DMS Upload-Link
Mit der App “DMS Upload-Link” kannst Du externen Personen ermöglichen, Dateien direkt in Deine VARIO Cloud hochzuladen – und zwar gezielt zu einem bestimmten Datensatz (z. B. einer Adresse, einem Beleg oder einem Artikel).
So kannst Du z. B. Deinen Kunden Upload-Links bereitstellen, über den sie Dokumente, Verträge, Retourenscheine oder andere Dateien direkt in das verknüpfte DMS hochladen können – ganz ohne direkten Zugriff auf das System.
Um Upload-Links erstellen zu können, benötigst Du die App “DMS Upload-Link”. Diese kannst Du über das Admin-Center installieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation von Apps findest Du hier.
Upload Links anlegen
Sobald die App “DMS Upload-Link” installiert ist, kannst Du Upload Links an allen Stellen generieren, an denen Dateien im Reiter “DMS” hochgeladen werden können. Dazu zählen:
Adressen
Artikel
Belege
CRM-Objekte wie Aktivitäten, Aufgaben, Deals und Projekte
Eine Datei pro Upload Link
Pro Link kann jeweils nur eine Datei hochgeladen werden.
Im folgenden zeigen wir Dir Schritt für Schritt, wie Du einen Upload-Link über den Reiter “DMS” in einer Adresse erzeugst:
Öffne eine Adresse und wechsle in den Reiter “DMS”.
Klicke oberhalb der C-Unit-Tabelle auf den Button “Apps” und wähle dort die Option “Upload Link erstellen” aus.
In dem sich öffnenden Dialog gib eine Beschreibung für den Upload-Link an. Wähle anschließend den DMS-Typ, dem die hochgeladene Datei zugeordnet werden soll, sowie das Ablaufdatum für die Gültigkeit des Links. Die verfügbaren DMS-Typen kannst Du unter Einstellungen/CRMOffice/DMS bearbeiten und bei Bedarf erweitern.
Mit einem Klick auf Anlegen wird der Upload-Link generiert.
Mit einem Klick auf den Link, wird dieser automatisch in die Zwischenablage kopiert und kann direkt an gewünschter Stelle eingefügt werden, z. B. per E-Mail an den Kunden.
Über das QR-Code-Symbol kannst Du alternativ einen QR-Code generieren und mit einem Klick heruntergeladen.
Der Empfänger des Links bzw. des QR-Codes erhält beim Öffnen des Links eine Upload-Fläche, auf der die gewünschte Datei entweder per Drag & Drop oder per Klick hochgeladen werden kann.
Nach dem erfolgreichen Upload wird die Datei automatisch im entsprechenden DMS-Reiter angezeigt. In Einzelfällen musst Du die Seite neu laden, um den aktuellen Upload sichtbar zu machen.
Der Upload-Link ist ungültig, sobald eine Datei erfolgreich hochgeladen wurde oder das hinterlegte Ablaufdatum erreicht ist. Ein weiterer Upload ist dann nicht mehr möglich.
Upload Links verwalten
Alle erstellten Upload-Links kannst Du zentral im Reiter “Upload Links” unter System/Apps/DMS Upload-Link einsehen und verwalten. In dieser Übersicht werden Dir alle Upload-Links angezeigt – unabhängig davon, in welchem Bereich (z. B. Adresse, Beleg, Artikel) sie erstellt wurden.
Über das Pfeil-Symbol kann die bereits hochgeladene Datei in einem neuen Tab geöffnet werden.
Über das Mülleimer-Symbol kann der Upload-Link gelöscht werden. Bereits hochgeladene Dateien bleiben dabei im DMS erhalten.
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