchen Konsumenten, z. B. **Microsoft 365**, Belege standardmäßig per E-Mail versendet werden sollen. Der **Aufbau der Ausgaberegeln** basiert auf den allgemeinen Ausgaberegeln unter [**System/Ausgabe**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#post-title). ### Adresseinstellungen Die Empfängeradresse von **finanzrelevanten**, **nicht-finanzrelevanten Verkaufs- und Einkaufsbelegen** sowie anderen Belegen kann in der jeweiligen [**Adresse im Reiter Ausgaberegeln**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/adressen/#Reiter-Ausgaberegeln) gepflegt werden. {% hint style="warning" %} Wenn Du in den Benutzereinstellungen “Sofort senden” aktiviert hast, muss die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt sein – andernfalls kann der Versand fehlschlagen. {% endhint %} ### Allgemeine Einstellungen Weitere globale Einstellungen für den Mailversand über Microsoft 365 kannst Du unter [**System/Ausgabe**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#post-title) vornehmen. Dort legst Du z. B. zentrale Vorlagen oder Absenderadressen fest. ## Mailversand im Beleg {% hint style="warning" %} Damit **Beleg-PDFs** automatisiert an die erzeugte E-Mail angehängt werden können, muss in der durch die App-Installation automatisch angelegten **Benutzerrolle ‘app\_role\_app\_microsoft365’** zwingend im Bereich “ **DMS-Zugriffsberechtigung: Lesen**” ein entsprechend gültiger Wert eingetragen werden. {% endhint %} In Belegen findest Du im Bereich **Veröffentlichen** die Funktion **“Als E-Mail versenden”**. Je nach hinterlegter Ausgabeart wird dabei der **Mailversand über Microsoft 365 ausgelöst** – vorausgesetzt, die Einstellungen in den Benutzerdaten und zur aktuellen Belegart unterstützen diese Funktion. Sobald alles korrekt eingerichtet ist, genügt ein Klick – der Beleg wird mit der passenden Vorlage an die gewünschte Adresse versendet. Je nach hinterlegter [**Benutzereinstellung**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/vario-apps/microsoft-365/#Standard-E-Mail-Verhalten) findest Du die versendete Mail entweder in Deinem Postausgang oder im “ **Entwürfe**“-Ordner:
{% hint style="warning" %} Ist keine Einstellung mit dem Konsumenten Microsoft 365 hinterlegt, öffnet sich ebenfalls Outlook mit den im Report hinterlegten Textvorlagen, jedoch wird der **Beleganhang separat heruntergeladen und muss manuell dem Beleg hinzugefügt werden**. {% endhint %} ## Textvorlagen Unter **System/Ausgabe** kannst Du individuelle **Text- und HTML-Vorlagen** für Deine Reporte erstellen. Je nach Einstellung, die Du in den **Benutzereinstellungen** für Dich getroffen hast, wird entweder das Text-Template oder das HTML-Template verwendet. Hierbei stehen Dir **Platzhalter** zur Verfügung, mit denen Du **Betreff** und **Inhalt** dynamisch gestalten kannst:
| Bereich | Beispiele für Platzhalter | | ----------- | --------------------------------------- | | **Betreff** | `Belegbezeichnung`, `Belegnummer` | | **Inhalt** | Kundenname, Rechnungsbetrag, Datum etc. | Detaillierte Informationen zur Arbeit mit Reportvorlagen findest Du auf der [**Handbuchseite zum Thema Ausgabe**](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/#post-title). --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.