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# DMS Upload-Link

Mit der VARIO Cloud App DMS Upload-Link lassen sich Dateien sicher extern hochladen und gezielt Adressen, Belegen, Artikeln oder CRM-Objekten zuordnen.

Mit der **App “DMS Upload-Link”** kannst Du externen Personen ermöglichen, Dateien direkt in Deine VARIO Cloud hochzuladen – und zwar **gezielt zu einem bestimmten Datensatz** (z. B. einer Adresse, einem Beleg oder einem Artikel).

So kannst Du z. B. Deinen Kunden Upload-Links bereitstellen, über den sie Dokumente, Verträge, Retourenscheine oder andere Dateien direkt **in das verknüpfte DMS** hochladen können – ganz **ohne direkten Zugriff auf das System**.

{% hint style="info" %}
Um **Upload-Links** erstellen zu können, benötigst Du die **App “DMS Upload-Link”.** Diese kannst Du über das **Admin-Center** installieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation von Apps findest Du [hier.](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/system/apps/#Installation-von-Apps)
{% endhint %}

## Upload Links anlegen

Sobald die App **“DMS Upload-Link”** installiert ist, kannst Du **Upload Links** an allen Stellen generieren, an denen Dateien im **Reiter “DMS”** hochgeladen werden können. Dazu zählen:

* **Adressen**
* **Artikel**
* **Belege**
* **CRM-Objekte** wie Aktivitäten, Aufgaben, Deals und Projekte

{% hint style="info" %}
**Eine Datei pro Upload Link**

**Pro Link** kann jeweils nur **eine Datei** hochgeladen werden.
{% endhint %}

Im folgenden zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du einen Upload-Link über den **Reiter “DMS”** in einer **Adresse** erzeugst:

{% stepper %}
{% step %}
Öffne eine **Adresse** und wechsle in den **Reiter “DMS”**.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FbloRTSFIqBTD5E0OPL0Z%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7558ca12-9f31-4fd4-a841-f1a9d3bde173" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Klicke oberhalb der C-Unit-Tabelle auf den **Button “Apps”** und wähle dort die **Option “Upload Link erstellen”** aus.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F6Uo8vcj1W5IW65lWPEDb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5b7e4eef-9ff9-48ce-b021-88e66e3a4b3f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
In dem sich öffnenden Dialog gib eine **Beschreibung** für den Upload-Link an. Wähle anschließend den **DMS-Typ**, dem die hochgeladene Datei zugeordnet werden soll, sowie das **Ablaufdatum** für die Gültigkeit des Links. Die verfügbaren **DMS-Typen** kannst Du unter [**Einstellungen/CRMOffice/DMS** ](https://help.vario-software.de/vario-cloud-handbuch/einstellungen/einstellungen-crm/#Reiter-DMS)bearbeiten und bei Bedarf erweitern.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F2itwp53lMKwO04v8nrv6%2Fimage.png?alt=media&amp;token=04d24a7e-1066-4f52-83c7-cff14cf48e6f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Mit einem Klick auf **Anlegen** wird der Upload-Link generiert.

* Mit einem **Klick auf den Link**, wird dieser automatisch in die **Zwischenablage** kopiert und kann direkt an gewünschter Stelle **eingefügt** werden, z. B. per E-Mail an den Kunden.
* Über das **QR-Code-Symbol** kannst Du alternativ einen **QR-Code** generieren und mit einem Klick heruntergeladen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FpKmnrEmFVYhnYMtXbGXL%2Fimage.png?alt=media&amp;token=c19d0641-e767-48ad-ae23-6d9f12638dfe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Der **Empfänger** des Links bzw. des QR-Codes erhält beim Öffnen des Links eine **Upload-Fläche**, auf der die gewünschte Datei entweder per **Drag & Drop** oder per **Klick** hochgeladen werden kann.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FJ7bTlj7RxrVcBOhfpt0A%2Fimage.png?alt=media&amp;token=dbc61568-8793-4f0e-a098-5d485f502b43" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Nach dem **erfolgreichen Upload** wird die Datei automatisch **im entsprechenden DMS-Reiter** angezeigt. In Einzelfällen musst Du die Seite **neu laden**, um den aktuellen Upload sichtbar zu machen.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2F83NeVx9FjXKPl6ipFoDz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2fd465d3-5f59-4680-8a63-b6c3eca74f93" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}
Der Upload-Link ist **ungültig**, sobald eine Datei erfolgreich hochgeladen wurde **oder** das hinterlegte **Ablaufdatum** erreicht ist. Ein weiterer Upload ist dann nicht mehr möglich.
{% endstep %}
{% endstepper %}

## Upload Links verwalten

Alle erstellten Upload-Links kannst Du zentral im **Reiter “Upload Links”** unter **System/Apps/DMS Upload-Link** einsehen und verwalten. In dieser Übersicht werden Dir **alle Upload-Links** angezeigt – unabhängig davon, in welchem Bereich (z. B. Adresse, Beleg, Artikel) sie erstellt wurden.

* Über das **Pfeil-Symbol** kann die bereits hochgeladene Datei in einem **neuen Tab** geöffnet werden.
* Über das **Mülleimer-Symbol** kann der Upload-Link **gelöscht** werden. Bereits hochgeladene Dateien bleiben dabei im DMS erhalten.

<figure><img src="https://534317722-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fa7nDlxyw1xkeHi7FnWgm%2Fuploads%2FqCoOYbUwu5soZlNrIQgi%2Fimage.png?alt=media&amp;token=08ebd24b-c398-4571-b21c-dde41e502a14" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


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# Agent Instructions
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```

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