> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://help.vario-software.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/google-workspace.md). # Google Workspace Google Workspace in VARIO Cloud einrichten: mit dem Google-Konto anmelden, System-Profile anlegen und E-Mails samt Beleganhang über Gmail versenden. Mit der **Google Workspace App** versendet VARIO Cloud E-Mails über Dein **Gmail-Postfach**. Nach der Anmeldung mit Deinem Google-Konto gehen Belege und andere Ausgaben mit **Vorlage und Anhang** direkt über Gmail raus – ohne dass Du den Anhang herunterladen und selbst anfügen musst. Wie [Microsoft 365](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/microsoft-365.md) und [SMTP Mail](/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/smtp-mail.md) stellt die App **Konsumenten** mit dem Ausgabetyp **MAIL** bereit, die Du über **Ausgaberegeln** zuordnest. ## Welche Konsumenten legt die App an? | Konsument | Versendet über | Einrichtung | | --------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | | **Google Workspace Mail (Benutzer-Einstellungen)** | das Google-Konto des Benutzers, der die Ausgabe auslöst | Jeder Benutzer meldet sich selbst in seinen Benutzereinstellungen an. | | **Google Workspace System - \** | das Google-Konto, mit dem das System-Profil angemeldet ist | Ein Administrator legt das System-Profil am App-Detail an. | Beide erscheinen nach der Einrichtung unter [**Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-konsumenten) im Bereich **Konsumenten**. {% hint style="info" %} Die App versendet E-Mails **immer sofort**. Einen Entwurfsmodus wie bei Microsoft 365 gibt es nicht. Die versendete Mail findest Du in Gmail unter **Gesendet**. {% endhint %} ## Wie meldest Du Dich mit Deinem Google-Konto an? Nach der Installation der App steht Dir in Deinen [**Benutzereinstellungen**](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md) der Reiter **Google Workspace** zur Verfügung. {% stepper %} {% step %} ### Anmelden Klicke auf **Anmelden**. Es öffnet sich ein Anmeldefenster von Google. Wähle Dein Konto und bestätige **alle** angeforderten Berechtigungen – insbesondere das Senden von E-Mails. {% endstep %} {% step %} ### Anmeldung prüfen Nach erfolgreicher Anmeldung siehst Du „Schnittstelle erfolgreich verknüpft.“ sowie **Angemeldet als**, **E-Mail** und **Nächste Erneuerung**. Die Anmeldung wird automatisch erneuert. {% endstep %} {% step %} ### Schnittstelle testen Über **E-Mail-Schnittstelle testen** schickt VARIO Cloud eine Testmail an Deine eigene Adresse. Kommt sie an, ist der Versand eingerichtet. {% endstep %} {% endstepper %} Im selben Reiter findest Du außerdem **Anmeldung ändern** (anderes Google-Konto verwenden) und **Abmelden**. ### Welche Einstellungen gibt es? Unter **Einstellungen** wählst Du den **Content-Type**: | Option | Bedeutung | | -------- | --------------------------------------------------------------------- | | **Text** | Die E-Mail wird mit der Textvorlage des Reports versendet. | | **HTML** | Die E-Mail wird mit der HTML-Vorlage des Reports versendet (Vorgabe). | Die Vorlagen für Betreff und Inhalt pflegst Du unter [**System → Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabe/modul-belegdruck.md#bereich-text-template-reporttyp-benachrichtigung) im jeweiligen Modul. ## Wie richtest Du ein System-Profil ein? Ein **System-Profil** versendet E-Mails über ein festes Google-Konto, unabhängig davon, welcher Benutzer die Ausgabe auslöst – z. B. über das Postfach der Buchhaltung oder des Vertriebs. Du legst es unter [**System → Apps**](/vario-cloud-handbuch/system/apps.md) in der App **Google Workspace** im Reiter **System-Profile** an. {% hint style="warning" %} ### Recht „administration“ erforderlich Zum Anlegen, Ändern und Löschen von System-Profilen brauchst Du das App-Recht **administration**. Ohne dieses Recht siehst Du die Profile nur. Wie Du App-Rechte vergibst, steht unter [Benutzerberechtigungen der App](/vario-cloud-handbuch/system/apps.md#benutzerberechtigungen-der-app). {% endhint %} {% stepper %} {% step %} ### Profil anlegen Klicke auf **Neues Profil** und fülle die Felder aus (siehe Tabelle unten). Speichere das Profil. {% endstep %} {% step %} ### Bei Google anmelden Ein neues Profil hat den Status **Nicht angemeldet**. Klicke in der Tabelle rechts auf **Bei Google anmelden** und melde das Google-Konto an, über dessen Postfach das Profil versenden soll. Danach steht der Status auf **Angemeldet**, und in der Spalte **Google-Konto** siehst Du die Adresse. {% endstep %} {% step %} ### Ausgaberegel anlegen Das Profil erscheint als Konsument **Google Workspace System - \**. Lege unter [**Einstellungen → Allgemein → Ausgabe**](/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-allgemein/ausgabe.md#bereich-ausgaberegeln) eine Ausgaberegel mit dem Ausgabetyp **MAIL** an, die diesen Konsumenten verwendet – z. B. nur für Rechnungen. {% endstep %} {% endstepper %} | Feld | Bedeutung | | ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Profil-Bezeichnung** | Pflichtfeld. Name des Profils, z. B. „Buchhaltung“. Er wird Teil des Konsumenten-Namens. | | **Absender E-Mail** | Optional. Adresse, die als Absender erscheint. Sie muss im angemeldeten Google-Konto als „Senden als“-Adresse eingerichtet sein, sonst verwendet Google die Kontoadresse. | | **Absender Name** | Optional. Name, der beim Empfänger als Absender angezeigt wird. | | **Content-Type** | **Text** oder **HTML** (Vorgabe), wie in den Benutzereinstellungen. | Mit **Anmeldung ändern** verbindest Du das Profil mit einem anderen Google-Konto. Über das **Kreuz-Symbol** löschst Du das Profil; der zugehörige Konsument wird dabei ebenfalls gelöscht. ## Wie steuerst Du, welche Mails über Gmail gehen? Wie bei allen Mail-Apps entscheiden die **Ausgaberegeln**: * **Ausgabepräferenz** im Reiter [**Ausgabe** Deiner Benutzereinstellungen](/vario-cloud-handbuch/einfuhrung/startmaske-und-navigation.md#reiter-ausgabe) – gilt nur für Dich und geht allen anderen Regeln vor. * **Ausgaberegeln** unter **Einstellungen → Allgemein → Ausgabe** – gelten für alle Benutzer. * **Empfänger** pflegst Du in der Adresse im [Reiter „Ausgaberegeln“](/vario-cloud-handbuch/adressen/weitere-reiter-in-adressen.md#reiter-ausgaberegeln). Ob eine Mail tatsächlich versendet wurde oder warum nicht, siehst Du in der [Ausgabewarteschlange](/vario-cloud-handbuch/system/ausgabewarteschlange.md). ## Häufige Fragen ### Warum erscheint beim Empfänger meine Google-Adresse statt der Absender-E-Mail? Die **Absender E-Mail** ist im Google-Konto nicht als „Senden als“-Adresse eingerichtet. Google ersetzt sie dann durch die Adresse des angemeldeten Kontos. Richte die Adresse in den Gmail-Einstellungen im Reiter „Konten und Import“ unter „Senden als“ ein. ### Was bedeutet „Das Anmeldefenster wurde vom Browser blockiert“? Dein Browser hat das Google-Anmeldefenster als Popup unterdrückt. Erlaube Popups für VARIO Cloud und klicke erneut auf **Anmelden**. ### Die Anmeldung wird mit „Die Berechtigung "E-Mails senden" wurde nicht erteilt“ abgelehnt – was tun? Im Anmeldefenster von Google wurde das Häkchen zum Senden von E-Mails nicht gesetzt. Melde Dich erneut an und bestätige alle angeforderten Berechtigungen. ### Die Anmeldung wird von der Richtlinie meiner Organisation blockiert – was tun? Der Administrator Eurer Google-Workspace-Organisation hat den Zugriff durch Drittanwendungen eingeschränkt. Er muss VARIO Cloud in der Google-Admin-Konsole freigeben. ### Warum schlägt der Versand fehl, obwohl die Ausgaberegel stimmt? Meist ist der Benutzer oder das System-Profil **nicht (mehr) bei Google angemeldet** – etwa nach einer Passwortänderung oder wenn der Zugriff im Google-Konto entzogen wurde. Den Grund siehst Du in der Ausgabewarteschlange. Melde Dich im Reiter **Google Workspace** bzw. am System-Profil erneut an. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/apps/apps-von-vario/google-workspace.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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