Weitere Reiter in Adressen
Weitere Reiter in Adressen in VARIO Cloud — mit Ansprechpartnern, Zusatzadressen, Belegen, Aktivitäten, DMS, Notizen, Historien und adressbezogenen Ausgaberegeln.
Neben dem Adress-Dashboard und den Adressstammdaten stehen Dir auch weitere Reiter zur Verfügung, über die weitere Daten zur Adresse hinterlegt werden können.
Reiter Zusatzfelder
Hier kannst Du die Zusatzfelder ausfüllen, welche Du unter Einstellungen -> Allgemein -> Zusatzfelder angelegt hast. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.
Über die Benutzereinstellungen/Zusatzfelder kannst Du die Reihenfolge festlegen, in der die Reiter mit den jeweiligen Zusatzfeldgruppen erscheinen sollen. Mehr dazu findest Du hier.
Reiter Offene Posten
Hier erhältst Du einen Überblick über alle “Offenen Posten”, sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten. Mit einem Klick auf das Auge rechts neben der Belegnummer wird der Beleg in der Vorschau geöffnet. Weitere Informationen findest Du auf der Handbuchseite “Offene Posten“.
Reiter Ansprechpartner
Mit einem Klick auf “+Ansprechpartner” kannst Du hier Ansprechpartner zu der ausgewählten Adresse hinterlegen. Diese können in der Übersicht per “Drag and Drop” sortiert werden.
Über das Herunterladen-Symbol hast Du die Möglichkeit Ansprechpartner herunterzuladen und daraus direkt einen Kontakt auf dem Smartphone zu erstellen. Über den LinkedIn-Button kannst Du auch nach Personen auf LinkedIn suchen und sie zu den Ansprechpartnern hinzufügen.
Bei der Anlage eines Ansprechpartners kannst Du dem Namen, der Anrede und der Job-Bezeichnung auch direkt die Kontaktinformationen hinterlegen. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, bereits bei der Anlage die Zusatzfelder auszufüllen, die unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder für Ansprechpartner angelegt und konfiguriert wurden.
Damit ist der Ansprechpartner in der Datenbank gespeichert. Der neu angelegte Ansprechpartner wird auch direkt positioniert und Du bist im Bearbeitungsmodus, damit direkt weitere Daten hinterlegt werden können.
Sollten mehrere Kontaktinformationen bei einem Ansprechpartner hinterlegt werden, z. B. zwei Telefonnummern, dann wird die Telefonnummer, die mit einen Stern gekennzeichnet ist in der Übersicht angezeigt. Ist keine Kontaktinformation mit einem Stern gekennzeichnet wird immer der erste Eintrag in der Übersicht angezeigt.
Im Bereich “DMS” können Dateien für den Ansprechpartner hinterlegt werden. Entweder per Drag and Drop, oder über den Button “+Datei hinzufügen”. Zusätzlich kannst Du auch einen Bild zu dem Ansprechpartner hinterlegen.
Über das Aktionsmenü werden Dir im Änderungsprotokoll alle Änderungen zum Ansprechpartner aufgelistet. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Ansprechpartner der eigenen Adresse
Wenn Du in der eigenen Adresse einen Ansprechpartner mit einem verknüpften Benutzernamen anlegst und die zugehörigen Kontaktinformationen hinterlegst, werden diese beim Auswählen des Benutzers im Feld “Zuständiger Benutzer” eines Belegs automatisch im Belegausdruck angegeben.
Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Reiter Zusatzadressen
Hier kannst Du über den Button “+Zusatzadresse” eine Zusatzadresse für z. B. eine Filialadresse, abweichende Rechnungs-, Liefer- oder Rücksendungsadresse zur Hauptadresse anlegen.
Die neu angelegte Zusatzadresse wird direkt positioniert und Du befindest Dich im Bearbeitungsmodus um direkt weitere Daten sowie wichtige Informationen zur Zusatzadresse hinterlegen zu können. Mit dem Toggle "Standard" kannst Du die Zusatzadresse als Standardadresse für den Adresstyp festlegen.
Mit dem Adresstyp “Rechnungsadresse” wird das Feld “Umsatzsteuerberechnung” eingeblendet. Hier kannst Du zwischen der “Horizontalen” und der “Vertikalen” Umsatzsteuerberechnung wählen. Diese Einstellung überschreibt die Werte in der Hauptadresse, im Verkaufskanal und in den Belegparametern. Weitere Details findest Du hier. Details zum Feld “Sprache” findest Du hier unter dem Thema “Sprache”.
Im Bereich “Abweichende Konditionen” kannst Du für eine Zusatzadresse abweichende Zahlungs- und Liefermodalitäten hinterlegen. Wenn in einem Beleg eine Rechnungsadresse mit eigenen Zahlungsmodalitäten bzw. eine Lieferadresse mit eigenen Liefermodalitäten ausgewählt wird, werden diese automatisch in den Beleg übernommen.
Über das Aktionsmenü werden Dir im Änderungsprotokoll alle Änderungen zur Zusatzadresse aufgelistet. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Auch hier kannst Du im unteren Bereich die Zusatzfelder ausfüllen, die Du unter Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder den Zusatzadressen zugeordnet hast. Hier als Beispiel die Zusatzfeldgruppe “Angaben zur Zusatzadresse”. Eine ausführliche Hilfe dazu findest Du hier.
Reiter Belege
Hier erhältst Du eine Übersicht aller Belege, die für diese Adresse erstellt wurden. Unterteilt werden diese in Verkaufsbelege und Einkaufsbelege.
Mit einem Klick in eine Zeile wird der jeweilige Beleg in einem neuen Fenster geöffnet. Mit einem Klick auf den kleinen Pfeil links neben der Belegnummer werden die einzelnen Positionen des jeweiligen Belegs angezeigt.
Reiter Verträge
Hier erhältst Du eine Übersicht aller Verträge, die für diese Adresse erstellt wurden.
Des Weiteren kannst Du über den Button “Vertrag” einen neuen Kundenvertrag anlegen. Ausführliche Informationen zu den Verträgen findest Du hier.
Reiter Aktivitäten
Neben dem Menü CRM/Office können hier auch direkt Aktivitäten zur Adresse angelegt werden. Mit einem Klick auf den Button "+Aktivität" kann eine neue Aktivität erfasst oder durch das Ziehen einer E-Mail automatisch erstellt werden. Die erfassten Aktivitäten werden im unteren Bereich chronologisch angezeigt. Es werden alle Aktivitäten aufgelistet, die mit der Adresse verknüpft sind – unabhängig davon, in welchem CRM-Bereich sie angelegt wurden.
Weitere Informationen zu den Aktivitäten findest Du hier.
Informationen zu allgemeinen Einstellungen zu Aktivitäten findest Du hier und zu benutzerdefinierten Einstellungen hier.
Im rechten Bereich werden zwei individuell konfigurierbare Grafiken bzw. Tabellen zu den angelegten Aktivitäten angeboten. In unserem Beispiel haben wir eine Grafik “Kreisdiagramm” die nach den Aktivitätstypen (z. B. E-Mail-Archivierung, Telefon) trennt sowie eine Tabelle “Kalenderdiagramm” die die Dauer der Aktivitäten für den gewählten Zeitraum nach Tag und Monat aufsummiert anzeigt. Durch Bewegen der Maus über die farbigen Grafiken werden jeweils weitere Details eingeblendet. Diese können über die C-Unit-Einstellung 
beliebig konfiguriert werden. Weitere Informationen zu den C-Units findest Du hier.
Reiter Aufgaben
Im Reiter Aufgaben hast Du die Möglichkeit Aufgaben anzulegen und diese entsprechend den Benutzern zuzuordnen. Ordnest Du diese keinem Benutzer zu, ist automatisch der Benutzer der diese angelegt hat eingetragen. Weitere Informationen zu den Aufgaben findest Du hier.
Reiter Deals
Im Reiter Deals hast Du die Möglichkeit Deals anzulegen und entsprechend dieser oder einer anderen Adresse zuzuordnen. Auch ist es möglich aus einem Deal heraus ein Projekt anzulegen. Weitere Informationen zu den Deals findest hier.
Reiter Projekte
Hier hast Du die Möglichkeit adressbezogene Projekte anzulegen. Weitere Informationen dazu erhältst Du hier.
Reiter Kunden-Artikel-Beziehungen
Hier kannst Du eine Kunden-Artikel-Beziehung anlegen, also z. B. einen speziellen Preis für einen bestimmten Artikel, in verschiedenen Währungen oder eine allgemeine Preisregel, die immer für diesen Kunden gilt.
Artikelbeziehung
Nach dem Klick auf “+Artikelbeziehung” wählst Du den Artikel aus, für welchen Du einen abweichenden Preis hinterlegen möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, abweichende Artikelinformationen, einen speziellen Verkaufspreis, oder eine spezielle Verkaufspreisregel zu hinterlegen.
Die Bedeutung der wichtigsten Felder und Toggle:
Toggle "Nur Sonderpreis/-rabatt verwenden": Ist die Option deaktiviert (Standard), bleibt das bisherige Verhalten bestehen: Es werden zunächst kundenspezifische Preise oder Rabatte berücksichtigt und bei Bedarf zusätzlich auf weitere Preisregeln wie Preisgruppen, Kundengruppen oder Artikelrabatte zugegriffen.
Aktivierst Du die Option, wird die Preisermittlung bewusst „isoliert“: Es werden ausschließlich die in der Kunden-Artikel-Beziehung hinterlegten Sonderpreise oder Sonderrabatte verwendet. Weitere Preisregeln oder Rabattlogiken werden vollständig ignoriert. Das bedeutet konkret: Existiert ein kundenspezifischer Preis, wird nur dieser verwendet. Ist stattdessen ein kundenspezifischer Rabatt hinterlegt, wird dieser mit dem Standardpreis kombiniert. Sind weder Preis noch Rabatt definiert, greift ausschließlich der Standardpreis – jedoch ohne zusätzliche Rabatte aus anderen Regeln. Diese Funktion eignet sich besonders für individuell verhandelte Konditionen, etwa bei Rahmenverträgen, bei denen keine weiteren Rabatte eingreifen sollen. Bestehende Daten bleiben unverändert, da die Option standardmäßig deaktiviert ist.
Der Verkaufspreis kann dabei für einen bestimmten Zeitraum, ab einer bestimmten Menge, oder in Abhängigkeit einer Preisgruppe hinterlegt werden. Z. B. erhält der Kunde einen Sonderpreis von 10€ im Zeitraum vom beispielsweise 05.05.2025 bis 16.06.2025 und ab einer Menge von 5 Stück. Zusätzlich kannst Du auch einen Verkaufspreis in Fremdwährung hinterlegen. Dieser wird bei der Belegerstellung automatisch übernommen, sofern die z. B. Währung mit der im Beleg übereinstimmt.
Aktionspreis
Wenn Du einen Preis als Aktionspreis gekennzeichnet hast, wird dieser immer vorrangig beachtet.
Als Verkaufspreisregel kannst Du einen Rabatt/Gebühr für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge hinterlegen. Z. B. erhält der Kunde immer 10% Rabatt ab einer Menge von 20 Stück.
Allgemeine Preisregel
Hier kannst Du eine allgemeine Preisregel definieren. Egal welcher Artikel an diesen Kunden verkauft wird, es soll immer ein Rabatt von 15% gezogen werden.
Auch hier kann selbstverständlich wieder auf z. B. einen Zeitraum, oder eine Menge eingegrenzt werden.
Reiter Lieferanten-Artikel-Beziehungen
Hier kannst Du eine Lieferanten-Artikel-Beziehung anlegen, also einen speziellen Preis für einen bestimmten Artikel, in verschiedenen Währungen oder eine allgemeine Preisregel, die immer für diesen Lieferanten gilt.
Artikelbeziehung Lieferant
Nach dem Klick auf “+Artikelbeziehung” wählst Du den Artikel aus, für welchen Du einen abweichenden Preis hinterlegen möchtest. Danach hast Du die Möglichkeit, abweichende Artikelinformationen, einen speziellen Einkaufspreis, oder eine spezielle Einkaufspreisregel zu hinterlegen.
Mit dem Toggle „Streckengeschäft erlaubt“ kannst Du bestimmen, ob Lieferungen von der Adresse per Strecke durchgeführt werden können. Weitere Informationen dazu findest Du auf unserer Handbuchseite zu den Adressstammdaten im Bereich „Lieferant“.
Einkaufspreise
Der Einkaufspreis kann für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge, hinterlegt werden. Z. B. erhalten wir einen Sonderpreis von 10€ im Zeitraum vom 05.06.2025 bis 16.06.2025 und ab einer Menge von 5 Stück bei diesem Lieferanten. Zusätzlich kannst Du auch einen Einkaufspreis in Fremdwährung hinterlegen. Dieser wird bei der Belegerstellung automatisch übernommen, sofern die z. B. Währung mit der im Beleg übereinstimmt.
Aktionspreis
Wenn Du einen Preis als Aktionspreis gekennzeichnet hast, wird dieser immer vorrangig beachtet.
Als Einkaufspreisregel kannst Du einen Rabatt oder eine Gebühr für einen bestimmten Zeitraum, oder ab einer bestimmten Menge hinterlegen. Z. B. erhalten wir immer 10% Rabatt ab einer Menge von 20 Stück.
Allgemeine Preisregel
Hier kannst Du eine allgemeine Preisregel definieren. Egal welcher Artikel bei diesem Lieferanten eingekauft wird, es soll immer ein Rabatt von 15% gezogen werden.
Auch hier kann selbstverständlich wieder auf z. B. einen Zeitraum, oder eine Menge eingegrenzt werden.
Reiter Texte
Hier kannst Du Belegtexte und Textmeldungen für eine Adresse hinterlegen.
Belegtexte
Bei den Belegtexten handelt es sich Texte, die einem Beleg als Kopf oder Fußtext hinzugefügt werden können um weitere Informationen mitzugeben. Die Belegtexte können anhand verschiedenster Selektionen erstellt werden. In unserem Beispiel wird bei der Erstellung einer Bestellung ein Kopftext mit dem Inhalt “Vielen Dank für Ihre Bestellung” in den Beleg geladen.
An dieser Stelle sind aber auch weitere Selektionen möglich, z. B. kann der Belegtext auch zur Übernahme in einen Folgebeleg gekennzeichnet werden, oder der Belegtext erscheint als separate Belegposition in dem Beleg. Auch kann auf einen Vorbeleg geprüft werden, das heißt nur wenn ein bestimmter Vorbeleg übernommen wird, erscheint der gewünschte Belegtext.
Des Weiteren ist es möglich, einen angelegten Belegtext manuell in verschiedene Sprachen zu übersetzen. So muss dieser nur einmalig angelegt werden und kann in alle Sprachen übersetzt werden.
Textmeldungen
Bei den Textmeldungen handelt es sich um eine Funktion, die dem Mitarbeiter einen Hinweis liefert z. B. bei der Belegerstellung.
In unserem Beispiel erscheint beim Erstellen eines Auftrags für den Kunden die Meldung “Bitte die Lieferbedingung überprüfen”
Auch die Textmeldungen können manuell in verschiedene Sprachen übersetzt werden.
Reiter DMS
Hier kannst Du Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF, PNG und DOCX zur Adresse hochladen. Dies ist auf verschiedene Weisen möglich: per Drag-and-Drop, durch Einfügen aus der Zwischenablage mit Strg+V oder über den Button “+Dateien hinzufügen”. Auch E-Mails können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden.
Über das Auge-Icon 
können verschiedene Dateitypen, darunter PDF, PNG und ZIP-Dateien, sowie auch E-Mails in VARIO als Vorschau angezeigt werden. Durch das Anklicken einer Datei wird diese im Bereich DMS unter CRM/Office geöffnet. Über das Icon 
kannst Du die Dateien auch wieder herunterladen.
Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz kannst Du im Kontextmenü nicht nur die Datei im Kundenportal veröffentlichen, sondern auch den DMS-Typ ändern, ohne die Datei dafür öffnen zu müssen. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Durch Anhaken einer Datei und Anwahl der drei Punkte, kann diese 
wieder gelöscht oder deaktiviert werden.
Drag & Drop über den Reiter
Mit der Drag-and-Drop-Funktion kannst Du Dateien ganz einfach auf den „DMS-Tab“ ziehen. Die Dateien werden automatisch hochgeladen und direkt mit der entsprechenden Adresse verknüpft. Eine Ziffer zeigt Dir an, wie viele Dateien beispielsweise im DMS hinterlegt sind. Diese Funktion macht die Arbeit mit Dateien wesentlich einfacher und intuitiver. Sie erkennt automatisch, ob der Tab geeignet ist, und führt die Aktion entsprechend aus. Du musst Dich dabei nicht im „DMS-Tab“ befinden – es genügt, die Datei auf den Tab zu ziehen, um sie schnell und unkompliziert zu hinterlegen. So sparst Du wertvolle Zeit und optimierst Deinen Workflow.
Weitere Informationen zum Dateimanagementsystem (DMS) findest Du hier.
Anwendungsbeispiel
Mit der Drag-and-Drop-Funktion kannst Du Dateien ganz einfach auf den "DMS-Tab" ziehen. Die Dateien werden automatisch hochgeladen und direkt mit der entsprechenden Adresse verknüpft.
Eine Ziffer zeigt Dir an, wie viele Dateien beispielsweise im DMS hinterlegt sind 
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Diese Funktion macht die Arbeit mit Dateien wesentlich einfacher und intuitiver. Sie erkennt automatisch, ob der Tab geeignet ist, und führt die Aktion entsprechend aus. Du musst Dich dabei nicht im "DMS-Tab" befinden – es genügt, die Datei auf den Tab zu ziehen, um sie schnell und unkompliziert zu hinterlegen. So sparst Du wertvolle Zeit und optimierst Deinen Workflow. 
Reiter Notizen
Neben den wichtigen Informationen aus den Stammdaten können hier noch zusätzliche Notizen zur Adresse hinzugefügt werden.
Reiter Einkaufshistorie
In der Einkaufshistorie erhältst Du eine Übersicht über aller Einkaufsbelege zu der selektierten Adresse, bei denen eine Geldbewegung stattgefunden hat (Eingangsrechnung, Eingangslieferschein/-rechnung, Gutschriftsforderung mit Warenrücknahme und Gutschriftsforderung ohne Warenrücknahme).
Reiter Verkaufshistorie
In der Verkaufshistorie erhältst Du eine Übersicht über aller Verkaufsbelege zu der selektierten Adresse, bei denen eine Geldbewegung stattgefunden hat (Rechnung, Lieferschein Rechnung, Gutschrift mit Warenrücknahme und Gutschrift ohne Warenrücknahme).
Reiter Ausgaberegeln
In diesem Bereich kannst Du Ausgaberegeln anlegen, mit denen Du festlegst, unter welchen Bedingungen die Ausgabe spezifisch für diese Adresse erfolgen soll. Über den Button “+Ausgaberegel” kann eine neue Ausgaberegel angelegt werden.
Allgemeine Ausgaberegeln kannst Du unter Einstellungen/Allgemein/Ausgabe angelegt werden. Weitere Informationen dazu findest Du hier.
Beim Anlegen einer Ausgaberegel stehen Dir folgende Felder zur Verfügung:
Modul – Wähle hier das Modul aus, für das die Regel gelten soll. Es stehen Dir die verschiedenen Bereiche der Anwendung zur Auswahl, in denen eine Ausgabe möglich ist – z. B. Belege, Mahnungen oder Lager-Listen. Je nach Modul kannst Du zusätzliche Optionen festlegen, um die Regel weiter zu präzisieren. So lässt sich z. B. im Modul Belegdruck ein Belegtyp, eine Belegtyp-Gruppe oder ein Fakturierungsart angeben.
Ausgabetyp – Gibt an, für welchen Ausgabetyp, ob Dateiexport, Vorschau, E-Mail-Versand oder Druck, die Regel gelten soll. Weitere Informationen zu den Ausgabetypen findest Du hier.
Standort – Hier kannst Du abhängig vom ausgewählten Modul einen der unter Einstellungen/Allgemein/Standorte hinterlegten Standorte auswählen.
Reportgruppe – Hier kannst Du eine der unter System/Ausgabe erstellten Reportgruppen auswählen. Wird die Option “Standard” gewählt, wird automatisch die Reportgruppe verwendet, die in System/Ausgabe als Standard definiert ist. Weitere Informationen zu den Reportgruppen findest Du hier.
Standard-Ausgabetyp – Ausgabetyp, der für die gesamte Ausgabe der Adresse verwendet werden soll. Besonders hilfreich ist diese Einstellung bei der Ausgabe im Rahmen einer Stapelverarbeitung oder eines Workflows, in denen mehrere Ausgaben automatisiert verarbeitet werden.
Zusätzliche Ausgabe – Hier kannst Du festlegen, welche E-Mail-Adressen oder Telefonnummern automatisch bei der Ausgabe verwendet werden sollen. Im Feld “Typ” wählst Du die gewünschte Kontaktart aus und gibst unter “An” die entsprechende Kontaktinformation an. Diese muss zuvor in den Kontaktinformationen unter den Stammdaten, in den Zusatzadressen oder bei den Ansprechpartnern hinterlegt worden sein. Wenn Du den Typ “E-Mail” auswählst, kannst Du zusätzlich auch Empfänger für CC und BCC festlegen.
Ausgabetyp und Standard-Ausgabetyp
Es kann entweder ein Ausgabetyp oder ein Standard-Ausgabetyp in einer Regel angegeben werden – nicht beides gleichzeitig. Wird im Feld “Ausgabetyp” ein spezifischer Typ ausgewählt, gilt die Regel nur für diesen Ausgabetyp (z. B. nur für den Druck). Wird stattdessen im Feld “Standard-Ausgabetyp” ein Typ hinterlegt, gilt die Regel für alle Ausgaben dieser Adresse, sofern keine spezifische Regel vorhanden ist.
Reiter Verkaufskanäle
Im Reiter "Verkaufskanälen" kannst Du einen der Verkaufskanäle hinzufügen, die unter Einstellungen/Verkaufskanälen angelegt wurden. Dabei kannst Du auswählen, ob die Adresse als Kunde oder Hersteller vermerkt wird. Ist noch kein Verkaufskanal zur Adresse hinterlegt, kannst Du über die Beschriftung "Erfasse hier ein neuen Verkaufskanal" ein neuen Verkaufskanal anlegen.
In der Detailansicht des Verkaufskanals kannst Du die Zusatzfelder, die in Einstellungen/Allgemein/Zusatzfelder zu Adress-Listing zugeordnet wurden, ausfüllen.
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