Google Workspace

Google Workspace in VARIO Cloud einrichten: mit dem Google-Konto anmelden, System-Profile anlegen und E-Mails samt Beleganhang über Gmail versenden.

Mit der Google Workspace App versendet VARIO Cloud E-Mails über Dein Gmail-Postfach. Nach der Anmeldung mit Deinem Google-Konto gehen Belege und andere Ausgaben mit Vorlage und Anhang direkt über Gmail raus – ohne dass Du den Anhang herunterladen und selbst anfügen musst.

Wie Microsoft 365 und SMTP Mail stellt die App Konsumenten mit dem Ausgabetyp MAIL bereit, die Du über Ausgaberegeln zuordnest.

Welche Konsumenten legt die App an?

Konsument	Versendet über	Einrichtung
Google Workspace Mail (Benutzer-Einstellungen)	das Google-Konto des Benutzers, der die Ausgabe auslöst	Jeder Benutzer meldet sich selbst in seinen Benutzereinstellungen an.
Google Workspace System - <Profil-Bezeichnung>	das Google-Konto, mit dem das System-Profil angemeldet ist	Ein Administrator legt das System-Profil am App-Detail an.

Beide erscheinen nach der Einrichtung unter Einstellungen → Allgemein → Ausgabe im Bereich Konsumenten.

Die App versendet E-Mails immer sofort. Einen Entwurfsmodus wie bei Microsoft 365 gibt es nicht. Die versendete Mail findest Du in Gmail unter Gesendet.

Wie meldest Du Dich mit Deinem Google-Konto an?

Nach der Installation der App steht Dir in Deinen Benutzereinstellungen der Reiter Google Workspace zur Verfügung.

1

Anmelden

Klicke auf Anmelden. Es öffnet sich ein Anmeldefenster von Google. Wähle Dein Konto und bestätige alle angeforderten Berechtigungen – insbesondere das Senden von E-Mails.

2

Anmeldung prüfen

Nach erfolgreicher Anmeldung siehst Du „Schnittstelle erfolgreich verknüpft.“ sowie Angemeldet als, E-Mail und Nächste Erneuerung. Die Anmeldung wird automatisch erneuert.

3

Schnittstelle testen

Über E-Mail-Schnittstelle testen schickt VARIO Cloud eine Testmail an Deine eigene Adresse. Kommt sie an, ist der Versand eingerichtet.

Im selben Reiter findest Du außerdem Anmeldung ändern (anderes Google-Konto verwenden) und Abmelden.

Welche Einstellungen gibt es?

Unter Einstellungen wählst Du den Content-Type:

Option	Bedeutung
Text	Die E-Mail wird mit der Textvorlage des Reports versendet.
HTML	Die E-Mail wird mit der HTML-Vorlage des Reports versendet (Vorgabe).

Die Vorlagen für Betreff und Inhalt pflegst Du unter System → Ausgabe im jeweiligen Modul.

Wie richtest Du ein System-Profil ein?

Ein System-Profil versendet E-Mails über ein festes Google-Konto, unabhängig davon, welcher Benutzer die Ausgabe auslöst – z. B. über das Postfach der Buchhaltung oder des Vertriebs. Du legst es unter System → Apps in der App Google Workspace im Reiter System-Profile an.

Recht „administration“ erforderlich

Zum Anlegen, Ändern und Löschen von System-Profilen brauchst Du das App-Recht administration. Ohne dieses Recht siehst Du die Profile nur. Wie Du App-Rechte vergibst, steht unter Benutzerberechtigungen der App.

1

Profil anlegen

Klicke auf Neues Profil und fülle die Felder aus (siehe Tabelle unten). Speichere das Profil.

2

Bei Google anmelden

Ein neues Profil hat den Status Nicht angemeldet. Klicke in der Tabelle rechts auf Bei Google anmelden und melde das Google-Konto an, über dessen Postfach das Profil versenden soll. Danach steht der Status auf Angemeldet, und in der Spalte Google-Konto siehst Du die Adresse.

3

Ausgaberegel anlegen

Das Profil erscheint als Konsument Google Workspace System - <Profil-Bezeichnung>. Lege unter Einstellungen → Allgemein → Ausgabe eine Ausgaberegel mit dem Ausgabetyp MAIL an, die diesen Konsumenten verwendet – z. B. nur für Rechnungen.

Feld	Bedeutung
Profil-Bezeichnung	Pflichtfeld. Name des Profils, z. B. „Buchhaltung“. Er wird Teil des Konsumenten-Namens.
Absender E-Mail	Optional. Adresse, die als Absender erscheint. Sie muss im angemeldeten Google-Konto als „Senden als“-Adresse eingerichtet sein, sonst verwendet Google die Kontoadresse.
Absender Name	Optional. Name, der beim Empfänger als Absender angezeigt wird.
Content-Type	Text oder HTML (Vorgabe), wie in den Benutzereinstellungen.

Mit Anmeldung ändern verbindest Du das Profil mit einem anderen Google-Konto. Über das Kreuz-Symbol löschst Du das Profil; der zugehörige Konsument wird dabei ebenfalls gelöscht.

Wie steuerst Du, welche Mails über Gmail gehen?

Wie bei allen Mail-Apps entscheiden die Ausgaberegeln:

• Ausgabepräferenz im Reiter Ausgabe Deiner Benutzereinstellungen – gilt nur für Dich und geht allen anderen Regeln vor.
• Ausgaberegeln unter Einstellungen → Allgemein → Ausgabe – gelten für alle Benutzer.
• Empfänger pflegst Du in der Adresse im Reiter „Ausgaberegeln“.

Ob eine Mail tatsächlich versendet wurde oder warum nicht, siehst Du in der Ausgabewarteschlange.

Häufige Fragen

Warum erscheint beim Empfänger meine Google-Adresse statt der Absender-E-Mail?

Die Absender E-Mail ist im Google-Konto nicht als „Senden als“-Adresse eingerichtet. Google ersetzt sie dann durch die Adresse des angemeldeten Kontos. Richte die Adresse in den Gmail-Einstellungen im Reiter „Konten und Import“ unter „Senden als“ ein.

Was bedeutet „Das Anmeldefenster wurde vom Browser blockiert“?

Dein Browser hat das Google-Anmeldefenster als Popup unterdrückt. Erlaube Popups für VARIO Cloud und klicke erneut auf Anmelden.

Die Anmeldung wird mit „Die Berechtigung "E-Mails senden" wurde nicht erteilt“ abgelehnt – was tun?

Im Anmeldefenster von Google wurde das Häkchen zum Senden von E-Mails nicht gesetzt. Melde Dich erneut an und bestätige alle angeforderten Berechtigungen.

Die Anmeldung wird von der Richtlinie meiner Organisation blockiert – was tun?

Der Administrator Eurer Google-Workspace-Organisation hat den Zugriff durch Drittanwendungen eingeschränkt. Er muss VARIO Cloud in der Google-Admin-Konsole freigeben.

Warum schlägt der Versand fehl, obwohl die Ausgaberegel stimmt?

Meist ist der Benutzer oder das System-Profil nicht (mehr) bei Google angemeldet – etwa nach einer Passwortänderung oder wenn der Zugriff im Google-Konto entzogen wurde. Den Grund siehst Du in der Ausgabewarteschlange. Melde Dich im Reiter Google Workspace bzw. am System-Profil erneut an.